Política de privacidad

Office Hero desarrolla aplicaciones empresariales: Fleet Hero para la gestión de flotas, HR Hero para el personal y la jornada laboral, Finance Hero para la contabilidad y Office Hero Connect, el portal para empleados, clientes y proveedores. Esta política explica cómo tratamos los datos personales en nuestro sitio web y en estas aplicaciones. Seguimos el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cuando es aplicable, así como la Ley de Protección de Datos Personales de Macedonia del Norte (Diario Oficial núms. 42/2020, 294/2021 y 101/2025), que está armonizada con él.

Quién es el responsable

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, en forma abreviada ОФИС ХИРО ДОО Скопје (OFIS HIRO DOO Skopje en alfabeto latino), es el responsable del tratamiento descrito en esta política, salvo cuando el responsable sea una empresa que utilice nuestras aplicaciones, como se explica en las secciones siguientes. Es una sociedad de responsabilidad limitada (DOO) inscrita en Macedonia del Norte, con número de registro mercantil (EMBS) 7901305, número de identificación fiscal (EDB) 4043025542679 y domicilio social en Jani Lukrovski 4A, local 86, Gazi Baba, Skopje. En esta política, «Office Hero» y «nosotros» designan a ОФИС ХИРО ДОО Скопје, que también publica las aplicaciones Office Hero Manager, Office Hero Connect y Office Hero Track. Para cualquier pregunta sobre datos personales, escriba a [email protected].

Qué abarca esta política

• El sitio web officehero.io, con sus formularios de contacto y de demo.
• Las aplicaciones web Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) y Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Las aplicaciones móviles y de TV Office Hero Manager, Office Hero Connect y Office Hero Track para Android TV. Están en fase de pruebas y todavía no están disponibles en las tiendas de aplicaciones.
• Nuestra relación con los clientes: ofertas, contratos, facturas y soporte.

Nuestros datos y los datos de su empresa

Cuando decidimos nosotros. En el caso del sitio web, de las ofertas, los contratos, las facturas y el soporte, y de las cuentas de usuario que dan acceso a las aplicaciones, Office Hero decide para qué y cómo se tratan los datos personales. En estos casos, somos el responsable del tratamiento.

Cuando decide su empresa. Los datos que una empresa registra en las aplicaciones, como sus vehículos y sus posiciones, las fichas de los empleados, las facturas, los mensajes de chat y los archivos, se tratan por cuenta de esa empresa y siguiendo sus instrucciones. La empresa, nuestro cliente, es el responsable del tratamiento, y Office Hero es su encargado del tratamiento. Ofrecemos a cada cliente un contrato de encargo del tratamiento y utilizamos estos datos únicamente para prestar los servicios a esa empresa.

Si utiliza las aplicaciones porque su empleador o un socio comercial le ha dado acceso, diríjase primero a esa empresa para cualquier cuestión sobre sus datos. Si nos escribe a nosotros, remitimos su solicitud a la empresa y la ayudamos a responder.

El sitio web

El sitio web funciona en un servidor de Contabo GmbH, una empresa alemana de alojamiento web, en su centro de datos de Francia. Las visitas al sitio web pasan por Cloudflare, Inc., que entrega las páginas con rapidez y bloquea los ataques. Ambas empresas tratan datos técnicos, como su dirección IP, su navegador, la página solicitada y la hora, para mostrarle la página y mantener la seguridad del sitio. Cloudflare también puede recibir un informe técnico de su navegador cuando una página no se carga.

El sitio web no instala cookies propias ni utiliza herramientas de analítica, de publicidad o de redes sociales. Sus fuentes tipográficas e iconos se sirven desde nuestro propio servidor. Solo cuando Cloudflare tiene que comprobar que una visita no es un ataque puede instalar una cookie de seguridad de corta duración para esa comprobación.

