Gjurmimi GPS dhe privatësia e punonjësve: çfarë duhet të dinë punëdhënësit

Gjurmimi i automjeteve ju ndihmon të shpërndani punën, të rigjeni automjetet e vjedhura, të planifikoni mirëmbajtjen dhe t’u përgjigjeni klientëve. Ai krijon gjithashtu një regjistër të hollësishëm të vendeve ku kanë qenë punonjësit tuaj. Sipas Rregullores së Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave (GDPR), ky regjistër përbën të dhëna personale, dhe rregullat për mbledhjen e tyre janë më të rrepta nga sa presin shumë kompani. Ky udhëzues kalon nëpër pyetjet të cilave një punëdhënës duhet t’u përgjigjet para dhe pas instalimit të gjurmuesve GPS në automjetet që drejtojnë punonjësit.

Pse pozicioni i një automjeti është e dhënë personale

GDPR-ja mbulon çdo informacion për një person që mund të identifikohet, dhe i përmend të dhënat e vendndodhjes si një nga mënyrat përmes të cilave mund të identifikohet një person (neni 4(1)). Një pozicion më vete mund të përshkruajë vetëm një automjet. Sapo dini kush e drejtonte, përmes caktimit të shoferit, një karte takografi ose një grafiku shërbimi, ai pozicion e përshkruan atë shofer.

Grupi i Punës i Nenit 29, grupi i autoriteteve evropiane të mbrojtjes së të dhënave që më vonë u zëvendësua nga Bordi Evropian për Mbrojtjen e të Dhënave (EDPB), tha të njëjtën gjë në opinionin e tij për përpunimin e të dhënave në punë: një punëdhënës që përdor telematikë automjetesh mbledh të dhëna si për automjetin, ashtu edhe për punonjësin që e përdor atë. Në varësi të pajisjes, kjo mund të përfshijë mënyrën e drejtimit, jo vetëm vendndodhjen.

Filloni me një qëllim të qartë dhe një bazë ligjore

Shkruani pse gjurmoni para se të instaloni çfarëdo. Qëllimet e zakonshme janë shpërndarja dhe planifikimi i punës, mbrojtja e automjeteve dhe e mallrave nga vjedhjet, siguria e shoferëve, përmbushja e detyrimeve ligjore dhe regjistrimi i kilometrave të punës. Kufizimi i qëllimit (neni 5(1)(b)) do të thotë se nuk mund t’i ripërdorni më vonë të dhënat për diçka të palidhur, si vlerësimi i performancës individuale, pa kontrolluar që qëllimi i ri të jetë i përputhshëm me atë fillestar.

Pastaj zgjidhni bazën ligjore të nenit 6 që i përshtatet çdo qëllimi:

• Interesat legjitime (neni 6(1)(f)) janë baza e zakonshme për gjurmimin e flotës në kompanitë private. Kjo bazë kërkon një test balancimi: të drejtat e punonjësit nuk duhet të mbizotërojnë mbi interesin tuaj, dhe gjurmimi duhet të jetë i nevojshëm për qëllimin.
• Detyrimi ligjor (neni 6(1)(c)) mbulon regjistrimet që kërkon ligji, si regjistrimet e takografit për shoferët profesionistë. Ai nuk mbulon çdo përdorim tjetër të të njëjtit gjurmues.
• Detyra publike (neni 6(1)(e)) është baza për autoritetet publike, të cilat nuk mund të mbështeten te interesat legjitime kur kryejnë detyrat e tyre.
• Pëlqimi (neni 6(1)(a)) rrallë funksionon në punë. EDPB-ja e konsideron të pagjasë që punonjësit të mund ta refuzojnë lirisht punëdhënësin e tyre, ndaj pëlqimi në përgjithësi nuk është baza e duhur për t’i gjurmuar.

Informojini shoferët para se të fillojë gjurmimi

Sipas nenit 13, punonjësit duhet të informohen qartë, para se të fillojë gjurmimi, se kush i gjurmon, pse, mbi cilën bazë ligjore, kush do t’i shohë të dhënat, për sa kohë ruhen ato dhe cilat të drejta kanë. Grupi i Punës rekomandon gjithashtu një njoftim të dukshëm në çdo automjet të gjurmuar, në sy të shoferit, ndërsa Zyra e Komisionerit të Informacionit e Mbretërisë së Bashkuar (ICO) pret që punëdhënësit të informojnë si punonjësit, ashtu edhe pasagjerët për monitorimin e automjeteve.

