HR Hero · Kartoteki pracowników
Ewidencja pracowników z jednym profilem dla każdej osoby
HR Hero przechowuje profil, umowy, dokumenty i przełożonego każdego pracownika w jednej kartotece. Na podstawie tej samej kartoteki można oznaczyć kogoś jako kierowcę w Fleet Hero i nadać mu dostęp do Office Hero Connect, a jej najbardziej wrażliwe pola są szyfrowane kluczem Państwa firmy.
W pakiecie HR Hero Essentials, od 2,90 € za pracownika miesięcznie, netto (bez VAT).
01Jak to działa
Co zawiera kartoteka pracownika
Profil
Strona profilu każdego pracownika
Strona każdej osoby pokazuje datę zatrudnienia, dział, kraj pracy, przełożonego, status i dane osobowe, z przyciskami do szybkiego wysłania e-maila i wykonania połączenia. Umowy i dokumenty znajdują się na zakładkach tej samej strony.
- Statusy: aktywny, na urlopie, zwolniony i na emeryturze
- Formy zatrudnienia: pełny etat, niepełny etat, umowa i staż
Umowy
Historia umów ze wszystkimi warunkami
Każdą umowę zapisuje się z rodzajem, wynagrodzeniem i okresem wynagrodzenia, walutą, datami i tygodniowym wymiarem godzin, a także z okresem próbnym, okresem wypowiedzenia i układem zbiorowym pracy. Dodanie nowej umowy zamyka bieżącą z dniem poprzedzającym datę rozpoczęcia nowej.
- Umowy na czas nieokreślony i określony, umowy o naukę zawodu i umowy projektowe
- Wynagrodzenie miesięczne, roczne lub godzinowe
- Wynagrodzenia widoczne tylko dla ról, które mają do nich dostęp
Organizacja
Działy, stanowiska i schemat organizacyjny
Strukturę działów buduje się z kodami, działem nadrzędnym, kierownikiem i liczbą pracowników. Stanowiska mają kod, poziom i przedział płacowy. Schemat organizacyjny pokazuje linie podległości i pozwala zmienić przełożonego; HR Hero odrzuca zmianę, po której ktoś podlegałby własnemu podwładnemu.
- Stanowiska, które można włączać i wyłączać
- Nazwy stanowisk na schemacie
Prywatność
Dane osobowe widoczne tylko dla właściwych osób
Dziewięć pól z danymi osobowymi, od imienia i nazwiska po numer identyfikacyjny i rachunek bankowy, jest szyfrowanych w spoczynku kluczem Państwa firmy; imię i nazwisko na listach pozostaje czytelne na potrzeby wyszukiwania. Role decydują, kto co widzi, a reguły na poziomie rekordów mogą ograniczyć użytkownika do wybranych pracowników.
- Gotowe role, takie jak „HR Manager”, „HR Generalist” i „Employee”
- Rola „HR Generalist” bez dostępu do wynagrodzeń, umów i ocen okresowych
- Zakończenia zatrudnienia i zmiany statusu kierowcy w dzienniku audytu
02Krok po kroku
Dodawanie nowego pracownika
-
Krok 1 Utworzenie kartoteki
Wystarczy podać imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, dział, przełożonego, datę zatrudnienia i kraj pracy.
-
Krok 2 Dane logowania
W tym samym formularzu można wysłać zaproszenie do Office Hero Connect albo ustawić hasło tymczasowe.
-
Krok 3 Dodanie umowy
Do umowy wpisuje się jej rodzaj, wynagrodzenie, tygodniowy wymiar godzin, okres próbny i okres wypowiedzenia.
-
Krok 4 Sprawdzenie schematu
Nowa osoba pojawia się pod swoim przełożonym, a jeśli oznaczą ją Państwo jako kierowcę, także w Fleet Hero.
03Także w zestawie
Kartoteki pracowników obejmują też
Filtry zaawansowane i zapisane
Filtrowanie według działu, przełożonego, stanowiska, daty zatrudnienia, statusu lub formy zatrudnienia, z możliwością zapisania filtra.
Szybkie akcje na liście
Usuwanie kilku zaznaczonych pracowników naraz lub zmiana statusu osoby bezpośrednio w jej wierszu.
