Како да изберете софтвер за управување со возен парк: список за проверка

Софтверот за управување со возен парк изгледа речиси исто кај сите понудувачи: мапа со возила, список со аларми, страница со извештаи. Разликите се гледаат подоцна, кога некој тракер ќе престане да се јавува, кога возач ќе праша што гледате за викендот или кога извештај ќе покаже бројка за гориво што никој не може да ја објасни. Овој список за проверка ви ги дава прашањата што ги откриваат тие разлики пред да потпишете.

Наменет е за сопствениците, менаџерите на возниот парк и диспечерите во компаниите со мал и среден возен парк на Балканот и во ЕУ и не именува ниту еден понудувач. На крајот ги даваме нашите одговори за Fleet Hero, вклучително и неговите ограничувања.

1. Почнете од задачите, а не од функциите

Запишете што софтверот мора да прави секоја недела и кој ќе го прави тоа. Вообичаени задачи се:

• Да видите каде е секое возило и кои возила се во мирување, кои се запрени, а кои не се јавуваат.
• Да дознаете каде било возилото на одреден ден и кој го возел.
• Да бидете известени кога нешто бара внимание: возило излегува од зона, нивото на гориво паѓа, доспева сервис.
• Осигурувањата, регистрациите, возачките дозволи и сервисите да не истечат незабележано.
• Да им ги дадете на менаџерите бројките што ги бараат, без рачно составување табели.
• Да ги исполните правилата за време на возење и за тахографи што важат за вашите камиони и комбиња.

Потоа подредете ги по важност. Со рангиран список, демото е многу покорисно отколку обиколка низ секое мени.

2. Тракери и инсталација

Софтверот може да го прикаже само она што го испраќа тракерот. Прашајте кои уреди ги поддржува понудувачот и што ќе чита секој од нив во вашите возила, а не воопшто.

• Тракерите што се приклучуваат се ставаат во дијагностичкиот (OBD) приклучок на автомобилите и комбињата. Брзо се поставуваат и преместуваат и можат да читаат податоци како километражата, кога возилото ги дава.
• Фиксно вградените тракери се поставуваат на скриено место и се поврзуваат со напојувањето и со палењето. Потешко се отстрануваат и се погодни за возила што остануваат во возниот парк со години.
• Тракерите поврзани со CAN-магистралата или со FMS ги читаат сопствените податоци на возилото, како нивото на гориво, километражата и податоците за моторот, кога возилото ги поддржува.
• Тракерите за камиони поврзани со тахографот можат да ги прикажуваат картичките на возачите и времето на возење во живо, ако софтверот ги користи тие податоци.

Прашајте и дали тракерите ги купувате или ги плаќате преку месечната претплата, кој ги вградува, колку чини инсталацијата по возило и дали се вклучени SIM-картичката и мобилните податоци. Ако веќе имате тракери, прашајте дали можат да останат и што е потребно за да се префрлат.

3. Податоци на кои можете да се потпрете

• Интервал на ажурирање: колку често возило во движење ја јавува својата позиција и дали побрзиот интервал чини повеќе.
• Историја: за колку месеци наназад се чуваат рутите и што се случува со постарите податоци.
• Застарени податоци: како мапата го прикажува возилото што престанало да се јавува. Мапа што престанува да се ажурира без да го каже тоа ги заведува луѓето што се потпираат на неа.
• Празнини: што прави тракерот кога нема мобилен сигнал и дали делот од рутата што недостасува пристигнува подоцна или се исцртува како права линија.
• Читања: дали горивото, километражата и кодовите за грешка се прикажуваат со имиња и мерни единици или како сурови бројки.

4. Аларми што стигнуваат до вистинските луѓе

Секој систем има аларми. Важно е дали стигнуваат до вистинското лице, преку канал што работи денес.

