GPS-Ortung und Beschäftigtendatenschutz: was Arbeitgeber wissen müssen

Fahrzeugortung hilft Ihnen, Aufträge zu disponieren, gestohlene Fahrzeuge wiederzufinden, Wartungen zu planen und Kundenanfragen zu beantworten. Sie erzeugt aber auch ein detailliertes Protokoll darüber, wo Ihre Beschäftigten gewesen sind. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind diese Aufzeichnungen personenbezogene Daten, und die Regeln für ihre Erhebung sind strenger, als viele Unternehmen erwarten. Dieser Leitfaden geht die Fragen durch, die ein Arbeitgeber vor und nach dem Einbau von GPS-Trackern in Fahrzeuge, die Beschäftigte fahren, beantworten sollte.

Warum die Position eines Fahrzeugs personenbezogen ist

Die DSGVO erfasst alle Informationen über eine identifizierbare Person und nennt Standortdaten ausdrücklich als eines der Merkmale, anhand derer eine Person identifiziert werden kann (Art. 4 Nr. 1). Eine Position allein beschreibt womöglich nur ein Fahrzeug. Sobald Sie wissen, wer gefahren ist, etwa über eine Fahrerzuweisung, eine Tachographenkarte oder einen Dienstplan, beschreibt sie diesen Fahrer.

Die Artikel-29-Datenschutzgruppe, das Gremium der europäischen Datenschutzbehörden, an dessen Stelle später der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) trat, hat in ihrer Stellungnahme zur Datenverarbeitung am Arbeitsplatz dasselbe festgestellt: Ein Arbeitgeber, der Fahrzeugtelematik einsetzt, erhebt Daten sowohl über das Fahrzeug als auch über den Beschäftigten, der es nutzt. Je nach Gerät können dazu neben dem Standort auch Angaben zum Fahrverhalten gehören.

Beginnen Sie mit einem klaren Zweck und einer Rechtsgrundlage

Halten Sie schriftlich fest, warum Sie orten, bevor Sie etwas einbauen. Übliche Zwecke sind die Disposition und Planung von Aufträgen, der Schutz von Fahrzeugen und Waren vor Diebstahl, die Sicherheit der Fahrer, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten und die Erfassung dienstlich gefahrener Kilometer. Der Grundsatz der Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b) bedeutet, dass Sie die Daten später nicht für etwas ganz anderes verwenden dürfen, etwa zur Beurteilung der individuellen Leistung, ohne zu prüfen, ob der neue Zweck mit dem ursprünglichen vereinbar ist.

Wählen Sie dann für jeden Zweck die passende Rechtsgrundlage aus Art. 6:

• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) sind die übliche Grundlage für die Fahrzeugortung in privaten Unternehmen. Sie erfordern eine Interessenabwägung: Die Rechte des Beschäftigten dürfen Ihr Interesse nicht überwiegen, und die Ortung muss für den Zweck erforderlich sein.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) deckt Aufzeichnungen ab, die das Gesetz verlangt, etwa Tachographenaufzeichnungen bei Berufskraftfahrern. Sie deckt nicht jede weitere Nutzung desselben Trackers ab.
• Öffentliche Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) ist die Grundlage für Behörden, die sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht auf berechtigte Interessen stützen können.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) funktioniert im Arbeitsverhältnis selten. Der EDSA hält es für unwahrscheinlich, dass Beschäftigte ihrem Arbeitgeber gegenüber frei ablehnen können. Die Einwilligung ist daher in der Regel nicht die richtige Grundlage, um sie zu orten.

Informieren Sie die Fahrer, bevor die Ortung beginnt

Nach Art. 13 müssen Beschäftigte klar und vor Beginn der Ortung erfahren, wer sie ortet, warum, auf welcher Rechtsgrundlage, wer die Daten sieht, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte sie haben. Die Datenschutzgruppe empfiehlt außerdem einen gut sichtbaren Hinweis in jedem georteten Fahrzeug im Blickfeld des Fahrers, und die britische Datenschutzbehörde, das Information Commissioner's Office (ICO), erwartet, dass Arbeitgeber sowohl Beschäftigte als auch Mitfahrer über die Fahrzeugüberwachung informieren.

