Mașini de serviciu
Software pentru mașini de serviciu care respectă folosirea personală
Angajații din vânzări și din service își păstrează adesea mașina de serviciu și seara, și în weekend. Fleet Hero, aplicația Office Hero pentru managementul flotei, urmărește ziua de lucru, oprește înregistrarea pozițiilor în timpul folosirii personale, numărând în continuare distanța, și vă amintește când sunt scadente asigurările, înmatriculările și reviziile.
Modul de confidențialitate face parte din fiecare pachet Fleet Hero, de la 10,80 € per vehicul pe lună, cu cartela SIM și datele mobile incluse. Prețurile nu includ TVA.
01Ce acoperă Office Hero
Mașini de serviciu folosite și în scop personal
Fiecare casetă duce la pagina funcției, cu detaliile și limitele ei.
Cursele personale rămân private
Întrerupeți înregistrarea, iar pozițiile mașinii sunt eliminate în momentul în care sosesc; nimeni nu le poate recupera ulterior, nici măcar un administrator.
Weekenduri și concedii programate din timp
Programați o perioadă privată cu un început și un sfârșit, de cel mult 31 de zile și cu cel mult un an în avans; ea începe și se încheie singură.
Kilometrii personali, numărați în continuare
Distanța parcursă în timpul unei pauze este citită de la kilometraj sau calculată din viteză și timp și apare separat de distanța înregistrată.
Fiecare pauză, în evidență
Fiecare pauză este trecută în jurnalul de audit, iar istoricul pauzelor listează fiecare perioadă privată, cu distanța ei și numărul de poziții eliminate.
Asigurarea și înmatricularea la timp
Mementouri de reînnoire pentru polițe, înmatriculări și permise de conducere, cu până la 90 de zile înainte, într-un calendar grupat pe luni.
Revizii ratate
Comenzi de lucru scadente la o dată sau la un kilometraj, cu o alertă către colegi înainte ca o revizie să devină scadentă.
Cine are fiecare mașină
Un calendar al alocărilor care arată cine conduce fiecare mașină și când, cu permisul de conducere al fiecărui șofer și data lui de expirare.
Costuri de combustibil pe mașină
Alimentări cu prețul pe litru și consumul în l/100 km, grafice ale nivelului din rezervor și costul de combustibil și de service pe kilometru al fiecărei mașini.
Graficele nivelului din rezervor necesită un dispozitiv GPS care raportează nivelul combustibilului.
Mașini de serviciu electrice
Sesiuni de încărcare cu energia, prețul pe kWh, tipul încărcătorului și nivelul de încărcare înainte și după, precum și costul încărcării pentru fiecare mașină.
02Cum funcționează
Confidențialitate, reînnoiri și șoferi, în detaliu
Trei ecrane pe care se bazează o flotă de mașini de serviciu.
Modul de confidențialitate
Un mod de confidențialitate care nu stochează nicio poziție în timpul folosirii personale
Când o mașină este în pauză, pozițiile ei sunt eliminate în momentul în care sosesc și nu sunt stocate niciodată, așa că nu există niciun traseu înregistrat care să poată fi consultat mai târziu. Pozițiile din pauză nu ajung niciodată pe harta în timp real, iar orice link partajat arată mașina ca fiind în pauză. Distanța, timpul de conducere și combustibilul pentru perioada respectivă sunt măsurate în continuare, așa că kilometrii personali pot fi evidențiați fără un traseu.
- Motive: uz privat, navetă, în afara serviciului sau altele
- Doar persoanele cu permisiunea pentru pauza de confidențialitate văd comanda
- Perioadele private apar ca goluri în istoricul traseelor
- Un traseu rutier estimat peste o pauză încheiată necesită o permisiune separată și este marcat întotdeauna ca estimare
Reînnoiri
Asigurări, înmatriculări și permise, înainte să expire
Fiecare mașină are polițele de asigurare și înmatricularea ei, cu datele, primele și documentul poliței. În fiecare zi, Fleet Hero adaugă mementouri pentru polițele, înmatriculările și permisele de conducere care expiră în următoarele 90 de zile și le marchează ca restante după ce data a trecut. Un contor de pe pagina de asigurări arată orice mașină fără asigurare obligatorie.
- Un calendar al mementourilor, grupat pe luni
- Polițele care expiră în următoarele 30 de zile, într-un banner
- Propriile mementouri, după dată sau după kilometraj
- Alerte prin e-mail către colegi înainte ca o revizie să devină scadentă
Șoferi și costuri
Cine conduce fiecare mașină și cât costă fiecare mașină
Calendarul alocărilor arată cine conduce fiecare mașină și când, cu istoricul pe mașină și pe șofer. Alimentările și reviziile se însumează pe mașină în raportul „Cost pe kilometru”, costurile recurente, precum vinietele, apar pe pagina fiecărei mașini, iar raportul „Rezumat vehicule” listează kilometrii parcurși în timpul pauzelor de confidențialitate separat de distanța înregistrată. Fiecare șofer poate avea și un cont Office Hero Connect pentru concedii, documente și mesaje.
