Fakturowanie
Program do faktur, który ujmuje każdą fakturę w Państwa księgach
Finance Hero, aplikacja księgowa Office Hero, prowadzi Państwa od oferty przez wystawioną fakturę aż do płatności. Każda wystawiona faktura otrzymuje kolejny numer w Państwa serii, jest księgowana w księdze głównej i można ją pobrać jako PDF w języku Państwa firmy.
Oferty, faktury i faktury korygujące są dostępne w każdym pakiecie Finance Hero.
Jak to działa
Od pierwszej oferty do opłaconej faktury
Oferty
Oferty z datą ważności i czytelnym statusem
Wystarczy przygotować ofertę z pozycjami, podatkiem i datą ważności, a potem pobrać ją jako PDF dla klienta. Gdy klient ją zaakceptuje, jednym krokiem można przekształcić ją w roboczą fakturę z tymi samymi pozycjami.
- Statusy: szkic, wysłana, zaakceptowana, odrzucona, wygasła i przekształcona
- Pliki PDF ofert drukują się w tym samym języku co faktury
Zamówienia sprzedaży
Zamówienia sprzedaży, które stają się fakturami
Zamówienie klienta rejestruje się z ilością, jednostką, ceną i podatkiem w każdej pozycji oraz z miejscem powstawania kosztów i centrum zysku. Każde zamówienie otrzymuje numer już przy utworzeniu. Zamówienie potwierdza się i oznacza jako zrealizowane, a jeden dodatkowy krok zamienia je w wystawioną fakturę. Dopóki nie zostanie zrealizowane, można je anulować z podaniem powodu.
- Zamówienia sprzedaży są dostępne w pakiecie Professional
- Każde anulowanie zachowuje zapisany powód
Faktury
Wystawienie faktury od razu aktualizuje księgę
Dopóki faktura jest szkicem, pozycje można zmieniać dowolnie często. Wystawienie nadaje jej kolejny numer w Państwa serii i w tym samym kroku księguje należność, przychód i VAT.
- Statusy: szkic, wystawiona, częściowo opłacona, opłacona, po terminie, skorygowana i anulowana
- Sumy nad listą: kwota zafakturowana, do zapłaty w podziale na waluty, opłacona w tym miesiącu i po terminie
- Faktury w walutach obcych pokazują sumę w walucie Państwa firmy wraz z kursem i jego datą
Pliki PDF
Pliki PDF gotowe do wysłania klientowi, w języku Państwa firmy
Każdą fakturę i ofertę można pobrać jako PDF z danymi Państwa firmy. Dokument drukuje się w domyślnym języku firmy, którym może być każdy z 15 języków Office Hero – od macedońskiego, albańskiego i serbskiego w obu alfabetach po niemiecki, francuski i polski. Wszystkie faktury i oferty danej firmy są w tym jednym języku.
Faktury korygujące i anulowanie
Korekta faktury bez usuwania czegokolwiek
Do wystawionej faktury można wystawić fakturę korygującą z podaniem powodu albo anulować fakturę: anulowanie księguje zapisy stornujące i fakturę korygującą, a jedno i drugie pozostaje w śladzie audytowym. Każda faktura pokazuje swoje faktury korygujące, a fakturę korygującą można też wystawić samodzielnie.
- Suma częściowa, podatek, suma i powiązany zapis księgowy na każdej fakturze korygującej
- Anulowanie stornuje zapisy księgowe zamiast je usuwać
Także w zestawie
Wszystko inne, czego wymaga fakturowanie
Faktury cykliczne
Kreator ustawia klienta, pozycje, częstotliwość (co tydzień, co miesiąc, co kwartał, co rok lub co określoną liczbę dni), daty i termin płatności. Faktury, których termin nadszedł, są generowane każdej nocy i mogą być wystawiane automatycznie.
Własna numeracja
Prefiks i sufiks ze znacznikami roku i miesiąca, dopełnienie zerami, numer początkowy oraz reset numeracji co rok, co miesiąc lub bez resetu, z podglądem pięciu kolejnych numerów.
Podsumowanie e-mailem
Z poziomu faktury można wysłać klientowi numer faktury, kwotę, termin płatności i własną wiadomość – adres klienta jest uzupełniany automatycznie.
E-mail zawiera tylko podsumowanie: plik PDF nie jest dołączany, więc jeśli klient potrzebuje pliku, należy go pobrać.