• Një politikë e shkruar për gjurmimin e automjeteve, që i jepet çdo shoferi
• Një njoftim i shkurtër në çdo automjet të gjurmuar
• Përditësimi i politikës sa herë që shtoni një qëllim ose një lloj të ri leximi, si niveli i karburantit ose frenimet e forta
• Përfshirja e përfaqësuesve të punonjësve ose e këshillit të punonjësve para se sistemi të vihet në punë, kur e kërkon ligji kombëtar

Mblidhni vetëm atë që ju nevojitet

Minimizimi i të dhënave (neni 5(1)(c)) zbatohet për çdo lexim që dërgon një gjurmues. Gjurmuesit modernë mund të raportojnë shpejtësinë, frenimet e forta, nivelin e karburantit, të dhënat e motorit dhe shumë më tepër. Vendosni cilat prej tyre u shërbejnë qëllimeve që keni shkruar dhe lërini të tjerat të papërdorura. Grupi i Punës e formuloi parimin qartë:

“Pajisjet e gjurmimit të automjeteve nuk janë pajisje për gjurmimin e personelit. Funksioni i tyre është të gjurmojnë ose të monitorojnë vendndodhjen e automjeteve në të cilat janë instaluar. Punëdhënësit nuk duhet t’i konsiderojnë si pajisje për të gjurmuar ose monitoruar sjelljen ose vendndodhjen e shoferëve apo të personelit tjetër, për shembull duke dërguar alarme në lidhje me shpejtësinë e automjetit.”
Grupi i Punës i Nenit 29, Opinioni 2/2017 për përpunimin e të dhënave në punë, që citon Opinionin e tij 13/2011

Monitorimi i mënyrës si drejton dikush justifikohet më vështirë sesa njohja e vendndodhjes së një automjeti. ICO thotë se punëdhënësit duhet të kryejnë një vlerësim të ndikimit në mbrojtjen e të dhënave para se të monitorojnë sjelljen ose stilin e drejtimit të shoferëve, ndërsa autoriteti francez i mbrojtjes së të dhënave, CNIL, thotë se gjeolokalizimi nuk duhet të përdoret për të kontrolluar nëse shoferët respektojnë kufijtë e shpejtësisë. Nëse dëshironi alarme për shpejtësinë ose për drejtimin agresiv, vlerësojini ato veçmas dhe shpjegojuani shoferëve.

Makinat e kompanisë në përdorim privat

Përdorimi privat është pika ku gjurmimi i automjeteve shkon më shpesh keq. Nëse punonjësit mund ta drejtojnë makinën e kompanisë pas punës, në fundjavë ose gjatë pushimeve, gjurmimi i tyre gjatë asaj kohe justifikohet shumë vështirë. Grupi i Punës e konsideroi të pagjasë që të ekzistojë një bazë ligjore për monitorimin e vendndodhjes së automjeteve jashtë orarit të rënë dakord të punës. Sipas tij, kur lejohet përdorimi privat, punonjësi duhet në parim të mund ta çaktivizojë përkohësisht gjurmimin e vendndodhjes kur rrethanat e justifikojnë, për shembull për një vizitë te mjeku.

Autoritetet kombëtare shkojnë në të njëjtin drejtim:

• Në Francë, CNIL thotë se punonjësit duhet të mund ta çaktivizojnë mbledhjen ose transmetimin e vendndodhjes së tyre jashtë kohës së punës, që përfshin pushimet dhe rrugën ndërmjet shtëpisë dhe punës.
• Në Mbretërinë e Bashkuar, ICO thotë se punëdhënësit rrallë do të mund ta justifikojnë monitorimin gjatë përdorimit privat dhe jep shembullin e një sistemi gjurmimi që shoferi mund ta çaktivizojë jashtë orarit të punës.

Nëse ju duhet njëfarë mbrojtjeje jashtë orarit të punës, për shembull nga vjedhjet, Grupi i Punës sugjeron një zgjidhje proporcionale: vendndodhja nuk regjistrohet jashtë orarit të punës, përveç nëse automjeti del nga një zonë e gjerë e paracaktuar, dhe vetëm atëherë shfaqet. CNIL është më i rreptë: në Francë, vendndodhja nuk duhet të mblidhet jashtë kohës së punës, as për të parandaluar vjedhjet.

Çfarëdo që të zgjidhni, mbajini të ndarë kilometrat e punës nga kilometrat privatë dhe bini dakord me shkrim si deklarohet përdorimi privat.

Kufizoni kush sheh çfarë

GDPR-ja kërkon siguri dhe konfidencialitet të përshtatshëm (nenet 5(1)(f) dhe 32), ndaj të dhënat e vendndodhjes duhet të jenë të dukshme vetëm për personat që kanë nevojë për to. Një dispeçeri i duhen pozicionet e ditës; një kontabilisti zakonisht nuk i duhet asnjë. Jepini çdo roli qasjen më të ngushtë që funksionon, mbani një regjistër se kush ka qasje dhe rishikojeni kur njerëzit ndërrojnë punë.

