Programi za upravljanje voznega parka so si pri različnih ponudnikih precej podobni: zemljevid z vozili, seznam opozoril, stran s poročili. Razlike se pokažejo pozneje, ko se sledilnik neha javljati, ko vas voznik vpraša, kaj vidite med vikendom, ali ko poročilo pokaže podatek o gorivu, ki ga nihče ne zna pojasniti. Ta kontrolni seznam vam da vprašanja, ki te razlike razkrijejo, preden podpišete pogodbo.
Namenjen je lastnikom, upraviteljem in dispečerjem manjših in srednje velikih voznih parkov na Balkanu in v EU, nobenega ponudnika pa ne imenuje. Na koncu navajamo še svoje odgovore za Fleet Hero, vključno z njegovimi omejitvami.
1. Začnite z nalogami, ne s funkcijami
Zapišite, kaj mora program omogočati vsak teden in kdo bo te naloge opravljal. Značilne naloge so:
- Videti, kje je vsako vozilo in katera vozila so v prostem teku, ustavljena ali se ne javljajo.
- Ugotoviti, kje je bilo vozilo določenega dne in kdo ga je vozil.
- Prejeti obvestilo, ko kaj zahteva pozornost: vozilo zapusti območje, raven goriva pade, servis je na vrsti.
- Preprečiti, da bi zavarovanja, registracije, vozniška dovoljenja ali servisni roki neopaženo potekli.
- Vodstvu dati podatke, ki jih zahteva, brez ročnega sestavljanja preglednic.
- Upoštevati pravila o času vožnje in tahografih, ki veljajo za vaša tovorna vozila in kombije.
Nato jih razvrstite po pomembnosti. Z razvrščenim seznamom je predstavitev veliko koristnejša kot ogled vseh menijev.
2. Sledilniki in vgradnja
Program lahko prikaže le to, kar pošlje sledilnik. Vprašajte, katere naprave ponudnik podpira in kaj bo vsaka od njih brala v vaših vozilih, ne na splošno.
- Vtični sledilniki se priključijo v diagnostično vtičnico (OBD) osebnih avtomobilov in kombijev. Hitro jih vgradite in premestite, berejo pa lahko tudi podatke, kot so prevoženi kilometri, kadar jih vozilo posreduje.
- Fiksno vgrajeni sledilniki se namestijo skrito in priključijo na napajanje in vžig. Težje jih je odstraniti, zato so primerni za vozila, ki v voznem parku ostanejo več let.
- Sledilniki s priključkom CAN ali FMS berejo lastne podatke vozila, kot so raven goriva, števec kilometrov in podatki motorja, kadar vozilo to podpira.
- Sledilniki za tovorna vozila s priključkom na tahograf lahko v živo prikažejo kartice voznikov in čas vožnje, če program te podatke uporablja.
Vprašajte tudi, ali sledilnike kupite ali jih plačujete v okviru mesečne naročnine, kdo jih vgradi, koliko stane vgradnja na vozilo in ali cena vključuje kartico SIM in mobilne podatke. Če sledilnike že imate, vprašajte, ali jih lahko obdržite in kaj je potrebno, da jih prenesete v novi sistem.
3. Podatki, ki jim lahko zaupate
- Interval posodabljanja: kako pogosto vozilo med vožnjo sporoči svoj položaj in ali krajši interval stane več.
- Zgodovina: koliko mesecev poti se hrani in kaj se zgodi s starejšimi podatki.
- Zastareli podatki: kako zemljevid prikaže vozilo, ki se je nehalo javljati. Zemljevid, ki se neha posodabljati, ne da bi to pokazal, zavaja ljudi, ki se nanj zanašajo.
- Vrzeli: kaj naredi sledilnik brez mobilnega signala in ali manjkajoči del poti prispe pozneje ali je narisan kot ravna črta.
- Odčitki: ali so gorivo, števec kilometrov in kode napak prikazani z imeni in enotami ali kot surova števila.
4. Opozorila, ki dosežejo prave ljudi
Opozorila ima vsak sistem. Pomembno je, ali dosežejo pravo osebo po kanalu, ki deluje že danes.
- Katere vrste opozoril obstajajo in za katere lahko vaši sledilniki pošiljajo podatke. Opozorilo, ki potrebuje podatke, ki jih vaši sledilniki ne pošiljajo, se ne bo nikoli sprožilo.
- Kateri kanali delujejo že zdaj, na primer obvestila v aplikaciji, e-pošta ali webhook v vaše sisteme, in kateri so šele načrtovani.