- Șoferul principal și al doilea șofer pentru fiecare alocare
- Categoriile de permis și datele de expirare pe profilul fiecărui șofer
- Costuri recurente pe mașină, precum viniete sau abonamente
- Costul pe kilometru al fiecărei mașini, în rapoarte
03Aplicațiile
Office Hero pentru o flotă de mașini de serviciu
Fleet Hero face cea mai mare parte a muncii; HR Hero și Finance Hero adaugă oamenii și cheltuielile.
-
Mașini de serviciu pe o hartă în timp real în timpul zilei de lucru, cu mod de confidențialitate, reînnoiri, revizii și costuri.
- Mod de confidențialitate în fiecare pachet
- Mementouri de reînnoire
- Calendarul alocărilor
- Evidența alimentărilor și a încărcărilor
-
Angajații din spatele mașinilor, cu contracte, concedii și documente, într-o singură înregistrare comună cu Fleet Hero.
- O singură înregistrare a persoanei în toate aplicațiile
- Concedii și absențe
- Contractele, în dosarul fiecărei persoane
- Accesul la portal, eliminat la încetarea contractului de muncă
-
Deconturi de cheltuieli depuse în Finance Hero pentru combustibil, parcare și kilometri, cu bonuri fiscale și un aprobator care nu este niciodată solicitantul.
- Un bon fiscal pe fiecare linie a decontului
- Deconturi kilometrice la tariful dumneavoastră pe kilometru
- Limite pe categorie
- Aprobare și rambursare
04Întrebări
Întrebări despre mașinile de serviciu
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Este legal să monitorizăm mașinile de serviciu pe care angajații le folosesc și în scop personal?
Depinde de țară și de modul în care o faceți. Legislația privind protecția datelor, precum RGPD, cere în general un scop clar, informarea clară a angajaților și o monitorizare limitată la ce este necesar, iar aici vă ajută modul de confidențialitate. Ghidul nostru despre monitorizarea GPS și confidențialitatea angajaților explică principiile; nu reprezintă consultanță juridică, așa că verificați-vă configurația împreună cu consilierul dumneavoastră sau cu autoritatea pentru protecția datelor.
Ce vede compania în timpul unei curse personale?
Doar că mașina este în pauză și, ulterior, distanța, timpul de conducere și combustibilul pentru perioada respectivă. Pozițiile ei sunt eliminate la sosire, așa că nu există un traseu înregistrat, nici măcar pentru un administrator. Persoanele cu o permisiune separată pot cere un traseu rutier estimat peste o perioadă privată încheiată, iar acesta este marcat întotdeauna ca estimare.
Cine poate activa modul de confidențialitate?
Persoanele care au permisiunea pentru pauza de confidențialitate, pe care o acordați prin roluri; ceilalți nici nu văd comanda. Perioadele private pot fi și programate din timp, cu un început și un sfârșit, astfel încât un weekend sau un concediu să fie privat fără ca cineva să apese vreun buton. Șoferii nu îl pot activa singuri din Office Hero Connect.
Produce Fleet Hero evidența kilometrilor pe care o cere administrația fiscală?
Nu sub forma unor formulare oficiale. Raportul „Rezumat vehicule” listează kilometrii parcurși în timpul pauzelor de confidențialitate separat de distanța înregistrată și se exportă în PDF, Excel sau CSV. Raportul nu împarte kilometrii înregistrați în curse de serviciu și curse personale, iar Fleet Hero nu produce formularele oficiale de kilometraj ale vreunei țări, așa că întrebați-l pe contabilul dumneavoastră de ce are nevoie din aceste cifre.
Fleet Hero generează ordine de deplasare?
Nu. Fleet Hero înregistrează fiecare cursă, cu vehiculul, șoferul, începutul, sfârșitul și distanța ei, iar rapoartele sale se exportă în PDF, Excel sau CSV, dar nu generează formularul ordinului de deplasare și nu calculează diurnele.
Ce dispozitiv GPS se potrivește unei mașini de serviciu?
Un dispozitiv Teltonika: un model OBD, precum FMC003, se conectează direct în priza de diagnosticare a mașinii, iar un model montat prin cablare poate fi instalat ascuns. Dispozitivele se vând de la 65 €, cu jumătate din preț plătită în avans și jumătate după instalare, iar instalarea pornește de la 49 € per vehicul.
Cât costă pentru fiecare mașină?
Fleet Hero pornește de la 10,80 € per vehicul pe lună în pachetul Essentials, cu cartela SIM și datele mobile, modul de confidențialitate și mementourile de reînnoire incluse. Calendarul alocărilor, mentenanța și monitorizarea combustibilului vin cu Professional, la 14,80 €. Prețurile nu includ TVA, iar la plata anuală prețul este cu 10 % mai mic.
Vedeți modul de confidențialitate într-o demonstrație
Programați o demonstrație: întrerupem și reluăm împreună înregistrarea pentru o mașină și vă arătăm exact ce se păstrează și ce nu.