Službeni avtomobili
Program za službene avtomobile, ki spoštuje zasebno uporabo
Prodajno in servisno osebje službeni avtomobil pogosto obdrži tudi zvečer in ob koncih tedna. Fleet Hero, aplikacija Office Hero za upravljanje voznega parka, spremlja delovni dan, med zasebno uporabo preneha beležiti položaje, razdaljo pa še vedno šteje, ter vas opomni, ko so na vrsti zavarovanja, registracije in servisi.
Zasebni način je del vsakega paketa Fleet Hero, od 10,80 € na vozilo na mesec s kartico SIM in mobilnimi podatki. Cene so brez DDV.
01Kaj zajema Office Hero
Službeni avtomobili, ki se uporabljajo tudi zasebno
Vsaka ploščica vodi na stran funkcije s podrobnostmi in omejitvami.
Zasebne vožnje ostanejo zasebne
Začasno ustavite beleženje in položaji avtomobila se zavržejo v trenutku, ko prispejo; pozneje jih ne more obnoviti nihče, niti skrbnik.
Vikendi in dopusti, načrtovani vnaprej
Načrtujte zasebno obdobje z začetkom in koncem, dolgo do 31 dni in največ eno leto vnaprej; samo se začne in konča.
Zasebni kilometri se še vedno štejejo
Razdalja, prevožena med premorom, se odčita s števca kilometrov ali izračuna iz hitrosti in časa ter navede ločeno od zabeležene razdalje.
Vsak premor v evidenci
Vsak premor je zapisan v revizijskem dnevniku, zgodovina premorov pa navaja vsako zasebno obdobje z razdaljo in številom zavrženih položajev.
Zavarovanje in registracija pravočasno
Opomniki za podaljšanje polic, registracij in vozniških dovoljenj do 90 dni vnaprej, na koledarju, razvrščenem po mesecih.
Pozabljeni servisi
Delovni nalogi z rokom po datumu ali stanju števca kilometrov in opozorilo sodelavcem, preden je servis na vrsti.
Kdo ima kateri avtomobil
Koledar dodelitev, kdo vozi kateri avtomobil in kdaj, z vozniškim dovoljenjem vsakega voznika in datumom njegovega poteka.
Stroški goriva po avtomobilih
Točenja s ceno na liter in porabo v l/100 km, grafi ravni goriva v rezervoarju ter strošek goriva in servisov na kilometer za vsak avtomobil.
Za grafe ravni goriva potrebujete sledilnik, ki sporoča raven goriva.
Električni službeni avtomobili
Seje polnjenja z energijo, ceno na kWh, vrsto polnilnika in napolnjenostjo baterije pred polnjenjem in po njem ter strošek polnjenja vsakega avtomobila.
02Kako deluje
Zasebnost, podaljšanja in vozniki, podrobneje
Trije zasloni, na katere se zanaša vozni park službenih avtomobilov.
Zasebni način
Zasebni način, ki med zasebno uporabo ne shranjuje položajev
Ko je avtomobil v premoru, se njegovi položaji zavržejo v trenutku, ko prispejo, in se nikoli ne shranijo, zato ni zabeležene poti, ki bi si jo kdo lahko pozneje ogledal. Položaji iz premora nikoli ne pridejo na zemljevid v živo, vsaka deljena povezava pa avtomobil prikaže kot začasno ustavljen. Razdalja, čas vožnje in gorivo za to obdobje se še vedno merijo, zato je mogoče zasebne kilometre obračunati brez poti.
- Razlogi: zasebna uporaba, vožnja na delo in z dela, izven delovnega časa ali drugo
- To možnost vidijo le osebe z dovoljenjem za zasebnost
- Zasebna obdobja so v zgodovini poti prikazana kot vrzeli
- Ocenjena cestna pot čez končan premor zahteva posebno dovoljenje in je vedno označena kot ocena
Podaljšanja
Zavarovanja, registracije in dovoljenja, preden potečejo
Vsak avtomobil ima svoje zavarovalne police in registracijo z datumi, premijami in dokumentom police. Fleet Hero vsak dan doda opomnike za police, registracije in vozniška dovoljenja, ki potečejo v 90 dneh, in jih označi kot zapadle, ko datum mine. Števec na strani zavarovanj pokaže vsak avtomobil brez obveznega zavarovanja.
- Koledar opomnikov, razvrščen po mesecih
- Police, ki potečejo v naslednjih 30 dneh, v pasici
- Lastni opomniki po datumu ali stanju števca kilometrov
- E-poštna opozorila sodelavcem, preden je servis na vrsti
Vozniki in stroški
Kdo vozi kateri avtomobil in koliko stane vsak avtomobil
Koledar dodelitev pokaže, kdo vozi kateri avtomobil in kdaj, z zgodovino za vsak avtomobil in vsakega voznika. Točenja in servisi se za vsak avtomobil seštejejo v poročilu Strošek na kilometer, ponavljajoči se stroški, kot so vinjete, so navedeni na strani vsakega avtomobila, poročilo Povzetek vozil pa kilometre, prevožene med premori zaradi zasebnosti, navaja ločeno od zabeležene razdalje. Vsak voznik ima lahko tudi prijavo v Office Hero Connect za svoj dopust, dokumente in sporočila.