• Eine schriftliche Ortungsrichtlinie, die jeder Fahrer erhält
• Ein kurzer Hinweis in jedem georteten Fahrzeug
• Eine Aktualisierung der Richtlinie, sobald Sie einen Zweck oder eine neue Art von Messwert hinzufügen, etwa Tankfüllstände oder starkes Bremsen
• Die Beteiligung der Arbeitnehmervertretung oder eines Betriebsrats, bevor das System in Betrieb geht, wo nationales Recht dies verlangt

Erheben Sie nur, was Sie brauchen

Der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c) gilt für jeden Messwert, den ein Tracker sendet. Moderne Tracker können Geschwindigkeit, starkes Bremsen, Tankfüllstand, Motordaten und vieles mehr melden. Legen Sie fest, welche davon den festgehaltenen Zwecken dienen, und lassen Sie den Rest ungenutzt. Die Datenschutzgruppe hat den Grundsatz deutlich formuliert:

„Fahrzeugortungsgeräte sind keine Geräte zur Überwachung der Mitarbeiter. Ihre Funktion ist es, Fahrzeuge zu orten oder den Standort der Fahrzeuge zu überwachen, in denen sie eingebaut sind. Arbeitgeber sollten sie nicht als Gerät ansehen, mit dem sie das Verhalten oder den Aufenthaltsort von Fahrern oder anderen Mitarbeitern überprüfen können, indem sie beispielsweise Warnungen in Bezug auf die Geschwindigkeit des Fahrzeuges senden.“
Artikel-29-Datenschutzgruppe, Stellungnahme 2/2017 zur Datenverarbeitung am Arbeitsplatz, unter Verweis auf ihre Stellungnahme 13/2011

Zu überwachen, wie jemand fährt, ist schwerer zu rechtfertigen, als zu wissen, wo sich ein Fahrzeug befindet. Laut ICO müssen Arbeitgeber eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, bevor sie das Fahrverhalten oder den Fahrstil überwachen, und die französische Datenschutzbehörde CNIL stellt fest, dass die Geolokalisierung nicht genutzt werden darf, um zu kontrollieren, ob Fahrer Geschwindigkeitsbegrenzungen einhalten. Wenn Sie Alarme zu Geschwindigkeit oder aggressivem Fahren nutzen möchten, prüfen Sie diese gesondert und erklären Sie sie den Fahrern.

Privat genutzte Dienstwagen

Bei der privaten Nutzung entstehen die meisten Probleme mit der Fahrzeugortung. Dürfen Beschäftigte einen Dienstwagen nach Feierabend, am Wochenende oder im Urlaub fahren, ist es sehr schwer zu rechtfertigen, sie in dieser Zeit zu orten. Die Datenschutzgruppe hielt es für unwahrscheinlich, dass eine Rechtsgrundlage dafür besteht, die Standorte von Fahrzeugen außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit zu überwachen. Ist die private Nutzung erlaubt, sollte der Beschäftigte nach ihrer Auffassung grundsätzlich die Möglichkeit haben, die Standortverfolgung vorübergehend auszuschalten, wenn die Umstände dies rechtfertigen, zum Beispiel bei einem Arztbesuch.

Nationale Behörden gehen in dieselbe Richtung:

• In Frankreich verlangt die CNIL, dass Beschäftigte die Erhebung oder Übermittlung ihres Standorts außerhalb der Arbeitszeit abschalten können. Dazu zählen auch Pausen und der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
• Im Vereinigten Königreich erklärt das ICO, dass Arbeitgeber eine Überwachung während der privaten Nutzung nur selten rechtfertigen können, und nennt als Beispiel ein Ortungssystem, das der Fahrer außerhalb der Arbeitszeit ausschalten kann.

Wenn Sie außerhalb der Arbeitszeit einen gewissen Schutz brauchen, etwa gegen Diebstahl, schlägt die Datenschutzgruppe eine verhältnismäßige Lösung vor: Der Standort wird außerhalb der Arbeitszeit nicht aufgezeichnet, es sei denn, das Fahrzeug verlässt einen großen, vorab festgelegten Bereich, und erst dann wird er angezeigt. Die CNIL ist strenger: In Frankreich darf der Standort außerhalb der Arbeitszeit nicht erhoben werden, auch nicht zum Schutz vor Diebstahl.

Wie auch immer Sie sich entscheiden: Halten Sie dienstliche und private Kilometer getrennt, und vereinbaren Sie schriftlich, wie die private Nutzung gemeldet wird.

Beschränken Sie, wer was sieht

Die DSGVO verlangt angemessene Sicherheit und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f und Art. 32). Standortdaten sollten daher nur für die Personen sichtbar sein, die sie brauchen. Ein Disponent braucht die heutigen Positionen, ein Buchhalter in der Regel gar keine. Geben Sie jeder Rolle den engsten Zugriff, der funktioniert, dokumentieren Sie, wer Zugriff hat, und überprüfen Sie dies, wenn jemand die Stelle wechselt.

