Zarządzanie urlopami
Program do ewidencji urlopów: wnioski, salda i zatwierdzanie
HR Hero, aplikacja Office Hero do zarządzania kadrami, gromadzi wszystkie wnioski urlopowe, salda i decyzje w jednym miejscu. Pracownicy składają wnioski o urlop w Office Hero Connect, a przełożeni decydują w jednej kolejce zatwierdzeń w HR Hero.
Ewidencja urlopów jest w każdym pakiecie HR Hero, od 2,90 € za pracownika miesięcznie.
01Jak to działa
Od wniosku do decyzji
Wnioski
Wniosek urlopowy w kilku polach
Pracownik wybiera rodzaj urlopu, pierwszy i ostatni dzień oraz opcjonalnie powód, a wniosek może zaczynać się lub kończyć połową dnia. W Office Hero Connect wniosek liczy się w dniach roboczych, od poniedziałku do piątku, i przy wysyłaniu jest sprawdzany względem salda.
- Pół dnia na początku lub na końcu liczy się jako 0,5 dnia
- W Office Hero Connect wniosek nakładający się na oczekujący lub zatwierdzony jest odrzucany
- W Office Hero Connect wniosek na więcej dni, niż wynosi saldo, jest odrzucany
Salda
Saldo dla każdego rodzaju urlopu
Karta salda pokazuje dla każdego rodzaju urlopu pozostałe dni, dni dotąd naliczone i dni zarezerwowane przez wnioski. Pierwszego dnia każdego miesiąca HR Hero nalicza każdemu aktywnemu pracownikowi jedną dwunastą rocznego wymiaru każdego rodzaju urlopu z naliczaniem.
- Dni objęte wnioskiem z Office Hero Connect są rezerwowane w saldzie
- Pracownicy widzą te same liczby w Office Hero Connect
Zatwierdzanie
Jedna kolejka zatwierdzeń dla przełożonych
Oczekujące wnioski czekają w kolejce zatwierdzeń z pracownikiem, rodzajem urlopu, datami i liczbą dni. Przełożony zatwierdza lub odrzuca każdy wniosek z poziomu kolejki i może podać powód odrzucenia, który pracownik zobaczy na swojej liście urlopów.
- Zatwierdzić lub odrzucić można tylko oczekujące wnioski
- Dostęp na poziomie rekordów decyduje, czyje wnioski widzi każda osoba zatwierdzająca
Rodzaje urlopu i święta
Własne rodzaje urlopu i kalendarz świąt
Rodzaje urlopu definiuje się w ośmiu kategoriach, od wypoczynkowego i chorobowego po rodzicielski i szkoleniowy. Każdy rodzaj określa, czy jest płatny, ile dni nalicza się rocznie oraz, informacyjnie, kraj. Osobny kalendarz przechowuje święta państwowe każdego kraju i roku.
- Kategorie: wypoczynkowy, chorobowy, rodzicielski, bezpłatny, okolicznościowy, opiekuńczy, szkoleniowy i inny
- Święta stałe, ruchome, religijne i regionalne, każde oznaczone jako płatne lub bezpłatne
- Żadne święta nie są wczytane z góry: Państwa zespół dodaje te, które obowiązują
Office Hero Connect
Pracownicy sami obsługują swoje urlopy w portalu
W Office Hero Connect pracownicy składają wnioski urlopowe, anulują wnioski, które wciąż oczekują na decyzję, i sprawdzają swoje saldo. HR Hero tworzy ich dane logowania do portalu z kartoteki pracownika, a zakończenie zatrudnienia je usuwa.
- Anulowanie oczekującego wniosku od razu zwalnia jego dni
- Działa w każdej przeglądarce, w 15 językach
02Także w zestawie
Drobiazgi, które ułatwiają obsługę urlopów
Moje urlopy
Każdy pracownik z dostępem do HR Hero ma zakładkę „Moje urlopy” ze swoimi wnioskami, ich statusem i ewentualnym powodem odrzucenia.
Anulowanie przed decyzją
W Office Hero Connect wniosek można anulować, dopóki oczekuje na decyzję, a jego dni wracają do salda.
Pulpit HR
Urlopy oczekujące na zatwierdzenie, najnowsze wnioski i liczba osób, które rozpoczęły dziś pracę, na pierwszym ekranie HR Hero.
