Office Hero Connect
Ein Portal für Ihre Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten
Office Hero Connect gibt den Menschen rund um Ihr Unternehmen einen eigenen Zugang. Mitarbeiter stempeln ein, beantragen Urlaub und öffnen Personaldokumente. Kunden sehen, was sie schulden, Lieferanten sehen, was Sie ihnen schulden, und beide können Ihrem Team schreiben. Alle Daten kommen live aus HR Hero und Finance Hero.
- Web
Bei HR Hero und Finance Hero enthalten. Das Webportal läuft unter connect.officehero.io; die Smartphone-App erscheint demnächst.
01Was enthalten ist
Was jede Person im Portal findet
Jeder Zugang sieht nur das Menü, das zu seinem Kontotyp, seinen Berechtigungen und den Modulen Ihres Unternehmens passt.
Für Mitarbeiter
Self-Service auf Basis von HR Hero.
Mitarbeiter-Self-Service
Eigene Seiten für jeden Mitarbeiter, mit Stunden, Schichten, Urlaub und Personaldokumenten.
Ein- und ausstempeln
Mitarbeiter stempeln im Browser ein, machen eine unbezahlte Pause und stempeln wieder aus.
Urlaubsanträge
Anträge werden mit dem tatsächlichen Saldo und bestehenden Buchungen abgeglichen, bevor sie bei der Personalabteilung ankommen.
Personaldokumente
Dateien, die die Personalabteilung an die Personalakte anhängt, lassen sich erst nach einer Virenprüfung öffnen.
Dokumente werden in der App Office Hero Manager hochgeladen und zur Unterschrift versendet; die App erscheint demnächst.
Onboarding, Schulungen und Ziele
Checklisten für neue Mitarbeiter, Schulungsnachweise, ein Kompetenzprofil und Ziele, mit HR Hero Professional.
Bankverbindung
Das Gehaltskonto, geprüft, maskiert angezeigt und nur nach einer Passwortabfrage änderbar.
Für Kunden und Lieferanten
Ansichten auf Basis von Finance Hero.
Kundensalden
Der offene Betrag und die fünf neuesten Rechnungen, wobei bald fällige gesondert angezeigt werden.
Lieferantenansicht
Was Ihr Unternehmen einem Lieferanten noch schuldet, auf Basis der erfassten Eingangsrechnungen.
Rechnungsliste und Kontoauszüge
Eine vollständige Rechnungsliste mit Filtern und monatliche Kontoauszüge für bis zu 24 Monate.
Wird vom Team von Office Hero pro Kontakt freigeschaltet, wenn die Einladung erstellt wird.
Nachrichten mit Ihrem Personal
Kunden und Lieferanten schreiben Ihrem Personal, in denselben Unterhaltungen, die Ihr Team ohnehin sieht.
Für Ihr Unternehmen
Sie entscheiden, wer Zugang erhält.
Einladungen aus Ihren Datensätzen
Laden Sie Personen aus ihrem Mitarbeiter-, Kunden- oder Lieferantendatensatz ein; jeder Link ist 7 Tage gültig.
Drei Zielgruppen, eine Adresse
Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten melden sich unter derselben Adresse an, jeweils mit eigenem Menü.
Hinweisgebersystem
Eine öffentliche, anonyme Meldeseite, enthalten in HR Hero Professional; die Fälle werden in HR Hero bearbeitet.
15 Sprachen
Jede Person wählt ihre Sprache, darunter Mazedonisch, Albanisch und Serbisch in beiden Schriften.
Verschlüsselt und geprüft
Nachrichten (standardmäßig), Bankverbindungen und Hinweisgebermeldungen werden im Ruhezustand verschlüsselt, und Dateien werden auf Viren geprüft.
02So funktioniert es
Aufgebaut auf den Daten, die Sie ohnehin pflegen
Mitarbeiter
Self-Service für jeden Mitarbeiter
Mitarbeiter sehen die heutigen Stunden auf ihrem Startbildschirm, prüfen ihre nächsten Schichten und ihren Urlaubssaldo und beantragen Urlaub oder öffnen die Dokumente, die die Personalabteilung mit ihnen geteilt hat, ohne im Büro nachzufragen.
