Office Hero Connect
Un portale per clienti e fornitori con saldi e fatture
Dia a ogni contatto dei suoi clienti e a ogni fornitore un accesso personale a Office Hero Connect. I clienti vedono quanto devono e quali delle loro fatture recenti sono in scadenza a breve; i fornitori vedono quanto la sua azienda deve ancora loro. Entrambe le viste leggono i dati in tempo reale da Finance Hero, e sia i clienti sia i fornitori possono scrivere al suo personale.
Incluso con Finance Hero. Alcune viste vengono attivate per singolo contatto su richiesta.
01Nel portale
Che cosa vedono clienti e fornitori
Ogni schermata è limitata al cliente o al fornitore a cui appartiene l'accesso.
Clienti
Il saldo, appena il cliente accede
La schermata iniziale somma tutto ciò che è ancora aperto: fatture aperte, da pagare, scadute o pagate parzialmente. Elenca le cinque fatture più recenti, mostra a parte quelle in scadenza a breve, e ognuna si apre con i suoi dettagli. Gli importi vengono calcolati in tempo reale a partire dalle fatture e dai pagamenti imputati in Finance Hero.
- Numero della fattura, data di emissione e di scadenza, totale e importo residuo
- Stati: aperta, da pagare, scaduta, pagata parzialmente, pagata e annullata
- La data di pagamento di ogni fattura
Fornitori
I fornitori vedono quanto devono ancora ricevere
Gli accessi di fornitori e appaltatori hanno una propria schermata iniziale. Mostra quanto la sua azienda deve ancora loro, in base alle fatture di acquisto registrate, e quali delle loro fatture più recenti sono in scadenza a breve.
- Importo calcolato dalle fatture di acquisto contabilizzate, pagate parzialmente e pagate
- Fatture recenti in scadenza a breve, con l'importo ancora aperto
- Messaggi al suo personale su un pagamento
Su richiesta
L'elenco completo delle fatture e gli estratti conto mensili
Per i contatti che hanno bisogno di più della schermata iniziale, si possono attivare l'elenco completo delle fatture e gli estratti conto mensili. Il team di Office Hero imposta questa opzione per singolo contatto al momento della creazione dell'invito.
- Filtri per fatture aperte, scadute o pagate e ricerca per numero di fattura
- Contatori per totale, da pagare, pagato e scaduto
- Una riga di estratto conto al mese con saldo di apertura e di chiusura, fino a 24 mesi
- L'estratto conto di ogni mese in PDF
- Per i fornitori, estratti conto ricavati dalle sue fatture di acquisto
Messaggi
Le domande arrivano direttamente al suo personale
Clienti e fornitori scrivono al suo personale dalla pagina Messaggi, e il suo team risponde da Fleet Hero, HR Hero o Finance Hero. Tra i loro contatti compare solo il suo personale, mai gli altri clienti o fornitori.
- Conversazioni individuali con le persone con cui hanno a che fare
- Segnalazione e blocco, con le segnalazioni esaminate dai suoi moderatori
- Le conversazioni aperte si aggiornano ogni 15 secondi circa
Accesso
Ogni accesso appartiene a un solo cliente o fornitore
Un amministratore invita un contatto da Utenti e accessi scegliendo l'anagrafica del cliente o del fornitore in Finance Hero. Ogni schermata è limitata a quell'anagrafica, e una richiesta dei dati di un altro cliente restituisce «non trovato».
- Link d'invito validi per 7 giorni, con reinvio e ritiro
- Un solo account per un contatto che lavora con più aziende che usano Office Hero
- Revoca dell'accesso in un solo passaggio
02
Incluso anche
Saldi in tempo reale
I saldi vengono calcolati dalle sue fatture meno i pagamenti imputati, ogni volta che si apre la pagina.
Accesso con app di autenticazione
I contatti possono aggiungere un secondo passaggio di accesso con un'app di autenticazione e codici di recupero stampabili.
