Office Hero Connect
Mitarbeiterportal für Zeiterfassung, Urlaub und Personaldokumente
Geben Sie jedem Mitarbeiter einen Zugang zu Office Hero Connect. Die Mitarbeiter stempeln ein und aus, sehen ihre Schichten, beantragen Urlaub auf Basis ihres tatsächlichen Saldos und öffnen die Dokumente, die die Personalabteilung mit ihnen teilt. Das Portal liest direkt aus HR Hero, sodass niemand eine zweite Liste führen muss.
In HR Hero enthalten. Funktioniert im Browser auf Computer und Smartphone; die Smartphone-App erscheint demnächst.
01Self-Service
Was Mitarbeiter im Portal erledigen
Vier alltägliche Aufgaben wandern vom Posteingang der Personalabteilung zu den Mitarbeitern.
Zeit
Einstempeln, Pause machen, die kommende Woche sehen
Mitarbeiter stempeln im Browser ein und aus und beginnen oder beenden eine unbezahlte Pause. Der Status zeigt, ob sie arbeiten, in der Pause oder außer Dienst sind, und der Startbildschirm summiert die heutigen Stunden. Der Dienstplan listet die Schichten, die die Personalabteilung für sie geplant hat.
- Anstehende Schichten mit Datum, Uhrzeit, Standort, Status und Pausenminuten
- Beim Einstempeln wird die Uhrzeit erfasst; das Portal erfasst nicht, wo sich der Mitarbeiter befindet
- Stundenzettel und ihre Freigabe bleiben in HR Hero
Urlaub
Urlaubsanträge, geprüft gegen den tatsächlichen Saldo
Mitarbeiter wählen eine der Abwesenheitsarten Ihres Unternehmens, den Zeitraum und auf Wunsch einen Grund. Überschneidungen mit bestehenden Buchungen und ein zu kleiner Saldo fallen sofort auf, und der Antrag geht zur Genehmigung an HR Hero. Ein ausstehender Antrag kann storniert werden; seine Tage gehen dann zurück auf den Saldo.
- Anspruch, genommene, verbleibende, ausstehende und übertragene Tage auf einer Karte
- Ihre eigenen Abwesenheitsarten statt einer festen Liste
- Stornierte Anträge behalten ihren Verlauf im Prüfprotokoll
Unterlagen
Personaldokumente und Bankverbindung, sicher verwahrt
Verträge und andere Dateien, die die Personalabteilung an die Personalakte anhängt, erscheinen unter „Dokumente“, durchsuchbar und bereit zum Öffnen, sobald die Virenprüfung sie freigegeben hat. Das Konto, auf das ihr Gehalt gezahlt wird, halten die Mitarbeiter selbst aktuell.
- Dokumentlinks, die nach 15 Minuten ablaufen
- IBAN und BIC, geprüft nach ISO 13616 und ISO 9362
- Die IBAN wird immer maskiert angezeigt
- Eine Änderung der Bankverbindung erfordert eine Passwortabfrage innerhalb der letzten 10 Minuten
- Bankverbindung im Ruhezustand mit dem Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt
Dokumente werden in der App Office Hero Manager hochgeladen und zur Unterschrift versendet; die App erscheint demnächst.
Entwicklung
Onboarding, Schulungen, Kompetenzen und Ziele
Neue Mitarbeiter sehen, wie weit ihr Onboarding ist, welche Aufgaben bei ihnen liegen und welche das Team übernimmt, und haken ihre eigenen ab. Jeder Mitarbeiter kann seine Schulungsnachweise einsehen, seine Kompetenzen neben der Einschätzung der Führungskraft selbst bewerten und den Fortschritt seiner Ziele aktualisieren. Diese Seiten gehören zu HR Hero Professional.
- Onboarding-Fortschritt wie „3 von 8 Aufgaben erledigt“, mit Fälligkeitsdaten
- Pflicht- und Wahlkurse mit Status und Abschlussdatum
- Kompetenzstufen von Einsteiger bis Experte
- Von der Führungskraft gesetzte und persönliche Ziele mit Zieldatum
02Ebenfalls enthalten
Außerdem im Mitarbeiter-Self-Service
Profil und Kontaktdaten
Mitarbeiter aktualisieren Name, Telefon, Zeitzone und Sprache und sehen ihre Position, Abteilung und Führungskraft.
Chat mit Kollegen
Mitarbeiter schreiben Führungskräften, der Personalabteilung und Kollegen; ihre Kontakte zeigen Personal, Kollegen und Fahrer.
Nur, was zutrifft
Die Menüs richten sich nach den Berechtigungen jedes Mitarbeiters und den Modulen Ihres Unternehmens, sodass niemand eine leere Seite öffnet.
