Kako odabrati softver za upravljanje voznim parkom: kontrolna lista za kupce

Softver za upravljanje voznim parkom kod svih ponuđača izgleda prilično slično: mapa s vozilima, lista upozorenja, stranica s izvještajima. Razlike se pokažu kasnije, kada uređaj za praćenje prestane slati podatke, kada vas vozač pita šta možete vidjeti tokom vikenda ili kada izvještaj pokaže podatak o gorivu koji niko ne može objasniti. Ova kontrolna lista donosi pitanja koja otkrivaju te razlike prije nego što potpišete ugovor.

Namijenjena je vlasnicima, menadžerima voznog parka i dispečerima malih i srednjih voznih parkova na Balkanu i u EU i ne spominje nijednog ponuđača. Na kraju dajemo i vlastite odgovore za Fleet Hero, uključujući njegova ograničenja.

1. Počnite od zadataka, a ne od funkcija

Zapišite šta softver mora raditi svake sedmice i ko će te poslove obavljati. Tipični zadaci su:

• Vidjeti gdje je svako vozilo i koja vozila rade u praznom hodu, stoje ili ne šalju podatke.
• Saznati gdje je vozilo bilo određenog dana i ko ga je vozio.
• Dobiti obavještenje kada nešto traži pažnju: vozilo napusti zonu, nivo goriva padne, dospije servis.
• Spriječiti da osiguranja, registracije, dozvole i servisi isteknu a da to niko ne primijeti.
• Dati menadžerima brojke koje traže, bez ručnog pravljenja tabela.
• Poštovati pravila o vremenu vožnje i tahografima koja važe za vaše kamione i kombije.

Zatim ih poredajte po važnosti. Uz rangiranu listu demonstracija je mnogo korisnija od obilaska svakog menija.

2. Uređaji za praćenje i ugradnja

Softver može prikazati samo ono što uređaj za praćenje pošalje. Pitajte koje uređaje ponuđač podržava i šta će svaki od njih očitavati u vašim vozilima, a ne općenito.

• Priključni uređaji uključuju se u dijagnostičku (OBD) utičnicu automobila i kombija. Brzo se postavljaju i premještaju, a mogu očitavati podatke kao što je kilometraža, ako ih vozilo daje.
• Fiksno ugrađeni uređaji postavljaju se van pogleda i spajaju na napajanje i paljenje. Teže ih je ukloniti i pogodni su za vozila koja godinama ostaju u voznom parku.
• Uređaji s CAN ili FMS priključkom očitavaju vlastite podatke vozila, kao što su nivo goriva, odometar i podaci o motoru, ako vozilo to podržava.
• Uređaji za kamione povezani s tahografom mogu uživo prikazivati vozačke kartice i vrijeme vožnje, ako softver koristi te podatke.

Pitajte i da li uređaje kupujete ili ih plaćate kroz mjesečnu naknadu, ko ih ugrađuje, koliko košta ugradnja po vozilu i da li su SIM kartica i mobilni podaci uključeni. Ako već imate uređaje za praćenje, pitajte da li mogu ostati i šta je potrebno da se prebace na novi sistem.

3. Podaci kojima možete vjerovati

• Interval slanja: koliko često vozilo u pokretu javlja svoju poziciju i da li češće slanje košta više.
• Historija: koliko mjeseci ruta čuvate i šta se dešava sa starijim podacima.
• Zastarjeli podaci: kako mapa prikazuje vozilo koje je prestalo slati podatke. Mapa koja se prestane ažurirati, a to ne kaže, dovodi u zabludu ljude koji se na nju oslanjaju.
• Praznine: šta uređaj za praćenje radi bez mobilnog signala i da li dio rute koji nedostaje stigne kasnije ili se iscrta kao prava linija.
• Očitanja: da li se gorivo, odometar i kodovi grešaka prikazuju s nazivima i jedinicama ili kao sirovi brojevi.

4. Upozorenja koja stižu do pravih ljudi

Svaki sistem ima upozorenja. Važno je da li stižu do prave osobe, putem kanala koji radi danas.

• Koje vrste upozorenja postoje i za koje od njih vaši uređaji mogu slati podatke. Upozorenje kojem trebaju podaci koje vaši uređaji ne šalju nikada se neće aktivirati.
• Koji kanali rade sada, npr. obavještenja u aplikaciji, e-pošta ili webhook prema vašim sistemima, a koji su tek planirani.
• Da li prije nego što sačuvate pravilo možete vidjeti ko će biti obaviješten i poslati probno obavještenje.
• Da li tihi sati i ograničenja ponavljanja sprječavaju poplavu poruka tokom noći.