El almacenamiento local de su navegador recuerda el idioma que ha elegido y si ha cerrado el aviso de idioma. Esta información permanece en su dispositivo, no se nos envía y puede borrarla en su navegador en cualquier momento.

Formularios de contacto y de demo

Cuando envía un formulario, guardamos lo que ha introducido: el tema, su nombre, su dirección de correo electrónico, la empresa, el número de teléfono, el tamaño de la empresa, el número de vehículos, los productos que le interesan, su mensaje y su confirmación en la casilla de verificación. También guardamos la página y el idioma que utilizó, y la hora. Para limitar los abusos, conservamos un hash con clave de su dirección IP en lugar de la propia dirección, y contamos los envíos desde su red durante una hora, también en forma de hash.

El envío se guarda en la base de datos del sitio web, donde lo lee nuestro equipo. Lo utilizamos únicamente para responderle y para dar seguimiento a su solicitud, por ejemplo, para organizar una demo o enviarle una oferta. Cuando solicita una demo o una oferta, la base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales a petición suya. Para otras preguntas, es nuestro interés legítimo en responder a las personas que nos escriben. Con la casilla del formulario, usted confirma que está de acuerdo con este uso de sus datos, tal como se describe en esta política. Puede pedirnos en cualquier momento que dejemos de utilizar sus datos y que los eliminemos escribiendo a [email protected].

Conservamos cada consulta mientras la necesitemos para responderle y darle seguimiento. Si se convierte en cliente, pasa a formar parte de nuestros registros de clientes. Puede pedirnos que la eliminemos en cualquier momento.

Correos electrónicos que nos envía

Los correos electrónicos que envía a una dirección @officehero.io llegan a los buzones de nuestro equipo a través del servicio de enrutamiento de correo electrónico de Cloudflare. Los utilizamos para responderle y los conservamos mientras lo requiera la conversación, o durante más tiempo cuando la normativa contable u otras leyes lo exijan.

Clientes y soporte

Para las ofertas, los contratos y las facturas, tratamos los datos de las empresas de nuestros clientes y los nombres, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono de las personas con las que nos relacionamos. Cuando pide ayuda a nuestro equipo de soporte, por correo electrónico, con un ticket en Office Hero Connect o desde el centro de ayuda de Office Hero Manager, utilizamos su mensaje y sus datos de contacto para ayudarle, y solo consultamos los datos de la cuenta de su empresa cuando la solicitud lo requiere.

Cuentas en las aplicaciones

Para darle acceso a las aplicaciones, tratamos su nombre, su dirección de correo electrónico, su número de teléfono si se ha facilitado, su rol y sus permisos, las empresas a las que pertenece y su configuración personal, como el idioma, la zona horaria, el tema, las opciones del mapa y las preferencias de notificación. Su contraseña solo se guarda como hash unidireccional (Argon2id). Si inicia sesión con una aplicación de autenticación, guardamos el secreto que esta utiliza y sus códigos de recuperación.

En cada inicio de sesión registramos la dirección IP, el navegador o el dispositivo, y cuándo empezó la sesión y cuándo se utilizó por última vez. Los administradores de su empresa pueden ver los inicios de sesión de la empresa, y en Office Hero Connect y Office Hero Manager usted puede ver sus propios dispositivos y cerrar la sesión en ellos. Las sesiones terminan tras 30 días sin uso y, como máximo, a los 90 días.

Las acciones relevantes para la seguridad, como añadir usuarios, cambiar roles o modificar la configuración, se anotan en un registro de auditoría que recoge quién hizo qué, cuándo, y desde qué dirección IP y qué navegador. Cada entrada está enlazada con la anterior para que se pueda detectar cualquier manipulación, y las entradas se conservan 7 años y después se eliminan.

Qué tratan las aplicaciones para su empresa

Lo que registra una empresa depende de las aplicaciones y las funciones que utiliza. Las listas siguientes muestran los datos personales que pueden contener las aplicaciones. La empresa decide qué registra y quién dentro de la empresa puede verlo.

