Fakturierung
Rechnungsprogramm, das jede Rechnung direkt in Ihre Buchhaltung bucht
Finance Hero, die Buchhaltungs-App von Office Hero, begleitet Sie vom Angebot über die ausgestellte Rechnung bis zur Zahlung. Jede ausgestellte Rechnung erhält die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis, wird ins Hauptbuch gebucht und lässt sich als PDF in der Sprache Ihres Unternehmens herunterladen.
Angebote, Rechnungen und Gutschriften sind in jedem Paket von Finance Hero enthalten.
So funktioniert es
Vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung
Angebote
Angebote mit Ablaufdatum und klarem Status
Erstellen Sie ein Angebot mit Positionen, Steuer und Ablaufdatum und laden Sie es als PDF für den Kunden herunter. Nimmt der Kunde an, wandeln Sie es in einem Schritt in einen Rechnungsentwurf mit denselben Positionen um.
- Status: Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen und Umgewandelt
- Angebots-PDFs erscheinen in derselben Sprache wie Ihre Rechnungen
Kundenaufträge
Kundenaufträge, die zu Rechnungen werden
Erfassen Sie einen Kundenauftrag mit Menge, Einheit, Preis und Steuer in jeder Position sowie mit Kostenstelle und Profitcenter. Jeder Auftrag erhält beim Anlegen eine Nummer. Bestätigen Sie ihn und markieren Sie ihn als geliefert; ein weiterer Schritt macht daraus eine ausgestellte Rechnung. Bis zur Lieferung können Sie ihn unter Angabe eines Grundes stornieren.
- Kundenaufträge sind im Paket Professional enthalten
- Bei jeder Stornierung bleibt der Grund gespeichert
Rechnungen
Rechnung ausstellen – und das Hauptbuch ist schon aktuell
Solange die Rechnung ein Entwurf ist, können Sie die Positionen beliebig oft ändern. Beim Ausstellen erhält sie die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis, und Forderung, Erlös und Umsatzsteuer werden im selben Schritt gebucht.
- Status: Entwurf, Ausgestellt, Teilweise, Bezahlt, Überfällig, Gutgeschrieben und Storniert
- Summen über der Liste: fakturiert, offen je Währung, diesen Monat bezahlt und überfällig
- Fremdwährungsrechnungen zeigen ihren Gesamtbetrag in Ihrer Unternehmenswährung, mit Kurs und Kursdatum
PDFs für Ihre Kunden in der Sprache Ihres Unternehmens
Jede Rechnung und jedes Angebot lässt sich als PDF mit Ihren Unternehmensdaten herunterladen. Das PDF erscheint in der Standardsprache Ihres Unternehmens, die jede der 15 Sprachen von Office Hero sein kann – von Mazedonisch, Albanisch und Serbisch in beiden Schriften bis zu Deutsch, Französisch und Polnisch. Alle Rechnungen und Angebote eines Unternehmens verwenden diese eine Sprache.
Gutschriften und Stornos
Rechnungen korrigieren, ohne etwas zu löschen
Stellen Sie zu einer ausgestellten Rechnung eine Gutschrift mit Begründung aus oder stornieren Sie die Rechnung: Ein Storno erzeugt Gegenbuchungen und eine Gutschrift, und beides bleibt im Prüfpfad. Jede Rechnung listet ihre Gutschriften auf, und Sie können eine Gutschrift auch ohne Rechnungsbezug erstellen.
- Zwischensumme, Steuer, Gesamtbetrag und die verknüpfte Buchung auf jeder Gutschrift
- Stornos kehren die Buchungen um, statt sie zu entfernen
Ebenfalls enthalten
Alles, was die Fakturierung sonst noch braucht
Wiederkehrende Rechnungen
Ein Assistent legt Kunde, Positionen, Rhythmus (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder in einem festen Abstand von Tagen), Daten und Zahlungsbedingungen fest. Fällige Rechnungen werden jede Nacht erzeugt und können automatisch ausgestellt werden.
Eigene Nummernkreise
Präfix und Suffix mit Platzhaltern für Jahr und Monat, Stellenanzahl, Startnummer und jährliche, monatliche oder keine Rücksetzung – mit Vorschau der nächsten fünf Nummern.
Zusammenfassung per E-Mail
Senden Sie dem Kunden direkt aus der Rechnung Rechnungsnummer, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und Ihre Nachricht; seine Adresse ist bereits eingetragen.
Die E-Mail enthält nur eine Zusammenfassung: Das PDF wird nicht angehängt. Laden Sie es herunter, wenn der Kunde die Datei braucht.
