Office Hero Connect
Un portail clients et fournisseurs pour les soldes et les factures
Donnez à chaque contact client et à chaque fournisseur son propre accès à Office Hero Connect. Les clients voient ce qu’ils doivent et lesquelles de leurs factures récentes arrivent bientôt à échéance ; les fournisseurs voient ce que votre entreprise leur doit encore. Les deux vues sont lues en direct dans Finance Hero, et clients comme fournisseurs peuvent écrire à votre personnel.
Inclus avec Finance Hero. Certaines vues sont activées pour chaque contact, sur demande.
01Dans le portail
Ce que voient les clients et les fournisseurs
Chaque écran se limite au seul client ou fournisseur auquel l’accès est rattaché.
Clients
Le solde, dès qu’un client se connecte
L’écran d’accueil additionne tout ce qui reste ouvert : les factures ouvertes, à payer, en retard ou partiellement payées. Il liste les cinq factures les plus récentes, affiche à part celles qui arrivent bientôt à échéance, et chacune s’ouvre avec son détail. Les montants sont calculés en direct à partir de vos factures et des paiements qui leur sont affectés dans Finance Hero.
- Numéro de facture, dates d’émission et d’échéance, total et solde restant
- Statuts : ouverte, à payer, en retard, partiellement payée, payée et annulée
- La date de paiement de chaque facture
Fournisseurs
Les fournisseurs voient ce que vous leur devez encore
Les accès des fournisseurs et des sous-traitants disposent de leur propre écran d’accueil. Il indique ce que votre entreprise leur doit encore, d’après les factures fournisseurs que vous avez enregistrées, et lesquelles de leurs factures les plus récentes arrivent bientôt à échéance.
- Établi à partir des factures fournisseurs comptabilisées, partiellement payées et payées
- Les factures récentes qui arrivent bientôt à échéance, avec le montant restant dû
- Des messages à votre personnel au sujet d’un paiement
Sur demande
La liste complète des factures et les relevés mensuels
Pour les contacts qui ont besoin de plus que l’écran d’accueil, la liste complète des factures et les relevés mensuels peuvent être activés. L’équipe Office Hero règle ce paramètre pour chaque contact lors de la création de l’invitation.
- Filtre par factures ouvertes, en retard ou payées, et recherche par numéro de facture
- Compteurs Total, Restant dû, Payé et En retard
- Une ligne de relevé par mois avec solde d’ouverture et solde de clôture, sur 24 mois maximum
- Le relevé de chaque mois en PDF
- Pour les fournisseurs, des relevés établis à partir de vos factures fournisseurs
Messages
Les questions arrivent directement à votre personnel
Clients et fournisseurs écrivent à votre personnel depuis la page Messages, et votre équipe répond depuis Fleet Hero, HR Hero ou Finance Hero. Leurs contacts n’affichent que votre personnel, jamais vos autres clients ou fournisseurs.
- Des conversations individuelles avec leurs interlocuteurs
- Signalement et blocage, avec des signalements examinés par vos modérateurs
- Les conversations ouvertes s’actualisent environ toutes les 15 secondes
Accès
Chaque accès appartient à un seul client ou fournisseur
Un administrateur invite un contact depuis Utilisateurs et accès en choisissant la fiche client ou fournisseur dans Finance Hero. Chaque écran se limite à cette fiche, et une requête portant sur les données d’un autre client renvoie « introuvable ».
- Des liens d’invitation valables 7 jours, avec renvoi et retrait
- Un seul compte pour un contact qui travaille avec plusieurs entreprises utilisant Office Hero
- Révocation de l’accès en une seule étape
02
Également inclus
Des soldes en direct
Les soldes sont calculés à partir de vos factures, moins les paiements qui leur sont affectés, à chaque ouverture de la page.
Connexion par application d’authentification
Les contacts peuvent ajouter une deuxième étape de connexion avec une application d’authentification et des codes de récupération imprimables.
Uniquement leurs propres données
Clients et fournisseurs ne voient que leurs propres factures et soldes, et seulement votre personnel dans leurs contacts.
