La direttiva UE sulla trasparenza retributiva: che cosa devono sapere i datori di lavoro

Che cos'è la direttiva

La direttiva (UE) 2023/970 è stata adottata il 10 maggio 2023 e pubblicata nella Gazzetta ufficiale il 17 maggio 2023. Il suo obiettivo non è nuovo: donne e uomini devono ricevere la stessa retribuzione per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore. La novità della direttiva sta nella trasparenza retributiva e in un'applicazione più rigorosa.

Una direttiva non si applica da sola. Ogni Stato membro doveva far entrare in vigore la propria legge nazionale entro il 7 giugno 2026. La direttiva stabilisce prescrizioni minime, quindi una legge nazionale può andare oltre, ad esempio aggiungendo obblighi o abbassando le soglie dimensionali.

La direttiva si applica ai datori di lavoro del settore pubblico e privato e a tutti i lavoratori con un contratto di lavoro o un rapporto di lavoro. Le sue regole sulla trasparenza retributiva prima dell'assunzione tutelano anche i candidati.

La situazione a ottobre 2026

Il termine è scaduto, ma molti Stati membri erano in ritardo. Una panoramica di giugno 2026 dello studio legale Lewis Silkin contava quattro paesi con la propria legge in vigore entro il 7 giugno: Italia, Lituania, Malta e Slovacchia. La stessa panoramica segnalava leggi parziali in Belgio (solo per il settore pubblico) e in Polonia, e rilevava che la maggior parte degli altri Stati membri aveva avviato, ma non ancora concluso, il proprio iter legislativo.

Finché un paese non adotta la propria legge, i datori di lavoro privati sono in genere vincolati solo dalle norme già in vigore in quel paese. La stessa panoramica osserva che i giudici devono interpretare tali norme in conformità alla direttiva e che i lavoratori dei datori di lavoro pubblici potrebbero invocarne direttamente alcune parti. Verifichi la situazione in ogni paese in cui ha dipendenti, perché le date di decorrenza e i dettagli variano.

Prima dell'assunzione: fasce retributive e nessuna domanda sulle retribuzioni passate

I candidati hanno il diritto di conoscere la retribuzione iniziale, o la relativa fascia, per il posto per cui si candidano. La fascia deve basarsi su criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere, e i candidati devono essere informati anche dell'eventuale contratto collettivo applicabile alla posizione. L'informazione deve arrivare abbastanza presto da consentire una negoziazione equa, ad esempio nell'annuncio di lavoro o prima del colloquio.

• I datori di lavoro non devono chiedere ai candidati informazioni sulle retribuzioni percepite nell'impiego attuale o in quelli precedenti.
• Gli annunci di lavoro e le denominazioni dei posti devono essere neutri sotto il profilo del genere.
• La selezione deve svolgersi in modo non discriminatorio.

Durante il rapporto di lavoro: criteri chiari e diritto di informazione

I datori di lavoro devono rendere facilmente accessibili ai propri lavoratori i criteri usati per determinare la retribuzione, i livelli retributivi e la progressione economica. I criteri devono essere oggettivi e neutri sotto il profilo del genere. Gli Stati membri possono esentare i datori di lavoro con meno di 50 lavoratori dalla parte relativa alla progressione economica.

Ogni lavoratore può chiedere per iscritto il proprio livello retributivo e i livelli retributivi medi delle donne e degli uomini che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. I lavoratori possono presentare la richiesta anche tramite i propri rappresentanti o un organismo per la parità.

• I datori di lavoro devono rispondere entro un termine ragionevole e comunque entro due mesi dalla richiesta.
• Una volta all'anno, i datori di lavoro devono ricordare a tutti i lavoratori questo diritto e spiegare come esercitarlo.
• Non sono ammesse clausole contrattuali che impediscano ai lavoratori di rendere nota la propria retribuzione.
• Le informazioni devono essere fornite in un formato accessibile alle persone con disabilità.

