Come scegliere un software di gestione flotte: la checklist d'acquisto

I software di gestione flotte si somigliano molto da un fornitore all'altro: una mappa con i veicoli, un elenco di avvisi, una pagina di report. Le differenze emergono più tardi, quando un localizzatore smette di trasmettere, un conducente chiede che cosa vede l'azienda nel fine settimana o un report riporta un dato sul carburante che nessuno sa spiegare. Questa checklist raccoglie le domande che fanno emergere quelle differenze prima della firma.

È pensata per titolari, responsabili della flotta e coordinatori di flotte piccole e medie nei Balcani e nell'UE, e non cita alcun fornitore. Alla fine diamo le nostre risposte per Fleet Hero, compresi i suoi limiti.

1. Partire dalle attività, non dalle funzionalità

Annoti le cose che il software deve fare ogni settimana e chi le farà. Le attività tipiche sono:

• Vedere dove si trova ogni veicolo e quali sono al minimo, quali sono fermi e quali non trasmettono.
• Scoprire dove si trovava un veicolo in un determinato giorno e chi lo guidava.
• Essere avvisati quando qualcosa richiede attenzione: un veicolo esce da una zona, il livello del carburante cala, è in scadenza un tagliando.
• Evitare che assicurazioni, immatricolazioni, patenti e tagliandi scadano senza che nessuno se ne accorga.
• Fornire ai responsabili i dati che chiedono, senza costruire fogli di calcolo a mano.
• Rispettare le regole sui tempi di guida e sul tachigrafo che si applicano ai suoi camion e furgoni.

Poi le ordini per importanza. Un elenco con le priorità rende una demo molto più utile di un giro in tutti i menu.

2. Localizzatori e installazione

Il software può mostrare solo ciò che il localizzatore invia. Chieda quali dispositivi supporta il fornitore e che cosa leggerà ciascuno nei suoi veicoli, non in generale.

• I localizzatori plug-in si inseriscono nella presa diagnostica (OBD) di auto e furgoni. Si montano e si spostano rapidamente e possono leggere dati come il chilometraggio, se il veicolo li fornisce.
• I localizzatori cablati vengono installati in posizione nascosta e collegati all'alimentazione e all'accensione. Sono più difficili da rimuovere e sono adatti ai veicoli che restano nella flotta per anni.
• I localizzatori con collegamento CAN o FMS leggono i dati del veicolo stesso, come livello del carburante, contachilometri e valori del motore, se il veicolo lo consente.
• I localizzatori per camion collegati al tachigrafo possono mostrare in tempo reale le carte del conducente e il tempo di guida, se il software usa quei dati.

Chieda anche se i localizzatori si acquistano o si pagano all'interno del canone mensile, chi li installa, quanto costa l'installazione per veicolo e se la scheda SIM e il traffico dati sono inclusi. Se ha già dei localizzatori, chieda se possono restare e che cosa serve per trasferirli.

3. Dati affidabili

• Intervallo di aggiornamento: ogni quanto un veicolo in movimento trasmette la sua posizione e se un intervallo più breve costa di più.
• Storico: per quanti mesi si conservano i percorsi e che cosa succede ai dati più vecchi.
• Dati non aggiornati: come la mappa mostra un veicolo che ha smesso di trasmettere. Una mappa che smette di aggiornarsi senza segnalarlo trae in inganno chi ci fa affidamento.
• Lacune: che cosa fa un localizzatore senza copertura di rete e se la parte mancante di un percorso arriva più tardi o viene disegnata come una linea retta.
• Letture: se carburante, contachilometri e codici di errore compaiono con nomi e unità di misura o come numeri grezzi.

4. Avvisi che raggiungono le persone giuste

Ogni sistema ha gli avvisi. Ciò che conta è se raggiungono la persona giusta, attraverso un canale che funziona già oggi.

• Quali tipi di avviso esistono e quali di questi possono essere alimentati dai suoi localizzatori. Un avviso che richiede dati che i suoi localizzatori non inviano non scatterà mai.
• Quali canali funzionano già oggi, come le notifiche nell'app, l'e-mail o un webhook verso i suoi sistemi, e quali sono solo in programma.
• Se può vedere chi verrà avvisato prima di salvare una regola e se può inviare un test.
• Se le ore di silenzio e i limiti di ripetizione evitano una valanga di messaggi durante la notte.

