Nabavka i ulazne fakture
Narudžbenice i ulazne fakture s ugrađenim odobravanjem
Evidentirajte ulazne fakture kao nacrte i knjižite ih u obaveze prema dobavljačima tek kada ih neko odobri. Jedno plaćanje dobavljaču može odjednom zatvoriti više ulaznih faktura, a narudžbenice bilježe očekivani trošak svake preuzete obaveze prije nego što roba stigne.
Ulazne fakture, odobravanje i plaćanja dobavljačima dio su svakog paketa Finance Hero; narudžbenice dolaze s paketom Professional.
01Kako funkcioniše
Od narudžbenice do plaćene ulazne fakture
Narudžbenice
Narudžbenice s cijenom na svakoj stavci
Kreirajte narudžbenice s više stavki, s proizvodom, količinom, očekivanom cijenom i porezom na svakoj stavci, uz mjesto troška i profitni centar, tako da je trošak svake obaveze poznat prije nego što roba stigne.
- Statusi: nacrt, poslano, djelimično primljeno, primljeno, zatvoreno i otkazano
- Stavke preuzimaju proizvode s vaše liste proizvoda u Finance Hero
Prijem robe
Evidentirajte ono što je stvarno stiglo
Unesite primljene količine za svaku stavku narudžbenice koja je poslana dobavljaču; narudžbenice se šalju iz aplikacije Office Hero Manager, koja je u testiranju. Narudžbenica sama prelazi u status djelimično primljeno ili primljeno, pa i prije stizanja ulazne fakture vidite šta još treba stići.
- Djelimične isporuke evidentiraju se stavku po stavku
- Prijem robe ažurira narudžbenicu, a ne stanje zaliha
Ulazne fakture
Ulazne fakture kao nacrti, s priloženim originalom
Evidentirajte svaku ulaznu fakturu sa stavkama i kontima rashoda, referencom dobavljača, datumom prijema i kursom i priložite PDF dobavljača. Nacrti se mogu uređivati dok ih neko ne odobri.
- Prikaz dana kašnjenja pokazuje ulazne fakture kojima je prošao datum dospijeća
- Odbijene ulazne fakture ostaju u evidenciji umjesto da se brišu
Sanduče za odobravanje
Jedno sanduče za svaku ulaznu fakturu o kojoj treba odlučiti
Nacrti ulaznih faktura čekaju u jednom redu, s dobavljačem, referencom, datumom dospijeća i ukupnim iznosom. Odobravanjem se ulazna faktura knjiži u obaveze prema dobavljačima u glavnoj knjizi; odbijanjem se uklanja iz reda, ali se ne briše.
- Ulazne fakture na čekanju i iznos na čekanju na vrhu sandučeta
- Ulaznu fakturu mogu odobriti samo osobe s dozvolom za odobravanje
Plaćanja dobavljačima
Platite dobavljaču jednom, zatvorite više ulaznih faktura
Unesite iznos koji odlazi s bankovnog računa i raspodijelite ga na otvorene ulazne fakture dobavljača; nalog za knjiženje s obaveza na banku knjiži se u istom koraku. Za pojedinačnu ulaznu fakturu dijalog za plaćanje odbija svaki iznos veći od neizmirenog.
- Zbir raspodjela mora biti jednak iznosu plaćanja
02Također uključeno
Još za nabavku i obaveze
Evidencija dobavljača
IBAN i BIC, PDV broj, poreski režim, uslovi plaćanja i valuta za svakog dobavljača, uz broj dobavljača s otvorenim ulaznim fakturama i broj zemalja iz kojih nabavljate.
Ocjena dobavljača
Dajte svakom dobavljaču ocjenu od 1 do 5, uz neobaveznu napomenu koja je obrazlaže.
Predstojeće ulazne fakture
Ulazne fakture koje uskoro dospijevaju nalaze se na kontrolnoj ploči, a plaćanje za svaku od njih možete evidentirati bez napuštanja ploče.
Dobavljači vide koliko im dugujete
Dobavljači koji se prijave u Office Hero Connect vide iznos koji im još dugujete, na osnovu ulaznih faktura koje ste evidentirali, i šta uskoro dospijeva.
