Direktiva e BE-së për sinjalizuesit: çfarë duhet të krijojnë punëdhënësit

Çfarë bën direktiva

Direktiva (BE) 2019/1937 për mbrojtjen e personave që raportojnë shkelje të së drejtës së Bashkimit u miratua më 23 tetor 2019 dhe hyri në fuqi më 16 dhjetor 2019. Shtetet anëtare kishin afat deri më 17 dhjetor 2021 për ta transpozuar në ligjin kombëtar, dhe deri më 17 dhjetor 2023 për detyrimin e punëdhënësve privatë me 50 deri në 249 punonjës për të krijuar kanale të brendshme.

Direktiva bën dy gjëra. U kërkon organizatave të ofrojnë mënyra të sigurta për të raportuar parregullsitë, dhe i mbron personat që raportojnë nga hakmarrja. Ajo vendos standarde minimale, ndaj ligjet kombëtare mund të mbrojnë më shumë persona ose të mbulojnë më shumë lloje parregullsish.

Sinjalizuesi mund të përdorë tri rrugë: brenda, te organizata e vet; jashtë, te një autoritet kompetent; ose, me kushte të rrepta, publikisht. Shtetet anëtare duhet të nxitin së pari sinjalizimin e brendshëm kur shkelja mund të trajtohet brenda organizatës dhe sinjalizuesi nuk sheh rrezik hakmarrjeje.

Cilat shkelje mbulohen

Direktiva mbulon sinjalizimet për shkelje të së drejtës së BE-së në këto fusha:

• prokurimi publik
• shërbimet, produktet dhe tregjet financiare, si dhe parandalimi i pastrimit të parave dhe i financimit të terrorizmit
• siguria dhe përputhshmëria e produkteve
• siguria e transportit
• mbrojtja e mjedisit
• mbrojtja nga rrezatimi dhe siguria bërthamore
• siguria e ushqimit dhe e ushqimit për kafshët, shëndeti dhe mirëqenia e kafshëve
• shëndeti publik
• mbrojtja e konsumatorëve
• privatësia dhe të dhënat personale, si dhe siguria e rrjeteve dhe e sistemeve të informacionit
• interesat financiare të BE-së dhe tregu i brendshëm, përfshirë rregullat për konkurrencën, ndihmën shtetërore dhe tatimin mbi korporatat

Sipas raportit të Komisionit Evropian të vitit 2024 për direktivën, një shumicë e madhe e shteteve anëtare e shtrinë mbrojtjen përtej direktivës, dhe afërsisht gjysma shtuan fusha të ligjit kombëtar, si korrupsioni ose veprat penale. Kontrolloni çfarë mbulon ligji i vendit tuaj.

Kush mbrohet

Mbrojtja mbulon personat që mësojnë për shkelje përmes punës së tyre, në sektorin privat ose publik. Këtu përfshihen të paktën:

• punonjësit, përfshirë nëpunësit civilë
• të vetëpunësuarit
• aksionarët, anëtarët e organeve drejtuese dhe mbikëqyrëse, vullnetarët dhe praktikantët me ose pa pagesë
• personat që punojnë për kontraktorë, nënkontraktorë dhe furnitorë
• ish-punonjësit, si dhe kandidatët për punë që mësuan për një shkelje gjatë rekrutimit

Mbrojtja shtrihet edhe te personat që e ndihmojnë sinjalizuesin, te kolegët dhe të afërmit që mund të pësojnë hakmarrje, si dhe te kompanitë që sinjalizuesi i zotëron ose për të cilat punon. Për t’u kualifikuar, sinjalizuesi duhet të ketë pasur arsye të bazuara për të besuar se informacioni ishte i vërtetë dhe hynte në fushën e zbatimit të direktivës kur e raportoi. Një person që sinjalizoi në mënyrë anonime dhe që identifikohet më vonë e ruan të njëjtën mbrojtje.