Gehen Sie mit Live-Standort-Links für Kunden ebenso sorgfältig um. Teilen Sie die Position eines Fahrzeugs nur so lange, wie die Lieferung oder der Termin es erfordert, und beenden Sie den Link danach. Die CNIL ergänzt, dass der Name des Fahrers nicht an Kunden weitergegeben werden sollte, sofern dies nicht unerlässlich ist.

Speichern Sie den Standortverlauf nur so lange wie nötig

Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e) verlangt für jeden Zweck eine festgelegte Speicherdauer. Die DSGVO nennt keine feste Zahl, doch nationale Leitlinien geben eine Größenordnung vor. Die CNIL etwa erklärt, dass Geolokalisierungsdaten grundsätzlich höchstens zwei Monate aufbewahrt werden sollten, bis zu einem Jahr, wenn sie zur Optimierung von Touren oder als Nachweis erbrachter Leistungen dienen, für die kein anderer Nachweis möglich ist, und bis zu fünf Jahre, wenn sie zur Erfassung der Arbeitszeit dienen.

Halten Sie Ihre Speicherfristen in der Ortungsrichtlinie und in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) fest, und löschen oder anonymisieren Sie Verlaufsdaten, die Sie nicht mehr brauchen.

Prüfen Sie, ob Sie eine DSFA brauchen

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist erforderlich, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte von Personen mit sich bringt (Art. 35). Die DSFA-Leitlinien der Datenschutzgruppe nennen Kriterien, die auf ein hohes Risiko hindeuten, darunter die systematische Überwachung und Daten über schutzbedürftige Personen, eine Gruppe, zu der ausdrücklich auch Beschäftigte gehören. Standortdaten behandeln sie außerdem als Daten höchst persönlicher Art. In den meisten Fällen braucht eine Verarbeitung, die zwei Kriterien erfüllt, eine DSFA, und die systematische Ortung der Fahrzeuge von Beschäftigten erfüllt in der Regel mindestens zwei.

Eine DSFA beschreibt den Zweck, warum die Ortung notwendig und verhältnismäßig ist, die Risiken für die Fahrer und die Maßnahmen, die diese Risiken verringern, etwa einen Privatmodus, Zugriffsbeschränkungen und kurze Speicherfristen. Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, holen Sie von Anfang an seinen Rat ein.

Beantworten Sie Anfragen der Fahrer

Fahrer behalten ihre Rechte aus der DSGVO auch bei Ortungsdaten. Sie können eine Kopie der Daten über sich verlangen (Art. 15), falsche Daten berichtigen lassen (Art. 16) und, wenn Sie sich auf berechtigte Interessen stützen, der Verarbeitung widersprechen (Art. 21). Legen Sie vorab fest, wer solche Anfragen beantwortet und wie Sie die Fahrten und Positionen eines Fahrers für einen bestimmten Zeitraum exportieren.

Nationale Vorschriften zusätzlich zur DSGVO

Art. 88 erlaubt jedem Land, spezifischere Vorschriften für die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext zu erlassen, und das Arbeitsrecht stellt oft eigene Anforderungen. Einige Beispiele:

• Deutschland: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dazu gehört in der Regel auch die Fahrzeugortung.
• Frankreich: Die Arbeitnehmervertretung muss vor der Einführung eines Geolokalisierungssystems informiert oder angehört werden, und es gelten die oben beschriebenen Leitlinien der CNIL.
• Italien: Art. 4 des Arbeitnehmerstatuts (Gesetz Nr. 300/1970) erlaubt Geräte, mit denen sich Beschäftigte auch aus der Ferne überwachen lassen, nur für organisatorische und betriebliche Erfordernisse, für die Arbeitssicherheit oder zum Schutz des Betriebsvermögens. In der Regel ist eine Vereinbarung mit der betrieblichen Gewerkschaftsvertretung oder eine Genehmigung der nationalen Arbeitsaufsichtsbehörde nötig, und die Beschäftigten müssen erfahren, wie die Geräte genutzt und wie Kontrollen durchgeführt werden.
• Vereinigtes Königreich: Es gilt die UK GDPR, und die Leitlinien des ICO zur Überwachung von Beschäftigten behandeln die Fahrzeugortung ausführlich.
• Nordmazedonien: Das Gesetz über den Schutz personenbezogener Daten (Amtsblatt Nr. 42/2020, geändert durch Nr. 294/2021 und Nr. 101/2025) ist an die DSGVO angeglichen. Die Aufsicht führt die Agentur für den Schutz personenbezogener Daten.