5. Izvještaji koje možete provjeriti

• Koji su izvještaji spremni za upotrebu i da li se mogu izvesti u PDF, Excel i CSV.
• Da li se izvještaji mogu slati e-poštom po rasporedu i kome.
• Da li uz brojku piše kako je izmjerena. Potrošeno gorivo može se računati prema brojaču motora, nivou u rezervoaru ili točenjima koja unesete, a rezultati se razlikuju.
• Da li se podaci koji nedostaju prikazuju kao nedostajući ili prešutno kao nula.

6. Tahografi i vrijeme vožnje

Ako imate kamione ili kombije kojima sada treba tahograf za međunarodni prijevoz, postavite tri odvojena pitanja, jer se odgovori često daju kao jedan:

1. Da li sistem prikazuje tahografske podatke uživo, kao što su vozačka kartica i preostalo vrijeme vožnje, i koji su uređaji za praćenje i tahografi za to potrebni?
2. Da li daljinski preuzima datoteke s vozačkih kartica i iz jedinica u vozilu i koliko često? Pravila EU zahtijevaju preuzimanje najmanje svakih 28 dana za vozačke kartice i svakih 90 dana za jedinice u vozilu.
3. Da li te datoteke analizira radi otkrivanja prekršaja i po kojim pravilima: po Uredbi (EZ) br. 561/2006 ili po AETR-u za vožnje koje se dijelom odvijaju izvan EU?

Pitajte i da li podaci o vremenu vožnje dolaze iz samog tahografa ili su procijenjeni na osnovu GPS-a. Procjene mogu pomoći u planiranju, ali nisu zakonska evidencija.

7. Službeni automobili i privatnost vozača

Praćenjem vozila prati se i osoba koja ga vozi. Radna grupa iz člana 29, koja je okupljala tijela EU za zaštitu podataka, u svom mišljenju o obradi podataka na radu navela je da bi uposlenik, tamo gdje je dozvoljena privatna upotreba službenog vozila, u načelu trebao moći privremeno isključiti praćenje lokacije kada to okolnosti opravdavaju, na primjer zbog posjete ljekaru, te da praćenje vozila izvan dogovorenog radnog vremena vjerovatno nema pravni osnov. Vozači također moraju biti obaviješteni da je uređaj za praćenje ugrađen.

• Da li vozač ili menadžer mogu pauzirati praćenje za privatne vožnje i da li se svaka pauza bilježi?
• Da li se tokom privatne vožnje pozicije odbacuju ili se samo skrivaju s mape?
• Da li možete ograničiti ko vidi koja vozila i podatke kojih vozača?
• Da li vozačima možete reći šta se o njima bilježi i koliko dugo se to čuva?

8. Korisnici, uloge i sigurnost

• Da li možete kreirati vlastite uloge i svakom korisniku ograničiti pristup na određena vozila ili grupe vozila?
• Da li postoji zapisnik revizije o tome ko je šta i kada promijenio?
• Gdje su serveri i ko može pristupiti vašim podacima?
• Ako ponuđač spominje certifikaciju, zatražite certifikat i njegov obuhvat.

9. Jezik i prilagođenost lokalnim uslovima

• Da li svaki korisnik, od dispečera do vozača, može raditi na svom jeziku, uključujući ćirilicu ili latinicu gdje je potrebno?
• Da li PDF dokumenti i poruke e-pošte stižu do svakog čitaoca na njegovom jeziku?
• Da li se fakture izdaju s PDV-om, u valuti koja vam treba?
• Na kojim jezicima i u koje vrijeme je dostupna podrška?

10. Cijena i ugovorni uslovi

Uporedite ukupni trošak tokom trajanja ugovora, a ne samo istaknutu cijenu po vozilu.

• Šta mjesečna cijena uključuje: SIM karticu i mobilne podatke, korisnike, historiju, upozorenja i izvještaje.
• Koje funkcije pripadaju kojem paketu i koliko košta prelazak na viši paket.
• Koliko koštaju uređaji za praćenje, ugradnja i obuka i kada se plaćaju.
• Minimalno trajanje ugovora, otkazni rok i šta se dešava kada prodate vozilo.
• Da li pri odlasku možete preuzeti svoje podatke i u kojem formatu.