Kush duhet të krijojë një kanal të brendshëm

• Sektori privat: çdo punëdhënës me 50 ose më shumë punonjës.
• Disa sektorë të rregulluar, si shërbimet financiare dhe parandalimi i pastrimit të parave: çdo punëdhënës që mbulohet nga rregullat përkatëse të BE-së, pavarësisht madhësisë.
• Sektori publik: çdo organ publik, përfshirë subjektet që ai zotëron ose kontrollon. Shtetet anëtare mund të përjashtojnë njësitë e vetëqeverisjes vendore me më pak se 10 000 banorë ose me më pak se 50 punonjës, si dhe organet e tjera publike me më pak se 50 punonjës.
• Punëdhënësit privatë më të vegjël: vetëm kur e kërkon ligji kombëtar pas një vlerësimi rreziku, për shembull për shkak të rreziqeve për mjedisin ose shëndetin publik.

Punëdhënësit privatë me 50 deri në 249 punonjës mund të ndajnë burimet për marrjen dhe hetimin e sinjalizimeve, por secili i ruan detyrimet e veta për konfidencialitetin, kthimin e përgjigjes dhe ndjekjen. Kanali mund të menaxhohet nga një person ose departament i caktuar brenda organizatës, ose nga një ofrues i jashtëm që i plotëson të njëjtat kërkesa.

Çfarë duhet të bëjë kanali i brendshëm

Procedurat e brendshme të sinjalizimit duhet të përfshijnë:

1. një kanal të sigurt që mbron identitetin e sinjalizuesit dhe të çdo personi të përmendur në sinjalizim, pa qasje për personelin e paautorizuar
2. një konfirmim të marrjes për sinjalizuesin brenda shtatë ditëve
3. një person ose departament të paanshëm që i ndjek sinjalizimet, mban kontakt me sinjalizuesin dhe kërkon më shumë informacion kur nevojitet
4. ndjekje të kujdesshme, përfshirë edhe të sinjalizimeve anonime kur e kërkon ligji kombëtar
5. kthim përgjigjeje për sinjalizuesin brenda një kohe të arsyeshme, jo më vonë se tre muaj pas konfirmimit, ose tre muaj pas skadimit të shtatë ditëve nëse nuk u dërgua konfirmim
6. informacion të qartë dhe të lehtë për t’u gjetur se si mund të sinjalizohet jashtë, te autoritetet kompetente

Kanali duhet të pranojë sinjalizime me shkrim, me gojë ose në të dyja mënyrat. Kur një kanal pranon sinjalizime me gojë, ato duhet të jenë të mundshme me telefon ose përmes një sistemi tjetër mesazhesh zanore. Direktiva parashikon gjithashtu një takim të drejtpërdrejtë, brenda një kohe të arsyeshme, kur sinjalizuesi e kërkon, dhe nëse çdo kanal duhet ta ofrojë këtë varet nga ligji kombëtar, ndaj kontrolloni ligjin tuaj.

Kronologjia e një sinjalizimi

• Dita 0: sinjalizimi mbërrin përmes kanalit.
• Deri në ditën 7: sinjalizuesi merr konfirmimin e marrjes.
• Brenda tre muajve nga konfirmimi: sinjalizuesi mëson çfarë është bërë ose çfarë planifikohet, dhe pse.
• Gjatë gjithë kohës: sinjalizimi regjistrohet, qasja kufizohet dhe identiteti i sinjalizuesit mbetet i mbrojtur.

Sinjalizimet anonime

Direktiva ia lë secilit shtet anëtar të vendosë nëse organizatat duhet të pranojnë dhe të ndjekin sinjalizimet anonime. Sipas raportit të Komisionit të vitit 2024, rreth gjysma e ligjeve kombëtare i rregullojnë sinjalizimet anonime, dhe shumica prej tyre kërkojnë që ato të pranohen dhe të ndiqen, nga autoritetet kompetente ose nga çdo organizatë që ka një kanal. Kur duhet të pranohen, ato trajtohen si çdo sinjalizim tjetër.

