Kanal za prijavo nepravilnosti
Program za prijavo nepravilnosti, zasnovan okoli Direktive (EU) 2019/1937
HR Hero vašemu podjetju zagotovi zaupen kanal za prijavo nepravilnosti: javno stran, na kateri lahko kdor koli poda anonimno prijavo, predal primerov za vaše imenovane zaupnike in dnevnik vsake oddaje, dodelitve, spremembe stanja in potrditve prejema, v katerem je vsako spremembo mogoče zaznati. Sedemdnevni rok za potrditev prejema prijave se spremlja v predalu.
Kanal za prijavo nepravilnosti je del paketa HR Hero Professional, po 4,90 € na zaposlenega na mesec.
01Kako deluje
Od prve prijave do preverjenega dnevnika primera
Javna stran za prijave
Stran za prijave, ki ne zahteva uporabniškega računa
Vaše podjetje dobi svojo povezavo za prijave na portalu Office Hero Connect. Uporabi jo lahko kdor koli, privzeto anonimno: izbere kategorijo, v največ 1.000 znakih opiše, kaj se je zgodilo, in prejme referenčno številko. Nato lahko ustvari varnostno frazo iz štirih besed, ki je prikazana samo enkrat, in z njo preverja stanje svoje prijave.
- Pet kategorij: nadlegovanje, goljufija, zdravje in varnost, diskriminacija in drugo
- Zaposleni lahko navedejo svoj ID zaposlenega, vsi drugi prijavijo anonimno
- Največ tri sprejete prijave na uro z enega omrežnega naslova, da se prepreči zloraba
Obravnava primerov
Obravnava primerov od prejema do zaprtja
Imenovani zaupniki vsako prijavo vidijo v aplikaciji HR Hero, ji dodelijo sodelavce in potrdijo prejem. Primer prehaja skozi stanja prejeto, v pregledu, v preiskavi in zaprto, zaupnik pa lahko anonimnemu prijavitelju piše v zasebni niti za nadaljnjo komunikacijo.
- Prijavitelj, ki je navedel ime in ima uporabniški račun, potrditev prejema dobi po e-pošti
- Pri anonimni prijavi potrditev ustvari enkraten žeton za nadaljnjo komunikacijo, ki ga zaupnik pošlje na kontakt, ki ga je prijavitelj pustil v prijavi
- Nit lahko berejo samo prijavitelj, ki ima žeton, in osebe z dovoljenji za prijave nepravilnosti
Roki
Sedemdnevni rok za potrditev prejema, spremljan v predalu
Direktiva od vas zahteva, da prejem prijave potrdite v sedmih dneh in povratne informacije podate v treh mesecih. Vsaka prijava v predalu ima oznako: v roku 7 dni, po tem roku, 30 dni ali starejša ali potrjena z zamudo. Ko prijava 7 dni ostane nepotrjena, zaupniki, ki so ji dodeljeni, prejmejo opomnik v aplikaciji.
- Filtriranje predala po stanju, kategoriji in starosti
- Datum potrditve prejema se zabeleži pri primeru
- Prijava, potrjena po izteku 7 dni, je označena kot potrjena z zamudo
Revizijska sled
Dnevnik z verigo zgoščenih vrednosti, ki ga lahko preverite
Vsaka prijava ima svoj dnevnik oddaje, vsake dodelitve zaupnika, vsake spremembe stanja in potrditve prejema. Vsak vnos vsebuje prstni odtis prejšnjega, zato spremenjen ali izbrisan vnos prekine verigo. Zaupniki lahko verigo preverijo z enim klikom, vse verige pa se preverijo vsako noč.
- Vsak vnos pokaže, kdaj se je kaj zgodilo, kdo je ukrepal in kaj je bilo storjeno
- Branje dnevnika je posebno dovoljenje
02Vključeno tudi
Zasnovano za zaupno obravnavo primerov
Notranji obrazec za prijavo
Vsak, ki je prijavljen v HR Hero, lahko prijavo poda tudi iz aplikacije, anonimno ali z imenom, ki ga lahko vidijo samo osebe z dovoljenji za prijave nepravilnosti.
Šifrirane prijave
Vsebina prijav je v hrambi šifrirana z lastnim ključem vašega podjetja, ki ga varuje glavni ključ, shranjen v HashiCorp Vault.
Ločena dovoljenja
Branje primerov, ukrepanje pri njih in branje dnevnika primerov so tri dovoljenja, zato natančno določite, kdo kaj počne.