Anhänge
Hängen Sie Bestellung, Liefernachweis oder Vertrag an die Rechnung an. Uploads werden auf Viren geprüft und bleiben bei der Rechnung, nicht im PDF.
Jede aktive Währung
Stellen Sie Rechnungen in jeder Währung aus, die Sie aktiviert haben. Eine Rechnung zu einem alten Wechselkurs trägt die Kennzeichnung „Veralteter Kurs“.
Kundenstammdaten
USt-IdNr., Adresse, Zahlungsbedingungen, Währung, Gruppe und zuständiger Vertriebsmitarbeiter in einem Datensatz, mit gespeicherten Filtern und einer Funktion zum Zusammenführen von Duplikaten.
Suche und Export
Ctrl/Cmd-K findet Kunden, Produkte, Rechnungen und Gutschriften von jeder Seite aus, und Listen exportieren die ausgewählten Zeilen als CSV.
Rechnungen in Office Hero Connect
Kunden, die sich bei Office Hero Connect anmelden, sehen ihren offenen Saldo und ihre neuesten Rechnungen.
Die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge werden auf Anfrage freigeschaltet; Rechnungs-PDFs werden im Portal nicht angezeigt.
Häufige Fragen
Fragen zur Fakturierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
In welcher Sprache werden Rechnungs-PDFs erstellt?
In der Sprache Ihres Unternehmens, die jede der 15 Sprachen von Office Hero sein kann, darunter Mazedonisch, Albanisch, Serbisch (lateinisch und kyrillisch), Kroatisch, Bosnisch, Slowenisch, Bulgarisch und Rumänisch. Alle Rechnungen und Angebote eines Unternehmens erscheinen in dieser einen Sprache; für eine Änderung wenden Sie sich an uns.
Kann ich eine Rechnung nach dem Ausstellen ändern?
Nicht direkt, denn eine ausgestellte Rechnung ist Teil des Hauptbuchs. Stellen Sie eine Gutschrift dazu aus oder stornieren Sie sie; in beiden Fällen bleibt das Original erhalten. Entwürfe lassen sich frei ändern.
Wie werden Rechnungsnummern vergeben?
Beim Ausstellen wird die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis vergeben. Zwei gleichzeitig ausgestellte Rechnungen erhalten nie dieselbe Nummer, und ein fehlgeschlagenes Ausstellen gibt seine Nummer wieder frei, sodass der Nummernkreis lückenlos bleibt. Präfix, Suffix, Stellenanzahl, Startnummer und Rücksetzung legen Sie in den Einstellungen zur Nummerierung fest.
Kann ich eine Rechnung aus Finance Hero per E-Mail senden?
Sie können dem Kunden eine E-Mail mit Rechnungsnummer, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und Ihrer Nachricht senden. Das PDF wird nicht angehängt: Laden Sie es aus der Rechnung herunter und senden Sie es selbst, wenn der Kunde die Datei braucht.
Kann Finance Hero einem Kunden jeden Monat eine Rechnung stellen?
Ja. Ein wiederkehrender Zeitplan erstellt die Rechnung zu jedem Fälligkeitstermin und kann sie automatisch ausstellen; erzeugte Rechnungen werden nicht per E-Mail versendet. Sie können einen Zeitplan jederzeit pausieren, fortsetzen oder beenden.
Kann ich in Euro fakturieren, wenn meine Bücher in Denar geführt werden?
Ja. Die Rechnung zeigt ihren Gesamtbetrag in Denar mit dem Kurs und seinem Datum aus der täglichen Kursliste der Nationalbank der Republik Nordmazedonien. Zum Monatsende bewertet der Bewertungslauf offene Rechnungen zum Stichtagskurs neu.
Sendet Finance Hero Rechnungen an die Steuerbehörde?
Nein. Finance Hero sendet keine Rechnungen an das System einer Steuerbehörde, etwa an e-Faktura in Nordmazedonien, SEF in Serbien, eRačun in Kroatien oder CIS in Albanien, und es registriert weder Rechnungen noch Belege auf einem Fiskalgerät. Wo Ihr Land dies vorschreibt, nutzen Sie dafür neben Finance Hero weiterhin Ihren bisherigen Anbieter.
Ist die Fakturierung in jedem Paket enthalten?
Angebote, Rechnungen und Gutschriften sind in beiden Paketen enthalten: Essentials für 29 € pro Unternehmen und Monat mit 3 Benutzern und Professional für 59 € mit 10 Benutzern. Kundenaufträge gibt es mit Professional. Alle Preise zzgl. MwSt.
Sehen Sie sich die Fakturierung in Finance Hero an
Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen Angebote, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen – mit der App in Ihrer Sprache.