Pranimi i sinjalizimeve anonime ndihmon vetëm nëse sinjalizuesi mund të mbajë kontakt pa zbuluar kush është. Planifikoni si do ta konfirmoni një sinjalizim anonim, si do të bëni pyetje shtesë dhe si do të ktheni përgjigje.

Konfidencialiteti, mbrojtja e të dhënave dhe regjistrimet

Identiteti i sinjalizuesit nuk duhet t’u zbulohet personave të tjerë përveç personelit të autorizuar për të marrë ose ndjekur sinjalizimet, pa pëlqimin e shprehur të sinjalizuesit. E njëjta gjë vlen për çdo informacion nga i cili mund të nxirret identiteti i tij. Përjashtimet lejohen vetëm kur i kërkon e drejta e BE-së ose ligji kombëtar, për shembull në një hetim ose në një proces gjyqësor, dhe sinjalizuesi zakonisht duhet të informohet më parë.

Të dhënat personale përpunohen sipas GDPR-së, dhe të dhënat që qartazi nuk kanë lidhje me një sinjalizim nuk duhet të mblidhen ose duhet të fshihen pa vonesë. Çdo sinjalizim duhet të regjistrohet dhe të ruhet jo më gjatë se sa është e nevojshme dhe proporcionale. Sinjalizimet me gojë dhe takimet mund të dokumentohen me një regjistrim zanor ose me procesverbal të saktë, me pëlqimin e sinjalizuesit dhe me mundësinë që ai ta kontrollojë, ta korrigjojë dhe ta nënshkruajë.

Mbrojtja nga hakmarrja

Çdo formë hakmarrjeje është e ndaluar, përfshirë kërcënimet dhe përpjekjet. Direktiva jep shembuj:

• pushimi nga puna, pezullimi, ulja në detyrë ose mohimi i ngritjes në detyrë
• ndryshimi i detyrave, i vendit të punës, i pagës ose i orarit të punës, si dhe mohimi i trajnimit
• vlerësimet ose rekomandimet negative për performancën, si dhe masat disiplinore
• shtrëngimi, frikësimi, ngacmimi, përjashtimi nga kolektivi dhe diskriminimi
• moskthimi i një kontrate të përkohshme në të përhershme, mosrinovimi i saj ose ndërprerja e saj para afatit
• dëmtimi i reputacionit, përfshirë në rrjetet sociale, humbjet financiare dhe futja në listë të zezë në një sektor
• anulimi i kontratave për mallra ose shërbime, anulimi i licencave ose i lejeve, si dhe dërgimi për ekzaminime psikiatrike ose mjekësore

Nëse një sinjalizues pëson një dëm dhe tregon se ka sinjalizuar, dëmi prezumohet si hakmarrje, dhe punëdhënësi duhet të provojë se kishte arsye të tjera, të justifikuara siç duhet. Marrëveshjet dhe politikat nuk mund t’i heqin këto të drejta. Shtetet anëtare vendosin sanksione për këdo që pengon sinjalizimin, hakmerret, ngre procedura abuzive ose shkel konfidencialitetin, si dhe për sinjalizuesit që raportojnë me vetëdije informacion të rremë.

Ku janë ligjet kombëtare

Transpozimi ishte i ngadaltë. Deri në afatin e 17 dhjetorit 2021, vetëm tri shtete anëtare e kishin transpozuar plotësisht direktivën; tetë e bënë në vitin 2022 dhe trembëdhjetë në vitin 2023, sipas raportit të Komisionit të vitit 2024. I njëjti raport gjeti se të gjitha shtetet anëtare i kishin transpozuar dispozitat kryesore, por se disa fusha kyçe kishin ende nevojë për punë, si fusha e zbatimit, kushtet për mbrojtje dhe mbrojtja nga hakmarrja, përfshirë sanksionet.

