Безбедност и заштита на податоците
Безбедност за податоците на вашата компанија: одвоени, шифрирани и евидентирани
Office Hero ги чува деловните записи на секоја компанија во нејзин посебен простор во базата на податоци, ги шифрира чувствителните лични податоци со клуч што е единствен за таа компанија и ги запишува административните промени во дневник на ревизија што покажува дали некој запис бил изменет. Апликациите работат на сервери што ги управуваме во Скопје, Северна Македонија.
01Како работи
Пет нивоа на заштита во секоја апликација на Office Hero
Истите мерки важат во Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero и Office Hero Connect, бидејќи апликациите работат на една заедничка платформа.
Изолација
Секоја компанија во свој простор во базата на податоци
Деловните записи на секоја компанија се чуваат во нејзина посебна шема во PostgreSQL, а не само зад колона за компанија во заеднички табели. Секое барање се врзува за точно една компанија пред да прочита какви било податоци, а запис што ѝ припаѓа на друга компанија враќа „не е пронајдено“, како да не постои.
- Посебна шема за секоја компанија
- Една компанија по барање, проверено на серверот
- Лицата што работат за повеќе компании имаат една најава и се префрлаат меѓу нив
Шифрирање
Чувствителните полиња шифрирани со клуч единствен за вашата компанија
Најчувствителните лични податоци се чуваат шифрирани со AES-256-GCM, со клуч за податоци што е единствен за вашата компанија и со кој управува Office Hero. Тој клуч, пак, е заштитен со главен клуч што се чува во HashiCorp Vault, па шифрираните полиња не може да се прочитаат од копија на базата на податоци.
- Личната е-пошта, телефонот, датумот на раѓање, матичниот број, адресата и контактот за итни случаи на вработените
- Податоците за банкарска сметка во HR Hero и во Office Hero Connect
- Пораките во разговорите (стандардно шифрирани) и пријавите на укажувачите
- Секоја шифрирана вредност е врзана за вашата компанија, па не може да се дешифрира како податок на друга компанија
- Имињата на вработените остануваат читливи во базата, за списоците и пребарувањето да можат да ги прикажат и пронајдат
Пристап
Секој гледа само она што му го дозволува неговата улога
Почнете од 18 готови улоги, од администратор на компанијата и диспечер до сметководител и офицер за заштита на личните податоци, или создајте свои во матрица на дозволи. Правилата на ниво на запис потоа одредуваат кои возила, возачи, геозони, вработени и клиенти може да ги гледа едно лице. Серверот го проверува секое барање и одбива сѐ што лицето не смее да прави.
- Права „Прегледај“, „Уреди“, „Управувај“, „Одобри“ и „Извези“ за секоја област
- Дополнителни или одземени дозволи за едно лице, покрај неговите улоги
- Правила на ниво на запис: само наведени записи, по група, по сопственик, ниеден или сите
- Стандардни поставки според работата: возачите ги гледаат своите возила, а вработените своето досие
- Промената важи од следното барање на лицето
Дневник на ревизија
Дневник на тоа кој променил што, во кој секоја измена на записите може да се открие
Административните промени се запишуваат во дневник на ревизија во кој секој запис е поврзан со претходниот, па изменет или избришан запис го прекинува синџирот. Најновите записи се проверуваат секоја ноќ, а сите записи се чуваат 7 години. Администраторите го филтрираат дневникот и ја гледаат активноста на секое лице на неговата корисничка страница.
- Поврзани записи, а најновите се проверуваат секоја ноќ
- Се чуваат 7 години
- Филтри за период во вашата временска зона, категорија и тип на настан
- Историја на активности на страницата на секое лице
Најава
Контрола врз најавата и сесиите
Лозинките мора да имаат најмалку 12 знаци, вообичаените лозинки се одбиваат, а лозинките се чуваат само како Argon2id хешеви. Сесиите се чуваат во безбедни колачиња на прелистувачот и завршуваат по 30 дена без користење или најдоцна по 90 дена. Администраторите ја гледаат секоја најава во компанијата.
- Погрешна адреса на е-пошта и погрешна лозинка го добиваат истиот одговор, па адресите не може да се испробуваат
- Најава во два чекора со апликација за автентикација (денес корисниците на порталот, персоналот со апликацијата Manager), со резервни кодови
- Ограничување на бројот на барања по адреса и по лице, против погодување на лозинки
- Преглед на најавите со лицето, IP-адресата, прелистувачот, времињата и статусот
- Корисниците на порталот ги гледаат своите уреди и можат да одјават кој било од нив
02И повеќе
Уште заштитни мерки
Дополнителни мерки, меѓу кои една што нашиот тим ја спроведува за вас и една што допрва доаѓа.
Секое прикачување скенирано за вируси
Датотеките се скенираат со ClamAV пред некој да може да ги преземе. Заразените датотеки се ставаат во карантин, а ако скенерот не работи, датотеките чекаат наместо да бидат пуштени нескенирани.
HTTPS за секоја апликација
Секоја адреса на апликациите, од fm.officehero.io до connect.officehero.io, користи HTTPS со сертификати од Let's Encrypt. Обичниот HTTP се пренасочува, а на прелистувачите им се кажува да не прифаќаат ништо освен HTTPS.
Клучеви во HashiCorp Vault
Клучевите за шифрирање и системските акредитиви се чуваат во Vault, кој работи со TLS и по секое рестартирање мора рачно да се отклучи.