Kilka firm
Osoby pracujące dla więcej niż jednej firmy przełączają się między nimi bez wylogowywania.
Role i uprawnienia
To Państwo decydują, kto może składać, zatwierdzać i konfigurować urlopy, i ograniczają każdą osobę zatwierdzającą do pracowników, za których odpowiada.
15 języków
HR Hero i Office Hero Connect działają w 15 językach, w tym macedońskim, albańskim i serbskim w obu alfabetach.
Warto wiedzieć przed rozpoczęciem
HR Hero nie wysyła e-maili ani wiadomości w aplikacji na temat urlopów. Zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku nie zmienia salda, więc dni z wniosku złożonego w Office Hero Connect pozostają zarezerwowane nawet po jego odrzuceniu. Wnioski złożone bezpośrednio w HR Hero liczą każdy dzień kalendarzowy, bez sprawdzania salda i nakładania się terminów. Rodzaju urlopu, który nie nalicza dni, np. urlopu bezpłatnego, nie można wybrać we wniosku w Office Hero Connect, dlatego takim rodzajom należy przypisać roczną liczbę dni. Święta państwowe nie są pomijane, a niewykorzystane dni nie przechodzą automatycznie na następny rok.
04Pytania
Pytania o ewidencję urlopów
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Jak pracownicy składają wnioski urlopowe?
W Office Hero Connect pod adresem connect.officehero.io. Wybierają rodzaj urlopu i daty, w razie potrzeby dodają połowę dnia lub powód, a wniosek trafia do kolejki zatwierdzeń. Przełożeni i pracownicy działu HR mogą też składać wnioski na stronie „Urlop” w HR Hero.
Czy przełożeni są powiadamiani o nowych wnioskach?
Nie e-mailem ani wiadomością w aplikacji. Nowe wnioski pojawiają się w kolejce zatwierdzeń i wśród oczekujących zatwierdzeń na pulpicie HR, dlatego przełożeni sprawdzają kolejkę w ramach codziennej pracy. Pracownicy widzą każdą decyzję na swojej liście urlopów.
Czy święta państwowe są odliczane od wniosku?
Nie. Wniosek złożony w Office Hero Connect liczy dni robocze od poniedziałku do piątku, a kalendarz świąt nie zmienia tej liczby; wniosek złożony bezpośrednio w HR Hero liczy każdy dzień kalendarzowy. Jeśli święto państwowe wypada w czasie planowanego urlopu, dni przed nim i po nim należy ująć w osobnych wnioskach.
Jak działa naliczanie urlopu?
Każdy rodzaj urlopu ma roczną liczbę dni. Pierwszego dnia każdego miesiąca HR Hero dodaje jedną dwunastą tej liczby do salda każdego aktywnego pracownika, dla każdego rodzaju urlopu z naliczaniem. Wniosek złożony w Office Hero Connect może wykorzystać tylko dni już naliczone.
Co dzieje się z niewykorzystanymi dniami na koniec roku?
Salda są prowadzone w ramach roku kalendarzowego, a niewykorzystane dni nie przechodzą automatycznie na nowy rok. Przed rozpoczęciem warto porównać to z Państwa polityką urlopową.
Czy w różnych krajach mogą obowiązywać różne zasady urlopowe?
Tylko częściowo. Każdy rodzaj urlopu ma przypisany kraj, ale HR Hero z niego nie korzysta: każdemu aktywnemu pracownikowi nalicza się dni wszystkich rodzajów urlopu z naliczaniem, a wniosek może on złożyć o dowolny aktywny rodzaj. Kalendarz świąt prowadzi się dla każdego kraju i roku, a HR Hero nie zawiera krajowych wymiarów urlopu ani świąt, więc Państwa zespół wprowadza własne.
Który pakiet obejmuje ewidencję urlopów?
Każdy pakiet HR Hero, od Essentials w cenie 2,90 € za pracownika miesięcznie, z samoobsługą pracownika w Office Hero Connect w zestawie. Szczegóły każdego pakietu znajdą Państwo w cenniku.
Ewidencja urlopów z Państwa własnymi rodzajami urlopu
Na prezentacji przeprowadzimy Państwa przez wnioski, salda i zatwierdzanie w HR Hero.