Zugänge von der Personalabteilung
Die Personalabteilung sendet eine Einladung oder legt ein vorläufiges Passwort fest, das der Mitarbeiter bei der ersten Anmeldung ersetzt.
Angemeldete Geräte
Mitarbeiter sehen, wo sie angemeldet sind, melden andere Sitzungen ab und ändern ihr Passwort.
15 Sprachen
Jeder Mitarbeiter wählt seine eigene Sprache, darunter Mazedonisch, Albanisch und Serbisch in lateinischer oder kyrillischer Schrift.
Missstand melden
Mit HR Hero Professional steht die anonyme Meldeseite Ihres Unternehmens jedem Mitarbeiter offen, ohne Anmeldung.
Entgeltabrechnungen
Entgeltabrechnungen erscheinen im Portal, sobald die Lohnabrechnung in HR Hero veröffentlicht ist. Mitarbeiter sehen dann jede Aufschlüsselung und bestätigen den Empfang, indem sie ihren Namen eingeben.
Demnächst
App Office Hero Connect
Demnächst im App Store und bei Google Play, mit Anwesenheitsverlauf, Feiertagskalender und Urlaubsanträgen, die gesendet werden, sobald das Smartphone wieder online ist.
Demnächst
03Schritt für Schritt
So starten Mitarbeiter
-
Schritt 1 Die Personalabteilung legt den Zugang an
Aus der Personalakte in HR Hero sendet die Personalabteilung eine Einladung oder legt ein vorläufiges Passwort fest.
-
Schritt 2 Der Mitarbeiter legt ein Passwort fest
Der Mitarbeiter öffnet die Einladung oder meldet sich mit dem vorläufigen Passwort an und wählt sein eigenes Passwort.
-
Schritt 3 Bereit für die erste Schicht
Der Mitarbeiter meldet sich unter connect.officehero.io an und findet dort seine Schichten, seinen Urlaubssaldo und seine Dokumente.
04Fragen
Fragen zum Mitarbeiter-Self-Service
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Brauchen wir HR Hero für den Mitarbeiter-Self-Service?
Ja. Das Portal zeigt die Daten des Mitarbeiters aus HR Hero, etwa Schichten, Urlaubssalden und Dokumente, und Office Hero Connect ist in jedem Paket von HR Hero enthalten. Onboarding, Schulungen, Kompetenzen und Ziele erfordern HR Hero Professional. Mehr unter Preise.
Können Mitarbeiter mit dem Smartphone einstempeln?
Ja, im Browser des Smartphones unter connect.officehero.io. Die App Office Hero Connect für iOS und Android ist in der Testphase und erscheint demnächst in den App-Stores. In beiden Fällen erfasst das Einstempeln nur die Uhrzeit, nicht den Standort des Mitarbeiters.
Wer genehmigt Urlaubsanträge?
Führungskräfte und die Personalabteilung genehmigen sie in HR Hero. Das Portal prüft jeden Antrag zuvor gegen den Saldo und bestehende Buchungen, und der Mitarbeiter kann ihn stornieren, solange er noch aussteht.
Ist es sicher, wenn Mitarbeiter ihre Bankverbindung selbst ändern?
Jede Änderung erfordert eine Passwortabfrage innerhalb der letzten 10 Minuten, IBAN und BIC werden geprüft, und die Kontonummer wird maskiert angezeigt. Die Bankverbindung wird im Ruhezustand mit dem eigenen Schlüssel Ihres Unternehmens verschlüsselt.
Können Mitarbeiter ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren?
Sie bearbeiten Name, Telefon, Zeitzone und Sprache in ihrem Profil und halten das Konto für ihr Gehalt aktuell. Vertrag, Position, Vergütung und der Rest der Personalakte bleiben bei der Personalabteilung in HR Hero.
Ein Mitarbeiter arbeitet für zwei unserer Unternehmen. Braucht er zwei Zugänge?
Nein. Ein Konto kann zu mehreren Unternehmen bei Office Hero gehören; der Mitarbeiter wählt das Unternehmen nach der Anmeldung und kann jederzeit wechseln.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet?
Beendet die Personalabteilung das Arbeitsverhältnis in HR Hero, wird der Portalzugriff des Mitarbeiters automatisch entfernt. Ein Admin kann den Zugriff außerdem jederzeit unter „Benutzer & Zugriff“ widerrufen. Die Daten des Mitarbeiters bleiben in HR Hero.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein eigenes Portal
Buchen Sie eine Demo und sehen Sie den Mitarbeiter-Self-Service mit HR Hero, vom Einstempeln bis zur Urlaubsgenehmigung.