Fleet Hero

• Vehículos: matrícula, VIN, especificaciones, fotos, documentos, costes, registros de combustible, mantenimiento y seguros.
• Localizadores y tarjetas SIM: números de los dispositivos y de las tarjetas SIM.
• Posiciones y lecturas: ubicación, velocidad, rumbo y hora; lecturas como el encendido, el kilometraje, el nivel de combustible, los datos del motor y los códigos de avería; y los trayectos, las paradas y las entradas y salidas de zonas que se calculan a partir de ellas.
• Conductores: nombre, datos de contacto, número del permiso de conducir, categorías y fecha de caducidad, fecha de caducidad del certificado de aptitud profesional del conductor (CAP), número de la tarjeta de tacógrafo, los vehículos y las rutas planificadas que se les asignan y cuándo, y recordatorios, por ejemplo, cuando caduca un permiso o una tarjeta de tacógrafo.
• Datos del tacógrafo: a partir de los localizadores conectados al tacógrafo, las tarjetas de conductor y de segundo conductor insertadas en el tacógrafo y sus tiempos de conducción y de descanso.
• Alertas: las alertas que configura la empresa, por ejemplo, cuando un vehículo supera una velocidad o entra en una zona, y quién las recibió.

Modo privado. Mientras el seguimiento de un vehículo está en pausa, sus posiciones se descartan en cuanto llegan y nunca se almacenan. Solo se contabiliza la distancia recorrida, y cada pausa queda registrada.

Enlaces de ubicación en tiempo real. Quien tenga un enlace ve el nombre del vehículo, la empresa que lo ha compartido, la posición y la velocidad del vehículo y su ruta reciente, pero nunca la ruta anterior a la creación del enlace. Un enlace funciona hasta que caduca, como máximo a los 7 días, o hasta que la empresa lo desactiva. La página no muestra al conductor y los buscadores no la indexan.

Si la empresa envía alertas a sus propios sistemas mediante webhooks, los datos de las alertas van a las direcciones que elija la empresa. Una empresa que hace seguimiento de los vehículos que conducen sus empleados debe informarles y necesita una base jurídica; nuestra guía sobre el seguimiento GPS y la privacidad de los empleados explica lo que esto supone.

HR Hero

• Fichas de los empleados: nombre, datos de contacto, fecha de nacimiento, número de documento de identidad, domicilio, contacto de emergencia, cuenta bancaria, género, estado civil, nacionalidad, puesto, departamento, responsable y fecha de incorporación.
• Contratos y retribución: condiciones del contrato, salario y nóminas.
• Jornada laboral: horas de fichaje de entrada y de salida, con el dispositivo y la dirección de red utilizados, turnos, partes de horas y ausencias. Las bajas por enfermedad pueden revelar información sobre la salud.
• Documentos: documentos de RR. HH. y confirmaciones de recepción o de firma, con la hora y la dirección IP.
• Desarrollo profesional: evaluaciones del desempeño, objetivos, comentarios, formación, certificaciones y competencias.
• Selección de personal: datos de contacto de los candidatos, currículos, empleo actual, experiencia, expectativas salariales, enlaces a perfiles, cartas de presentación y valoraciones de las entrevistas.
• Transparencia retributiva: comparaciones de la retribución de mujeres y hombres, para los informes sobre la brecha salarial.

Canal de denuncias. Cualquier persona puede comunicar una irregularidad a través de la página del canal de denuncias de una empresa, de forma anónima si lo desea. La comunicación en sí se almacena cifrada y sin la dirección IP del informante, y la página del canal no instala ninguna cookie. Para limitar los abusos, nuestros servidores cuentan durante una hora las comunicaciones por dirección IP. Como todas las páginas de nuestras aplicaciones web, la página del canal carga fuentes tipográficas desde los servidores de Google, y los registros técnicos de nuestros servidores anotan la dirección IP y el navegador de cada petición, incluida la que envía una comunicación.