Ligjet kombëtare ndryshojnë në hollësi: nëse duhen pranuar sinjalizimet anonime, cilat fusha të ligjit kombëtar mbulohen, si duhet të funksionojë sinjalizimi me gojë dhe cili autoritet merr sinjalizimet e jashtme. Ndiqni rregullat e vendit ku ka selinë secila nga kompanitë tuaja.

Jashtë BE-së: Maqedonia e Veriut dhe rajoni

Direktiva nuk zbatohet drejtpërdrejt jashtë BE-së, por shumë vende kanë ligjet e tyre për sinjalizuesit. Maqedonia e Veriut miratoi Ligjin për mbrojtjen e sinjalizuesve në vitin 2015. Sipas një përmbledhjeje të studios ligjore CMS, kompanitë me dhjetë ose më shumë punonjës duhet të miratojnë rregulla të brendshme për sinjalizimet dhe të caktojnë një person që t’i marrë ato.

Është hartuar një ligj i ri për ta harmonizuar Maqedoninë e Veriut me direktivën. Raporti i Komisionit Evropian për Shtetin e së Drejtës 2026 thotë se projektligji e përfundoi konsultimin brenda qeverisë në mars 2026, pa një kalendar të qartë për miratimin nga Kuvendi. Edhe vendet e tjera të rajonit kanë rregullat e tyre, ndaj kontrollojini për secilën kompani, dhe mbani parasysh se filialet në vendet e BE-së ndjekin ligjin e shtetit të tyre anëtar.

Listë kontrolli për krijimin e kanalit tuaj

1. Numëroni punonjësit e secilës kompani dhe kontrolloni pragjet në ligjin e saj kombëtar.
2. Caktoni një person ose departament të paanshëm për trajtimin e sinjalizimeve, me një zëvendës, dhe trajnojini për konfidencialitetin.
3. Vendosni si mund të sinjalizojnë njerëzit, me shkrim, me telefon ose në një takim, dhe nëse duhet të pranoni sinjalizime anonime.
4. Publikoni udhëzime të qarta për sinjalizimin e brendshëm dhe për sinjalizimin te autoritetet kompetente.
5. Vendosni një rutinë që konfirmon çdo sinjalizim brenda shtatë ditëve dhe kthen përgjigje brenda tre muajve.
6. Kufizoni qasjen në sinjalizime, mbroni identitetet dhe mbani shënim për çdo hap.
7. Caktoni për sinjalizimet e mbyllura një periudhë ruajtjeje që përputhet me direktivën dhe me ligjin tuaj kombëtar.
8. Bëjuni të qartë menaxherëve se hakmarrja është e ndaluar dhe rishikojeni procedurën rregullisht.

Si mund të ndihmojë Office Hero

HR Hero, aplikacioni i Office Hero për burimet njerëzore, përfshin një kanal sinjalizimi të ndërtuar rreth direktivës. Ai ju jep një faqe publike sinjalizimi në Office Hero Connect që nuk kërkon llogari, një formular të brendshëm për personelin, një kuti hyrëse rastesh për trajtuesit tuaj të caktuar dhe një kujtesë për trajtuesit e caktuar në një sinjalizim kur kalojnë shtatë ditë pa konfirmim. Përmbajtja e sinjalizimeve enkriptohet, dhe çdo rast ka një regjistër me zinxhir hash.

Njihni edhe kufizimet e tij: sinjalizimet bëhen me shkrim, pa linjë telefonike ose regjistrim zanor, sinjalizuesit nuk mund të bashkëngjitin skedarë, askush nuk njoftohet kur mbërrin një sinjalizim i ri, dhe afati trimujor për kthimin e përgjigjes ndiqet përmes filtrit të moshës në kutinë hyrëse, jo përmes një kujtese. Faqja e kanalit të sinjalizimit shpjegon si funksionon.