HR Hero · Evidenca zaposlenih
Evidenca zaposlenih z enim profilom za vsako osebo
HR Hero v eni kadrovski mapi hrani profil, pogodbe, dokumente in vodjo vsakega zaposlenega. Ista mapa nekoga naredi za voznika v aplikaciji Fleet Hero in mu omogoči prijavo v Office Hero Connect, njena najobčutljivejša polja pa so šifrirana s ključem vašega podjetja.
Del paketa HR Hero Essentials, od 2,90 € na zaposlenega na mesec, brez DDV.
01Kako deluje
Kaj vsebuje kadrovska mapa
Profil
Profilna stran za vsakega zaposlenega
Stran vsake osebe prikazuje datum zaposlitve, oddelek, državo dela, vodjo, stanje in osebne podatke, z gumboma za hitro e-pošto in klic. Pogodbe in dokumenti so na zavihkih iste strani.
- Stanja: aktivno, na dopustu, prekinjeno in v pokoju
- Zaposlitev za polni ali krajši delovni čas, pogodbeno delo in pripravništvo
Pogodbe
Zgodovina pogodb z vsemi pogoji
Vsako pogodbo zabeležite z vrsto, plačo in obdobjem plače, valuto, datumi in tedenskimi urami ter s poskusnim delom, odpovednim rokom in kolektivno pogodbo. Ko dodate novo pogodbo, se odprta pogodba konča dan pred začetkom nove.
- Pogodbe za nedoločen in določen čas ter vajeniške in projektne pogodbe
- Mesečne, letne ali urne plače
- Plače vidijo samo vloge, ki jih smejo videti
Organizacija
Oddelki, delovna mesta in organigram
Zgradite drevo oddelkov s šiframi, nadrejenim oddelkom, vodjo in številom zaposlenih. Delovna mesta imajo šifro, raven in plačni razred. Organigram nariše hierarhične povezave, vodjo pa lahko zamenjate kar tam; HR Hero zavrne spremembo, s katero bi nekdo postal podrejen enemu od svojih podrejenih.
- Delovna mesta, ki jih vklopite in izklopite
- Nazivi delovnih mest v organigramu
Zasebnost
Osebni podatki, ki jih vidijo samo pravi ljudje
Devet osebnih polj, od imena in priimka do identifikacijske številke in bančnega računa, je v hrambi šifriranih s ključem vašega podjetja; polno ime na seznamih ostane berljivo za iskanje. Vloge določajo, kdo vidi kaj, pravila na ravni zapisa pa lahko uporabnika omejijo na določene zaposlene.
- Pripravljene vloge, kot so „HR Manager“, „HR Generalist“ in „Employee“
- Vloga „HR Generalist“ brez dostopa do plač, pogodb in uspešnosti
- Prenehanja zaposlitve in spremembe statusa voznika v revizijskem dnevniku
02Korak za korakom
Dodajanje novega zaposlenega
-
Korak 1 Ustvarite kadrovsko mapo
Vnesite ime, kontaktne podatke, delovno mesto, oddelek, vodjo, datum zaposlitve in državo dela.
-
Korak 2 Omogočite prijavo
V istem obrazcu ga povabite v Office Hero Connect ali mu nastavite začasno geslo.
-
Korak 3 Dodajte pogodbo
Zabeležite vrsto pogodbe, plačo, tedenske ure, poskusno delo in odpovedni rok.
-
Korak 4 Preverite organigram
Prikaže se pod svojim vodjo, v aplikaciji Fleet Hero pa, če ga označite kot voznika.
03Vključeno tudi
Tudi del evidence zaposlenih
Napredni in shranjeni filtri
Filtrirajte po oddelku, vodji, delovnem mestu, datumu zaposlitve, stanju ali vrsti zaposlitve in filter shranite.
Hitra dejanja na seznamu
Izbrišite več izbranih zaposlenih hkrati ali spremenite stanje osebe kar v njeni vrstici.
Izvoz CSV
Na seznamih, kot so oddelki, delovna mesta ali pravilniki, izberite vrstice in jih prenesite kot CSV.
Več podjetij
Med svojimi podjetji preklapljajte brez odjave; vsako ima svoje zaposlene.
