Nabava in prejeti računi
Upravljanje naročilnic in prejetih računov z vgrajenim odobravanjem
Prejete račune dobaviteljev vnesite kot osnutke, ki se med obveznosti do dobaviteljev knjižijo šele, ko jih nekdo odobri. Eno plačilo dobavitelju lahko hkrati poravna več računov, naročilnice pa zabeležijo pričakovani strošek vsake obveze, še preden blago prispe.
Prejeti računi, odobritve in plačila dobaviteljem so v vseh paketih Finance Hero; naročilnice so del paketa Professional.
01Kako deluje
Od naročilnice do plačanega računa
Naročilnice
Naročilnice z ovrednoteno vsako postavko
Ustvarite naročilnice z več postavkami, z izdelkom, količino, pričakovano ceno in davkom v vsaki postavki ter s stroškovnim mestom in profitnim centrom, da je vsaka obveza ovrednotena, še preden blago prispe.
- Stanja: osnutek, poslano, prejeto (delno), prejeto, zaprto in preklicano
- V postavke izberete izdelke s seznama izdelkov v Finance Hero
Prevzemnice
Zabeležite, kaj je dejansko prispelo
Za vsako postavko naročilnice, ki je bila poslana dobavitelju, vnesite prejete količine; naročilnice se pošiljajo iz aplikacije Office Hero Manager, ki je v testiranju. Naročilnica sama preide v stanje „Prejeto (delno)“ ali „Prejeto“, zato vidite, kaj še pride, preden prispe račun.
- Delne dobave se beležijo po postavkah
- Prevzemnica posodobi naročilnico, ne pa stanja zalog
Prejeti računi
Računi, vneseni kot osnutki, s priloženim izvirnikom
Vsak račun vnesite s postavkami in konti stroškov, sklicem dobavitelja, datumom prejema in menjalnim tečajem ter priložite PDF dobavitelja. Osnutke je mogoče urejati, dokler jih nekdo ne odobri.
- Pogled z dnevi zamude prikaže račune s preteklim rokom plačila
- Zavrnjeni računi ostanejo zabeleženi, namesto da bi bili izbrisani
Predal za odobritve
En predal za vse račune, ki čakajo na odločitev
Osnutki prejetih računov čakajo v eni vrsti z dobaviteljem, sklicem, rokom plačila in skupnim zneskom. Odobritev račun knjiži med obveznosti do dobaviteljev v glavni knjigi; zavrnitev ga odstrani iz vrste, ne da bi ga izbrisala.
- Na vrhu predala sta število čakajočih računov in čakajoči znesek
- Račun lahko odobrijo le osebe z dovoljenjem za odobravanje
Plačila dobaviteljem
Eno plačilo dobavitelju, več poravnanih računov
Vnesite znesek, ki odide z banke, in ga razdelite na odprte račune dobavitelja; v istem koraku nastane tudi knjižba med obveznostmi do dobaviteljev in banko. Pri posameznem računu pogovorno okno za plačilo zavrne vsak znesek, višji od neporavnanega.
- Vsota razporeditev mora biti enaka znesku plačila
02Vključeno tudi
Več za nabavo in obveznosti
Kartoteke dobaviteljev
IBAN in BIC, ID za DDV, davčni režim, plačilni pogoji in valuta za vsakega dobavitelja, s številom dobaviteljev z odprtimi računi in državami, iz katerih nabavljate.
Ocena dobaviteljev
Vsakemu dobavitelju dodelite oceno od 1 do 5, z neobvezno opombo, ki jo pojasni.
Računi, ki kmalu zapadejo
Na nadzorni plošči so računi z bližajočim se rokom plačila, plačilo za posameznega pa lahko zabeležite, ne da bi jo zapustili.
Dobavitelji vidijo, koliko jim dolgujete
Dobavitelji, ki se prijavijo v Office Hero Connect, vidijo znesek, ki jim ga še dolgujete glede na račune, ki ste jih zabeležili, in kaj bo kmalu zapadlo.