- Ali lahko pred shranjevanjem pravila vidite, kdo bo obveščen, in pošljete preizkusno obvestilo.
- Ali tihe ure in omejitve ponavljanja preprečijo poplavo sporočil ponoči.
5. Poročila, ki jih lahko preverite
- Katera poročila so pripravljena za uporabo in ali jih je mogoče izvoziti v PDF, Excel in CSV.
- Ali je mogoče poročila po urniku pošiljati po e-pošti in komu.
- Ali je pri podatku navedeno, kako je bil izmerjen. Podatek o porabljenem gorivu lahko izhaja iz števca motorja, iz ravni goriva v rezervoarju ali iz točenj, ki jih vnesete, rezultati pa se razlikujejo.
- Ali so manjkajoči podatki prikazani kot manjkajoči ali pa tiho kot ničla.
6. Tahografi in čas vožnje
Če imate tovorna vozila ali kombije, ki za mednarodne prevoze zdaj potrebujejo tahograf, zastavite tri ločena vprašanja, saj so odgovori pogosto podani kot eden:
- Ali sistem prikazuje podatke tahografa v živo, kot sta kartica voznika in preostali čas vožnje, in katere sledilnike ter tahografe to zahteva?
- Ali na daljavo prenaša datoteke kartic voznikov in enot v vozilu ter kako pogosto? Pravila EU zahtevajo prenos podatkov s kartic voznikov najmanj vsakih 28 dni in z enot v vozilu najmanj vsakih 90 dni.
- Ali te datoteke analizira glede kršitev in po katerih pravilih: po Uredbi (ES) št. 561/2006 ali po sporazumu AETR za prevoze, ki delno potekajo zunaj EU?
Vprašajte tudi, ali podatki o času vožnje prihajajo neposredno iz tahografa ali so ocenjeni na podlagi GPS. Ocene so lahko v pomoč pri načrtovanju, niso pa zakonsko veljavna evidenca.
7. Službeni avtomobili in zasebnost voznikov
Kdor sledi vozilu, sledi tudi osebi, ki ga vozi. Delovna skupina organov EU za varstvo podatkov iz člena 29 je v mnenju o obdelavi podatkov na delovnem mestu zapisala, da bi moral zaposleni, kadar je zasebna uporaba službenega vozila dovoljena, načeloma imeti možnost, da sledenje lokacije za nekaj časa izklopi, kadar okoliščine to upravičujejo, na primer ob obisku pri zdravniku, in da za sledenje vozilu zunaj dogovorjenega delovnega časa verjetno ni pravne podlage. Voznike je treba tudi obvestiti, da je v vozilu vgrajen sledilnik.
- Ali lahko voznik ali vodja začasno ustavi sledenje za zasebne vožnje in ali se vsak premor zabeleži?
- Ali se med zasebno vožnjo položaji zavržejo ali so le skriti z zemljevida?
- Ali lahko omejite, kdo vidi katera vozila in podatke katerih voznikov?
- Ali lahko voznikom poveste, kaj se o njih beleži in kako dolgo se to hrani?
8. Uporabniki, vloge in varnost
- Ali lahko ustvarite lastne vloge in vsakemu uporabniku omejite dostop na določena vozila ali skupine vozil?
- Ali obstaja revizijski dnevnik o tem, kdo je kaj spremenil in kdaj?
- Kje so strežniki in kdo lahko dostopa do vaših podatkov?
- Če se ponudnik sklicuje na certifikat, zahtevajte certifikat in podatek o njegovem obsegu.
9. Jezik in prilagojenost lokalnim razmeram
- Ali lahko vsak uporabnik, od dispečerja do voznika, dela v svojem jeziku, po potrebi tudi v cirilici ali latinici?
- Ali datoteke PDF in e-poštna sporočila dosežejo vsakega bralca v njegovem jeziku?
- Ali so računi izdani z DDV in v valuti, ki jo potrebujete?
- V katerih jezikih in ob katerih urah je na voljo podpora?
10. Cena in pogodbeni pogoji
Primerjajte skupne stroške v celotnem trajanju pogodbe, ne le oglaševane cene na vozilo.
- Kaj vključuje mesečna cena: kartico SIM in mobilne podatke, uporabnike, zgodovino, opozorila in poročila.
- Katere funkcije spadajo v kateri paket in koliko stane prehod na višji paket.
- Koliko stanejo sledilniki, vgradnja in usposabljanje ter kdaj se plačajo.