Wenn Ihre Fahrer in mehreren Ländern beschäftigt sind, prüfen Sie die Vorschriften in jedem dieser Länder.

Checkliste, bevor Sie die Ortung einschalten

1. Halten Sie jeden Zweck und seine Rechtsgrundlage schriftlich fest.
2. Legen Sie fest, welche Messwerte Sie nutzen, und verzichten Sie auf die übrigen.
3. Legen Sie die Regeln für die private Nutzung und das Pausieren der Ortung fest.
4. Bestimmen Sie, wer Positionen, Verlauf und Angaben zu Fahrern sehen darf.
5. Legen Sie für jeden Zweck eine Speicherdauer fest.
6. Führen Sie eine DSFA durch, oder dokumentieren Sie, warum Sie keine brauchen.
7. Beteiligen Sie die Arbeitnehmervertretung, wo das Gesetz es verlangt.
8. Informieren Sie jeden Fahrer, und bringen Sie in jedem Fahrzeug einen Hinweis an.
9. Nehmen Sie die Ortung in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf.
10. Fragen Sie Ihren Anbieter, wo die Daten gespeichert werden, und schließen Sie mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
11. Überprüfen Sie die Einrichtung einmal im Jahr und immer dann, wenn Sie einen Zweck hinzufügen.

Wie Office Hero diese Schritte unterstützt

Fleet Hero, die Flottenmanagement-App von Office Hero, kann Ihre Ortung nicht von sich aus rechtmäßig machen, bietet Ihnen aber die Steuerungsmöglichkeiten, die die Leitlinien beschreiben:

• Privatsphäre-Pause: Solange eine Pause läuft, werden die Positionen des Fahrzeugs beim Eingang verworfen und nie gespeichert. Die private Strecke wird weiterhin gezählt, anhand des Kilometerstands oder aus Geschwindigkeit und Zeit, und die Live-Karte sowie geteilte Links zeigen das Fahrzeug als pausiert an.
• Geplante Privatzeiträume: Buchen Sie einen Privatzeitraum vorab, bis zu 31 Tage lang und höchstens ein Jahr im Voraus. Die Aufzeichnung stoppt und startet dann von selbst.
• Protokollierte Pausen: Jede Pause wird protokolliert, und Personen ohne die Berechtigung zum Pausieren sehen die Funktion überhaupt nicht.
• Rollen und Datensatzregeln: Beschränken Sie jede Person auf die Fahrzeuge, Fahrer und Geozonen, die sie braucht. Fahrer sehen standardmäßig nur ihre eigenen Fahrzeuge.
• Alarme nur, wo Sie es wollen: Fleet Hero löst Alarme nur über Regeln aus, die jemand in Ihrem Unternehmen angelegt hat, oder wenn jemand einen Alarm von Hand auslöst.
• Befristete Standortlinks: Ein Live-Standort-Link gilt 15 Minuten, 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tage, lässt sich jederzeit beenden und zeigt das Fahrzeug, nicht den Namen des Fahrers.

Zum Starten einer Pause ist eine Berechtigung nötig, die Sie Mitarbeitern erteilen, und Office Hero Connect, wo sich Fahrer anmelden, hat keine Pausentaste. Legen Sie in Ihrer Ortungsrichtlinie fest, wer die Ortung für Fahrer pausiert und wie Fahrer darum bitten.

Eine geschätzte Straßenroute über einen abgeschlossenen Privatzeitraum können Personen mit einer gesonderten Berechtigung bei Bedarf einzeichnen lassen. Diese Berechtigung haben die Administratoren des Unternehmens und ebenso Personen mit der integrierten Rolle „Fleet Manager“, weil sie zu deren vollem Zugriff auf Fleet Hero gehört. Die Schätzung ist immer als solche gekennzeichnet und fließt nicht in Fahrten, Berichte und Exporte ein. Weil sie die wahrscheinliche Route einer Privatfahrt zeigt, legen Sie in Ihrer Ortungsrichtlinie fest, wann sie genutzt werden darf, und geben Sie Fuhrparkleitern, die sie nicht haben sollen, eine eigene Rolle ohne diese Berechtigung.

Fleet Hero hat noch keine Einstellung, die den Standortverlauf nach einem von Ihnen gewählten Zeitraum automatisch löscht. Besprechen Sie Ihre Speicherdauer mit uns, bevor die Ortung beginnt.