Cómo elegir un software de gestión de flotas: lista de comprobación para compradores

El software de gestión de flotas se parece mucho de un proveedor a otro: un mapa con vehículos, una lista de alertas, una página de informes. Las diferencias aparecen más tarde, cuando un localizador deja de comunicar datos, un conductor pregunta qué puede ver usted el fin de semana o un informe da una cifra de combustible que nadie sabe explicar. Esta lista de comprobación le ofrece las preguntas que revelan esas diferencias antes de firmar.

Está pensada para propietarios, gestores de flota y jefes de tráfico de flotas pequeñas y medianas de los Balcanes y de la UE, y no menciona a ningún proveedor. Al final damos nuestras propias respuestas para Fleet Hero, incluidos sus límites.

1. Empiece por las tareas, no por las funciones

Anote lo que el software debe hacer cada semana y quién lo hará. Las tareas habituales son:

• Ver dónde está cada vehículo y cuáles están al ralentí, parados o sin comunicar datos.
• Saber dónde estuvo un vehículo un día concreto y quién lo conducía.
• Recibir un aviso cuando algo requiere atención: un vehículo sale de una zona, baja el nivel de combustible o vence una revisión.
• Evitar que los seguros, las matriculaciones, los permisos de conducir y las revisiones caduquen sin que nadie se dé cuenta.
• Dar a los responsables las cifras que piden, sin elaborar hojas de cálculo a mano.
• Cumplir las normas de tiempos de conducción y de tacógrafo que se aplican a sus camiones y furgonetas.

Después, ordénelas por importancia. Con una lista priorizada, una demo resulta mucho más útil que un recorrido por todos los menús.

2. Localizadores e instalación

El software solo puede mostrar lo que envía el localizador. Pregunte qué dispositivos admite el proveedor y qué leerá cada uno en sus vehículos, no en general.

• Los localizadores enchufables se conectan a la toma de diagnóstico (OBD) de coches y furgonetas. Se instalan y se cambian de vehículo con rapidez, y pueden leer datos como el kilometraje cuando el vehículo los ofrece.
• Los localizadores cableados se instalan ocultos y se conectan a la alimentación y al contacto. Son más difíciles de retirar y convienen a los vehículos que permanecen años en la flota.
• Los localizadores con conexión CAN o FMS leen los datos del propio vehículo, como el nivel de combustible, el cuentakilómetros y las cifras del motor, cuando el vehículo lo admite.
• Los localizadores para camiones conectados al tacógrafo pueden mostrar en directo las tarjetas de conductor y el tiempo de conducción, si el software utiliza esos datos.

Pregunte también si compra los localizadores o los paga dentro de la cuota mensual, quién los instala, cuánto cuesta la instalación por vehículo y si la tarjeta SIM y los datos móviles están incluidos. Si ya tiene localizadores, pregunte si puede seguir usándolos y qué hace falta para pasarlos al nuevo sistema.

3. Datos en los que pueda confiar

• Intervalo de actualización: cada cuánto comunica su posición un vehículo en movimiento y si un intervalo más corto cuesta más.
• Historial: cuántos meses de rutas se conservan y qué ocurre con los datos más antiguos.
• Datos desactualizados: cómo muestra el mapa un vehículo que ha dejado de comunicar datos. Un mapa que deja de actualizarse sin avisar induce a error a quienes confían en él.
• Lagunas: qué hace un localizador sin cobertura móvil y si la parte que falta de una ruta llega más tarde o se dibuja como una línea recta.
• Lecturas: si el combustible, el cuentakilómetros y los códigos de avería aparecen con nombres y unidades, o como números sin procesar.

4. Alertas que llegan a las personas adecuadas

Todos los sistemas tienen alertas. Lo importante es si llegan a la persona adecuada, por un canal que funcione hoy.

• Qué tipos de alerta existen y cuáles pueden alimentar sus localizadores. Si una alerta necesita datos que sus localizadores no envían, nunca se activará.
• Qué canales funcionan ya, como las notificaciones en la aplicación, el correo electrónico o un webhook a sus propios sistemas, y cuáles solo están previstos.
• Si puede ver a quién se notificará antes de guardar una regla, y enviar una prueba.
• Si las horas de silencio y los límites de repetición evitan una avalancha de mensajes por la noche.