Un accès, plusieurs entreprises
Les comptables et les acheteurs qui traitent avec plusieurs entreprises utilisant Office Hero conservent un seul compte.
15 langues
Chaque contact choisit sa langue ; les traductions sont automatiques, et une relecture par des locuteurs natifs est en cours.
Suppression du compte
Les contacts peuvent demander la suppression de leur compte et obtiennent une réponse sous 30 jours.
Articles d’aide
Les articles d’aide d’Office Hero sont consultables dans le portail, dans la langue du contact lorsqu’elle est disponible.
Les articles sont rédigés par l’équipe Office Hero, et votre entreprise ne peut pas ajouter les siens.
Application Office Hero Connect
Bientôt disponible sur l’App Store et Google Play, avec un onglet Factures pour les contacts qui ont accès aux factures.
Bientôt disponible
Ce que le portail clients et fournisseurs ne fait pas
La liste complète des factures et les relevés mensuels sont activés pour chaque contact par l’équipe Office Hero ; votre entreprise ne peut pas modifier ce paramètre elle-même. Les clients ne peuvent pas payer leurs factures via le portail, et les PDF des factures n’y sont pas fournis, contrairement aux PDF des relevés. Les fournisseurs ne peuvent soumettre aucune facture, et le portail ne propose ni commandes, ni devis, ni suivi des livraisons.
04Étape par étape
Mise en place
-
Étape 1 Gérez clients et fournisseurs dans Finance Hero
Factures clients, factures fournisseurs et paiements y sont enregistrés comme d’habitude.
-
Étape 2 Invitez le contact
Choisissez la fiche client ou fournisseur dans Utilisateurs et accès : le contact reçoit un e-mail avec un lien valable 7 jours.
-
Étape 3 Le contact se connecte
Il choisit un mot de passe et consulte son solde sur connect.officehero.io.
05Questions
Questions sur le portail clients et fournisseurs
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Que voit un client ?
Son solde restant dû et ses cinq factures les plus récentes, celles qui arrivent bientôt à échéance étant affichées à part, chacune avec tout son détail, ainsi que ses messages avec votre personnel. La liste complète des factures et les relevés mensuels sont ajoutés pour chaque contact, sur demande.
Que voit un fournisseur ?
Ce que votre entreprise lui doit encore, d’après les factures fournisseurs que vous avez enregistrées, lesquelles de ses factures récentes arrivent bientôt à échéance, et ses messages avec votre personnel. Un fournisseur ne voit que ses propres factures.
Les clients peuvent-ils payer leurs factures dans le portail ?
Non. Les clients paient comme aujourd’hui, et votre équipe enregistre le paiement dans les créances clients de Finance Hero. Le solde affiché dans le portail en tient alors compte.
Les clients peuvent-ils obtenir les PDF de leurs factures dans le portail ?
Non, le portail affiche les factures à l’écran. Votre équipe crée les PDF des factures dans Finance Hero, en 15 langues, et les transmet comme elle le fait aujourd’hui. Les relevés mensuels s’ouvrent en PDF une fois les relevés activés pour le contact.
Pouvons-nous choisir ce que voit chaque contact ?
L’écran d’accueil, le détail des factures et les messages sont identiques pour tous les contacts. La liste complète des factures et les relevés mensuels sont activés pour chaque contact par l’équipe Office Hero lors de la création de l’invitation : indiquez-nous donc les contacts qui en ont besoin.
Les fournisseurs peuvent-ils nous envoyer leurs factures via le portail ?
Non. Les fournisseurs voient les factures fournisseurs que vous avez enregistrées dans Finance Hero ; ils ne peuvent téléverser ni factures, ni bons de commande, ni ordres de travail.
Le portail clients et fournisseurs coûte-t-il un supplément ?
Non. Les vues clients et fournisseurs d’Office Hero Connect sont incluses avec Finance Hero. Consultez les tarifs.
Montrez à vos clients leur solde
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