Računi v drugih valutah
Račun zabeležite v njegovi valuti in po njegovem tečaju. Ko ga plačate prek plačil dobaviteljem, se tečajna razlika knjiži samodejno.
Stroškovna mesta in profitni centri
Vsaki naročilnici dodelite stroškovno mesto in profitni center, da je pri vsaki obvezi razvidno, kateremu oddelku ali projektu pripada.
Starostna analiza obveznosti
Vaše obveznosti po starosti, od še nezapadlih do starejših od 90 dni, na kateri koli dan in v valuti vašega podjetja.
Združevanje podvojenih dobaviteljev
Dokumente podvojenega dobavitelja v enem revidiranem koraku premaknite na zapis, ki ga obdržite.
Nič ne izgine
Zavrnjeni računi ostanejo zabeleženi, stornirana plačila pa knjižijo nasprotne knjižbe, zato revizijska sled ostane popolna.
Dobro je vedeti
Naročilnice ustvarjate v spletni aplikaciji Finance Hero. Pošiljanje, zapiranje in preklic naročilnice se opravijo v aplikaciji Office Hero Manager, ki je v testiranju, blago pa je mogoče prevzeti le na podlagi poslane naročilnice. Prevzemnice posodobijo naročilnico, ne pa stanja zalog.
04Pogosta vprašanja
Vprašanja o nabavi in prejetih računih
Niste našli odgovora? Pišite na [email protected]. Odgovori vam oseba iz naše ekipe v Skopju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjeevropskem času.
Ali morajo biti prejeti računi pred knjiženjem odobreni?
Da. Račun se vnese kot osnutek in čaka v predalu za odobritve. Odobritev ga knjiži med obveznosti do dobaviteljev; zavrnitev ga odstrani iz vrste, a ga ohrani v evidenci.
Ali lahko hkrati plačam več računov istega dobavitelja?
Da. Znesek, ki odide z banke, vnesite enkrat in ga razdelite na odprte račune dobavitelja. Knjižba nastane v istem koraku.
Ali je mogoče račun preplačati?
Ne. Finance Hero zavrne vsako plačilo ali razporeditev nad neporavnanim saldom računa, vsota razporeditev plačila dobavitelju pa mora biti enaka njegovemu znesku.
Ali lahko shranim izvirni račun dobavitelja?
Da. PDF dobavitelja priložite prejetemu računu, poleg sklica dobavitelja, datuma prejema in menjalnega tečaja. Naložene datoteke se pregledajo na viruse.
Ali prevzemnice spremenijo stanje zalog?
Ne. Prevzemnica zabeleži prejete količine glede na naročilnico in jo premakne v stanje „Prejeto (delno)“ ali „Prejeto“. Stanje zalog se prilagodi ločeno, na primer z inventuro.
Ali lahko naročilnico dobavitelju pošljem po e-pošti?
Pošiljanje naročilnice dobavitelju po e-pošti je del aplikacije Office Hero Manager, ki je v testiranju in še ni v trgovinah z aplikacijami. Naročilnica mora biti poslana, preden je mogoče na njeni podlagi prevzeti blago. V spletni aplikaciji ustvarjate naročilnice in beležite prevzeme za poslane naročilnice.
Ali dobavitelji vidijo svoje račune?
Dobavitelji, ki se prijavijo v Office Hero Connect, vidijo, koliko jim še dolgujete glede na račune, ki ste jih zabeležili, in kaj bo kmalu zapadlo. Celoten seznam njihovih računov in mesečni izpiski se omogočijo na zahtevo. Office Hero Connect je vključen v Finance Hero.
Kateri paket vključuje naročilnice?
Prejeti računi, predal za odobritve in plačila dobaviteljem so v obeh paketih Finance Hero. Naročilnice in prevzemnice so del paketa Professional za 59 € na podjetje na mesec z 10 uporabniki, brez DDV.
Oglejte si nabavo v Finance Hero
Rezervirajte predstavitev in pokazali vam bomo naročilnice, odobritve prejetih računov in plačila dobaviteljem.