Office Hero Connect
Un portail client unique pour vos salariés, vos clients et vos fournisseurs
Office Hero Connect donne aux personnes en lien avec votre entreprise leur propre accès. Les salariés pointent, demandent des congés et ouvrent leurs documents RH. Les clients voient ce qu’ils doivent, les fournisseurs ce que vous leur devez, et tous peuvent écrire à votre personnel. Tout est lu en direct depuis HR Hero et Finance Hero.
- Web
Inclus avec HR Hero et Finance Hero. Le portail web fonctionne à l’adresse connect.officehero.io ; l’application mobile sera bientôt disponible.
01Ce qui est inclus
Ce que chacun trouve dans le portail
Chaque utilisateur ne voit que le menu correspondant à son type de compte, à ses autorisations et aux modules de votre entreprise.
Pour les salariés
Un libre-service fondé sur HR Hero.
Libre-service salarié
Les pages personnelles de chaque salarié pour ses heures, son planning, ses congés et ses documents RH.
Pointage d’arrivée et de départ
Les salariés pointent leur arrivée, prennent une pause non rémunérée et pointent leur départ dans le navigateur.
Demandes de congé
Les demandes sont vérifiées par rapport au solde réel et aux congés déjà posés avant d’arriver aux RH.
Documents RH
Les fichiers que les RH joignent au dossier du salarié, ouverts uniquement après une analyse antivirus.
Les documents sont téléversés et envoyés pour signature dans l’application Office Hero Manager, bientôt disponible.
Intégration, formation et objectifs
Listes de tâches d’intégration, historique de formation, profil de compétences et objectifs, avec HR Hero Professional.
Coordonnées bancaires
Le compte de versement du salaire, validé, affiché masqué et modifiable uniquement après vérification du mot de passe.
Pour les clients et les fournisseurs
Des vues fondées sur Finance Hero.
Soldes clients
Le solde restant dû et les cinq factures les plus récentes, celles qui arrivent bientôt à échéance étant affichées à part.
Vue fournisseur
Ce que votre entreprise doit encore à un fournisseur, d’après les factures fournisseurs que vous avez enregistrées.
Liste des factures et relevés
Une liste complète des factures avec filtres, et des relevés mensuels sur 24 mois maximum.
L’équipe Office Hero les active pour chaque contact lors de la création de l’invitation.
Messages avec votre personnel
Clients et fournisseurs écrivent à votre personnel, dans les conversations que votre équipe voit déjà.
Pour votre entreprise
Vous décidez qui y accède.
Des invitations depuis vos fiches
Invitez les personnes depuis leur fiche salarié, client ou fournisseur ; chaque lien est valable 7 jours.
Trois publics, une seule adresse
Salariés, clients et fournisseurs se connectent à la même adresse, chacun avec son propre menu.
Dispositif d’alerte
Une page de signalement publique et anonyme, incluse avec HR Hero Professional ; les dossiers sont traités dans HR Hero.
15 langues
Chacun choisit sa langue, dont le macédonien, l’albanais et le serbe dans ses deux alphabets.
Chiffré et analysé
Les messages (par défaut), les coordonnées bancaires et les signalements sont chiffrés au repos, et les fichiers passent une analyse antivirus.
02Fonctionnement
Construit sur les données que vous tenez déjà
Salariés
Un libre-service pour chaque salarié
Les salariés voient leurs heures du jour sur leur écran d’accueil, consultent leurs prochains postes et leur solde de congés, et demandent un congé ou ouvrent les documents partagés par les RH, sans passer par le bureau.
- Pointage d’arrivée, de départ et pauses non rémunérées
- Prochains postes avec leurs horaires et leurs lieux
- Jours de droits, utilisés, restants, en attente et reportés
Clients et fournisseurs
Clients et fournisseurs voient leurs soldes
L’écran d’accueil d’un client additionne toutes les factures ouvertes, à payer, en retard et partiellement payées, calculées en direct à partir de vos factures et des paiements affectés dans Finance Hero. Les fournisseurs voient ce que votre entreprise leur doit encore, d’après les factures fournisseurs que vous avez enregistrées.
- Les cinq factures les plus récentes, celles qui arrivent bientôt à échéance étant affichées à part
- Chaque facture avec ses dates, son total, son solde restant et son statut
- La liste complète des factures et les relevés mensuels, activés pour chaque contact par l’équipe Office Hero
Accès
Invitez les personnes depuis les fiches que vous tenez
Les administrateurs invitent les utilisateurs du portail depuis Utilisateurs et accès dans Fleet Hero, HR Hero ou Finance Hero, en choisissant la fiche à laquelle l’accès est rattaché. Le lien d’invitation est valable 7 jours, et l’écran indique si l’e-mail est bien parti.
- Renvoi ou retrait d’une invitation
- Mots de passe temporaires pour les accès salariés, remplacés à la première connexion
- Révocation de l’accès en une seule étape
Messages
Des conversations avec votre personnel, dans les mêmes fils
Les utilisateurs du portail écrivent à votre personnel depuis la page Messages, et votre équipe répond depuis Fleet Hero, HR Hero ou Finance Hero. Clients et fournisseurs ne voient que votre personnel dans leurs contacts.