5. Informes que pueda comprobar

• Qué informes están listos para usar y si se exportan a PDF, Excel y CSV.
• Si los informes pueden enviarse por correo electrónico de forma programada, y a quién.
• Si una cifra indica cómo se midió. El combustible consumido puede proceder del contador del motor, del nivel del depósito o de los repostajes que usted registra, y los resultados difieren.
• Si los datos que faltan se muestran como ausentes o, sin advertirlo, como cero.

6. Tacógrafos y tiempos de conducción

Si tiene camiones, o furgonetas que ahora necesitan tacógrafo para trabajos internacionales, haga tres preguntas por separado, porque las respuestas suelen darse como si fueran una sola:

1. ¿Muestra el sistema datos del tacógrafo en directo, como la tarjeta de conductor y el tiempo de conducción restante, y qué localizadores y tacógrafos hacen falta para ello?
2. ¿Descarga a distancia los archivos de las tarjetas de conductor y de la unidad intravehicular, y con qué frecuencia? Las normas de la UE exigen descargarlos al menos cada 28 días en el caso de las tarjetas de conductor y cada 90 días en el de las unidades intravehiculares.
3. ¿Analiza esos archivos en busca de infracciones, y con qué normas: el Reglamento (CE) n.º 561/2006 o el AETR para los trayectos que discurren en parte fuera de la UE?

Pregunte también si las cifras de tiempo de conducción proceden del propio tacógrafo o se estiman a partir del GPS. Las estimaciones pueden ayudar a planificar, pero no son un registro legal.

7. Coches de empresa y privacidad de los conductores

Localizar un vehículo también localiza a la persona que lo conduce. El Grupo de Trabajo del Artículo 29, formado por las autoridades de protección de datos de la UE, señaló en su dictamen sobre el tratamiento de datos en el trabajo que, cuando se permite el uso privado de un vehículo de empresa, el empleado debería poder, en principio, desactivar la localización durante un tiempo cuando las circunstancias lo justifiquen, por ejemplo para ir al médico, y que es poco probable que localizar un vehículo fuera del horario de trabajo acordado tenga una base jurídica. Además, hay que informar a los conductores de que el vehículo lleva un localizador instalado.

• ¿Puede un conductor o un responsable pausar la localización durante los trayectos privados, y queda registrada cada pausa?
• Durante un trayecto privado, ¿se descartan las posiciones o solo se ocultan en el mapa?
• ¿Puede limitar quién ve qué vehículos y los datos de qué conductores?
• ¿Puede informar a los conductores de qué se registra sobre ellos y durante cuánto tiempo se conserva?

8. Usuarios, roles y seguridad

• ¿Puede crear sus propios roles y limitar cada usuario a determinados vehículos o grupos de vehículos?
• ¿Hay un registro de auditoría de quién cambió qué y cuándo?
• ¿Dónde están los servidores y quién puede acceder a sus datos?
• Si el proveedor menciona una certificación, pida el certificado y su alcance.

9. Idioma y adaptación local

• ¿Puede cada usuario, del jefe de tráfico al conductor, trabajar en su propio idioma, también en alfabeto cirílico o latino cuando haga falta?
• ¿Llegan los PDF y los correos electrónicos a cada destinatario en su idioma?
• ¿Se emiten las facturas con IVA y en la moneda que necesita?
• ¿En qué idiomas y en qué horario se presta el soporte?

10. Precio y condiciones del contrato

Compare el coste total durante todo el contrato, no solo el precio por vehículo que se anuncia.

• Qué incluye el precio mensual: la tarjeta SIM y los datos móviles, los usuarios, el historial, las alertas y los informes.
• Qué funciones corresponden a cada paquete y cuánto cuesta cambiar a uno superior.
• Cuánto cuestan los localizadores, la instalación y la formación, y cuándo se pagan.
• La permanencia mínima, el plazo de preaviso y qué ocurre cuando vende un vehículo.
• Si puede llevarse sus datos cuando se vaya, y en qué formato.