Załączniki
Zamówienie od klienta, potwierdzenie dostawy lub umowę można przechowywać razem z fakturą. Przesłane pliki są skanowane antywirusowo i pozostają przy fakturze, a nie w pliku PDF.
Dowolna aktywna waluta
Faktury można wystawiać w każdej włączonej walucie. Faktura wyceniona po starym kursie wymiany ma oznaczenie „Nieaktualny kurs”.
Kartoteka klientów
Numer VAT, adres, termin płatności, waluta, grupa i handlowiec w jednym rekordzie, z zapisanymi filtrami i narzędziem do scalania duplikatów.
Wyszukiwanie i eksport
Skrót Ctrl/Cmd-K wyszukuje klientów, produkty, faktury i faktury korygujące z każdej strony, a z list można wyeksportować zaznaczone wiersze do CSV.
Faktury w Office Hero Connect
Klienci zalogowani do Office Hero Connect widzą saldo do zapłaty i najnowsze faktury.
Pełną listę faktur i miesięczne zestawienia włączamy na życzenie, a pliki PDF faktur nie są wyświetlane w portalu.
Najczęstsze pytania
Pytania o fakturowanie
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
W jakim języku drukowane są pliki PDF faktur?
W języku Państwa firmy, którym może być każdy z 15 języków Office Hero, w tym macedoński, albański, serbski (łacinka i cyrylica), chorwacki, bośniacki, słoweński, bułgarski i rumuński. Wszystkie faktury i oferty danej firmy drukują się w tym jednym języku; aby go zmienić, prosimy o kontakt.
Czy mogę zmienić fakturę po jej wystawieniu?
Nie bezpośrednio, ponieważ wystawiona faktura jest częścią księgi. Można wystawić do niej fakturę korygującą albo ją anulować; w obu przypadkach oryginał pozostaje w ewidencji. Szkice można zmieniać dowolnie.
Jak nadawane są numery faktur?
Wystawienie pobiera kolejny numer z Państwa serii. Dwie faktury wystawione w tej samej chwili nigdy nie dostaną tego samego numeru, a nieudane wystawienie zwraca swój numer, więc w serii nie ma luk. Prefiks, sufiks, dopełnienie, numer początkowy i reset numeracji ustawia się w ustawieniach numeracji.
Czy mogę wysłać fakturę e-mailem z Finance Hero?
Można wysłać klientowi e-mail z numerem faktury, kwotą, terminem płatności i własną wiadomością. Plik PDF nie jest dołączany: jeśli klient potrzebuje pliku, należy pobrać go z faktury i wysłać samodzielnie.
Czy Finance Hero może co miesiąc wystawiać klientowi fakturę?
Tak. Harmonogram cykliczny tworzy fakturę w każdym terminie i może ją automatycznie wystawić; wygenerowane faktury nie są wysyłane e-mailem. Harmonogram można w każdej chwili wstrzymać, wznowić lub zakończyć.
Czy mogę wystawiać faktury w euro, jeśli moje księgi są prowadzone w denarach?
Tak. Faktura pokazuje sumę w denarach wraz z kursem i jego datą z dziennej tabeli kursów Narodowego Banku Republiki Macedonii Północnej. Na koniec miesiąca przeszacowanie przelicza otwarte faktury po kursie na koniec okresu.
Czy Finance Hero wysyła faktury do organu podatkowego?
Nie. Finance Hero nie wysyła faktur do systemu organu podatkowego, takiego jak e-Faktura w Macedonii Północnej, SEF w Serbii, eRačun w Chorwacji lub CIS w Albanii, i nie rejestruje faktur ani paragonów na urządzeniu fiskalnym. Jeśli w Państwa kraju jest to wymagane, prosimy nadal korzystać w tym zakresie z obecnego dostawcy, równolegle z Finance Hero.
Czy fakturowanie jest dostępne w każdym pakiecie?
Oferty, faktury i faktury korygujące są w obu pakietach: Essentials – 29 € za firmę miesięcznie dla 3 użytkowników, Professional – 59 € dla 10 użytkowników. Zamówienia sprzedaży są dostępne w pakiecie Professional. Ceny netto (bez VAT).
Prezentacja fakturowania w Finance Hero
Wystarczy umówić prezentację, a pokażemy Państwu oferty, faktury, faktury korygujące i płatności – w aplikacji w Państwa języku.