- Signalement et blocage, avec des signalements examinés par vos modérateurs
- Conditions d’utilisation acceptées avant le premier message, puis à chaque modification
- Les conversations ouvertes s’actualisent environ toutes les 15 secondes
Dispositif d’alerte
Un canal de signalement anonyme dans le portail
Avec HR Hero Professional, votre entreprise dispose d’une page de signalement publique dans Office Hero Connect. Toute personne peut faire un signalement sans compte, de façon anonyme ou avec son identifiant salarié, et vos référents désignés gèrent le dossier dans HR Hero.
- Cinq catégories et jusqu’à 1 000 caractères par signalement
- Un numéro de référence et une phrase secrète de quatre mots pour suivre le statut
- Une conversation de suivi privée avec le référent
- Chiffrement au repos, avec un journal d’audit à chaîne de hachage
03
Également inclus
Connexion par application d’authentification
Les utilisateurs du portail peuvent ajouter une deuxième étape de connexion avec une application d’authentification et des codes de récupération imprimables.
Appareils connectés
Chacun voit où il est connecté et peut fermer les autres sessions.
Un accès, plusieurs entreprises
Les personnes qui travaillent avec plusieurs entreprises utilisant Office Hero passent de l’une à l’autre après s’être connectées.
Rien de perdu à l’expiration de la session
Quand une session expire, une fenêtre de connexion s’ouvre sur place et tout ce qui a été saisi est conservé.
Des listes à votre façon
Choisissez les colonnes, triez et filtrez, optez pour un thème clair ou sombre et utilisez le menu des commandes.
Suppression du compte
Chacun peut demander la suppression de son compte dans le portail ou sur une page publique, et obtient une réponse sous 30 jours.
Articles d’aide et tickets
Chacun peut lire les articles d’aide d’Office Hero, et les salariés peuvent ouvrir un ticket d’assistance.
Les tickets sont traités par l’équipe d’assistance d’Office Hero et non par votre personnel, aucune notification n’est envoyée lorsqu’elle y répond, et les entreprises ne peuvent pas ajouter leurs propres articles.
Application Office Hero Connect
En phase de test sur iOS et Android, et bientôt disponible sur l’App Store et Google Play.
Bientôt disponible
04En chiffres
Office Hero Connect en chiffres
- 3 publics dans un seul portail : salariés, clients et fournisseurs
- 15 langues d’interface, au choix de chacun
- 7 jours pour accepter un lien d’invitation
- 10 min pour modifier les coordonnées bancaires après une vérification du mot de passe
05Questions
Questions sur Office Hero Connect
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Qu’est-ce qu’Office Hero Connect ?
C’est le portail que votre entreprise met à la disposition des personnes avec qui elle travaille. Les salariés l’utilisent pour leur temps de travail, leurs congés et leurs documents RH ; les clients et les fournisseurs y voient leurs soldes et écrivent à votre personnel. Il fonctionne à l’adresse connect.officehero.io.
Combien coûte Office Hero Connect ?
Il est inclus avec HR Hero, qui apporte le libre-service salarié, et avec Finance Hero, qui apporte les vues clients et fournisseurs. L’intégration, la formation, les compétences, les objectifs et la page de signalement sont fournis avec HR Hero Professional. Consultez les formules et les tarifs.
Comment les personnes obtiennent-elles un accès ?
Un administrateur les invite depuis Utilisateurs et accès en choisissant leur fiche salarié, client ou fournisseur. Ces personnes ouvrent le lien dans les 7 jours et choisissent un mot de passe ; pour les salariés, les RH peuvent plutôt définir un mot de passe temporaire.
Pouvons-nous décider de ce que voit chaque client ?
Chaque contact client voit son solde et ses cinq factures les plus récentes, celles qui arrivent bientôt à échéance étant affichées à part. La liste complète des factures et les relevés mensuels sont activés pour chaque contact par l’équipe Office Hero lors de la création de l’invitation.
Les clients peuvent-ils payer leurs factures dans le portail ?
Non. Les clients vous paient comme aujourd’hui, et votre équipe enregistre le paiement dans Finance Hero. Le portail affiche les factures à l’écran, sans PDF de facture ; les relevés mensuels s’ouvrent en PDF une fois activés.
Existe-t-il une application mobile ?
L’application Office Hero Connect pour iOS et Android est en phase de test et sera bientôt disponible dans les boutiques d’applications. En attendant, le portail web fonctionne dans le navigateur d’un téléphone. En savoir plus sur les applications.
Comment les données du portail sont-elles protégées ?
Les messages (par défaut), les coordonnées bancaires et les signalements sont chiffrés au repos avec la clé propre à votre entreprise. Les fichiers ne s’ouvrent qu’après une analyse antivirus, via des liens qui expirent au bout de 15 minutes. Plus d’informations sur la sécurité.
Quelles langues le portail prend-il en charge ?
15, dont le macédonien, l’albanais, le croate, le bulgare, le roumain et le serbe dans ses deux alphabets. Chacun choisit la sienne. Les traductions sont automatiques, et une relecture par des locuteurs natifs est en cours.
Que se passe-t-il quand quelqu’un part ?
La fin d’un contrat de travail dans HR Hero supprime automatiquement l’accès du salarié au portail, et un administrateur révoque l’accès d’un client ou d’un fournisseur depuis Utilisateurs et accès. Leurs fiches sont conservées.
Voyez le portail tel que chacun le voit
Réservez une démo pour découvrir Office Hero Connect tel que le voient un salarié, un client et un fournisseur.