Véhicules de fonction
Un logiciel pour les véhicules de fonction qui respecte l’usage privé
Les commerciaux et les techniciens gardent souvent leur voiture de fonction le soir et le week-end. Fleet Hero, l’application de gestion de flotte d’Office Hero, suit la journée de travail, cesse d’enregistrer les positions pendant l’usage privé tout en comptant la distance, et vous rappelle les échéances d’assurance, d’immatriculation et d’entretien.
Le mode confidentialité est inclus dans toutes les formules Fleet Hero, à partir de 10,80 € par véhicule et par mois, carte SIM et données mobiles incluses. Les prix sont indiqués HT.
01Ce que couvre Office Hero
Des voitures de fonction également utilisées à titre privé
Chaque tuile renvoie vers la page de la fonction concernée, avec le détail et les limites.
Les trajets privés restent privés
Suspendez l’enregistrement : les positions de la voiture sont rejetées dès leur arrivée, et personne ne peut les récupérer par la suite, pas même un administrateur.
Les week-ends et les vacances réservés à l’avance
Réservez une période privée avec un début et une fin, de 31 jours au maximum et jusqu’à un an à l’avance ; elle commence et se termine d’elle-même.
Les kilomètres privés toujours comptés
La distance parcourue pendant une pause est lue sur le compteur kilométrique ou calculée à partir de la vitesse et du temps, et indiquée séparément de la distance enregistrée.
Chaque pause est consignée
Chaque pause est inscrite au journal d’audit, et l’historique des pauses liste chaque période privée avec sa distance et le nombre de positions rejetées.
Assurance et immatriculation renouvelées à temps
Des rappels de renouvellement pour les polices, les immatriculations et les permis de conduire jusqu’à 90 jours à l’avance, dans un calendrier regroupé par mois.
Des entretiens oubliés
Des ordres de travail dus à une date ou à un kilométrage, avec une alerte aux collègues avant l’échéance d’un entretien.
Qui a quelle voiture
Un calendrier des attributions indiquant qui conduit quelle voiture et quand, avec le permis de chaque conducteur et sa date d’expiration.
Les coûts de carburant par voiture
Les pleins avec le prix au litre et la consommation en l/100 km, des courbes de niveau du réservoir et le coût du carburant et de l’entretien par kilomètre de chaque voiture.
Les courbes de niveau du réservoir nécessitent un traceur qui transmet le niveau de carburant.
Les voitures de fonction électriques
Des sessions de recharge avec l’énergie, le prix par kWh, le type de chargeur et le niveau de charge avant et après, ainsi que le coût de recharge de chaque voiture.
02Fonctionnement
Confidentialité, renouvellements et conducteurs, en détail
Trois écrans sur lesquels repose une flotte de véhicules de fonction.
Mode confidentialité
Un mode confidentialité qui ne stocke aucune position pendant l’usage privé
Lorsqu’une voiture est en pause, ses positions sont rejetées dès leur arrivée et ne sont jamais stockées : il n’existe donc aucun trajet enregistré à consulter plus tard. Les positions de la pause n’atteignent jamais la carte en direct, et tout lien partagé affiche la voiture comme étant en pause. La distance, le temps de conduite et le carburant de la période restent mesurés : les kilomètres privés peuvent ainsi être comptabilisés sans trajet.
- Les motifs : usage privé, trajet domicile-travail, hors service ou autre
- Seules les personnes disposant de l’autorisation de pause de confidentialité voient la commande
- Les périodes privées apparaissent comme des interruptions dans l’historique des trajets
- Un itinéraire routier estimé sur une pause terminée nécessite une autorisation distincte et est toujours signalé comme une estimation
Renouvellements
Les assurances, les immatriculations et les permis avant leur expiration
Chaque voiture porte ses polices d’assurance et son immatriculation, avec les dates, les primes et le document de la police. Chaque jour, Fleet Hero ajoute des rappels pour les polices, les immatriculations et les permis de conduire qui expirent dans les 90 jours, et les marque en retard une fois la date passée. Un compteur sur la page des assurances signale toute voiture sans assurance obligatoire.
- Un calendrier des rappels regroupé par mois
- Les polices qui expirent dans les 30 prochains jours, dans un bandeau
- Vos propres rappels, par date ou par kilométrage
- Des alertes par e-mail aux collègues avant l’échéance d’un entretien
Conducteurs et coûts
Qui conduit quelle voiture, et ce que coûte chaque voiture
Le calendrier des attributions montre qui conduit quelle voiture et quand, avec l’historique par voiture et par conducteur. Les pleins et les entretiens s’additionnent par voiture dans le rapport de coût par kilomètre, les coûts récurrents comme les vignettes sont listés sur la page de chaque voiture, et le rapport Synthèse des véhicules indique les kilomètres parcourus pendant les pauses de confidentialité séparément de la distance enregistrée. Chaque conducteur peut aussi disposer d’un accès à Office Hero Connect pour ses congés, ses documents et ses messages.