Ulazne fakture u drugim valutama
Evidentirajte ulaznu fakturu u njenoj valuti i po njenom kursu. Kada je platite kroz plaćanja dobavljačima, kursna razlika se knjiži automatski.
Mjesta troška i profitni centri
Svakoj narudžbenici dodijelite mjesto troška i profitni centar, tako da se za svaku obavezu vidi kojem odjelu ili projektu pripada.
Starosna struktura obaveza
Ono što dugujete, razvrstano po starosti, od još nedospjelog do starijeg od 90 dana, na bilo koji datum i u valuti vaše kompanije.
Spajanje dupliranih dobavljača
Premjestite dokumente dupliranog dobavljača na zapis koji zadržavate, jednim korakom koji se bilježi u revizijskom tragu.
Ništa ne nestaje
Odbijene ulazne fakture ostaju u evidenciji, a stornirana plaćanja knjiže storno knjiženja, pa revizijski trag ostaje potpun.
Dobro je znati
Narudžbenice se kreiraju u web aplikaciji Finance Hero. Slanje, zatvaranje i otkazivanje narudžbenice obavljaju se u aplikaciji Office Hero Manager, koja je u testiranju, a robu je moguće primiti samo po narudžbenici koja je poslana. Prijem robe ažurira narudžbenicu, ali ne i stanje zaliha.
04Česta pitanja
Pitanja o nabavci i ulaznim fakturama
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovara osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Moraju li ulazne fakture biti odobrene prije knjiženja?
Da. Ulazna faktura evidentira se kao nacrt i čeka u sandučetu za odobravanje. Odobravanjem se knjiži u obaveze prema dobavljačima; odbijanjem se uklanja iz reda, ali ostaje u evidenciji.
Mogu li odjednom platiti više ulaznih faktura jednog dobavljača?
Da. Jednom unesite iznos koji odlazi s bankovnog računa i raspodijelite ga na otvorene ulazne fakture dobavljača. Nalog za knjiženje knjiži se u istom koraku.
Može li se ulazna faktura preplatiti?
Ne. Finance Hero odbija svako plaćanje ili raspodjelu veću od neizmirenog salda ulazne fakture, a zbir raspodjela plaćanja dobavljaču mora biti jednak iznosu plaćanja.
Mogu li sačuvati originalnu fakturu dobavljača?
Da. Priložite PDF dobavljača uz ulaznu fakturu, pored reference dobavljača, datuma prijema i kursa. Otpremljene datoteke provjeravaju se na viruse.
Mijenja li prijem robe stanje zaliha?
Ne. Prijem robe evidentira primljene količine po narudžbenici i prebacuje narudžbenicu u status djelimično primljeno ili primljeno. Stanje zaliha usklađuje se zasebno, na primjer popisom zaliha.
Mogu li narudžbenicu poslati dobavljaču e-poštom?
Slanje narudžbenice dobavljaču e-poštom dio je aplikacije Office Hero Manager, koja je u testiranju i još nije dostupna u prodavnicama aplikacija. Narudžbenica mora biti poslana prije nego što se po njoj može primiti roba. U web aplikaciji kreirate narudžbenice i evidentirate prijem robe za narudžbenice koje su poslane.
Mogu li dobavljači vidjeti svoje fakture?
Dobavljači koji se prijave u Office Hero Connect vide koliko im još dugujete, na osnovu ulaznih faktura koje ste evidentirali, i šta uskoro dospijeva. Potpuna lista njihovih faktura i mjesečni izvodi stanja uključuju se na zahtjev. Office Hero Connect je uključen uz Finance Hero.
Koji paket uključuje narudžbenice?
Ulazne fakture, sanduče za odobravanje i plaćanja dobavljačima dio su oba paketa Finance Hero. Narudžbenice i prijem robe dolaze s paketom Professional, po cijeni od 59 € po kompaniji mjesečno s 10 korisnika, bez PDV-a.
Pogledajte nabavku u Finance Hero
Zakažite demo i provest ćemo vas kroz narudžbenice, odobravanje ulaznih faktura i plaćanja dobavljačima.