Tregoni të njëjtin kujdes me lidhjet e vendndodhjes në kohë reale për klientët. Ndani pozicionin e një automjeti vetëm për aq kohë sa e kërkon dorëzimi ose vizita, dhe ndaleni lidhjen më pas. CNIL shton se emri i shoferit nuk duhet t’u jepet klientëve, përveç kur është thelbësor.

Ruajeni historikun e vendndodhjes vetëm për aq kohë sa ju duhet

Kufizimi i ruajtjes (neni 5(1)(e)) kërkon një periudhë të përcaktuar ruajtjeje për çdo qëllim. GDPR-ja nuk vendos një numër fiks, por udhëzimet kombëtare japin një ide për rendin e madhësisë. CNIL, për shembull, thotë se të dhënat e gjeolokalizimit duhet të ruhen në parim jo më shumë se dy muaj, deri në një vit kur përdoren për të optimizuar itineraret ose për të provuar punën e kryer kur nuk ka provë tjetër, dhe deri në pesë vjet kur përdoren për të regjistruar kohën e punës.

Shkruajini periudhat e ruajtjes në politikën e gjurmimit dhe në regjistrin tuaj të veprimtarive të përpunimit (neni 30), dhe fshijeni ose anonimizojeni historikun që nuk ju nevojitet më.

Kontrolloni nëse ju duhet një vlerësim ndikimi (DPIA)

Një vlerësim i ndikimit në mbrojtjen e të dhënave (DPIA) kërkohet kur përpunimi ka gjasa të sjellë një rrezik të lartë për të drejtat e njerëzve (neni 35). Udhëzimet e Grupit të Punës për vlerësimin e ndikimit rendisin kritere që tregojnë rrezik të lartë, ndër to monitorimin sistematik dhe të dhënat për persona të cenueshëm, një grup që përfshin shprehimisht punonjësit. Ato i trajtojnë gjithashtu të dhënat e vendndodhjes si shumë personale. Në shumicën e rasteve, përpunimi që plotëson dy kritere ka nevojë për një vlerësim ndikimi, dhe gjurmimi sistematik i automjeteve të punonjësve zakonisht plotëson të paktën dy.

Një vlerësim ndikimi përshkruan qëllimin, pse gjurmimi është i nevojshëm dhe proporcional, rreziqet për shoferët dhe masat që i zvogëlojnë ato, si një modalitet privat, kufizimet e qasjes dhe ruajtja e shkurtër. Nëse keni zyrtar për mbrojtjen e të dhënave, kërkoni këshillën e tij që në fillim.

Përgjigjuni kërkesave të shoferëve

Shoferët i ruajnë të drejtat e tyre sipas GDPR-së edhe për të dhënat e gjurmimit. Ata mund të kërkojnë një kopje të të dhënave për veten (neni 15), korrigjimin e të dhënave të gabuara (neni 16) dhe, kur ju mbështeteni te interesat legjitime, të kundërshtojnë përpunimin (neni 21). Vendosni paraprakisht kush u përgjigjet kërkesave të tilla dhe si do t’i eksportoni udhëtimet dhe pozicionet e një shoferi për një periudhë të caktuar.

Rregullat kombëtare përveç GDPR-së

Neni 88 i lejon çdo vendi të vendosë rregulla më specifike për përpunimin e të dhënave në punë, dhe ligji i punës shpesh shton kërkesat e veta. Disa shembuj:

• Gjermania: sipas § 87(1) nr. 6 të Ligjit për organizimin e ndërmarrjeve (BetrVG), këshilli i punonjësve ka të drejtën e bashkëvendimmarrjes për sistemet teknike të projektuara për të monitoruar sjelljen ose performancën e punonjësve, gjë që zakonisht përfshin gjurmimin e automjeteve.
• Franca: përfaqësuesit e punonjësve duhet të informohen ose të konsultohen para se të instalohet një sistem gjeolokalizimi, dhe zbatohen udhëzimet e CNIL të përshkruara më sipër.
• Italia: neni 4 i Statutit të Punëtorëve (Ligji 300/1970) lejon pajisje që mund t’i monitorojnë punëtorët edhe nga distanca vetëm për nevoja organizative dhe prodhimi, për sigurinë në punë ose për mbrojtjen e pasurisë së kompanisë. Zakonisht kërkohet një marrëveshje me përfaqësuesit sindikalë në vendin e punës ose një autorizim nga Inspektorati Kombëtar i Punës, dhe punëtorët duhet të informohen si përdoren pajisjet dhe si bëhen kontrollet.
• Mbretëria e Bashkuar: zbatohet GDPR-ja e Mbretërisë së Bashkuar (UK GDPR), dhe udhëzimet e ICO për monitorimin e punonjësve e trajtojnë hollësisht gjurmimin e automjeteve.
• Maqedonia e Veriut: Ligji për mbrojtjen e të dhënave personale (Gazeta Zyrtare nr. 42/2020, i ndryshuar me nr. 294/2021 dhe nr. 101/2025) është i harmonizuar me GDPR-në, dhe zbatimin e tij e mbikëqyr Agjencia për Mbrojtjen e të Dhënave Personale.

