Technischer Außendienst
Fuhrparksoftware für Serviceunternehmen und ihre Techniker im Außendienst
Fleet Hero, die Flottenmanagement-App von Office Hero, zeigt, wo sich jedes Servicefahrzeug befindet, erfasst jeden Besuch an einem Kundenstandort, den Sie als Geozone eingezeichnet haben, und erinnert Sie, wenn Service und Versicherung eines Fahrzeugs fällig werden. HR Hero plant die Schichten der Techniker und erfasst ihre Arbeitszeiten, und Office Hero Connect gibt jedem Techniker eine Anmeldung für Dienstplan und Urlaub.
Fleet Hero ab 10,80 € pro Fahrzeug und Monat, SIM-Karte und mobile Daten inklusive, und HR Hero ab 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat. Alle Preise zzgl. MwSt.
01Was Office Hero abdeckt
Fahrzeuge, Kundenbesuche und Techniker
Jede Kachel verlinkt auf die Funktionsseite mit den Details und den Einschränkungen.
Welcher Techniker wo ist
Durchsuchen Sie die Live-Karte nach Kennzeichen oder Fahrer, folgen Sie einem Fahrzeug während der Fahrt und öffnen Sie seine Position in Google Maps, Apple Maps oder OpenStreetMap.
Kunden, die auf den Techniker warten
Senden Sie dem Kunden einen Link zur Live-Position des Fahrzeugs, der nach 15 Minuten, 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tagen abläuft.
Wann ein Fahrzeug einen Standort erreicht hat
Legen Sie regelmäßig besuchte Kundenstandorte als Geozonen an; jede Ein- und Ausfahrt wird mit ihrer Uhrzeit erfasst und kann einen Alarm auslösen.
Fahrzeuge, die abends mit nach Hause genommen werden
Pausieren Sie die Aufzeichnung für die Privatnutzung oder buchen Sie einen Privatzeitraum im Voraus; Positionen werden beim Eingang verworfen, und die Strecke wird trotzdem gezählt.
Wie die Fahrzeuge gefahren werden
Alarme bei Überschreitung Ihres Geschwindigkeitslimits, bei starkem Bremsen, Beschleunigen oder scharfem Kurvenfahren und bei langem Leerlauf, sofern der Tracker diese Ereignisse meldet.
Fahrzeuge, die wegen Reparaturen ausfallen
Arbeitsaufträge, fällig zu einem Datum oder bei einem Kilometerstand, Mängel mit ihrem Schweregrad und Alarme, bevor ein Service fällig wird.
Wer wann arbeitet
Planen Sie die Schichten jedes Technikers in einem Wochenraster mit Beginn, Ende und Rolle.
Geleistete Arbeitszeit
Techniker stempeln in Office Hero Connect ein und aus. Wer sich zusätzlich bei HR Hero anmeldet, führt einen wöchentlichen Stundenzettel, den die Führungskraft freigibt.
Stundenzettel werden in HR Hero geführt, nicht in Office Hero Connect, und können nur für Mitarbeiter eingereicht werden, die in Nordmazedonien, Albanien, Deutschland oder dem Vereinigten Königreich arbeiten.
Qualifikationen, die ablaufen
Führen Sie die Zertifizierungen jedes Technikers mit Aussteller und Ablaufdatum, und sehen Sie, welche in den nächsten 30 Tagen ablaufen.
02So funktioniert es
Die Karte, die Kundenbesuche und die Woche der Techniker im Detail
Drei Ansichten, die ein Serviceunternehmen jeden Tag nutzt.
Disposition
Die Techniker auf der Karte sehen und Kunden das Fahrzeug verfolgen lassen
Die Live-Karte zeigt jedes Servicefahrzeug mit Status, Fahrer und dem Alter seiner letzten Position. Folgen Sie einem Fahrzeug, spielen Sie ab, wo es heute unterwegs war, oder öffnen Sie seine Position in einer Navigations-App. Will ein Kunde wissen, wo der Techniker ist, senden Sie einen Live-Standort-Link, der von selbst ungültig wird.
- Suche nach Kennzeichen, Fahrer oder Fahrzeug
- Fahrzeuggruppen pro Team oder Region, auf der Karte und in Berichten
- Ihre eigene Position auf der Karte, wenn Sie dem Browser die Standortfreigabe erlauben
- Links mit einer Gültigkeit von 15 Minuten, 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tagen
Kundenstandorte
Jeder Besuch an einem Kundenstandort wird erfasst
Zeichnen Sie Geozonen um Standorte, die Sie häufig anfahren, etwa das Werk eines Kunden oder ein Wohnhaus, das Sie betreuen. Fleet Hero gleicht jede Position mit Ihren Zonen ab und erfasst jede Ein- und Ausfahrt mit Uhrzeit. Der Bericht „Geozonenaktivität“ zählt die Ein- und Ausfahrten pro Zone für jeden beliebigen Zeitraum, und Alarme bei Ein- und Ausfahrt informieren die Personen Ihrer Wahl, wenn ein Fahrzeug ankommt oder abfährt.
- Polygonzonen, auf der Karte gezeichnet, mit Name und Farbe
- Alarme bei Ein- oder Ausfahrt, für alle Zonen oder ausgewählte
- Zonen, die auf der Live-Karte unter den Fahrzeugen angezeigt werden
- Fahrten mit Beginn, Ende, Strecke und Dauer für jedes Fahrzeug
Techniker
Schichten, Arbeitszeiten und Qualifikationen in HR Hero
Planen Sie die Schichten der Woche in einem Raster aus Technikern und Tagen. Techniker stempeln in Office Hero Connect im Browser ein und aus, auch auf dem Smartphone, und sehen dort ihre Schichten und ihren Urlaub. Wer sich zusätzlich bei HR Hero anmeldet, führt dort einen wöchentlichen Stundenzettel, den die Führungskraft freigibt; er kann für Mitarbeiter eingereicht werden, die in Nordmazedonien, Albanien, Deutschland oder dem Vereinigten Königreich arbeiten. HR Hero führt außerdem Urlaubssalden und Zertifizierungen mit Ablaufdaten.
