Siguria dhe mbrojtja e të dhënave
Siguri për të dhënat e kompanisë suaj: të ndara, të enkriptuara dhe të regjistruara
Office Hero i mban të dhënat e biznesit të çdo kompanie në hapësirën e saj të veçantë në bazën e të dhënave, i enkripton të dhënat personale të ndjeshme me një çelës unik për atë kompani dhe i shkruan ndryshimet administrative në një regjistër auditimi që tregon nëse një shënim është ndryshuar. Aplikacionet funksionojnë në serverë që i administrojmë në Shkup, Maqedoni e Veriut.
01Si funksionon
Pesë shtresa mbrojtjeje në çdo aplikacion të Office Hero
Të njëjtat masa vlejnë në Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero dhe Office Hero Connect, sepse aplikacionet funksionojnë në një platformë të përbashkët.
Izolimi
Çdo kompani në hapësirën e vet në bazën e të dhënave
Të dhënat e biznesit të çdo kompanie ndodhen në skemën e saj PostgreSQL, jo thjesht të ndara me një kolonë kompanie në tabela të përbashkëta. Çdo kërkesë lidhet me saktësisht një kompani para se të lexojë ndonjë të dhënë, dhe një regjistrim që i përket një kompanie tjetër merr përgjigjen “nuk u gjet”, sikur të mos ekzistonte.
- Një skemë e veçantë për çdo kompani
- Një kompani për çdo kërkesë, e kontrolluar në server
- Personat që punojnë për disa kompani përdorin një hyrje të vetme dhe kalojnë nga njëra te tjetra
Enkriptimi
Fushat e ndjeshme, të enkriptuara me një çelës unik për kompaninë tuaj
Të dhënat personale më të ndjeshme ruhen të enkriptuara me AES-256-GCM, me një çelës të dhënash që është unik për kompaninë tuaj dhe që menaxhohet nga Office Hero. Ky çelës mbrohet nga ana e tij nga një çelës kryesor që ruhet në HashiCorp Vault, ndaj fushat e enkriptuara nuk mund të lexohen nga një kopje e bazës së të dhënave.
- Email-i personal i punonjësve, telefoni, data e lindjes, numri personal, adresa dhe kontakti për emergjenca
- Të dhënat e llogarisë bankare në HR Hero dhe në Office Hero Connect
- Mesazhet e bisedës (të enkriptuara si parazgjedhje) dhe sinjalizimet
- Çdo vlerë e enkriptuar lidhet me kompaninë tuaj, ndaj nuk mund të dekriptohet si e dhënë e një kompanie tjetër
- Emrat e punonjësve mbeten të lexueshëm në bazën e të dhënave, që listat dhe kërkimi t’i shfaqin dhe t’i gjejnë
Qasja
Secili sheh vetëm atë që i lejon roli i tij
Filloni nga 18 role të gatshme, nga administratori i kompanisë dhe dispeçeri deri te kontabilisti dhe zyrtari për mbrojtjen e të dhënave, ose ndërtoni rolet tuaja në një matricë lejesh. Më pas, rregullat e qasjes në nivel regjistri përcaktojnë cilat automjete, shoferë, gjeozona, punonjës dhe klientë mund të shohë një person. Serveri kontrollon çdo kërkesë dhe refuzon çdo veprim që personit nuk i lejohet.
- Të drejtat Shiko, Modifiko, Menaxho, Mirato dhe Eksporto për çdo fushë
- Leje shtesë ose të hequra për një person të vetëm, përtej roleve të tij
- Rregullat e qasjes në nivel regjistri: vetëm regjistrimet e listuara, sipas grupit, sipas pronarit, asnjë ose të gjitha
- Parazgjedhje që i përshtaten punës: shoferët shohin automjetet e tyre, punonjësit dosjen e tyre
- Një ndryshim vlen që nga kërkesa e radhës e personit
Gjurma e auditimit
Kush ndryshoi çfarë, në një regjistër që e zbulon çdo ndërhyrje
Ndryshimet administrative shkojnë në një regjistër auditimi ku çdo shënim lidhet me atë para tij, ndaj një shënim i ndryshuar ose i fshirë e këput zinxhirin. Shënimet më të reja kontrollohen çdo natë, dhe të gjitha shënimet ruhen për 7 vjet. Administratorët e filtrojnë regjistrin dhe shohin aktivitetin e çdo personi në faqen e tij të përdoruesit.