En HR Hero, solo pueden leer las comunicaciones las personas a las que la empresa permite gestionarlas, como sus administradores y sus responsables de cumplimiento normativo. Nuestro personal también puede abrir las comunicaciones en nuestra consola de administración, pero solo por los motivos de acceso del personal que se indican más abajo. Las comunicaciones cerradas se retiran de las aplicaciones una vez transcurrido el plazo de conservación que se describe más abajo.

Finance Hero

• Clientes y proveedores: nombres, personas de contacto, direcciones postales, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, números de IVA y datos bancarios.
• Ventas y compras: presupuestos, pedidos, facturas, facturas rectificativas, facturas de proveedor y pagos, así como los resúmenes de factura enviados por correo electrónico a los clientes.
• Extractos bancarios: los movimientos de los extractos que importa una empresa, incluidos los nombres y las cuentas de las contrapartes.
• Gastos: notas de gastos con sus justificantes, y el origen, el destino y la distancia de los gastos de kilometraje.

Office Hero Connect

Los empleados utilizan Connect para su propia jornada laboral, sus ausencias, su horario, sus nóminas, sus documentos, su formación y sus objetivos. Cuando un empleado confirma la recepción de una nómina, se registran el nombre que escribe, la hora, la dirección IP y el dispositivo. Los datos bancarios se almacenan cifrados, y para cambiarlos hay que volver a introducir la contraseña. Los clientes y proveedores solo ven sus propios saldos y facturas. Los tickets de soporte abiertos en Connect los responde el equipo de soporte de Office Hero.

Chat del equipo y archivos

El chat almacena los mensajes y las reacciones, las fotos, los archivos y los mensajes de voz enviados desde Office Hero Manager, y las denuncias y los bloqueos que hacen las personas. De forma predeterminada, los mensajes se almacenan cifrados con la clave propia de la empresa. Una conversación se almacena sin este cifrado solo si se configuró como «Sin cifrado en reposo» antes de su primer mensaje. Es posible que algunos mensajes antiguos, enviados antes de octubre de 2026, todavía no estén almacenados con este cifrado. Nuestros servidores descifran los mensajes para mostrarlos a las personas de la conversación. Una empresa puede fijar durante cuánto tiempo conserva sus mensajes cada canal.

Los administradores de la empresa revisan las denuncias. Cuando alguien denuncia un mensaje, a una persona o una conversación, los administradores ven la denuncia y quién la hizo, el mensaje denunciado, y los miembros de la conversación y sus mensajes más recientes hasta el momento de la denuncia. También pueden ver quién ha bloqueado a quién. A la persona denunciada no se le comunica quién la ha denunciado.

Cada archivo subido se analiza en busca de malware en nuestros propios servidores antes de que nadie pueda descargarlo, y los enlaces de descarga caducan a los 15 minutos. Los archivos se almacenan en Cloudflare R2.

Las aplicaciones móviles y de TV

Las aplicaciones móviles utilizan la ubicación, la cámara, las fotos o el micrófono de su teléfono solo para las funciones que se indican a continuación, y solo después de que usted lo permita. Puede retirar el acceso en cualquier momento en los ajustes de su teléfono.

