Acquisti e fatture fornitori
Gestione di ordini di acquisto e fatture fornitori con approvazione integrata
Inserisca le fatture fornitori come bozze: vengono registrate tra i debiti verso fornitori solo quando qualcuno le approva. Un unico pagamento al fornitore può saldare più fatture insieme, e gli ordini di acquisto registrano il costo previsto di ogni impegno prima che arrivi la merce.
Fatture fornitori, approvazioni e pagamenti ai fornitori sono in ogni pacchetto di Finance Hero; gli ordini di acquisto sono inclusi in Professional.
01Come funziona
Dall'ordine di acquisto alla fattura pagata
Ordini di acquisto
Ordini di acquisto con il costo di ogni riga
Crei ordini di acquisto su più righe con prodotto, quantità, prezzo previsto e imposta su ciascuna riga, oltre a un centro di costo e a un centro di profitto, così ogni impegno ha un costo definito prima che arrivi la merce.
- Stati: bozza, inviato, ricevuto parzialmente, ricevuto, chiuso e annullato
- Ogni riga prende il prodotto dall'elenco prodotti di Finance Hero
Entrate merci
Registri ciò che è arrivato davvero
Inserisca le quantità ricevute su ogni riga di un ordine già inviato al fornitore; gli ordini si inviano dall'app Office Hero Manager, in fase di test. L'ordine passa da solo a «ricevuto parzialmente» o «ricevuto», così vede che cosa manca ancora prima che arrivi la fattura.
- Le consegne parziali si registrano riga per riga
- Un'entrata merci aggiorna l'ordine, non le giacenze
Fatture fornitori
Fatture inserite come bozze, con l'originale allegato
Inserisca ogni fattura con le righe e i conti di costo, il riferimento del fornitore, la data di ricevimento e il tasso di cambio, e alleghi il PDF del fornitore. Le bozze restano modificabili finché qualcuno non le approva.
- Una vista dei giorni di ritardo mostra le fatture oltre la scadenza
- Le fatture rifiutate restano agli atti invece di essere eliminate
Casella delle approvazioni
Un'unica casella per ogni fattura che attende una decisione
Le bozze di fattura attendono in un'unica coda con fornitore, riferimento, scadenza e totale. Approvare una fattura la registra tra i debiti verso fornitori in contabilità; rifiutarla la toglie dalla coda senza eliminarla.
- Fatture in attesa e importo in attesa in cima alla casella
- Solo chi ha l'autorizzazione di approvazione può approvare una fattura
Pagamenti ai fornitori
Un solo pagamento al fornitore, più fatture saldate
Inserisca l'importo in uscita dalla banca e lo ripartisca tra le fatture aperte del fornitore; la scrittura dai debiti verso fornitori alla banca viene registrata nello stesso passaggio. Per una singola fattura, la finestra di pagamento rifiuta qualsiasi importo superiore al residuo.
- Le imputazioni devono corrispondere in totale all'importo del pagamento
02Incluso anche
Altro per acquisti e debiti verso fornitori
Anagrafica fornitori
IBAN e BIC, partita IVA, regime fiscale, termini di pagamento e valuta per ogni fornitore, con il numero di fornitori con fatture aperte e i paesi da cui acquista.
Valutazione dei fornitori
Assegni a ogni fornitore un punteggio da 1 a 5, con una nota facoltativa che lo motivi.
Fatture in scadenza
Le fatture fornitori in scadenza a breve compaiono nella dashboard, e può registrarne il pagamento senza uscirne.
I fornitori vedono quanto è loro dovuto
I fornitori che accedono a Office Hero Connect vedono l'importo che la sua azienda deve ancora loro, in base alle fatture registrate, e ciò che è in scadenza.
Fatture in altre valute
Registri una fattura fornitore nella valuta e al tasso del documento. Quando la paga tramite i pagamenti ai fornitori, la differenza di cambio viene contabilizzata automaticamente.
Centri di costo e di profitto
Assegni a ogni ordine di acquisto un centro di costo e un centro di profitto, così ogni impegno indica a quale reparto o progetto appartiene.
Scadenzario fornitori
I debiti per anzianità, da non ancora scaduto a oltre 90 giorni, a qualsiasi data e nella valuta aziendale.
Unione dei fornitori duplicati
Sposti i documenti di un fornitore duplicato sulla scheda che mantiene, in un unico passaggio tracciato nell'audit.
Non sparisce nulla
Le fatture rifiutate restano agli atti e i pagamenti stornati registrano scritture di compensazione, così la traccia di audit resta completa.
Da sapere
Gli ordini di acquisto si creano in Finance Hero sul web. L'invio, la chiusura e l'annullamento di un ordine si fanno nell'app Office Hero Manager, in fase di test, e la merce si può ricevere solo a fronte di un ordine inviato. Le entrate merci aggiornano l'ordine di acquisto ma non le giacenze.
04Domande frequenti
Domande su acquisti e fatture fornitori
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Le fatture fornitori devono essere approvate prima della registrazione?
Sì. Una fattura fornitore viene inserita come bozza e attende nella casella delle approvazioni. Approvarla la registra tra i debiti verso fornitori; rifiutarla la toglie dalla coda ma la mantiene agli atti.
Posso pagare insieme più fatture dello stesso fornitore?
Sì. Inserisca una sola volta l'importo in uscita dalla banca e lo ripartisca tra le fatture aperte del fornitore. La scrittura contabile viene registrata nello stesso passaggio.
Una fattura fornitore può essere pagata più del dovuto?
No. Finance Hero rifiuta qualsiasi pagamento o imputazione superiore al saldo residuo di una fattura, e le imputazioni di un pagamento al fornitore devono corrispondere in totale al suo importo.
Posso conservare la fattura originale del fornitore?
Sì. Alleghi il PDF del fornitore alla fattura registrata, accanto al riferimento del fornitore, alla data di ricevimento e al tasso di cambio. I file caricati vengono sottoposti a scansione antivirus.
Le entrate merci modificano le giacenze?
No. Un'entrata merci registra le quantità ricevute a fronte dell'ordine di acquisto e porta l'ordine allo stato «ricevuto parzialmente» o «ricevuto». Le giacenze si rettificano separatamente, per esempio con un inventario.
Posso inviare un ordine di acquisto al fornitore per e-mail?
L'invio di un ordine di acquisto al fornitore per e-mail fa parte dell'app Office Hero Manager, che è in fase di test e non è ancora negli store. Un ordine deve essere inviato prima che si possa ricevere merce a fronte di esso. Sul web si creano gli ordini e si registrano le entrate merci degli ordini già inviati.
I fornitori possono vedere le proprie fatture?
I fornitori che accedono a Office Hero Connect vedono quanto la sua azienda deve ancora loro, in base alle fatture registrate, e ciò che è in scadenza. L'elenco completo delle loro fatture e gli estratti conto mensili si attivano su richiesta. Office Hero Connect è incluso in Finance Hero.
Quale pacchetto include gli ordini di acquisto?
Fatture fornitori, casella delle approvazioni e pagamenti ai fornitori sono in entrambi i pacchetti di Finance Hero. Ordini di acquisto ed entrate merci sono inclusi in Professional, a 59 € per azienda al mese con 10 utenti, IVA esclusa.
Veda gli acquisti in Finance Hero
Richieda una demo: le mostreremo ordini di acquisto, approvazione delle fatture fornitori e pagamenti ai fornitori.