- Shënime të lidhura, me më të rejat të kontrolluara çdo natë
- Ruhen për 7 vjet
- Filtra për intervalin e datave në zonën tuaj kohore, për kategorinë dhe për llojin e ngjarjes
- Historiku i aktivitetit në faqen e çdo personi
Hyrja
Kontroll mbi hyrjet dhe sesionet
Fjalëkalimet duhet të kenë të paktën 12 karaktere, fjalëkalimet e zakonshme refuzohen, dhe fjalëkalimet ruhen vetëm si hash-e Argon2id. Sesionet mbahen në cookie të sigurta të shfletuesit dhe mbarojnë pas 30 ditësh pa përdorim, ose më së voni pas 90 ditësh. Administratorët shohin çdo hyrje në kompani.
- Një adresë email e gabuar dhe një fjalëkalim i gabuar marrin të njëjtën përgjigje, ndaj askush nuk mund të provojë cilat adresa ekzistojnë
- Hyrje me dy hapa me një aplikacion vërtetimi (përdoruesit e portalit sot, stafi me aplikacionin Manager), me kode rikuperimi
- Kufij kërkesash për çdo adresë IP dhe për çdo person, kundër hamendësimit të fjalëkalimeve
- Përmbledhje e hyrjeve me personin, adresën IP, shfletuesin, oraret dhe statusin
- Përdoruesit e portalit shohin pajisjet e tyre dhe mund ta mbyllin sesionin në cilëndo prej tyre
02Dhe më shumë
Më shumë masa mbrojtëse
Masa të tjera, përfshirë një që e kryen ekipi ynë për ju dhe një që vjen së shpejti.
Çdo skedar i ngarkuar skanohet për viruse
Skedarët skanohen me ClamAV para se dikush të mund t’i shkarkojë. Skedarët e infektuar vendosen në karantinë, dhe nëse skaneri nuk funksionon, skedarët presin në vend që të lirohen pa u skanuar.
HTTPS për çdo aplikacion
Çdo adresë aplikacioni, nga fm.officehero.io te connect.officehero.io, përdor HTTPS me certifikata Let's Encrypt. HTTP-ja e thjeshtë ridrejtohet, dhe shfletuesve u kërkohet të mos pranojnë asgjë tjetër përveç HTTPS-së.
Çelësat në HashiCorp Vault
Çelësat e enkriptimit dhe kredencialet e sistemit mbahen në Vault, që funksionon me TLS dhe duhet të zhbllokohet me dorë pas çdo rinisjeje.
Kopje rezervë çdo natë, të testuara
Një kopje rezervë e plotë e bazës së të dhënave çdo natë dhe një arkiv i vazhdueshëm i ndryshimeve, të ruajtura për 30 ditë në hapësirën e ruajtjes Cloudflare R2. Një rikthim i plotë nga këto kopje rezervë është testuar.
Qasja mbaron bashkë me punën
Kur një marrëdhënie pune përfundon në HR Hero, qasja e personit në portal hiqet dhe ftesat e tij të hapura tërhiqen automatikisht. Administratorët mund edhe të çaktivizojnë, të riaktivizojnë ose të heqin këdo te Përdoruesit dhe qasja.
Fshirja e llogarisë me kërkesë
Kushdo mund të kërkojë që llogaria e tij të fshihet, në aplikacione ose në connect.officehero.io/delete-account. Vendimin e marrin kompanitë e tij, dhe përgjigjja vjen brenda 30 ditëve.
Më pak shërbime të jashtme
Rrugët në rrjetin rrugor llogariten në motorin tonë të rrugëzimit dhe VIN-et dekodohen në serverët tanë, ndaj asnjëra nuk i dërgohet një shërbimi të jashtëm. Pllakat e hartës dhe të trafikut të Google arrijnë në shfletuesin tuaj përmes serverëve tanë, ndërsa harta bazë OpenStreetMap ngarkohet nga serverët e vetë OpenStreetMap.
Eksportet e të dhënave dhe kërkesat sipas GDPR
Kur e kërkoni, ekipi ynë përgatit një eksport të plotë të të dhënave të kompanisë suaj dhe trajton kërkesat për të parë ose për të fshirë të dhënat e një personi.
Për këto ende nuk ka ekran vetëshërbimi: ekipi ynë i kryen për ju nga konsola jonë e stafit.
Hyrja e njëfishtë (SSO)
Hyrja me sistemin e identitetit të vetë kompanisë suaj vjen së shpejti.