- Urlaub wird in HR Hero genehmigt oder abgelehnt, und der Techniker sieht die Entscheidung in Office Hero Connect
- Stundenzettel, geprüft anhand der Arbeitszeitregeln Nordmazedoniens, Albaniens, Deutschlands oder des Vereinigten Königreichs
- Zertifizierungen, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen, auf einen Blick
- Ein Schulungskatalog mit Terminen und Budgets
03Die Apps
Office Hero für ein Serviceunternehmen
Jede App funktioniert für sich, und zusammen teilen sie sich ein Konto und einen Datensatz pro Person.
-
Servicefahrzeuge auf einer Live-Karte, mit Geozonen, Alarmen, Privatmodus, Wartung und Versicherung.
- Live-Karte und Routenverlauf
- Geozonen für Kundenstandorte
- Privatmodus für die Privatnutzung
- Arbeitsaufträge und Mängel
-
Schichten, Stundenzettel, Urlaub und Zertifizierungen der Techniker.
- Wöchentlicher Schichtplaner
- Stundenzettel und Freigaben
- Urlaubsverwaltung
- Zertifizierungen mit Ablaufdaten
-
Eine eigene Anmeldung für jeden Techniker für Dienstplan, Urlaub und Dokumente sowie ein Chat mit dem Büro.
- Ein- und Ausstempeln
- Mein Dienstplan
- Urlaubsanträge
- Chat mit dem Büro
-
Angebote und Rechnungen für Ihre Kunden sowie in Finance Hero erfasste Spesenabrechnungen für das, was Techniker unterwegs bezahlen.
- Angebote und Rechnungen
- Spesenabrechnungen mit Belegen
- Kilometergeldabrechnungen
- Abgleich von Kontoauszügen
04Fragen
Fragen von Unternehmen im technischen Außendienst
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Können wir in Office Hero Aufträge an Techniker senden?
Nein. Office Hero hat keine Einsatzplanung und keine Dispositionstafel für Kundenaufträge, und die Arbeitsaufträge in Fleet Hero dienen der Wartung Ihrer eigenen Fahrzeuge. Nutzen Sie Ihr bisheriges Werkzeug für die Auftragsplanung weiter; Office Hero deckt die Fahrzeuge, die Mitarbeiter und die Fakturierung ab.
Können wir sehen, wie lange ein Techniker beim Kunden vor Ort war?
Fleet Hero erfasst, wann ein Fahrzeug in jede Geozone eingefahren ist und sie wieder verlassen hat, und Alarme bei Ein- und Ausfahrt zeigen diese Zeiten den Personen Ihrer Wahl. Der Bericht „Geozonenaktivität“ zählt Ein- und Ausfahrten pro Zone. Die Aufenthaltsdauer innerhalb einer Zone summiert Fleet Hero nicht.
Unsere Techniker nehmen ihre Fahrzeuge mit nach Hause. Was sehen wir nach Feierabend?
Das entscheiden Sie. Wer die Berechtigung für die Privatsphäre-Pause hat, kann die Aufzeichnung bei Arbeitsende pausieren oder einen Privatzeitraum im Voraus buchen, etwa ein Wochenende. Solange ein Fahrzeug pausiert ist, werden seine Positionen beim Eingang verworfen und nie gespeichert; die Strecke wird trotzdem gezählt, sodass sich Privatkilometer erfassen lassen. Personen mit einer gesonderten Berechtigung können für einen abgeschlossenen Privatzeitraum eine geschätzte Straßenroute anfordern, die stets als Schätzung gekennzeichnet ist.
Brauchen Techniker eine App?
Nicht für die Ortung: Das übernimmt der Tracker im Fahrzeug. Für ihre eigene Arbeit erhalten Techniker eine Anmeldung bei Office Hero Connect und nutzen sie im Browser auf dem Smartphone oder am Computer, um einzustempeln, ihren Dienstplan zu sehen, Urlaub zu beantragen und dem Büro Nachrichten zu schreiben. Die App von Office Hero Connect für Smartphones kommt demnächst.
Welcher Tracker passt zu einem Servicefahrzeug?
Ein Tracker von Teltonika. Wir helfen Ihnen bei der Wahl zwischen einem OBD-Stecktracker wie dem FMC003 und einem fest verkabelten Gerät. Tracker gibt es ab 65 €, die Hälfte zahlen Sie im Voraus und die Hälfte nach dem Einbau; der Einbau beginnt bei 49 € pro Fahrzeug.
Was kostet das für eine Flotte von Servicefahrzeugen?
Fleet Hero beginnt bei 10,80 € pro Fahrzeug und Monat im Paket Essentials, SIM-Karte und mobile Daten inklusive. Wartung, Arbeitsaufträge und der Zuweisungskalender für die Fahrer sind im Paket Professional zu 14,80 € enthalten. HR Hero beginnt bei 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat; Schulungen und Zertifizierungen sind Teil von HR Hero Professional zu 4,90 €. Alle Preise zzgl. MwSt.
Einen Tag mit Kundenbesuchen in Office Hero sehen
Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen die Karte, die Kundenstandorte und die Woche der Techniker so, wie Ihr Disponent sie sehen würde.