Kanal za prijavu nepravilnosti
Softver za prijavu nepravilnosti zasnovan na Direktivi (EU) 2019/1937
HR Hero vašoj kompaniji daje povjerljiv kanal za prijavu nepravilnosti: javnu stranicu na kojoj svako može podnijeti prijavu anonimno, sanduče predmeta za vaša zadužena lica i zapisnik svakog podnošenja, dodjele, promjene statusa i potvrde prijema, u kojem se otkriva svaka izmjena. Rok od 7 dana za potvrdu prijema prijave prati se u sandučetu.
Kanal za prijavu nepravilnosti dio je paketa HR Hero Professional, po cijeni od 4,90 € po uposleniku mjesečno.
01Kako funkcioniše
Od prve prijave do provjerenog zapisnika predmeta
Javna stranica za prijave
Stranica za prijave za koju nije potreban korisnički račun
Vaša kompanija dobija vlastiti link za prijave na portalu Office Hero Connect. Svako ga može koristiti, a prijava je po zadanim postavkama anonimna: podnosilac bira kategoriju, opisuje šta se dogodilo u najviše 1.000 znakova i dobija referentni broj. Zatim može generisati pristupnu frazu od četiri riječi, koja se prikazuje samo jednom, za provjeru statusa svoje prijave.
- Pet kategorija: uznemiravanje, prevara, zdravlje i sigurnost, diskriminacija i ostalo
- Uposlenici mogu navesti svoj ID uposlenika, a svi ostali prijavljuju anonimno
- Najviše tri prihvaćene prijave na sat s jedne mrežne adrese, radi sprječavanja zloupotrebe
Obrada predmeta
Obrada predmeta od prijema do zatvaranja
Zadužena lica vide svaku prijavu u aplikaciji HR Hero, dodjeljuju joj kolege i potvrđuju prijem. Predmet prelazi iz stanja „primljeno“ u „u razmatranju“, „istražuje se“ i „zatvoreno“, a zaduženo lice može pisati anonimnom podnosiocu prijave u privatnoj niti za praćenje.
- Podnosilac prijave koji je naveo ime i ima korisnički račun dobija potvrdu prijema e-poštom
- Kod anonimne prijave potvrdom prijema izdaje se jednokratni token za praćenje, koji zaduženo lice šalje na kontakt koji je podnosilac ostavio u prijavi
- Nit mogu čitati samo podnosilac prijave koji ima token i osobe s dozvolama za prijave nepravilnosti
Rokovi
Rok od 7 dana za potvrdu prijema, praćen u sandučetu
Direktiva traži da prijem prijave potvrdite u roku od sedam dana i da povratnu informaciju date u roku od tri mjeseca. Svaka prijava u sandučetu ima oznaku: u roku od 7 dana, nakon isteka tog roka, 30 ili više dana ili prijem potvrđen sa zakašnjenjem. Kada prijava prođe 7 dana bez potvrde prijema, zadužena lica dodijeljena toj prijavi dobijaju podsjetnik u aplikaciji.
- Filtriranje sandučeta po statusu, kategoriji i starosti
- Datum potvrde prijema bilježi se na predmetu
- Prijava čiji je prijem potvrđen nakon 7 dana označava se kao prijem potvrđen sa zakašnjenjem
Revizijski trag
Zapisnik povezan hash-lancem koji možete provjeriti
Svaka prijava ima vlastiti zapisnik podnošenja, svake dodjele zaduženog lica, svake promjene statusa i potvrde prijema. Svaki zapis nosi otisak prethodnog, pa izmijenjen ili obrisan zapis prekida lanac. Zadužena lica mogu provjeriti lanac jednim klikom, a svaki lanac provjerava se svake noći.
- Svaki zapis pokazuje kada se nešto dogodilo, ko je djelovao i šta je urađeno
- Za čitanje zapisnika potrebna je posebna dozvola
02Također uključeno
Napravljeno za povjerljiv rad na predmetima
Interni obrazac za prijavu
Svako ko je prijavljen u HR Hero može podnijeti prijavu i iz same aplikacije, anonimno ili pod svojim imenom, koje mogu vidjeti samo osobe s dozvolama za prijave nepravilnosti.
Šifrovane prijave
Sadržaj prijava šifrovan je u pohrani vlastitim ključem vaše kompanije, koji je zaštićen glavnim ključem pohranjenim u HashiCorp Vault.
Odvojene dozvole
Čitanje predmeta, postupanje po njima i čitanje zapisnika predmeta tri su odvojene dozvole, pa tačno određujete ko šta radi.