- Najkrajše trajanje pogodbe, odpovedni rok in kaj se zgodi, ko vozilo prodate.
- Ali lahko ob odhodu svoje podatke vzamete s seboj in v kateri obliki.
11. Preizkusite program na svojih vozilih
Predstavitev z vzorčnimi podatki pokaže zaslone. Preizkus z nekaj vašimi vozili pokaže, ali odčitki, ki jih potrebujete, res prihajajo. Preden se odločite:
- Vgradite ali priključite sledilnike v dve ali tri značilna vozila, vključno z najzahtevnejšim.
- Odčitke, ki so za vas pomembni, kot so raven goriva, števec kilometrov in kode napak, primerjajte s prikazom na armaturni plošči.
- Nastavite opozorila, ki bi jih uporabljali najprej, in za vsako pošljite preizkusno obvestilo.
- Pripravite poročila, ki jih zahteva vodstvo, in jih izvozite.
- Prosite dispečerja in voznika, naj sistem uporabljata en teden, in prisluhnite, kaj povesta.
Vprašanja za vsakega ponudnika
- Katere sledilnike podpirate in kaj bo vsak od njih bral v naših vozilih?
- Katere od funkcij, ki ste nam jih pokazali, so na voljo že danes in katere so načrtovane?
- Kateri kanali za opozorila delujejo že danes?
- Kako vaša poročila prikazujejo ocenjene ali manjkajoče vrednosti?
- Ali prikazujete podatke tahografa v živo, prenašate datoteke tahografa ali jih analizirate in kaj od tega dobimo mi?
- Kako v vašem sistemu deluje zasebna uporaba službenih avtomobilov?
- Kje so vaši strežniki in kdo lahko vidi naše podatke?
- Kaj je vključeno v ceno na vozilo in kaj se plača dodatno?
- Kako dobimo svoje podatke, če odidemo?
Kako na ta vprašanja odgovarja Office Hero
Ta kontrolni seznam smo napisali mi, zato tukaj navajamo še svoje odgovore za Fleet Hero, aplikacijo Office Hero za upravljanje voznega parka, vključno s tem, česa ne zmore.
- Sledilniki: sledilniki Teltonika za osebne avtomobile, kombije in tovorna vozila, ki jih nastavi naša ekipa. Sledilnike kupite po ceni od 65 €, kartica SIM M2M in mobilni podatki pa so vključeni v vsak paket.
- Podatki: položaji vsakih 60, 30 ali 10 sekund, odvisno od paketa, in zemljevid, ki pokaže, katera vozila se ne javljajo. Zgodovina lokacij se po določenem obdobju še ne izbriše samodejno; prosite nas, da odstranimo zgodovino, ki je ne potrebujete več.
- Opozorila: 21 vgrajenih vrst opozoril, pri vsaki pa je prikazano, ali vaši sledilniki pošiljajo podatke, ki jih potrebuje. Opozorila prispejo v aplikacijo in po e-pošti sodelavcem, paket Business pa doda podpisane webhooke v vaše sisteme.
- Poročila: 14 pripravljenih poročil v obliki PDF, Excel in CSV. V poročilu Povzetek vozil so ocenjeni in manjkajoči podatki označeni kot taki.
- Tahografi: kartice voznikov in čas vožnje v živo s sledilnikom, priključenim na tahograf. Fleet Hero datotek tahografa ne prenaša in ne analizira.
- Zasebnost: premor zaradi zasebnosti, ki položaje zavrže, namesto da bi jih skril, z zasebnimi obdobji, ki jih lahko načrtujete vnaprej. Privzeto lahko beleženje začasno ustavijo le skrbniki in upravitelji voznega parka.
- Jeziki in strežniki: 15 jezikov vmesnika (strojno prevedeno; pregled naravnih govorcev poteka) in strežniki v Skopju, Severna Makedonija.
- Cena: od 10,80 € na vozilo na mesec brez DDV, pri letnem plačilu 10 % nižja.
- Vaši podatki: poročila izvozite v PDF, Excel in CSV, naša ekipa pa na zahtevo pripravi celoten izvoz podatkov vašega podjetja.
Fleet Hero je del zbirke aplikacij Office Hero, skupaj s HR Hero in Finance Hero v istem uporabniškem računu, vsak voznik pa ima en sam zapis, skupen s HR Hero. Pakete primerjajte na strani s cenikom ali rezervirajte predstavitev in nam ta vprašanja zastavite za svoj vozni park.