• Кои типови аларми постојат и за кои од нив вашите тракери можат да дадат податоци. Аларм на кој му требаат податоци што вашите тракери не ги испраќаат никогаш нема да се активира.
• Кои канали работат сега, како известувања во апликацијата, е-пошта или webhook до вашите системи, а кои се само планирани.
• Дали пред да зачувате правило можете да видите кој ќе биде известен и да испратите пробно известување.
• Дали тивките часови и ограничувањата за повторени известувања спречуваат поплава од пораки ноќе.

5. Извештаи што можете да ги проверите

• Кои извештаи се готови за употреба и дали се извезуваат во PDF, Excel и CSV.
• Дали извештаите можат да се испраќаат по е-пошта според распоред и до кого.
• Дали бројката кажува како е измерена. Потрошеното гориво може да потекнува од бројачот на моторот, од нивото во резервоарот или од точењата што ги внесувате, а резултатите се разликуваат.
• Дали податоците што недостасуваат се прикажуваат како такви или тивко како нула.

6. Тахографи и време на возење

Ако имате камиони или комбиња за кои сега е потребен тахограф за меѓународна работа, поставете три одделни прашања, бидејќи одговорите често се даваат како еден:

1. Дали системот прикажува податоци од тахографот во живо, како картичката на возачот и преостанатото време на возење, и кои тракери и тахографи се потребни за тоа?
2. Дали ги презема од далечина датотеките од картичките на возачите и од возилските единици и колку често? Правилата на ЕУ бараат преземање најмалку на секои 28 дена за картичките на возачите и на секои 90 дена за возилските единици.
3. Дали ги анализира тие датотеки за прекршоци и според кои правила: Регулативата (ЕЗ) бр. 561/2006 или AETR за патувањата што делумно минуваат надвор од ЕУ?

Прашајте и дали бројките за времето на возење доаѓаат од самиот тахограф или се проценуваат од GPS. Проценките можат да помогнат при планирањето, но не се законска евиденција.

7. Службени возила и приватност на возачите

Следењето на возилото значи и следење на лицето што го вози. Работната група од член 29, во која членуваа органите на ЕУ за заштита на податоците, во своето мислење за обработката на податоци на работното место наведе дека, кога е дозволена приватна употреба на службеното возило, вработениот во принцип треба да може привремено да го исклучи следењето на локацијата кога околностите го оправдуваат тоа, на пример при посета на лекар, и дека е малку веројатно дека постои правна основа за следење на возило надвор од договореното работно време. Возачите мора и да бидат информирани дека во возилото е вграден тракер.

• Може ли возачот или менаџерот да го паузира следењето за приватни патувања и дали секоја пауза се евидентира?
• За време на приватно патување, дали позициите се отфрлаат или само се кријат од мапата?
• Можете ли да ограничите кој кои возила ги гледа и до чии податоци за возачите има пристап?
• Можете ли да им кажете на возачите што се евидентира за нив и колку долго се чува?

8. Корисници, улоги и безбедност

• Можете ли да создавате свои улоги и секој корисник да го ограничите на одредени возила или групи возила?
• Има ли дневник на ревизија за тоа кој што променил и кога?
• Каде се серверите и кој може да пристапи до вашите податоци?
• Ако понудувачот наведува сертификат, побарајте го сертификатот и неговиот опфат.

9. Јазик и прилагоденост на локалниот пазар

• Може ли секој корисник, од диспечерот до возачот, да работи на својот јазик, вклучително и на кирилица или латиница каде што е потребно?
• Дали PDF-документите и е-пораките стигнуваат до секој читател на неговиот јазик?
• Дали фактурите се издаваат со ДДВ, во валутата што ви е потребна?
• На кои јазици и во кое време е достапна поддршката?

10. Цена и услови на договорот

Споредете го вкупниот трошок за целото времетраење на договорот, а не само истакнатата цена по возило.

• Што вклучува месечната цена: SIM-картичката и мобилните податоци, корисниците, историјата, алармите и извештаите.
• Кои функции припаѓаат на кој пакет и колку чини преминот на повисок пакет.
• Колку чинат тракерите, инсталацијата и обуката и кога се плаќаат.
• Минималното времетраење, отказниот рок и што се случува кога ќе продадете возило.
• Дали можете да ги земете своите податоци кога ќе заминете и во кој формат.