Priročnik pravilnikov
Pravilniki v sedmih kategorijah, z oštevilčenimi različicami, datumi veljavnosti in primerjavo z zadnjo različico.
Nekdanji zaposleni v evidenci
Zaposlitev končajte z datumom in razlogom, kadrovsko mapo in njeno zgodovino pa obdržite.
Za podjetja v Nemčiji, Avstriji in Franciji še ni na voljo, ker korak odobritve sveta delavcev še ni dokončan.
Kadrovski dokumenti
Kategorije dokumentov, obvezni dokumenti po državi, vrsti zaposlitve in delovnem mestu ter dokumenti vsakega zaposlenega v njegovi kadrovski mapi.
Datoteke se nalagajo v aplikaciji Office Hero Manager, ki bo kmalu v trgovinah z aplikacijami.
Čakalna vrsta za podpis
Dokument, ki čaka, podpišite z enim klikom ali ga zavrnite z razlogom; čas in naslov IP se zabeležita.
Samo podpis s klikom, ne napredni ali kvalificirani podpis po eIDAS; zahteve se pošiljajo iz aplikacije Office Hero Manager.
Polja po meri
Dodatna polja, na primer besedilo, datumi ali seznami, v obrazcu zaposlenega, v stolpcih in v filtrih.
Polja za vas nastavi naša ekipa; HR Hero zanje nima urejevalnika.
Dokumenti in podpisi danes
V spletni aplikaciji nastavite kategorije in pravila dokumentov, vidite dokumente vsakega zaposlenega in podpišete, kar čaka na vas. Nalaganje datotek, zahteve za podpis in zbiranje potrditev seznanitve s pravilniki potekajo v aplikaciji Office Hero Manager, ki je v testiranju.
05Vprašanja
Vprašanja o evidenci zaposlenih
Niste našli odgovora? Pišite na [email protected]. Odgovori vam oseba iz naše ekipe v Skopju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjeevropskem času.
Kdo lahko vidi plače in osebne podatke?
Samo osebe, ki jim to dovoljuje njihova vloga. Za pogodbe in plače je potrebno posebno dovoljenje, pravila na ravni zapisa pa lahko uporabnika omejijo na določene zaposlene.
Kaj se zgodi, ko zaposleni odide?
Zaposlitev končate z datumom veljavnosti in razlogom. HR Hero to zapiše v revizijski dnevnik, osebi odvzame dostop do Office Hero Connect in umakne povabila, ki še čakajo. Kadrovska mapa in njena zgodovina ostaneta. Za podjetja v Nemčiji, Avstriji in Franciji to še ni mogoče, ker korak odobritve sveta delavcev še ni dokončan.
Ali lahko uvozimo obstoječi seznam zaposlenih?
HR Hero nima samopostrežnega uvoza: zaposlene dodajate enega za drugim, vsakega z neobvezno prijavo. Za dolg seznam nas prosite, da podatke prenesemo kot delo po naročilu.
Kakšen elektronski podpis uporablja HR Hero?
Preprost: oseba podpiše s klikom, čas in naslov IP pa se zabeležita skupaj z dokumentom. To ni napredni ali kvalificirani podpis po uredbi eIDAS, zato za dokumente, ki takšen podpis zahtevajo, uporabite kvalificiranega ponudnika.
Ali lahko zaposleni sami posodobijo svoje podatke?
Delno. Na portalu Office Hero Connect zaposleni spremenijo ime, telefonsko številko, jezik in časovni pas svojega uporabniškega računa ter dodajo ali spremenijo bančni račun za plačo, potem ko znova vnesejo geslo. Preostanek kadrovske mape kadrovska služba posodablja v aplikaciji HR Hero.
Kateri paket vključuje evidenco zaposlenih?
Evidenca zaposlenih, organigram in kadrovski dokumenti so v paketu HR Hero Essentials, od 2,90 € na zaposlenega na mesec brez DDV, in v paketu HR Hero Professional.
Oglejte si evidenco zaposlenih v aplikaciji HR Hero
Rezervirajte predstavitev in si oglejte imenik, profil in organigram.