Nëse shoferët tuaj janë të punësuar në disa vende, kontrolloni rregullat në secilin prej tyre.

Listë kontrolli para se të aktivizoni gjurmimin

1. Shkruani çdo qëllim dhe bazën e tij ligjore.
2. Vendosni cilat lexime do të përdorni dhe lini jashtë të tjerat.
3. Përcaktoni rregullat për përdorimin privat dhe për pauzimin e gjurmimit.
4. Zgjidhni kush mund të shohë pozicionet, historikun dhe të dhënat e shoferëve.
5. Caktoni një periudhë ruajtjeje për çdo qëllim.
6. Kryeni një vlerësim ndikimi ose shënoni pse nuk ju duhet.
7. Përfshini përfaqësuesit e punonjësve kur e kërkon ligji.
8. Informoni çdo shofer dhe vendosni një njoftim në çdo automjet.
9. Shtojeni gjurmimin në regjistrin tuaj të veprimtarive të përpunimit.
10. Pyesni ofruesin tuaj ku ruhen të dhënat dhe nënshkruani me të një marrëveshje për përpunimin e të dhënave.
11. Rishikojeni konfigurimin një herë në vit dhe sa herë që shtoni një qëllim.

Si i mbështet Office Hero këta hapa

Fleet Hero, aplikacioni i Office Hero për menaxhimin e flotës, nuk mund ta bëjë vetë të ligjshëm gjurmimin tuaj, por ju jep kontrollet që përshkruajnë udhëzimet:

• Pauza e privatësisë: ndërsa pauza është aktive, pozicionet e automjetit hidhen sapo mbërrijnë dhe nuk ruhen kurrë. Distanca private numërohet gjithsesi, nga kilometrazhi ose nga shpejtësia dhe koha, dhe harta në kohë reale dhe lidhjet e ndarjes e tregojnë automjetin si të pauzuar.
• Periudha private të planifikuara: rezervoni paraprakisht një periudhë private, me kohëzgjatje deri në 31 ditë dhe deri në një vit përpara, dhe regjistrimi ndalon e rifillon vetë.
• Pauza të audituara: çdo pauzë regjistrohet, dhe personat pa lejen e pauzës nuk e shohin fare funksionin.
• Rolet dhe qasja në nivel regjistri: kufizojeni çdo person te automjetet, shoferët dhe gjeozonat që i nevojiten. Si parazgjedhje, shoferët shohin vetëm automjetet e tyre.
• Alarme vetëm aty ku zgjidhni ju: Fleet Hero ngre alarme vetëm nga rregullat që ka krijuar dikush në kompaninë tuaj, ose kur dikush ngre një alarm me dorë.
• Lidhje ndarjeje që skadojnë: një lidhje vendndodhjeje në kohë reale zgjat 15 minuta, 1 orë, 24 orë ose 7 ditë, mund të ndalet në çdo kohë dhe tregon automjetin, jo emrin e shoferit.

Për të nisur një pauzë nevojitet një leje që ua jepni personelit, dhe Office Hero Connect, ku hyjnë shoferët, nuk ka buton pauze. Vendosni në politikën tuaj kush e pauzon gjurmimin për shoferët dhe si e kërkojnë shoferët këtë.

Një rrugë e vlerësuar në rrjetin rrugor për një periudhë private të përfunduar mund të vizatohet me kërkesë nga personat me një leje të veçantë. Këtë leje e kanë administratorët e kompanisë, si dhe personat me rolin e integruar “Fleet Manager”, sepse ajo vjen me qasjen e tyre të plotë në Fleet Hero. Vlerësimi shënohet gjithmonë si i tillë dhe mbahet jashtë udhëtimeve, raporteve dhe eksporteve. Meqë tregon rrugën e mundshme të një udhëtimi privat, shkruani në politikën tuaj kur mund të përdoret, dhe menaxherëve të flotës që nuk duhet ta kenë u jepni një rol të personalizuar pa të.

Fleet Hero ende nuk ka një cilësim që e fshin automatikisht historikun e vendndodhjes pas një periudhe që zgjidhni ju. Diskutoni me ne periudhën tuaj të ruajtjes para se të fillojë gjurmimi.