La comunicazione del divario retributivo di genere

I datori di lavoro con 100 o più lavoratori devono comunicare informazioni sul divario retributivo tra donne e uomini nella propria organizzazione. La comunicazione riguarda sette indicatori:

1. il divario retributivo di genere
2. il divario retributivo di genere nelle componenti complementari o variabili, come i bonus
3. il divario retributivo di genere mediano
4. il divario retributivo di genere mediano nelle componenti complementari o variabili
5. la percentuale di donne e di uomini che ricevono componenti complementari o variabili
6. la percentuale di donne e di uomini in ciascun quartile retributivo
7. il divario retributivo di genere per categorie di lavoratori, ripartito in base al salario o stipendio normale di base e alle componenti complementari o variabili

La frequenza della comunicazione dipende dal numero di lavoratori, e ogni comunicazione riguarda l'anno civile precedente:

• 250 o più lavoratori: entro il 7 giugno 2027, poi ogni anno.
• Da 150 a 249 lavoratori: entro il 7 giugno 2027, poi ogni tre anni.
• Da 100 a 149 lavoratori: entro il 7 giugno 2031, poi ogni tre anni.
• Meno di 100 lavoratori: nessun obbligo di comunicazione ai sensi della direttiva, salvo che la legge nazionale ne preveda uno, anche se la comunicazione volontaria è consentita.

La dirigenza deve confermare l'esattezza dei dati dopo aver consultato i rappresentanti dei lavoratori, che possono accedere alla metodologia utilizzata. I sette indicatori vanno all'organismo nazionale di monitoraggio, e il datore di lavoro può pubblicare i primi sei sul proprio sito web. La ripartizione per categorie di lavoratori va a tutti i lavoratori e ai loro rappresentanti, e su richiesta all'ispettorato del lavoro e all'organismo per la parità.

Come si calcola il divario

La direttiva definisce il divario retributivo di genere come la differenza tra i livelli retributivi medi dei lavoratori di sesso femminile e di quelli di sesso maschile, espressa in percentuale del livello retributivo medio dei lavoratori di sesso maschile. Per retribuzione si intende il salario o lo stipendio normale di base o minimo più qualsiasi altro vantaggio, in contanti o in natura, e il livello retributivo è la retribuzione annua lorda con la corrispondente retribuzione oraria lorda. Il divario mediano usa il valore centrale di ciascun gruppo invece della media.

Un semplice esempio: se gli uomini guadagnano in media 20,00 € l'ora e le donne 18,50 €, il divario è (20,00 − 18,50) ÷ 20,00 = 7,5%. In una FAQ che riporta le loro opinioni preliminari, i servizi della Commissione europea affermano che, come punto di partenza, va considerato ogni elemento della retribuzione dei lavoratori impiegati nel periodo e che i contributi del datore di lavoro ai regimi professionali, come i fondi pensione aziendali, vanno sempre inclusi.

La valutazione congiunta delle retribuzioni

Se la comunicazione evidenzia un divario di almeno il 5% in una qualsiasi categoria di lavoratori, il datore di lavoro deve giustificarlo con criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere oppure correggerlo entro sei mesi dalla presentazione della comunicazione. Se non fa né l'una né l'altra cosa, deve effettuare una valutazione congiunta delle retribuzioni insieme ai rappresentanti dei lavoratori.

La valutazione esamina ogni categoria di lavoratori e comprende:

• la percentuale di donne e di uomini in ciascuna categoria, con la loro retribuzione media e le loro componenti complementari o variabili
• eventuali differenze nella retribuzione media e le loro cause, accertate insieme ai rappresentanti dei lavoratori
• la percentuale di donne e di uomini che hanno beneficiato di un miglioramento retributivo al rientro dal congedo di maternità, di paternità, parentale o per i prestatori di assistenza, se durante la loro assenza la retribuzione nella loro categoria è migliorata
• le misure per eliminare le differenze ingiustificate e una valutazione delle misure previste dalle valutazioni precedenti

Il datore di lavoro condivide la valutazione con i lavoratori e i loro rappresentanti e la trasmette all'organismo nazionale di monitoraggio. Le differenze ingiustificate devono poi essere eliminate entro un termine ragionevole, anche rivedendo i sistemi di valutazione e classificazione dei posti di lavoro.

Lavoro di pari valore e categorie di lavoratori

Gran parte della direttiva dipende dal sapere quali lavori hanno pari valore. I datori di lavoro hanno bisogno di strutture retributive che consentano di confrontare il valore del lavoro in base a criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere, concordati con i rappresentanti dei lavoratori, ove presenti. I criteri devono comprendere competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro, e le competenze trasversali pertinenti non devono essere sottovalutate.

I lavoratori che svolgono lo stesso lavoro, o un lavoro diverso ma di pari valore, formano una categoria di lavoratori. Le categorie incidono sulle risposte alle richieste di informazioni, sul settimo indicatore della comunicazione e sulla valutazione congiunta delle retribuzioni. L'Istituto europeo per l'uguaglianza di genere (EIGE) pubblica un toolkit gratuito, passo dopo passo, per la valutazione dei posti di lavoro neutra sotto il profilo del genere, con percorsi e modelli distinti per le organizzazioni micro, per quelle piccole e medie e per quelle grandi.

