Sicurezza e protezione dei dati
Sicurezza per i dati della sua azienda: separati, cifrati e con ogni modifica registrata
Office Hero conserva i dati gestionali di ogni azienda in un proprio spazio di database, cifra i dati personali sensibili con una chiave unica per quell'azienda e annota le modifiche amministrative in un registro di audit che rivela se una voce è stata modificata. Le app funzionano su server che gestiamo a Skopje, in Macedonia del Nord.
01Come funziona
Cinque livelli di protezione in ogni app di Office Hero
Le stesse misure valgono in Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero e Office Hero Connect, perché le app funzionano su un'unica piattaforma condivisa.
Isolamento
Ogni azienda nel proprio spazio di database
I dati gestionali di ogni azienda si trovano in un proprio schema PostgreSQL, non solo dietro una colonna «azienda» in tabelle condivise. Ogni richiesta viene associata a una sola azienda prima di leggere qualsiasi dato, e un record che appartiene a un'altra azienda risponde «non trovato», come se non esistesse.
- Uno schema separato per ogni azienda
- Una sola azienda per richiesta, verificata sul server
- Chi lavora per più aziende mantiene un solo accesso e passa dall'una all'altra
Cifratura
Campi sensibili cifrati con una chiave unica per la sua azienda
I dati personali più sensibili vengono memorizzati cifrati con AES-256-GCM, usando una chiave dati unica per la sua azienda e gestita da Office Hero. Questa chiave è a sua volta protetta da una chiave master custodita in HashiCorp Vault, quindi i campi cifrati non possono essere letti da una copia del database.
- E-mail e telefono personali, data di nascita, codice identificativo nazionale, indirizzo e contatto di emergenza dei dipendenti
- Coordinate bancarie in HR Hero e in Office Hero Connect
- Messaggi della chat (cifrati per impostazione predefinita) e segnalazioni whistleblowing
- Ogni valore cifrato è legato alla sua azienda, quindi non può essere decifrato come dato di un'altra azienda
- I nomi dei dipendenti restano leggibili nel database, così gli elenchi e la ricerca possono mostrarli e trovarli
Accessi
Ognuno vede solo ciò che il suo ruolo consente
Parta da 18 ruoli predefiniti, dall'amministratore aziendale e dal coordinatore fino al contabile e al responsabile della protezione dei dati, oppure crei i suoi in una matrice delle autorizzazioni. Le regole sui record stabiliscono poi quali veicoli, conducenti, geozone, dipendenti e clienti può vedere una persona. Il server verifica ogni richiesta e rifiuta tutto ciò che una persona non è autorizzata a fare.
- I diritti Visualizzare, Modificare, Gestire, Approvare ed Esportare per ogni ambito
- Autorizzazioni aggiunte o revocate per una singola persona, oltre a quelle dei ruoli assegnati
- Regole sui record: solo i record elencati, per gruppo, per proprietario, nessuno o tutti
- Impostazioni predefinite adatte al lavoro: i conducenti vedono i propri veicoli, i dipendenti la propria scheda
- Una modifica vale dalla richiesta successiva della persona
Registro di audit
Un registro di chi ha cambiato che cosa, in cui ogni modifica è rilevabile
Le modifiche amministrative finiscono in un registro di audit in cui ogni voce è collegata a quella precedente, quindi una voce modificata o eliminata interrompe la catena. Le voci più recenti vengono verificate ogni notte e tutte le voci sono conservate per 7 anni. Gli amministratori filtrano il registro e vedono l'attività di ogni persona nella sua pagina utente.
- Voci collegate tra loro, con le più recenti verificate ogni notte
- Conservate per 7 anni
- Filtri per intervallo di date nel suo fuso orario, categoria e tipo di evento
- Uno storico delle attività nella pagina di ogni persona
Accesso
Controllo sugli accessi e sulle sessioni
Le password devono avere almeno 12 caratteri, quelle più comuni vengono rifiutate e le password sono memorizzate solo come hash Argon2id. Le sessioni risiedono in cookie protetti del browser e terminano dopo 30 giorni di inutilizzo, o al più tardi dopo 90 giorni. Gli amministratori vedono ogni accesso nell'azienda.
- Un indirizzo e-mail errato e una password errata ricevono la stessa risposta, quindi non si può verificare se un indirizzo è registrato
- Accesso in due passaggi con un'app di autenticazione (oggi per gli utenti del portale; per il personale, con l'app Manager), con codici di recupero
- Limiti di richieste per indirizzo e per persona contro i tentativi di indovinare le password
- Panoramica degli accessi con persona, indirizzo IP, browser, orari e stato
- Gli utenti del portale vedono i propri dispositivi e possono disconnettere uno qualsiasi di essi
02Inoltre
Altre misure di protezione
Ulteriori misure, tra cui una che il nostro team gestisce per lei e una ancora in arrivo.
Scansione antivirus di ogni file caricato
I file vengono analizzati con ClamAV prima che qualcuno possa scaricarli. I file infetti vengono messi in quarantena e, se lo scanner non è disponibile, i file restano in attesa invece di essere rilasciati senza controllo.
HTTPS per ogni app
Ogni indirizzo delle app, da fm.officehero.io a connect.officehero.io, usa HTTPS con certificati Let's Encrypt. Il semplice HTTP viene reindirizzato e ai browser viene indicato di accettare solo HTTPS.