Solo i propri dati
Clienti e fornitori vedono solo le proprie fatture e i propri saldi, e tra i contatti solo il suo personale.
Un accesso, più aziende
Contabili e addetti agli acquisti che lavorano con più aziende che usano Office Hero mantengono un solo account.
15 lingue
Ogni contatto sceglie la propria lingua; le traduzioni sono automatiche ed è in corso la revisione di madrelingua.
Eliminazione dell'account
I contatti possono chiedere l'eliminazione del proprio account e ricevere una risposta entro 30 giorni.
Articoli di aiuto
Gli articoli di aiuto di Office Hero si possono leggere nel portale, nella lingua del contatto se disponibile.
Gli articoli sono scritti dal team di Office Hero, e la sua azienda non può aggiungerne di propri.
App Office Hero Connect
Prossimamente su App Store e Google Play, con una scheda Fatture per i contatti che hanno accesso alle fatture.
Prossimamente
Che cosa non fa il portale per clienti e fornitori
L'elenco completo delle fatture e gli estratti conto mensili vengono attivati per singolo contatto dal team di Office Hero; la sua azienda non può modificare questa impostazione da sola. I clienti non possono pagare le fatture tramite il portale, e lì non sono disponibili i PDF delle fatture, mentre i PDF degli estratti conto sì. I fornitori non possono inviare le proprie fatture, e il portale non gestisce ordini, preventivi né il tracciamento delle consegne.
04Passo dopo passo
Come configurarlo
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Passaggio 1 Gestisca clienti e fornitori in Finance Hero
Fatture, fatture di acquisto e pagamenti vengono registrati lì come di consueto.
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Passaggio 2 Inviti il contatto
Scelga l'anagrafica del cliente o del fornitore in Utenti e accessi: il contatto riceve un'e-mail con un link valido 7 giorni.
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Passaggio 3 Il contatto accede
Sceglie una password e vede il proprio saldo su connect.officehero.io.
05Domande
Domande sul portale per clienti e fornitori
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Che cosa vede un cliente?
Il proprio saldo da pagare e le cinque fatture più recenti, con quelle in scadenza a breve mostrate a parte, ognuna con tutti i dettagli, oltre ai messaggi con il suo personale. L'elenco completo delle fatture e gli estratti conto mensili vengono aggiunti per singolo contatto su richiesta.
Che cosa vede un fornitore?
Quanto la sua azienda deve ancora al fornitore, in base alle fatture di acquisto registrate, quali delle fatture recenti del fornitore sono in scadenza a breve, e i messaggi con il suo personale. Un fornitore vede solo le proprie fatture.
I clienti possono pagare le fatture nel portale?
No. I clienti pagano come fanno oggi e il suo team registra il pagamento nei crediti verso clienti di Finance Hero. Il saldo nel portale poi ne tiene conto.
I clienti possono scaricare i PDF delle fatture dal portale?
No, il portale mostra le fatture a schermo. Il suo team crea i PDF delle fatture in Finance Hero, in 15 lingue, e li condivide come fa oggi. Gli estratti conto mensili si aprono in PDF una volta attivati per il contatto.
Possiamo scegliere che cosa vede ogni contatto?
La schermata iniziale, i dettagli delle fatture e i messaggi sono uguali per tutti i contatti. L'elenco completo delle fatture e gli estratti conto mensili vengono attivati per singolo contatto dal team di Office Hero al momento della creazione dell'invito, quindi ci indichi quali contatti ne hanno bisogno.
I fornitori possono inviarci le loro fatture tramite il portale?
No. I fornitori vedono le fatture di acquisto registrate in Finance Hero; non possono caricare fatture, ordini di acquisto né ordini di lavoro.
Il portale per clienti e fornitori ha un costo aggiuntivo?
No. Le viste per clienti e fornitori di Office Hero Connect sono incluse con Finance Hero. Veda i prezzi.
Mostri ai suoi clienti il loro saldo
Richieda una demo per vedere le viste per clienti e fornitori insieme a Finance Hero.