Period čuvanja
Zatvorene prijave nestaju iz sandučeta kada istekne period čuvanja, koji se računa od dana prijema prijave: po zadanim postavkama 60 mjeseci ili od 12 do 120 mjeseci, kako vam ga postavi Office Hero. To automatski obavlja zadatak koji se pokreće jednom sedmično.
Prijave kojima je istekao period čuvanja označavaju se kao obrisane, ali se ne brišu trajno: šifrovani zapis i njegov zapisnik ostaju u bazi podataka.
Kalendar obuke zaduženih lica
Pogledajte kada je svako zaduženo lice posljednji put prošlo obuku, uz oznake „uskoro dospijeva“ i „zakašnjelo“ u odnosu na obnovu obuke svakih 90 dana.
Listu zaduženih lica za vas vodi Office Hero, pa je kalendar u aplikaciji HR Hero samo za pregled.
15 jezika
Javna stranica za prijave i HR Hero dostupni su na 15 jezika.
Šta kanal ne radi
Prijave se podnose u pisanom obliku: HR Hero nema telefonsku liniju ni snimanje glasa, a podnosioci prijava ne mogu prilagati datoteke. Niko se ne obavještava kada stigne nova prijava, a prijava bez dodijeljenog zaduženog lica ne dobija podsjetnik, pa redovno provjeravajte sanduče i svakoj novoj prijavi dodijelite zaduženo lice. Automatski se prati samo rok od 7 dana za potvrdu prijema; tromjesečni rok za povratnu informaciju pratite pomoću oznaka starosti i filtera. Da li vaše postavke ispunjavaju zahtjeve nacionalnog zakona, trebate potvrditi vi i vaš pravni savjetnik.
04Pitanja
Pitanja o kanalu za prijavu nepravilnosti
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovara osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Mogu li ljudi prijavljivati anonimno?
Da. Javna stranica za prijave po zadanim postavkama je anonimna i ne bilježi identitet. Podnosioci prijava dobijaju referentni broj i mogu kreirati pristupnu frazu od četiri riječi za provjeru statusa. Obrazac nema polje za kontakt, pa podnosilac koji želi dvosmjernu komunikaciju u prijavi ostavlja kontakt, npr. anonimnu e-mail adresu, a zaduženo lice tamo šalje privatni token za praćenje.
Ko može koristiti kanal?
Svako ko ima link za prijave vaše kompanije, uključujući uposlenike, bivše uposlenike, kandidate za posao, izvođače i osoblje dobavljača, bez korisničkog računa. Prijave s imenom koriste ID uposlenika, pa osobe izvan vaše kompanije prijavljuju anonimno.
Kako HR Hero pomaže s rokovima od 7 dana i 3 mjeseca?
Svaka prijava ima oznaku za rok od 7 dana, a dodijeljena zadužena lica dobijaju podsjetnik u aplikaciji kada prođe 7 dana bez potvrde prijema. Niko se ne obavještava kada stigne nova prijava, pa redovno provjeravajte sanduče. Za tromjesečni rok za povratnu informaciju nema podsjetnika: pratite ga pomoću kolone starosti i filtera za prijave stare 30 ili više dana.
Da li nas HR Hero čini usklađenima s direktivom?
HR Hero vam daje pisani kanal za prijave, praćenje roka od 7 dana za potvrdu prijema i zapisnik svakog predmeta. Informacije o prijavljivanju nadležnim organima, usmeni kanal ako ga zahtijeva vaš nacionalni zakon i povratnu informaciju u roku od tri mjeseca trebate organizovati sami. Vaše obaveze proizlaze iz nacionalnog zakona, pa svoje postavke potvrdite s pravnim savjetnikom. Pogledajte naš vodič kroz direktivu.
Kako da počnemo?
Office Hero vam pri postavljanju aplikacije HR Hero daje link za prijave vaše kompanije. Objavite ga tamo gdje će ga pronaći vaši ljudi i poslovni partneri, npr. na intranetu i web stranici, i dodijelite zaduženim licima dozvole za prijave nepravilnosti.
Koji paket uključuje kanal?
HR Hero Professional, po cijeni od 4,90 € po uposleniku mjesečno, uključuje kanal za prijavu nepravilnosti. Cijeli paket pogledajte na stranici s cijenama.
Pogledajte put prijave od javne stranice do zatvaranja
Zakažite demo i s vama ćemo podnijeti probnu prijavu i obraditi je u aplikaciji HR Hero.