- Einstempeln, Ausstempeln und unbezahlte Pausen
- Anstehende Schichten mit Uhrzeiten und Standorten
- Anspruch, genommene, verbleibende, ausstehende und übertragene Tage
Kunden und Lieferanten
Kunden und Lieferanten sehen ihre Salden
Der Startbildschirm eines Kunden summiert alle offenen, fälligen, überfälligen und teilweise bezahlten Rechnungen, live berechnet aus Ihren Rechnungen und den in Finance Hero zugeordneten Zahlungen. Lieferanten sehen, was Ihr Unternehmen ihnen noch schuldet, auf Basis der erfassten Eingangsrechnungen.
- Die fünf neuesten Rechnungen, bald fällige davon gesondert angezeigt
- Jede Rechnung mit Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag, offenem Betrag und Status
- Die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge, vom Team von Office Hero pro Kontakt freigeschaltet
Zugang
Personen aus Ihren Datensätzen einladen
Admins laden Portalbenutzer unter „Benutzer & Zugriff“ in Fleet Hero, HR Hero oder Finance Hero ein, indem sie den Datensatz wählen, zu dem der Zugang gehört. Der Einladungslink ist 7 Tage gültig, und der Bildschirm zeigt, ob die E-Mail versendet wurde.
- Einladung erneut senden oder zurückziehen
- Vorläufige Passwörter für Mitarbeiterzugänge, die bei der ersten Anmeldung ersetzt werden
- Zugriff in einem Schritt widerrufen
Nachrichten
Unterhaltungen mit Ihrem Personal, in denselben Verläufen
Portalbenutzer schreiben Ihrem Personal über die Seite „Nachrichten“, und Ihr Team antwortet aus Fleet Hero, HR Hero oder Finance Hero. Kunden und Lieferanten sehen in ihren Kontakten nur Ihr Personal.
- Melden und Blockieren, Meldungen werden von Ihren Moderatoren geprüft
- Nutzungsbedingungen werden vor der ersten Nachricht akzeptiert und nach jeder Änderung erneut
- Offene Unterhaltungen werden etwa alle 15 Sekunden aktualisiert
Hinweisgebersystem
Ein anonymer Meldekanal im Portal
Mit HR Hero Professional erhält Ihr Unternehmen eine öffentliche Meldeseite in Office Hero Connect. Jede Person kann ohne Konto einen Missstand melden, anonym oder mit ihrer Mitarbeiter-ID, und die von Ihnen benannten Bearbeiter betreuen den Fall in HR Hero.
- Fünf Kategorien und bis zu 1.000 Zeichen pro Meldung
- Eine Referenznummer und eine Status-Passphrase aus vier Wörtern
- Ein privater Nachrichtenverlauf mit dem Bearbeiter
- Im Ruhezustand verschlüsselt, dazu ein Prüfprotokoll mit Hash-Kette
03
Ebenfalls enthalten
Anmeldung mit Authenticator-App
Portalbenutzer können einen zweiten Anmeldeschritt mit einer Authenticator-App und druckbaren Wiederherstellungscodes hinzufügen.
Angemeldete Geräte
Jede Person sieht, wo sie angemeldet ist, und kann die anderen Sitzungen abmelden.
Ein Zugang, mehrere Unternehmen
Wer mit mehreren Unternehmen zusammenarbeitet, die Office Hero nutzen, wechselt nach der Anmeldung zwischen ihnen.
Nichts geht beim Sitzungsablauf verloren
Läuft eine Sitzung ab, öffnet sich an Ort und Stelle ein Anmeldefenster, und alles Eingegebene bleibt erhalten.
Listen nach Ihren Wünschen
Spalten auswählen, sortieren und filtern, ein helles oder dunkles Design wählen und das Befehlsmenü nutzen.
Kontolöschung
Personen können die Löschung im Portal oder auf einer öffentlichen Seite beantragen und erhalten innerhalb von 30 Tagen eine Antwort.
Hilfeartikel und Tickets
Alle können die Hilfeartikel von Office Hero lesen, und Mitarbeiter können ein Support-Ticket eröffnen.