5. Report verificabili

• Quali report sono pronti all'uso e se si possono esportare in PDF, Excel e CSV.
• Se i report possono essere inviati per e-mail secondo una pianificazione, e a chi.
• Se un dato indica come è stato misurato. Il carburante consumato può provenire dal contatore del motore, dal livello del serbatoio o dai rifornimenti inseriti, e i risultati sono diversi.
• Se i dati mancanti vengono mostrati come mancanti o, senza alcuna indicazione, come zero.

6. Tachigrafi e tempi di guida

Se gestisce camion, o furgoni che ora devono avere un tachigrafo per il lavoro internazionale, faccia tre domande distinte, perché spesso le risposte vengono date come se fossero una sola:

1. Il sistema mostra i dati del tachigrafo in tempo reale, come la carta del conducente e il tempo di guida residuo, e quali localizzatori e tachigrafi servono per farlo?
2. Scarica da remoto i file delle carte del conducente e delle unità di bordo, e con quale frequenza? Le norme UE impongono di scaricare i dati almeno ogni 28 giorni per le carte del conducente e ogni 90 giorni per le unità di bordo.
3. Analizza quei file alla ricerca di infrazioni, e secondo quali norme: il regolamento (CE) n. 561/2006 o l'AETR per i viaggi che si svolgono in parte fuori dall'UE?

Chieda anche se i dati sui tempi di guida provengono dal tachigrafo stesso o sono stimati dal GPS. Le stime possono aiutare nella pianificazione, ma non sono una registrazione con valore legale.

7. Auto aziendali e privacy dei conducenti

Localizzare un veicolo significa localizzare anche la persona che lo guida. Il Gruppo di lavoro Articolo 29, che riuniva le autorità per la protezione dei dati dell'UE, ha affermato nel suo parere sul trattamento dei dati sul posto di lavoro che, quando è consentito l'uso privato di un veicolo aziendale, il dipendente dovrebbe in linea di principio poter disattivare temporaneamente la localizzazione se le circostanze lo giustificano, ad esempio per una visita medica, e che è improbabile che la localizzazione di un veicolo al di fuori dell'orario di lavoro concordato abbia una base giuridica. I conducenti devono inoltre essere informati che è installato un localizzatore.

• Un conducente o un responsabile può sospendere la localizzazione per i viaggi privati, e ogni pausa viene registrata?
• Durante un viaggio privato, le posizioni vengono scartate o solo nascoste dalla mappa?
• Può limitare chi vede quali veicoli e i dati di quali conducenti?
• Può comunicare ai conducenti che cosa viene registrato su di loro e per quanto tempo viene conservato?

8. Utenti, ruoli e sicurezza

• Può creare ruoli propri e limitare ogni utente a determinati veicoli o gruppi di veicoli?
• Esiste un registro di audit che indica chi ha modificato che cosa, e quando?
• Dove si trovano i server e chi può accedere ai suoi dati?
• Se il fornitore cita una certificazione, chieda il certificato e il suo ambito di applicazione.

9. Lingua e adattamento locale

• Ogni utente, dal coordinatore al conducente, può lavorare nella propria lingua, anche in alfabeto cirillico o latino dove necessario?
• I PDF e le e-mail raggiungono ogni lettore nella sua lingua?
• Le fatture vengono emesse con l'IVA, nella valuta di cui ha bisogno?
• In quali lingue e in quali orari è disponibile l'assistenza?

10. Prezzo e condizioni contrattuali

Confronti il costo totale per l'intera durata del contratto, non solo il prezzo di listino per veicolo.

• Che cosa comprende il prezzo mensile: la SIM e il traffico dati, gli utenti, lo storico, gli avvisi e i report.
• Quali funzionalità appartengono a quale pacchetto e quanto costa passare a un pacchetto superiore.
• Quanto costano localizzatori, installazione e formazione, e quando si pagano.
• La durata minima, il periodo di preavviso e che cosa succede quando vende un veicolo.
• Se può portare con sé i suoi dati quando lascia il servizio, e in quale formato.