Obdobje hrambe
Zaprte prijave izginejo iz predala, ko poteče obdobje hrambe, šteto od dneva prejema prijave: privzeto 60 mesecev ali od 12 do 120 mesecev, kot vam ga nastavi Office Hero. To samodejno opravi tedensko opravilo.
Prijave po izteku hrambe so označene kot izbrisane, vendar niso trajno odstranjene: šifrirani zapis in njegov dnevnik ostaneta v zbirki podatkov.
Koledar usposabljanj zaupnikov
Oglejte si, kdaj je bil vsak zaupnik nazadnje usposobljen, z oznakama „kmalu zapade“ in „zamujeno“ glede na 90-dnevno osvežitveno usposabljanje.
Seznam zaupnikov za vas vodi Office Hero, zato je koledar v aplikaciji HR Hero namenjen samo branju.
15 jezikov
Javna stran za prijave in HR Hero sta na voljo v 15 jezikih.
Česa kanal ne počne
Prijave se podajajo pisno: HR Hero nima telefonske linije ali zvočnega snemanja, prijavitelji pa ne morejo priložiti datotek. Ob novi prijavi ni obveščen nihče, prijava brez dodeljenega zaupnika pa ne sproži opomnika, zato predal redno preverjajte in vsaki novi prijavi dodelite zaupnika. Samodejno se spremlja samo 7-dnevni rok za potrditev prejema; trimesečni rok za povratne informacije spremljate z oznakami starosti in filtrom. Ali vaša ureditev izpolnjuje zahteve vašega nacionalnega prava, morate potrditi vi in vaš pravni svetovalec.
04Vprašanja
Vprašanja o kanalu za prijavo nepravilnosti
Niste našli odgovora? Pišite na [email protected]. Odgovori vam oseba iz naše ekipe v Skopju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjeevropskem času.
Ali lahko ljudje prijavijo anonimno?
Da. Javna stran za prijave je privzeto anonimna in ne beleži identitete. Prijavitelji dobijo referenčno številko in lahko ustvarijo varnostno frazo iz štirih besed za preverjanje stanja. Obrazec nima polja za kontakt, zato prijavitelj, ki želi dvosmerno komunikacijo, v prijavi pusti kontakt, na primer anonimen e-poštni naslov, zaupnik pa tja pošlje zasebni žeton za nadaljnjo komunikacijo.
Kdo lahko uporablja kanal?
Vsak, ki ima povezavo za prijave vašega podjetja, tudi zaposleni, nekdanji zaposleni, kandidati za zaposlitev, izvajalci in osebje dobaviteljev, brez uporabniškega računa. Prijave z imenom uporabljajo ID zaposlenega, zato osebe zunaj vašega podjetja prijavijo anonimno.
Kako HR Hero pomaga pri 7-dnevnem in 3-mesečnem roku?
Vsaka prijava ima oznako za 7-dnevno obdobje, zaupniki, ki so ji dodeljeni, pa prejmejo opomnik v aplikaciji, ko prijava 7 dni ostane nepotrjena. Ob novi prijavi ni obveščen nihče, zato predal redno preverjajte. Za trimesečni rok za povratne informacije ni opomnika: spremljajte ga s stolpcem starosti in filtrom 30 dni ali več.
Ali z aplikacijo HR Hero izpolnimo zahteve direktive?
HR Hero vam zagotovi pisni kanal za prijave, spremljanje 7-dnevne potrditve prejema in dnevnik vsakega primera. Informacije o prijavi pristojnim organom, ustni kanal, kjer ga zahteva vaše nacionalno pravo, in povratne informacije v treh mesecih morate urediti sami. Vaše obveznosti izhajajo iz nacionalnega prava, zato svojo ureditev potrdite s pravnim svetovalcem. Oglejte si naš vodnik po direktivi.
Kako začnemo?
Ko je HR Hero nastavljen, vam Office Hero da povezavo za prijave vašega podjetja. Objavite jo tam, kjer jo bodo našli vaši ljudje in poslovni partnerji, na primer na intranetu in spletni strani, svojim zaupnikom pa dodelite dovoljenja za prijave nepravilnosti.
Kateri paket vključuje kanal?
HR Hero Professional, po 4,90 € na zaposlenega na mesec, vključuje kanal za prijavo nepravilnosti. Celoten paket si oglejte v ceniku.
Oglejte si pot prijave od javne strani do zaprtja
Rezervirajte predstavitev in skupaj z vami bomo oddali preizkusno prijavo ter jo obravnavali v aplikaciji HR Hero.