Tickets beantwortet das Support-Team von Office Hero, nicht Ihr eigenes Personal; bei einer Antwort wird keine Benachrichtigung gesendet, und Unternehmen können keine eigenen Artikel hinzufügen.
App Office Hero Connect
In der Testphase für iOS und Android, demnächst im App Store und bei Google Play.
Demnächst
04In Zahlen
Office Hero Connect in Zahlen
- 3 Zielgruppen in einem Portal: Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten
- 15 Sprachen der Benutzeroberfläche, von jeder Person selbst gewählt
- 7 Tage Zeit, um einen Einladungslink anzunehmen
- 10 Min. Zeitfenster nach einer Passwortabfrage, um die Bankverbindung zu ändern
05Fragen
Fragen zu Office Hero Connect
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Was ist Office Hero Connect?
Es ist das Portal, das Ihr Unternehmen den Menschen in seinem Umfeld bereitstellt. Mitarbeiter nutzen es für Arbeitszeit, Urlaub und Personaldokumente; Kunden und Lieferanten sehen ihre Salden und schreiben Ihrem Team. Es läuft unter connect.officehero.io.
Was kostet Office Hero Connect?
Es ist in HR Hero enthalten, das den Mitarbeiter-Self-Service mitbringt, und in Finance Hero, das die Ansichten für Kunden und Lieferanten liefert. Onboarding, Schulungen, Kompetenzen, Ziele und die Meldeseite des Hinweisgebersystems gehören zu HR Hero Professional. Mehr zu Paketen und Preisen.
Wie erhalten Personen Zugang?
Ein Admin lädt sie unter „Benutzer & Zugriff“ ein, indem er ihren Mitarbeiter-, Kunden- oder Lieferantendatensatz wählt. Sie öffnen den Link innerhalb von 7 Tagen und wählen ein Passwort; für Mitarbeiter kann die Personalabteilung stattdessen ein vorläufiges Passwort festlegen.
Können wir festlegen, was jeder Kunde sieht?
Jeder Kundenkontakt sieht seinen offenen Betrag und seine fünf neuesten Rechnungen, wobei bald fällige gesondert angezeigt werden. Die vollständige Rechnungsliste und die monatlichen Kontoauszüge schaltet das Team von Office Hero pro Kontakt frei, wenn die Einladung erstellt wird.
Können Kunden Rechnungen im Portal bezahlen?
Nein. Kunden zahlen so, wie sie Sie heute bezahlen, und Ihr Team erfasst die Zahlung in Finance Hero. Das Portal zeigt Rechnungen auf dem Bildschirm, ohne Rechnungs-PDFs; monatliche Kontoauszüge öffnen sich als PDF, sobald sie freigeschaltet sind.
Gibt es eine mobile App?
Die App Office Hero Connect für iOS und Android ist in der Testphase und erscheint demnächst in den App-Stores. Bis dahin funktioniert das Webportal im Browser des Smartphones. Mehr über die Apps.
Wie sind die Daten im Portal geschützt?
Nachrichten (standardmäßig), Bankverbindungen und Hinweisgebermeldungen werden im Ruhezustand mit dem eigenen Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt. Dateien öffnen sich erst nach einer Virenprüfung, über Links, die nach 15 Minuten ablaufen. Mehr zur Sicherheit.
Welche Sprachen unterstützt das Portal?
15, darunter Mazedonisch, Albanisch, Kroatisch, Bulgarisch, Rumänisch und Serbisch in beiden Schriften. Jede Person wählt ihre eigene. Die Übersetzungen sind maschinell erstellt; die Prüfung durch Muttersprachler läuft.
Was passiert, wenn jemand ausscheidet?
Wird ein Arbeitsverhältnis in HR Hero beendet, entfällt der Portalzugriff des Mitarbeiters automatisch, und den Zugriff eines Kunden oder Lieferanten widerruft ein Admin unter „Benutzer & Zugriff“. Die Datensätze bleiben erhalten.
Das Portal so sehen, wie es jede Person sieht
Buchen Sie eine Demo und sehen Sie Office Hero Connect so, wie ein Mitarbeiter, ein Kunde und ein Lieferant es sehen.