- Le conducteur principal et le second conducteur sur chaque attribution
- Les catégories de permis et les dates d’expiration sur le profil de chaque conducteur
- Des coûts récurrents par voiture, comme les vignettes ou les abonnements
- Le coût par kilomètre de chaque voiture dans les rapports
03Les applications
Office Hero pour une flotte de véhicules de fonction
Fleet Hero fait l’essentiel du travail ; HR Hero et Finance Hero ajoutent les personnes et les dépenses.
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Les voitures de fonction sur une carte en direct pendant la journée de travail, avec le mode confidentialité, les renouvellements, les entretiens et les coûts.
- Mode confidentialité dans toutes les formules
- Rappels de renouvellement
- Calendrier des attributions
- Suivi des pleins et des recharges
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Les salariés qui conduisent ces voitures, avec les contrats, les congés et les documents dans une fiche unique partagée avec Fleet Hero.
- Une seule fiche par personne dans toutes les applications
- Congés et absences
- Contrats dans la fiche de chaque personne
- Accès au portail retiré à la fin du contrat
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Des notes de frais saisies dans Finance Hero pour le carburant, le stationnement et les kilomètres, avec des justificatifs et un approbateur qui n’est jamais le demandeur.
- Un justificatif sur chaque ligne de note de frais
- Des indemnités kilométriques à votre taux par kilomètre
- Des plafonds par catégorie
- Approbation et remboursement
04Questions
Questions sur les véhicules de fonction
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Est-il légal de géolocaliser des voitures de fonction que les salariés utilisent aussi à titre privé ?
Cela dépend du pays et de la manière de procéder. Le droit de la protection des données, comme le RGPD, attend en général une finalité claire, une information claire des salariés et pas plus de géolocalisation que nécessaire : c’est là que le mode confidentialité aide. Notre guide sur la géolocalisation GPS et la vie privée des salariés présente les principes ; il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez donc votre configuration auprès de votre conseil ou de votre autorité de protection des données.
Que voit l’entreprise pendant un trajet privé ?
Seulement que la voiture est en pause et, ensuite, la distance, le temps de conduite et le carburant de la période. Ses positions sont rejetées dès leur arrivée : il n’existe donc aucun trajet enregistré, pas même pour un administrateur. Les personnes disposant d’une autorisation distincte peuvent demander un itinéraire routier estimé sur une période privée terminée, et il est toujours signalé comme une estimation.
Qui peut activer le mode confidentialité ?
Les personnes qui disposent de l’autorisation de pause de confidentialité, que vous attribuez au moyen des rôles ; les autres ne voient même pas la commande. Les périodes privées peuvent aussi être réservées à l’avance avec un début et une fin : un week-end ou des vacances deviennent ainsi privés sans que personne n’ait à appuyer sur un bouton. Les conducteurs ne peuvent pas l’activer eux-mêmes depuis Office Hero Connect.
Fleet Hero produit-il les relevés kilométriques que demande notre administration fiscale ?
Pas sous forme de formulaires officiels. Le rapport Synthèse des véhicules indique les kilomètres parcourus pendant les pauses de confidentialité séparément de la distance enregistrée, et il s’exporte en PDF, Excel ou CSV. Le rapport ne répartit pas les kilomètres enregistrés entre trajets professionnels et trajets privés, et Fleet Hero ne produit pas les formulaires kilométriques officiels d’un pays : demandez donc à votre comptable ce dont il a besoin à partir de ces chiffres.
Fleet Hero produit-il des ordres de mission ?
Non. Fleet Hero enregistre chaque trajet avec son véhicule, son conducteur, son départ, son arrivée et sa distance, et ses rapports s’exportent en PDF, Excel ou CSV, mais il ne produit pas le formulaire d’ordre de mission et ne calcule pas les indemnités journalières.
Quel traceur convient à une voiture de fonction ?
Un traceur Teltonika : un modèle OBD enfichable comme le FMC003 se branche sur la prise de diagnostic de la voiture, et un modèle câblé peut être installé hors de vue. Les traceurs sont vendus à partir de 65 €, payables pour moitié d’avance et pour moitié après l’installation, et l’installation commence à 49 € par véhicule.
Combien cela coûte-t-il par voiture ?
Fleet Hero commence à 10,80 € par véhicule et par mois avec la formule Essentials, carte SIM et données mobiles, mode confidentialité et rappels de renouvellement inclus. Le calendrier des attributions, la maintenance et le suivi du carburant sont inclus dans la formule Professional, à 14,80 €. Les prix sont indiqués HT, et la facturation annuelle réduit le prix de 10 %.
Découvrez le mode confidentialité en démo
Réservez une démo : nous mettrons une voiture en pause et reprendrons l’enregistrement avec vous, et nous vous montrerons exactement ce qui est conservé et ce qui ne l’est pas.