Chiavi in HashiCorp Vault
Le chiavi di cifratura e le credenziali di sistema sono custodite in Vault, che funziona con TLS e dopo un riavvio deve essere sbloccato manualmente.
Backup notturni e testati
Un backup completo del database ogni notte e un archivio continuo delle modifiche, conservati per 30 giorni nell'archiviazione Cloudflare R2. Un ripristino completo da questi backup è stato testato.
L'accesso termina con il rapporto di lavoro
Quando un rapporto di lavoro termina in HR Hero, l'accesso della persona al portale viene rimosso e i suoi inviti aperti vengono ritirati automaticamente. Gli amministratori possono inoltre disattivare, riattivare o rimuovere chiunque in Utenti e accessi.
Eliminazione dell'account su richiesta
Chiunque può chiedere l'eliminazione del proprio account, nelle app o all'indirizzo connect.officehero.io/delete-account. Decidono le aziende a cui appartiene, e la risposta arriva entro 30 giorni.
Meno servizi esterni
I percorsi stradali vengono elaborati dal nostro motore di calcolo dei percorsi e i VIN vengono decodificati sui nostri server, quindi né gli uni né gli altri vengono inviati a un servizio esterno. I riquadri della mappa e del traffico di Google raggiungono il suo browser attraverso i nostri server, mentre la mappa di base OpenStreetMap si carica dai server di OpenStreetMap.
Esportazioni dei dati e richieste GDPR
Su sua richiesta, il nostro team prepara un'esportazione completa dei dati della sua azienda e gestisce le richieste di consultazione o cancellazione dei dati di una persona.
Non esiste ancora una schermata self-service per queste operazioni: le esegue per lei il nostro team dalla nostra console interna.
Accesso unico (single sign-on)
L'accesso con il sistema di gestione delle identità della sua azienda arriverà prossimamente.
Prossimamente
03In cifre
La sicurezza in cifre
- 18 ruoli predefiniti, più quelli che crea lei
- 7 anni di registro di audit conservato, con le nuove voci verificate ogni notte
- 12 caratteri come minimo in ogni password
- 30 giorni di backup notturni del database
Dove si trovano i suoi dati
Le app di Office Hero e i relativi database funzionano su server che gestiamo a Skopje, in Macedonia del Nord, paese che non fa parte dell'Unione europea. I file caricati e i backup dei database sono conservati in Cloudflare R2. Non dichiariamo certificazioni di sicurezza e rispondiamo alle domande che la sua verifica di sicurezza richiede.
05Domande
Le domande sulla sicurezza che ci pongono gli acquirenti
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Dove sono conservati i nostri dati?
Su server che gestiamo a Skopje, in Macedonia del Nord, paese che non fa parte dell'Unione europea. I file caricati e i backup dei database sono conservati nell'archiviazione a oggetti Cloudflare R2.
Altre aziende possono vedere i nostri dati?
No. I dati di ogni azienda si trovano in un proprio schema di database, e un record di un'altra azienda risponde «non trovato», come se non esistesse.
Quali dati sono cifrati?
Il suo browser si collega alle app tramite HTTPS. Nel database, i campi sensibili sono inoltre cifrati con una chiave unica per la sua azienda: recapiti personali, data di nascita, codice identificativo nazionale, indirizzo, contatto di emergenza e coordinate bancarie dei dipendenti, messaggi della chat (per impostazione predefinita) e segnalazioni whistleblowing. I nomi dei dipendenti restano leggibili, perché elenchi e ricerca possano funzionare.
Offrite l'accesso in due passaggi?
Sì: l'accesso in due passaggi con un'app di autenticazione (oggi per gli utenti del portale; per il personale, con l'app Manager), con codici di recupero monouso. Gli amministratori vedono chi lo ha attivato e possono reimpostarlo per una persona. Non esiste ancora una regola aziendale che lo renda obbligatorio per tutti. Office Hero Manager arriverà prossimamente negli app store.
Che cosa succede quando qualcuno lascia l'azienda?
Un amministratore disattiva o rimuove la persona in Utenti e accessi, presente in Fleet Hero, HR Hero e Finance Hero. Quando il rapporto di lavoro termina in HR Hero, il suo accesso a Office Hero Connect viene rimosso automaticamente.
Possiamo esportare i nostri dati?
Sì. I report della flotta si esportano in PDF, Excel o CSV, e gli elenchi di HR Hero e di Finance Hero esportano in CSV le righe selezionate. Per un'esportazione completa dei dati della sua azienda, lo chieda al nostro team e la prepareremo per lei.
Possiamo impostare regole più severe per le password?
Sì, su richiesta. Il nostro team può impostare per la sua azienda una lunghezza minima maggiore e regole sui caratteri, e le regole più severe valgono anche per le password temporanee.
Avete certificazioni di sicurezza?
No, e non ne dichiariamo nessuna. Questa pagina descrive le misure presenti oggi nel software. Per qualsiasi altra informazione necessaria alla sua verifica, scriva a [email protected].
Veda i controlli in un'azienda demo
Le mostreremo i ruoli, le regole sui record, il registro di audit e la modalità privacy, e durante la chiamata risponderemo alle sue domande sulla sicurezza.