11. Provarlo sui propri veicoli

Una demo con dati di esempio mostra le schermate. Una prova con alcuni dei suoi veicoli mostra se le letture di cui ha bisogno arrivano davvero. Prima di decidere:

1. Installi o colleghi i localizzatori su due o tre veicoli tipici, compreso il più complesso.
2. Confronti con il cruscotto le letture che le interessano, come livello del carburante, contachilometri e codici di errore.
3. Configuri gli avvisi che userebbe per primi e invii un test per ciascuno.
4. Esegua i report che i suoi responsabili richiedono e li esporti.
5. Chieda a un coordinatore e a un conducente di usare il sistema per una settimana e ascolti che cosa dicono.

Le domande da porre a ogni fornitore

1. Quali localizzatori supportate e che cosa leggerà ciascuno nei nostri veicoli?
2. Quali delle funzionalità che ci avete mostrato sono disponibili oggi e quali sono in programma?
3. Quali canali di avviso funzionano oggi?
4. Come mostrano i vostri report i valori stimati o mancanti?
5. Mostrate i dati del tachigrafo in tempo reale, scaricate i file del tachigrafo o li analizzate, e quale di queste tre cose otteniamo?
6. Come funziona l'uso privato delle auto aziendali nel vostro sistema?
7. Dove si trovano i vostri server e chi può vedere i nostri dati?
8. Che cosa è incluso nel prezzo per veicolo e che cosa costa in più?
9. Come recuperiamo i nostri dati se lasciamo il servizio?

Le risposte di Office Hero a queste domande

Questa checklist l'abbiamo scritta noi, quindi ecco le nostre risposte per Fleet Hero, l'app di gestione flotte di Office Hero, compresi i punti in cui si ferma.

• Localizzatori: localizzatori Teltonika per auto, furgoni e camion, configurati dal nostro team. I localizzatori si acquistano, a partire da 65 €, e la SIM M2M e il traffico dati sono inclusi in ogni pacchetto.
• Dati: posizioni ogni 60, 30 o 10 secondi, a seconda del pacchetto, e una mappa che indica quali veicoli non trasmettono. Lo storico delle posizioni non viene ancora eliminato automaticamente dopo un periodo prestabilito; ci chieda di rimuovere lo storico che non le serve più.
• Avvisi: 21 tipi di avviso predefiniti, ciascuno dei quali indica se i suoi localizzatori inviano i dati necessari. Gli avvisi arrivano nell'app e via e-mail ai colleghi, e il pacchetto Business aggiunge webhook firmati verso i suoi sistemi.
• Report: 14 report pronti all'uso in PDF, Excel e CSV. Nel riepilogo del veicolo, i valori stimati e mancanti sono contrassegnati come tali.
• Tachigrafi: carte del conducente e tempo di guida in tempo reale con un localizzatore collegato al tachigrafo. Fleet Hero non scarica né analizza i file del tachigrafo.
• Privacy: una pausa privacy che scarta le posizioni invece di nasconderle, con periodi privati che si possono prenotare in anticipo. Per impostazione predefinita, solo gli amministratori e i responsabili della flotta possono sospendere la registrazione.
• Lingue e server: 15 lingue dell'interfaccia, tradotte automaticamente, con la revisione da parte di madrelingua in corso, e server a Skopje, in Macedonia del Nord.
• Prezzo: da 10,80 € per veicolo al mese, IVA esclusa, e con la fatturazione annuale il prezzo è inferiore del 10%.
• I suoi dati: i report si esportano in PDF, Excel e CSV, e su richiesta il nostro team prepara un'esportazione completa dei dati della sua azienda.

Fleet Hero fa parte della suite Office Hero, con HR Hero e Finance Hero sullo stesso account, e ogni conducente condivide un'unica scheda con HR Hero. Confronti i pacchetti nella pagina dei prezzi oppure richieda una demo e ci ponga queste domande sulla sua flotta.