- Glavni voznik in sovoznik pri vsaki dodelitvi
- Kategorije in datumi poteka vozniškega dovoljenja na profilu vsakega voznika
- Ponavljajoči se stroški za vsak avtomobil, kot so vinjete ali naročnine
- Strošek na kilometer za vsak avtomobil v poročilih
03Aplikacije
Office Hero za vozni park službenih avtomobilov
Večino dela opravi Fleet Hero; HR Hero in Finance Hero dodata ljudi in stroške.
-
Službeni avtomobili na zemljevidu v živo med delovnim dnem, z zasebnim načinom, podaljšanji, servisi in stroški.
- Zasebni način v vsakem paketu
- Opomniki za podaljšanja
- Koledar dodelitev
- Evidenca goriva in polnjenja
-
Zaposleni, ki vozijo avtomobile, s pogodbami, dopusti in dokumenti v enem zapisu, skupnem s Fleet Hero.
- En zapis za osebo v vseh aplikacijah
- Dopusti in odsotnosti
- Pogodbe v zapisu vsake osebe
- Dostop do portala, odvzet ob koncu zaposlitve
-
Zahtevki za povračilo stroškov za gorivo, parkiranje in kilometrino, vloženi v Finance Hero, s priloženimi računi in odobriteljem, ki nikoli ni vložnik zahtevka.
- Račun pri vsaki vrstici zahtevka
- Povračilo kilometrine po vaši ceni na kilometer
- Omejitve po kategorijah
- Odobritev in povračilo
04Vprašanja
Vprašanja o službenih avtomobilih
Niste našli odgovora? Pišite na [email protected]. Odgovori vam oseba iz naše ekipe v Skopju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjeevropskem času.
Ali je zakonito slediti službenim avtomobilom, ki jih zaposleni uporabljajo tudi zasebno?
Odvisno je od države in od tega, kako to izvajate. Zakonodaja o varstvu podatkov, kot je Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR), na splošno zahteva jasen namen, jasne informacije za zaposlene in nič več sledenja, kot je potrebno, pri čemer pomaga zasebni način. Naš vodnik o GPS sledenju in zasebnosti zaposlenih predstavi načela; ni pravni nasvet, zato svojo ureditev preverite pri svojem svetovalcu ali nadzornem organu za varstvo podatkov.
Kaj podjetje vidi med zasebno vožnjo?
Samo to, da je avtomobil v premoru, pozneje pa razdaljo, čas vožnje in gorivo za to obdobje. Njegovi položaji se ob prejemu zavržejo, zato zabeležene poti ni, niti za skrbnika. Osebe s posebnim dovoljenjem lahko zahtevajo ocenjeno cestno pot čez končano zasebno obdobje, ki je vedno označena kot ocena.
Kdo lahko vklopi zasebni način?
Osebe z dovoljenjem za zasebnost, ki ga dodelite prek vlog; vsi drugi te možnosti sploh ne vidijo. Zasebna obdobja je mogoče tudi načrtovati vnaprej z začetkom in koncem, tako da je vikend ali dopust zaseben, ne da bi kdo pritisnil gumb. Vozniki ga ne morejo sami vklopiti v Office Hero Connect.
Ali Fleet Hero pripravi evidenco prevoženih kilometrov, ki jo zahteva naš davčni urad?
Ne v obliki uradnih obrazcev. Poročilo Povzetek vozil kilometre, prevožene med premori zaradi zasebnosti, navaja ločeno od zabeležene razdalje in se izvozi v PDF, Excel ali CSV. Poročilo zabeleženih kilometrov ne razdeli na službene in zasebne vožnje, Fleet Hero pa ne pripravlja uradnih obrazcev posamezne države za evidenco kilometrov, zato svojega računovodjo vprašajte, kaj od teh podatkov potrebuje.
Ali Fleet Hero pripravlja potne naloge?
Ne. Fleet Hero zabeleži vsako vožnjo z vozilom, voznikom, začetkom, koncem in razdaljo, njegova poročila pa lahko izvozite v PDF, Excel ali CSV, vendar obrazca potnega naloga ne pripravi in dnevnic ne obračuna.
Kateri sledilnik je primeren za službeni avtomobil?
Sledilnik Teltonika: model OBD za vtičnico, kot je FMC003, se vključi v diagnostično vtičnico avtomobila, fiksno vgrajen model pa je mogoče namestiti na skrito mesto. Sledilniki stanejo od 65 €, polovico plačate vnaprej in polovico po vgradnji, vgradnja pa stane od 49 € na vozilo.
Kakšna je cena na avtomobil?
Fleet Hero stane od 10,80 € na vozilo na mesec v paketu Essentials, s kartico SIM in mobilnimi podatki, zasebnim načinom in opomniki za podaljšanja. Koledar dodelitev, vzdrževanje in nadzor porabe goriva so del paketa Professional, po 14,80 €. Cene so brez DDV, pri letnem plačilu pa so 10 % nižje.
Oglejte si zasebni način v predstavitvi
Rezervirajte predstavitev in skupaj z vami bomo za avtomobil začasno ustavili in nadaljevali beleženje ter natančno pokazali, kaj se shrani in kaj ne.