Ноќни резервни копии, проверени
Целосна резервна копија на базата на податоци секоја ноќ и непрекината архива на промените, што се чуваат 30 дена во складиштето Cloudflare R2. Целосно враќање од овие резервни копии е тестирано.
Пристапот завршува со работата
Кога вработувањето ќе заврши во HR Hero, пристапот на лицето до порталот се отстранува, а неговите отворени покани автоматски се повлекуваат. Администраторите можат и да деактивираат, повторно да активираат или да отстранат кого било во „Корисници и пристап“.
Бришење на сметката на барање
Секој може да побара бришење на својата сметка, во апликациите или на connect.officehero.io/delete-account. Одлучуваат неговите компании, а одговорот стигнува во рок од 30 дена.
Помалку надворешни услуги
Патните рути се пресметуваат на нашиот сопствен систем за рутирање, а VIN-броевите се декодираат на нашите сопствени сервери, па ниту едното ниту другото не се испраќа до надворешна услуга. Плочките на мапата и на сообраќајот од Google стигнуваат до вашиот прелистувач преку нашите сервери, додека основната мапа OpenStreetMap се вчитува од сопствените сервери на OpenStreetMap.
Извоз на податоци и барања според GDPR
Нашиот тим подготвува целосен извоз на податоците на вашата компанија и ги обработува барањата за увид во податоците на едно лице или за нивно бришење, кога ќе побарате.
Засега нема екран за самопослужување за ова: нашиот тим го прави тоа за вас од нашата внатрешна конзола.
Единствена најава
Најавата со сопствениот систем за идентитети на вашата компанија доаѓа наскоро.
Наскоро
03Во бројки
Безбедноста во бројки
- 18 готови улоги, плус улоги што ги создавате сами
- 7 години се чува дневникот на ревизија, а новите записи се проверуваат секоја ноќ
- 12 знаци како минимум за секоја лозинка
- 30 дена се чуваат ноќните резервни копии на базата на податоци
Каде се вашите податоци
Апликациите на Office Hero и нивните бази на податоци работат на сервери што ги управуваме во Скопје, Северна Македонија, која е надвор од Европската Унија. Прикачените датотеки и резервните копии на базите се чуваат во Cloudflare R2. Не тврдиме дека имаме безбедносни сертификати, а одговараме на прашањата што ги бара вашата сопствена безбедносна проверка.
05Прашања
Безбедносни прашања што ги поставуваат купувачите
Не го најдовте одговорот? Пишете ни на [email protected]. Ќе ви одговори човек од нашиот тим во Скопје, од понеделник до петок, 09:00–17:00 по средноевропско време.
Каде се чуваат нашите податоци?
На сервери што ги управуваме во Скопје, Северна Македонија, која е надвор од Европската Унија. Прикачените датотеки и резервните копии на базите се чуваат во објектното складиште Cloudflare R2.
Можат ли други компании да ги видат нашите податоци?
Не. Записите на секоја компанија се во нејзина посебна шема во базата на податоци, а запис од друга компанија враќа „не е пронајдено“, како да не постои.
Кои податоци се шифрирани?
Вашиот прелистувач се поврзува со апликациите преку HTTPS. Во базата на податоци, чувствителните полиња се дополнително шифрирани со клуч единствен за вашата компанија: личните контакт-податоци на вработените, датумот на раѓање, матичниот број, адресата, контактот за итни случаи и податоците за банкарската сметка, пораките во разговорите (стандардно) и пријавите на укажувачите. Имињата на вработените остануваат читливи, за да работат списоците и пребарувањето.
Нудите ли најава во два чекора?
Да: најава во два чекора со апликација за автентикација (денес корисниците на порталот, персоналот со апликацијата Manager), со еднократни резервни кодови. Администраторите гледаат кој ја има вклучено и можат да ја ресетираат за одредено лице. Правило на ниво на компанија што би ја направило задолжителна за сите засега не постои. Office Hero Manager наскоро ќе биде достапен во продавниците за апликации.
Што се случува кога некој ќе ја напушти компанијата?
Администратор го деактивира или го отстранува во „Корисници и пристап“, екран што постои во Fleet Hero, HR Hero и Finance Hero. Кога вработувањето ќе заврши во HR Hero, неговиот пристап до Office Hero Connect автоматски се отстранува.
Можеме ли да ги извеземе нашите податоци?
Да. Извештаите за возниот парк се извезуваат во PDF, Excel или CSV, а списоците во HR Hero и Finance Hero ги извезуваат избраните редови во CSV. За целосен извоз на податоците на вашата компанија, обратете се до нашиот тим и ние ќе го подготвиме за вас.
Можеме ли да поставиме построга политика за лозинки?
Да, на барање. Нашиот тим може да постави подолга минимална должина и правила за знаците за вашата компанија, а построгите правила важат и за привремените лозинки.
Имате ли безбедносни сертификати?
Не, и не тврдиме дека имаме. Оваа страница ги опишува мерките што ги има софтверот денес. За сѐ друго што ѝ треба на вашата проверка, пишете на [email protected].
Видете ги контролите во демо-компанија
Ќе ви ги покажеме улогите, правилата на ниво на запис, дневникот на ревизија и режимот на приватност и ќе одговориме на вашите безбедносни прашања во текот на разговорот.