11. Тестирајте го на сопствените возила

Демото со примерни податоци ги покажува екраните. Тестот со неколку ваши возила покажува дали читањата што ви се потребни навистина пристигнуваат. Пред да одлучите:

1. Вградете или поврзете тракери во две или три типични возила, вклучително и најсложеното.
2. Споредете ги читањата што ви се важни, како нивото на гориво, километражата и кодовите за грешка, со таблата со инструменти.
3. Поставете ги алармите што би ги користеле најпрвин и за секој испратете пробно известување.
4. Изгответе ги извештаите што ги бараат вашите менаџери и извезете ги.
5. Замолете диспечер и возач да го користат системот една недела и слушајте што ќе ви кажат.

Прашања за секој понудувач

1. Кои тракери ги поддржувате и што ќе чита секој од нив во нашите возила?
2. Кои од функциите што ни ги покажавте се достапни денес, а кои се планирани?
3. Кои канали за аларми работат денес?
4. Како вашите извештаи ги прикажуваат проценетите вредности и вредностите што недостасуваат?
5. Дали прикажувате податоци од тахографот во живо, дали преземате тахографски датотеки или ги анализирате и што од тие три работи добиваме ние?
6. Како функционира приватната употреба на службените возила во вашиот систем?
7. Каде се вашите сервери и кој може да ги гледа нашите податоци?
8. Што е вклучено во цената по возило, а што се плаќа дополнително?
9. Како ќе ги добиеме нашите податоци ако заминеме?

Како Office Hero одговара на овие прашања

Ние го напишавме овој список, па еве ги нашите одговори за Fleet Hero, апликацијата на Office Hero за управување со возен парк, вклучително и каде се неговите граници.

• Тракери: тракери Teltonika за автомобили, комбиња и камиони, конфигурирани од нашиот тим. Тракерите ги купувате вие, од 65 €, а M2M SIM-картичката и мобилните податоци се вклучени во секој пакет.
• Податоци: позиции на секои 60, 30 или 10 секунди, зависно од пакетот, и мапа што кажува кои возила не се јавуваат. Историјата на локации сѐ уште не се брише автоматски по одреден период; побарајте од нас да ја отстраниме историјата што повеќе не ви е потребна.
• Аларми: 21 вграден тип аларми, од кои секој покажува дали вашите тракери ги испраќаат податоците што му се потребни. Алармите стигнуваат во апликацијата и по е-пошта до колегите, а пакетот Business додава потпишани webhook-пораки до вашите системи.
• Извештаи: 14 готови извештаи во PDF, Excel и CSV. Во прегледот по возила, проценетите бројки и бројките што недостасуваат се означени како такви.
• Тахографи: картички на возачите и време на возење во живо, со тракер поврзан со тахографот. Fleet Hero не презема и не анализира тахографски датотеки.
• Приватност: пауза за приватност што ги отфрла позициите наместо да ги крие, со приватни периоди што можат да се закажат однапред. Стандардно, само администраторите и менаџерите на возен парк можат да го паузираат снимањето.
• Јазици и сервери: 15 јазици на интерфејсот, машински преведени, при што е во тек преглед од мајчини говорители, и сервери во Скопје, Северна Македонија.
• Цена: од 10,80 € по возило месечно, без ДДВ, а со годишно плаќање цената е 10% пониска.
• Вашите податоци: извештаите се извезуваат во PDF, Excel и CSV, а нашиот тим на барање подготвува целосен извоз на податоците на вашата компанија.

Fleet Hero е дел од Office Hero, заедно со HR Hero и Finance Hero на истата сметка, а секој возач има еден запис што го споделува со HR Hero. Споредете ги пакетите на страницата со цени или закажете демо и поставете ни ги овие прашања за вашиот возен парк.