Së shpejti
03Në shifra
Siguria në shifra
- 18 role të gatshme, si dhe role që i krijoni vetë
- 7 vjet gjurmë auditimi të ruajtur, me shënimet e reja të kontrolluara çdo natë
- 12 karaktere të paktën në çdo fjalëkalim
- 30 ditë kopje rezervë të bazës së të dhënave, të bëra çdo natë
Ku ndodhen të dhënat tuaja
Aplikacionet e Office Hero dhe bazat e tyre të të dhënave funksionojnë në serverë që i administrojmë në Shkup, Maqedoni e Veriut, që është jashtë Bashkimit Evropian. Skedarët e ngarkuar dhe kopjet rezervë të bazës së të dhënave ruhen në Cloudflare R2. Nuk pretendojmë të kemi certifikime sigurie, dhe u përgjigjemi pyetjeve që kërkon shqyrtimi juaj i sigurisë.
05Pyetje
Pyetje për sigurinë që bëjnë blerësit
Nuk e gjetët përgjigjen këtu? Na shkruani në [email protected]. Ju përgjigjet një person nga ekipi ynë në Shkup, nga e hëna në të premte, 09:00–17:00 (ora e Evropës Qendrore).
Ku ruhen të dhënat tona?
Në serverë që i administrojmë në Shkup, Maqedoni e Veriut, që është jashtë Bashkimit Evropian. Skedarët e ngarkuar dhe kopjet rezervë të bazës së të dhënave ruhen në hapësirën e ruajtjes së objekteve Cloudflare R2.
A mund t’i shohin kompanitë e tjera të dhënat tona?
Jo. Të dhënat e çdo kompanie ndodhen në skemën e saj të bazës së të dhënave, dhe një regjistrim nga një kompani tjetër merr përgjigjen “nuk u gjet”, sikur të mos ekzistonte.
Cilat të dhëna enkriptohen?
Shfletuesi juaj lidhet me aplikacionet përmes HTTPS. Në bazën e të dhënave, fushat e ndjeshme enkriptohen gjithashtu me një çelës unik për kompaninë tuaj: kontaktet personale të punonjësve, data e lindjes, numri personal, adresa, kontakti për emergjenca dhe të dhënat e llogarisë bankare, mesazhet e bisedës (si parazgjedhje) dhe sinjalizimet. Emrat e punonjësve mbeten të lexueshëm, që listat dhe kërkimi të funksionojnë.
A ofroni hyrje me dy hapa?
Po: hyrje me dy hapa me një aplikacion vërtetimi (përdoruesit e portalit sot, stafi me aplikacionin Manager), me kode rikuperimi njëpërdorimshe. Administratorët shohin kush e ka aktivizuar dhe mund ta rivendosin për një person. Një rregull për gjithë kompaninë që e bën të detyrueshme për të gjithë ende nuk ekziston. Office Hero Manager vjen së shpejti në dyqanet e aplikacioneve.
Çfarë ndodh kur dikush largohet nga kompania?
Një administrator e çaktivizon ose e heq te Përdoruesit dhe qasja, që gjendet në Fleet Hero, HR Hero dhe Finance Hero. Kur marrëdhënia e punës përfundon në HR Hero, qasja e tij në Office Hero Connect hiqet automatikisht.
A mund t’i nxjerrim të dhënat tona?
Po. Raportet e flotës eksportohen në PDF, Excel ose CSV, dhe listat në HR Hero dhe Finance Hero eksportojnë rreshtat e zgjedhur në CSV. Për një eksport të plotë të të dhënave të kompanisë suaj, pyesni ekipin tonë dhe ne jua përgatisim.
A mund të caktojmë një politikë më të rreptë fjalëkalimesh?
Po, me kërkesë. Ekipi ynë mund të caktojë për kompaninë tuaj një gjatësi minimale më të madhe dhe rregulla për karakteret, dhe rregullat më të rrepta vlejnë edhe për fjalëkalimet e përkohshme.
A keni certifikime sigurie?
Jo, dhe nuk pretendojmë asnjë. Kjo faqe përshkruan masat që ka programi sot. Për çdo gjë tjetër që i duhet shqyrtimit tuaj, shkruani në [email protected].
Shihni kontrollet në një kompani demo
Do t’ju tregojmë rolet, rregullat e qasjes në nivel regjistri, regjistrin e auditimit dhe modalitetin e privatësisë, dhe do t’u përgjigjemi pyetjeve tuaja për sigurinë gjatë telefonatës.