Eksport do CSV
Zaznaczone wiersze list, np. działów, stanowisk czy polityk, można pobrać jako plik CSV.
Kilka firm
Przełączanie między Państwa firmami bez wylogowywania; każda ma własnych pracowników.
Podręcznik polityk
Polityki w siedmiu kategoriach, z numerowanymi wersjami, datami obowiązywania i porównaniem z poprzednią wersją.
Odejścia w kartotece
Zakończenie zatrudnienia z datą i przyczyną, z zachowaniem kartoteki i jej historii.
Jeszcze niedostępne dla firm w Niemczech, Austrii i Francji, gdzie etap zatwierdzania przez radę pracowników nie jest gotowy.
Dokumenty HR
Kategorie dokumentów, dokumenty obowiązkowe według kraju, formy zatrudnienia i stanowiska oraz dokumenty każdego pracownika w jego kartotece.
Pliki przesyła się w aplikacji Office Hero Manager, która wkrótce trafi do sklepów z aplikacjami.
Kolejka podpisów
Oczekujący dokument można podpisać jednym kliknięciem lub odrzucić z podaniem powodu; czas i adres IP są zapisywane.
Wyłącznie podpis jednym kliknięciem, a nie zaawansowany ani kwalifikowany podpis w rozumieniu eIDAS; prośby o podpis wysyła się z aplikacji Office Hero Manager.
Pola niestandardowe
Dodatkowe pola, np. tekstowe, daty lub listy, w formularzu pracownika, w kolumnach i w filtrach.
Pola konfiguruje dla Państwa nasz zespół; HR Hero nie ma do nich edytora.
Dokumenty i podpisy obecnie
W aplikacji internetowej konfigurują Państwo kategorie i reguły dokumentów, przeglądają dokumenty każdego pracownika i podpisują to, co na Państwa czeka. Przesyłanie plików, prośby o podpis i zbieranie potwierdzeń zapoznania się z politykami odbywają się w aplikacji Office Hero Manager, która jest w fazie testów.
05Pytania
Pytania o kartoteki pracowników
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Kto widzi wynagrodzenia i dane osobowe?
Tylko osoby, którym pozwala na to ich rola. Umowy i wynagrodzenia wymagają osobnego uprawnienia, a reguły na poziomie rekordów mogą ograniczyć użytkownika do wybranych pracowników.
Co się dzieje, gdy pracownik odchodzi?
Kończą Państwo zatrudnienie, podając datę wejścia w życie i przyczynę. HR Hero zapisuje to w dzienniku audytu, odbiera tej osobie dostęp do Office Hero Connect i wycofuje oczekujące zaproszenia. Kartoteka i jej historia pozostają. W firmach w Niemczech, Austrii i Francji nie jest to jeszcze możliwe, ponieważ etap zatwierdzania przez radę pracowników nie jest gotowy.
Czy możemy zaimportować obecną listę pracowników?
HR Hero nie ma funkcji samodzielnego importu: pracowników dodaje się pojedynczo, każdego z opcjonalnymi danymi logowania. Przy długiej liście prosimy zlecić nam przeniesienie danych w ramach prac na zamówienie.
Jakiego podpisu elektronicznego używa HR Hero?
Zwykłego: osoba podpisuje dokument jednym kliknięciem, a czas i adres IP są zapisywane razem z dokumentem. Nie jest to podpis zaawansowany ani kwalifikowany w rozumieniu eIDAS, dlatego do dokumentów, które go wymagają, należy skorzystać z dostawcy podpisu kwalifikowanego.
Czy pracownicy mogą sami aktualizować swoje dane?
Częściowo. W Office Hero Connect pracownicy zmieniają imię i nazwisko, numer telefonu, język i strefę czasową swojego konta, a po ponownym wpisaniu hasła dodają lub zmieniają rachunek do wypłaty wynagrodzenia. Resztę kartoteki aktualizuje dział HR w HR Hero.
Który pakiet obejmuje kartoteki pracowników?
Kartoteki pracowników, schemat organizacyjny i dokumenty HR są w pakiecie HR Hero Essentials, od 2,90 € za pracownika miesięcznie netto (bez VAT), oraz w HR Hero Professional.
Prezentacja kartotek pracowników w HR Hero
Na prezentacji pokażemy listę pracowników, profil i schemat organizacyjny.