• Ubicación (Office Hero Manager, solo mientras la aplicación está abierta): si lo permite, su posición se envía junto con un fichaje de entrada o de salida, para que su empleador pueda confirmar que se hizo en el lugar de trabajo. Cuando muestra su propia posición en el mapa, esto ocurre en su teléfono, y esa posición no se nos envía. La aplicación nunca utiliza su ubicación en segundo plano.
• Cámara y fotos: para escanear el VIN de un vehículo y para hacer o elegir fotos de justificantes, incidencias del vehículo, documentos y archivos adjuntos del chat. Cuando escanea un VIN, solo se conserva el VIN, nunca la imagen. Las aplicaciones solo pueden ver las fotos que usted selecciona.
• Micrófono (Office Hero Manager): para grabar los mensajes de voz que decida enviar.
• Face ID y huella dactilar (Office Hero Manager): su teléfono los comprueba para desbloquear la aplicación. Nunca recibimos datos biométricos.
• Notificaciones: si las permite, guardamos un token de su dispositivo y enviamos las notificaciones, incluido su texto, a través del servicio de notificaciones de Apple o de Google.
• Almacenamiento en el teléfono: los tokens de inicio de sesión se guardan en el almacenamiento seguro del teléfono, y los fichajes hechos sin cobertura se quedan en el teléfono hasta que se pueden enviar.

Office Hero Manager muestra los mapas con Apple Maps en iPhone y iPad, salvo que usted elija Google Maps, y con Google Maps en Android. El SDK de Google Maps forma parte de la aplicación en ambos sistemas y se inicia con ella, por lo que Google recibe las solicitudes de mapas y, conforme a sus propias condiciones, identificadores del dispositivo y datos sobre el uso, el rendimiento y los fallos. En Android, el escáner de VIN utiliza ML Kit de Google: la imagen de la cámara se lee en el teléfono y no se envía, pero Google recibe datos técnicos como el modelo del dispositivo, la versión de la aplicación y un identificador de instalación. Las aplicaciones no muestran publicidad y no utilizamos en ellas servicios de analítica ni de notificación de fallos.

Office Hero Track no pide ningún permiso en el televisor. Se vincula con un código corto, recibe su propio token de acceso y muestra solo los vehículos de los grupos elegidos para él, con sus matrículas y, en los detalles de un vehículo, el nombre de su conductor. Solo conserva las posiciones de los vehículos en su memoria mientras muestra el mapa. Cuando la empresa revoca un televisor, este elimina su token de acceso y sus datos de vinculación, borra los datos de la flota de su memoria y vuelve a la pantalla de vinculación.

Cookies y tecnologías similares

Las aplicaciones web utilizan cookies que mantienen su sesión iniciada y una que recuerda su idioma durante un año. Su navegador también guarda algunos ajustes, como el idioma y las columnas que ha elegido en las listas, en su almacenamiento local. Las aplicaciones necesitan estas cookies y estos ajustes para funcionar, y ninguno de ellos se utiliza con fines publicitarios ni de analítica. El propio sitio web no instala cookies, como se ha explicado más arriba.

Dónde se almacenan los datos y quién nos ayuda

Las aplicaciones y sus bases de datos funcionan en servidores que gestionamos en Skopie (Macedonia del Norte). El cálculo de rutas por carretera, el análisis de malware y el almacén seguro que guarda las claves de cifrado también funcionan en nuestros propios servidores. Nuestro personal solo accede a los datos de una empresa cuando es necesario para poner en marcha y prestar el servicio, configurar los localizadores, atender una solicitud de soporte o mantener la seguridad del servicio.

Utilizamos los servicios de las siguientes empresas, que, por tanto, reciben datos personales:

• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos) almacena los archivos subidos y las copias de seguridad de las bases de datos, protege el sitio web y reenvía los correos electrónicos enviados a nuestras direcciones.
• Contabo GmbH (Alemania) aloja el sitio web y las consultas enviadas a través de sus formularios, en un servidor situado en Francia.
• Mailtrap, gestionado por Railsware Products Studio LLC (Estados Unidos), entrega los correos electrónicos que envían las aplicaciones, como invitaciones, códigos de inicio de sesión, restablecimientos de contraseña, alertas, informes y resúmenes de facturas. Recibe la dirección del destinatario y el contenido de cada correo electrónico.
• Google LLC (Estados Unidos) proporciona las fuentes tipográficas de las aplicaciones web, que su navegador carga desde los servidores de Google, por lo que Google recibe su dirección IP. En Office Hero Manager, Google proporciona el SDK de Google Maps y, en Android, el escáner de códigos de barras de ML Kit. Firebase Cloud Messaging de Google entrega las notificaciones a los teléfonos Android mediante un token de notificación y un identificador de instalación de Firebase.
• Apple Inc. (Estados Unidos) proporciona Apple Maps en Office Hero Manager y entrega las notificaciones a los iPhone y iPad.
• La OpenStreetMap Foundation (Reino Unido) proporciona el mapa base de OpenStreetMap de las aplicaciones web. Su navegador carga directamente sus imágenes de mapa, por lo que la fundación recibe su dirección IP y la zona del mapa que usted ve, lo que puede indicar aproximadamente dónde están los vehículos que consulta, pero no los nombres de los vehículos ni datos personales. Cuando busca una dirección al planificar una ruta en Office Hero Manager, nuestros servidores la consultan en su servicio Nominatim y solo envían la dirección o el punto.
• OpenFreeMap, gestionado por Hyperknot Software Kft. (Hungría), proporciona los mapas callejero y oscuro de las pantallas de Office Hero Track, por lo que recibe la dirección IP del televisor y la zona del mapa que se muestra.
• 1NCE GmbH (Alemania) proporciona las tarjetas SIM y los datos móviles de los localizadores que suministramos. Los datos de los localizadores viajan por su red hasta nuestros servidores.

En las aplicaciones web y en Office Hero Track, las imágenes de los mapas de carreteras, satélite y tráfico de Google le llegan a través de nuestros propios servidores, por lo que Google no recibe su dirección IP al cargarlas. Si decide abrir una ubicación en Google Maps, Apple Maps u OpenStreetMap desde las aplicaciones, ese servicio recibe la ubicación. Descargamos los tipos de cambio del Banco Central Europeo y del Banco Nacional de la República de Macedonia del Norte; no se les envía nada sobre usted.

No vendemos datos personales ni los utilizamos con fines publicitarios. Solo los comunicamos a las autoridades cuando la ley nos obliga a ello.

Transferencias fuera de Macedonia del Norte y de la UE

Macedonia del Norte no es miembro de la Unión Europea. Algunas de las empresas mencionadas están en la UE, una está en el Reino Unido y otras en Estados Unidos, y también pueden tratar datos en otros países. Cuando la ley exige garantías para estas transferencias, nos basamos en las garantías que ofrece el proveedor, como su certificación conforme al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o las cláusulas contractuales tipo. Si su empresa está en la UE, las normas del RGPD sobre transferencias a países de fuera de la UE también se aplican a su uso de nuestros servidores de Skopie. Escríbanos si necesita más información.

Las bases jurídicas

• Contrato (artículo 6.1.b del RGPD): para prestar los servicios a nuestros clientes y para responder a las solicitudes de demo o de oferta.
• Intereses legítimos (artículo 6.1.f): para responder a las preguntas que nos envían, gestionar las cuentas de usuario, mantener la seguridad del sitio web y de las aplicaciones, evitar abusos, corregir errores y mejorar los servicios, y mantener el contacto con las personas con las que nos relacionamos en nuestros clientes.
• Obligaciones legales (artículo 6.1.c): para llevar los registros contables y fiscales y atender los requerimientos legales de las autoridades.
• Consentimiento (artículo 6.1.a): solo cuando se lo pedimos. Puede retirarlo en cualquier momento.

Además, su teléfono le pide permiso antes de que una aplicación utilice su ubicación, su cámara o su micrófono, o le envíe notificaciones. Para los datos que una empresa registra en las aplicaciones, es la empresa la que elige la base jurídica y la que responde de ella. La Ley de Protección de Datos Personales de Macedonia del Norte prevé las mismas bases jurídicas.