Applicazione e sanzioni

• Onere della prova: quando un lavoratore presenta fatti che fanno presumere una discriminazione retributiva, spetta al datore di lavoro dimostrare che non c'è stata. Un datore di lavoro che non ha rispettato gli obblighi di trasparenza sostiene comunque tale onere, a meno che l'inadempimento non sia stato chiaramente involontario e di lieve entità.
• Risarcimento: il lavoratore che ha subito una discriminazione retributiva ha diritto al pieno risarcimento, compresi gli arretrati retributivi, i relativi bonus e pagamenti in natura, la perdita di opportunità, il danno immateriale e gli interessi, senza alcun massimale fissato in anticipo.
• Termini di prescrizione: i termini nazionali di prescrizione per le azioni in materia di parità retributiva devono essere di almeno tre anni.
• Sanzioni: gli Stati membri stabiliscono sanzioni effettive, proporzionate e dissuasive, comprese le ammende, con sanzioni specifiche per le violazioni ripetute.
• Appalti pubblici: la legge nazionale può consentire alle amministrazioni aggiudicatrici di escludere i datori di lavoro che violano gli obblighi di trasparenza o che hanno un divario retributivo ingiustificato superiore al 5% in una categoria di lavoratori.
• Tutela: i lavoratori che esercitano i propri diritti in materia di parità retributiva, e le persone che li sostengono, non devono subire un trattamento meno favorevole.

Se la sua azienda ha sede fuori dall'UE

La direttiva vincola gli Stati membri dell'UE e raggiunge i datori di lavoro attraverso la legge nazionale. Un'azienda con sede in Macedonia del Nord, Albania, Serbia o Bosnia-Erzegovina non è quindi coperta direttamente. Le sue controllate nei paesi UE sono datori di lavoro in quei paesi, quindi seguono la legge dello Stato membro in cui impiegano persone.

Un gruppo con società su entrambi i lati del confine può comunque scegliere di preparare gli stessi dati ovunque, in modo che le sue strutture retributive restino confrontabili. Fuori dall'UE è una scelta volontaria, ma facilita la comunicazione se il gruppo si espande o se le norme di un paese cambiano.

Una checklist per il 2026 e il 2027

1. Verifichi quale legge nazionale si applica a ciascuna delle sue società datrici di lavoro e quando decorrono i relativi obblighi.
2. Conti i lavoratori di ciascuna società per conoscere il relativo ciclo di comunicazione e la prima scadenza.
3. Verifichi di poter vedere ogni elemento della retribuzione per lavoratore, compresi bonus, benefit in natura e ore lavorate.
4. Raggruppi i posti di lavoro in categorie di lavoratori secondo criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere, insieme ai rappresentanti dei lavoratori.
5. Metta per iscritto i criteri per la retribuzione e la progressione economica, e li renda facili da trovare per i lavoratori.
6. Decida come i candidati conosceranno la fascia retributiva, ad esempio nell'annuncio di lavoro, ed elimini dai moduli e dai colloqui le domande sulle retribuzioni passate.
7. Predisponga un modo per rispondere alle richieste di informazioni sulle retribuzioni entro due mesi, e ricordi ogni anno questo diritto ai lavoratori.
8. Esegua un calcolo di prova sui dati del 2026, analizzi ogni divario pari o superiore al 5% e pianifichi come colmarlo.

Come può aiutare Office Hero

HR Hero, l'app HR di Office Hero, ha un insieme di strumenti per la trasparenza retributiva costruito attorno alla direttiva. Calcola il divario retributivo di genere medio e mediano e i quartili retributivi, apre una valutazione congiunta delle retribuzioni quando il divario complessivo supera il 5% e genera un report PDF con il divario medio e mediano dell'anno. Tiene inoltre un registro delle fasce retributive per ruolo, controlla nelle candidature le formulazioni in inglese sullo storico retributivo e registra le richieste delle autorità di vigilanza.

Ne conosca anche i limiti. I dati provengono dalla retribuzione lorda delle elaborazioni paghe conservate in HR Hero, che oggi riguardano solo i dipendenti in Macedonia del Nord, Albania e Regno Unito e comprendono solo la retribuzione base. La retribuzione variabile e le categorie di lavoratori non sono coperte, e alle richieste di informazioni sulle retribuzioni ai sensi dell'articolo 7 si risponde al di fuori di HR Hero. La pagina sulla trasparenza retributiva spiega che cosa è incluso.