Canal de denuncias
Software de canal de denuncias diseñado en torno a la Directiva (UE) 2019/1937
HR Hero ofrece a su empresa un canal confidencial para comunicar irregularidades: una página pública en la que cualquier persona puede informar de forma anónima, una bandeja de casos para sus gestores designados y un registro con detección de manipulaciones de cada envío, asignación, cambio de estado y acuse de recibo. El plazo de 7 días para acusar recibo de una comunicación se controla en la bandeja.
El canal de denuncias forma parte de HR Hero Professional, por 4,90 € por empleado al mes.
01Cómo funciona
De la primera comunicación a un registro del caso verificado
Página pública del canal
Una página para comunicar irregularidades sin necesidad de cuenta
Su empresa obtiene su propio enlace del canal en Office Hero Connect. Cualquier persona puede usarlo, de forma anónima por defecto: elige una categoría, describe lo ocurrido en un máximo de 1000 caracteres y recibe un número de referencia. Después, puede generar una frase de contraseña de cuatro palabras, que solo se muestra una vez, para consultar el estado de su comunicación.
- Cinco categorías: acoso, fraude, seguridad y salud, discriminación y otros
- El personal puede indicar su ID de empleado; las demás personas informan de forma anónima
- Como máximo tres comunicaciones aceptadas por hora desde una misma dirección de red, para evitar abusos
Gestión de casos
Gestión de casos, de la recepción al cierre
Los gestores designados ven cada comunicación en HR Hero, le asignan compañeros y acusan recibo. Un caso pasa de recibido a en revisión, en investigación y cerrado, y el gestor puede escribir a un informante anónimo en una conversación de seguimiento privada.
- Un informante identificado con acceso recibe el acuse de recibo por correo electrónico
- En una comunicación anónima, el acuse de recibo genera un token de seguimiento de un solo uso, que el gestor envía al contacto que el informante dejó en la comunicación
- Solo el informante que tiene el token y las personas con permisos del canal de denuncias pueden leer la conversación
Plazos
El plazo de 7 días para el acuse de recibo, controlado en la bandeja
La directiva le pide que acuse recibo de una comunicación en un plazo de siete días y que dé respuesta en un plazo de tres meses. Cada comunicación de la bandeja lleva un distintivo: dentro de los 7 días, fuera de plazo, con 30 días o más, o con acuse de recibo tardío. Cuando una comunicación supera los 7 días sin acuse de recibo, los gestores asignados a ella reciben un recordatorio en la aplicación.
- Filtre la bandeja por estado, categoría y antigüedad
- La fecha del acuse de recibo queda registrada en el caso
- Una comunicación con acuse de recibo posterior a los 7 días se marca como acuse fuera de plazo
Pista de auditoría
Un registro encadenado con hashes que puede verificar
Cada comunicación tiene su propio registro del envío, de cada asignación de gestor, de cada cambio de estado y del acuse de recibo. Cada entrada lleva una huella (hash) de la anterior, así que una entrada modificada o eliminada rompe la cadena. Los gestores pueden verificar una cadena con un clic, y todas las cadenas se comprueban cada noche.
- Cada entrada muestra cuándo ocurrió, quién actuó y qué se hizo
- Leer el registro requiere un permiso propio
02También incluido
Pensado para la gestión confidencial de casos
Formulario interno de comunicación
Cualquier persona con sesión iniciada en HR Hero también puede informar desde la propia aplicación, de forma anónima o con su nombre, que solo pueden ver las personas con permisos del canal de denuncias.
Comunicaciones cifradas
El contenido de las comunicaciones se cifra en reposo con la clave propia de su empresa, protegida a su vez por una clave maestra guardada en HashiCorp Vault.
Permisos separados
Leer los casos, actuar sobre ellos y leer el registro del caso son tres permisos distintos, así que usted decide exactamente quién hace qué.
Plazo de conservación
Las comunicaciones cerradas salen de la bandeja cuando vence el plazo de conservación, contado desde el día en que se recibió la comunicación: 60 meses por defecto, o de 12 a 120 meses según lo configure Office Hero para usted. Un proceso semanal lo hace automáticamente.
Las comunicaciones vencidas se marcan como eliminadas, pero no se borran: el registro cifrado y su historial permanecen en la base de datos.
Calendario de formación de gestores
Vea cuándo recibió cada gestor su última formación, con avisos de «vence pronto» y «vencida» respecto a una actualización cada 90 días.
Office Hero mantiene la lista de gestores por usted, así que el calendario es de solo lectura en HR Hero.
15 idiomas
La página pública del canal de denuncias y HR Hero están disponibles en 15 idiomas.
Lo que el canal no hace
Las comunicaciones se hacen por escrito: HR Hero no tiene línea telefónica ni grabación de voz, y los informantes no pueden adjuntar archivos. No se avisa a nadie cuando llega una comunicación nueva, y una comunicación sin gestor asignado no genera recordatorios, así que revise la bandeja con regularidad y asigne un gestor a cada comunicación nueva. Solo el plazo de 7 días para el acuse de recibo se controla automáticamente; el plazo de tres meses para la respuesta se vigila con los distintivos y el filtro de antigüedad. Corresponde a usted y a su asesor jurídico confirmar si su configuración cumple su legislación nacional.
04Preguntas
Preguntas sobre el canal de denuncias
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Se puede informar de forma anónima?
Sí. La página pública del canal es anónima por defecto y no registra ninguna identidad. Los informantes reciben un número de referencia y pueden crear una frase de contraseña de cuatro palabras para consultar el estado. El formulario no tiene campo de contacto, así que el informante que quiera una conversación bidireccional deja un contacto en la comunicación, como una dirección de correo electrónico anónima, y el gestor le envía allí un token de seguimiento privado.
¿Quién puede usar el canal?
Cualquier persona con el enlace del canal de su empresa, incluidos empleados, antiguos empleados, candidatos a un empleo, contratistas y personal de proveedores, sin necesidad de cuenta. Las comunicaciones con nombre usan un ID de empleado, así que las personas ajenas a su empresa informan de forma anónima.
¿Cómo ayuda HR Hero con los plazos de 7 días y de 3 meses?
Cada comunicación lleva un distintivo para el plazo de 7 días, y los gestores asignados a ella reciben un recordatorio en la aplicación cuando supera los 7 días sin acuse de recibo. No se avisa a nadie cuando llega una comunicación nueva, así que revise la bandeja con regularidad. El plazo de tres meses para la respuesta no tiene recordatorio: use la columna de antigüedad y el filtro «30 días o más» para controlarlo.
¿Cumplimos la directiva con HR Hero?
HR Hero le ofrece un canal de comunicación por escrito, el control del acuse de recibo en 7 días y un registro de cada caso. La información sobre cómo comunicar infracciones a las autoridades, un canal verbal cuando su legislación nacional lo exija y la respuesta en un plazo de tres meses debe organizarlos usted. Sus obligaciones derivan de la legislación nacional, así que confirme su configuración con un asesor jurídico. Consulte nuestra guía de la directiva.
¿Cómo empezamos?
Office Hero le facilita el enlace del canal de su empresa cuando se configura HR Hero. Publíquelo donde su personal y sus socios comerciales puedan encontrarlo, como su intranet y su sitio web, y conceda a sus gestores los permisos del canal de denuncias.
¿Qué paquete incluye el canal?
HR Hero Professional, por 4,90 € por empleado al mes, incluye el canal de denuncias. Consulte los precios para ver el paquete completo.
Vea el recorrido de una comunicación, de la página pública al cierre
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