Cuánto tiempo conservamos los datos

• Consultas del sitio web: mientras las necesitemos para responderle y darle seguimiento, o hasta que nos pida que las eliminemos. Después, pueden seguir existiendo durante un tiempo en las copias de seguridad diarias del sitio web, hasta que esas copias se sustituyan.
• Los datos de una empresa en las aplicaciones: mientras la empresa utilice los servicios. Cuando termina el contrato, la empresa puede exportar sus datos durante 30 días, y después los eliminamos.
• Historial de seguimiento: no se elimina automáticamente tras un plazo fijo, sino que se conserva mientras la empresa mantenga su cuenta, salvo que la empresa nos pida eliminarlo antes. Las posiciones enviadas durante una pausa de privacidad nunca se almacenan.
• Mensajes de chat: durante el plazo que la empresa fije para cada canal y, si no lo fija, mientras la empresa mantenga su cuenta. Un mensaje eliminado, por su autor o al final de ese plazo, se borra definitivamente transcurridos 90 días.
• Comunicaciones del canal de denuncias: una comunicación cerrada se retira de las aplicaciones 5 años después de su recepción, o tras otro plazo de entre 1 y 10 años si la empresa lo solicita. La empresa también puede pedirnos que no retiremos las comunicaciones automáticamente. Una comunicación retirada permanece en la base de datos de la empresa, con su contenido todavía cifrado, para que se pueda seguir demostrando cómo se gestionó el caso, mientras la empresa mantenga su cuenta.
• Informes enviados por correo electrónico: la copia en PDF que se guarda para el envío se elimina a los 7 días.
• Registros de inicio de sesión: una sesión caduca tras 30 días sin uso y, como máximo, a los 90 días, y cerrar la sesión la termina de inmediato. Su registro, con la dirección IP y el dispositivo, se elimina en un plazo aproximado de 60 días desde el último uso de la sesión, y de inmediato si se elimina su cuenta.
• Tokens de notificación: hasta que cierre la sesión, el token deje de funcionar o se elimine su cuenta.
• Registro de auditoría: 7 años; después se elimina.
• Copias de seguridad de las bases de datos de las aplicaciones: 30 días. Los campos sensibles siguen cifrados dentro de las copias de seguridad.
• Nuestros contratos y facturas: durante el tiempo que exijan las leyes contables y fiscales.
• Registros técnicos: durante el tiempo necesario para mantener la seguridad de los servicios e investigar errores.

Cómo protegemos los datos

• Los datos de cada empresa se guardan en su propio esquema de base de datos, y cada petición está vinculada a una única empresa.
• Los datos personales sensibles se cifran (AES-256-GCM) con una clave que pertenece a la empresa: las direcciones de correo electrónico y los teléfonos personales de los empleados, sus fechas de nacimiento, números de documento de identidad, domicilios, contactos de emergencia y cuentas bancarias; los nombres y los datos de contacto de los candidatos; los datos bancarios introducidos en Office Hero Connect; los mensajes de chat (de forma predeterminada) y las comunicaciones del canal de denuncias. Esa clave está protegida por una clave maestra guardada en un almacén seguro en nuestros servidores. Los nombres, los datos de contacto profesionales y los demás campos por los que las aplicaciones buscan y ordenan no se cifran de esta forma.
• Su navegador y nuestras aplicaciones móviles y de TV se conectan a las aplicaciones mediante HTTPS. Los localizadores envían sus datos a nuestros servidores a través de la red móvil, con el protocolo propio del localizador y no mediante HTTPS. Las contraseñas se guardan con Argon2id.
• Los roles y las reglas a nivel de registro deciden quién ve qué vehículos, conductores, empleados y clientes, y el servidor los comprueba en cada petición.
• Los archivos subidos se analizan en busca de malware, y cada noche se comprueba que las nuevas entradas del registro de auditoría no se han manipulado.
• Cada noche se hace una copia de seguridad de las bases de datos, y se ha probado una restauración completa a partir de estas copias.