11. Testirajte sistem na vlastitim vozilima

Demonstracija s primjerima podataka pokazuje ekrane. Test na nekoliko vlastitih vozila pokazuje da li očitanja koja trebate zaista stižu. Prije nego što odlučite:

1. Ugradite ili povežite uređaje za praćenje u dva ili tri tipična vozila, uključujući ono najsloženije.
2. Uporedite očitanja koja su vam važna, kao što su nivo goriva, odometar i kodovi grešaka, s onim što pokazuje instrument-tabla vozila.
3. Podesite upozorenja koja biste prva koristili i za svako pošaljite probno obavještenje.
4. Pokrenite izvještaje koje traže vaši menadžeri i izvezite ih.
5. Zamolite jednog dispečera i jednog vozača da sedmicu dana koriste sistem i poslušajte šta kažu.

Pitanja za svakog ponuđača

1. Koje uređaje za praćenje podržavate i šta će svaki od njih očitavati u našim vozilima?
2. Koje su od funkcija koje ste nam pokazali dostupne danas, a koje su planirane?
3. Koji kanali za upozorenja rade danas?
4. Kako vaši izvještaji prikazuju procijenjene ili nedostajuće vrijednosti?
5. Da li prikazujete tahografske podatke uživo, preuzimate tahografske datoteke ili ih analizirate, i šta od toga troje dobijamo?
6. Kako u vašem sistemu funkcioniše privatna upotreba službenih automobila?
7. Gdje su vaši serveri i ko može vidjeti naše podatke?
8. Šta je uključeno u cijenu po vozilu, a šta se dodatno plaća?
9. Kako ćemo preuzeti svoje podatke ako odemo?

Kako Office Hero odgovara na ova pitanja

Ovu kontrolnu listu napisali smo mi, pa evo i naših odgovora za Fleet Hero, aplikaciju Office Hero za upravljanje voznim parkom, uključujući i granice onoga što može.

• Uređaji za praćenje: Teltonika uređaji za automobile, kombije i kamione, koje konfiguriše naš tim. Uređaje kupujete, po cijenama od 65 €, a M2M SIM kartica i mobilni podaci uključeni su u svaki paket.
• Podaci: pozicije svakih 60, 30 ili 10 sekundi, zavisno od paketa, i mapa koja pokazuje koja vozila ne šalju podatke. Historija lokacija još se ne briše automatski nakon određenog perioda; zatražite od nas da uklonimo historiju koja vam više nije potrebna.
• Upozorenja: 21 ugrađena vrsta upozorenja, a uz svaku piše da li vaši uređaji šalju podatke koji su joj potrebni. Upozorenja stižu u aplikaciju i e-poštom kolegama, a paket Business dodaje potpisane webhookove prema vašim sistemima.
• Izvještaji: 14 gotovih izvještaja u formatima PDF, Excel i CSV. U izvještaju „Sažetak vozila“ procijenjene i nedostajuće brojke označene su kao takve.
• Tahografi: vozačke kartice i vrijeme vožnje uživo, uz uređaj za praćenje povezan s tahografom. Fleet Hero ne preuzima i ne analizira tahografske datoteke.
• Privatnost: pauza privatnosti koja pozicije odbacuje umjesto da ih skriva, uz privatne periode koji se mogu zakazati unaprijed. Standardno samo administratori i menadžeri voznog parka mogu pauzirati bilježenje.
• Jezici i serveri: 15 jezika interfejsa, mašinski prevedenih, uz pregled izvornih govornika koji je u toku, te serveri u Skoplju, Sjeverna Makedonija.
• Cijena: od 10,80 € po vozilu mjesečno, bez PDV-a, a uz godišnje plaćanje 10 % niža.
• Vaši podaci: izvještaji se izvoze u PDF, Excel i CSV, a naš tim na zahtjev priprema potpuni izvoz podataka vaše kompanije.

Fleet Hero je dio skupa aplikacija Office Hero, zajedno s HR Hero i Finance Hero na istom korisničkom računu, a svaki vozač ima jedan zapis koji dijeli s HR Hero. Uporedite pakete na stranici s cijenama ili zakažite demo i postavite nam ova pitanja o svom voznom parku.