11. Pruébelo con sus propios vehículos

Una demo con datos de ejemplo muestra las pantallas. Una prueba con algunos de sus propios vehículos muestra si llegan de verdad las lecturas que necesita. Antes de decidir:

1. Instale o conecte localizadores en dos o tres vehículos representativos, incluido el más complejo.
2. Compare las lecturas que le interesan, como el nivel de combustible, el cuentakilómetros y los códigos de avería, con el cuadro de instrumentos.
3. Configure las alertas que usaría primero y envíe una prueba de cada una.
4. Genere los informes que piden sus responsables y expórtelos.
5. Pida a un jefe de tráfico y a un conductor que usen el sistema durante una semana, y escuche lo que le dicen.

Preguntas para todos los proveedores

1. ¿Qué localizadores admiten y qué leerá cada uno en nuestros vehículos?
2. ¿Cuáles de las funciones que nos han mostrado están disponibles hoy y cuáles están previstas?
3. ¿Qué canales de alerta funcionan hoy?
4. ¿Cómo muestran sus informes los valores estimados o ausentes?
5. ¿Muestran datos del tacógrafo en directo, descargan los archivos del tacógrafo o los analizan, y cuál de las tres cosas tendríamos nosotros?
6. ¿Cómo funciona en su sistema el uso privado de los coches de empresa?
7. ¿Dónde están sus servidores y quién puede ver nuestros datos?
8. ¿Qué incluye el precio por vehículo y qué se paga aparte?
9. ¿Cómo recuperamos nuestros datos si nos vamos?

Cómo responde Office Hero a estas preguntas

Esta lista de comprobación la hemos escrito nosotros, así que aquí están nuestras propias respuestas para Fleet Hero, la aplicación de gestión de flotas de Office Hero, incluido hasta dónde llega.

• Localizadores: localizadores Teltonika para coches, furgonetas y camiones, configurados por nuestro equipo. Usted compra los localizadores, desde 65 €, y la tarjeta SIM M2M y los datos móviles están incluidos en todos los paquetes.
• Datos: posiciones cada 60, 30 o 10 segundos, según el paquete, y un mapa que indica qué vehículos no están comunicando datos. El historial de ubicaciones todavía no se elimina automáticamente tras un plazo determinado; pídanos que eliminemos el historial que ya no necesite.
• Alertas: 21 tipos de alerta predefinidos, y cada uno indica si sus localizadores envían los datos que necesita. Las alertas llegan a la aplicación y por correo electrónico a los compañeros, y el paquete Business añade webhooks firmados hacia sus propios sistemas.
• Informes: 14 informes predefinidos en PDF, Excel y CSV. En el informe «Resumen de vehículos», las cifras estimadas y las que faltan se marcan como tales.
• Tacógrafos: tarjetas de conductor y tiempo de conducción en directo con un localizador conectado al tacógrafo. Fleet Hero no descarga ni analiza los archivos del tacógrafo.
• Privacidad: una pausa de privacidad que descarta las posiciones en lugar de ocultarlas, con periodos privados que pueden programarse con antelación. De forma predeterminada, solo los administradores y los gestores de flota pueden pausar el registro.
• Idiomas y servidores: 15 idiomas de interfaz, con traducción automática y una revisión por hablantes nativos en curso, y servidores en Skopie (Macedonia del Norte).
• Precio: desde 10,80 € por vehículo al mes, IVA no incluido, con un 10 % de descuento en la facturación anual.
• Sus datos: los informes se exportan a PDF, Excel y CSV, y nuestro equipo prepara una exportación completa de los datos de su empresa si la solicita.

Fleet Hero forma parte de la suite Office Hero, con HR Hero y Finance Hero en la misma cuenta, y cada conductor comparte una única ficha con HR Hero. Compare los paquetes en la página de precios, o reserve una demo y háganos estas preguntas sobre su propia flota.