Ningún sistema es completamente seguro. Si una brecha de seguridad afecta a datos personales, informamos a la empresa afectada sin dilación indebida y, cuando somos el responsable del tratamiento y la ley lo exige, también a la autoridad de control y a las personas afectadas. Nuestra página de seguridad describe estas medidas con más detalle.

Sus derechos

El RGPD y la Ley de Protección de Datos Personales de Macedonia del Norte le reconocen estos derechos:

• Acceso: obtener una copia de sus datos personales e información sobre cómo se tratan.
• Rectificación: pedir que se corrijan los datos erróneos o incompletos.
• Supresión: pedir que se eliminen sus datos cuando ya no haya motivo para conservarlos.
• Limitación: pedir que se limite el tratamiento mientras se resuelve una cuestión sobre él.
• Portabilidad: recibir los datos que nos ha facilitado en un formato de lectura mecánica, o pedir que se envíen a otro proveedor.
• Oposición: oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos.
• Retirada del consentimiento: retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a lo realizado antes.
• Reclamación: presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Para ejercer sus derechos, escriba a [email protected] o a [email protected]. Podemos pedirle que confirme su identidad. Tal como exige la legislación de Macedonia del Norte, rectificamos los datos erróneos en un plazo de 15 días desde su solicitud y, cuando haya que eliminar datos, los eliminamos en un plazo de 30 días. Respondemos a las demás solicitudes en el plazo de un mes; si una solicitud es compleja, la ley permite dos meses más, y le comunicamos dentro del primer mes si los necesitamos y por qué. En el caso de los datos que una empresa registra en las aplicaciones, la empresa decide sobre la solicitud y nosotros la ayudamos.

Eliminar su cuenta. Puede solicitar la eliminación de su cuenta en las aplicaciones (en Office Hero Manager: Cuenta → Eliminar cuenta; en Office Hero Connect: Perfil → Eliminar cuenta; en las aplicaciones web: Mi cuenta) o, sin iniciar sesión, en connect.officehero.io/delete-account. Las empresas con las que trabaja revisan la solicitud, el soporte de Office Hero decide sobre cualquier solicitud que ellas rechacen o no decidan a tiempo, y usted recibe una respuesta en un plazo de 30 días. Cuando se aprueba la solicitud, eliminamos su cuenta: su nombre, su dirección de correo electrónico, su número de teléfono, su contraseña, su configuración de seguridad, sus sesiones y sus dispositivos. Los mensajes, las fotos, los mensajes de voz y los archivos que envió a sus compañeros, los registros de RR. HH. y de finanzas que su empleador debe conservar y los registros de auditoría de seguridad se mantienen durante los plazos descritos más arriba.

Reclamaciones. En Macedonia del Norte, la autoridad de control es la Agencia de Protección de Datos Personales (azlp.mk). Si se encuentra en la UE, también puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país; el Comité Europeo de Protección de Datos publica la lista de estas autoridades. Le agradeceríamos que se dirigiera primero a nosotros, para que podamos intentar resolver su inquietud.

Decisiones automatizadas

Office Hero no toma decisiones sobre las personas basadas únicamente en un tratamiento automatizado. En las aplicaciones, las reglas que define una empresa, como las reglas de alerta o los días de vacaciones asignados, se aplican automáticamente, y la empresa sigue siendo responsable de las decisiones que toma.

Menores

Nuestros servicios están pensados para empresas y organismos públicos, y no se dirigen a menores.

Cambios en esta política

Actualizamos esta política cuando cambian nuestros servicios o la ley. La fecha que figura al final de esta página indica la versión vigente. Antes de que un cambio importante entre en vigor, se lo comunicamos a nuestros clientes por correo electrónico.

Contacto

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, local 86, Gazi Baba, Skopje, Macedonia del Norte. Preguntas sobre datos personales: [email protected]. Ayuda con una cuenta: [email protected].