Zakupy i faktury zakupu
Zamówienia zakupu i faktury zakupu z wbudowanym zatwierdzaniem
Faktury od dostawców rejestruje się jako szkice i księguje w zobowiązaniach dopiero po ich zatwierdzeniu. Jedna płatność dla dostawcy może rozliczyć kilka faktur naraz, a zamówienia zakupu rejestrują przewidywany koszt każdego zobowiązania, zanim towar dotrze.
Faktury zakupu, zatwierdzanie i płatności dla dostawców są w każdym pakiecie Finance Hero; zamówienia zakupu są dostępne w pakiecie Professional.
01Jak to działa
Od zamówienia zakupu do opłaconej faktury
Zamówienia zakupu
Zamówienia zakupu z wyceną każdej pozycji
Zamówienia zakupu mogą mieć wiele pozycji – każdą z produktem, ilością, przewidywaną ceną i podatkiem – a całe zamówienie także miejsce powstawania kosztów i centrum zysku, dzięki czemu każde zobowiązanie jest wycenione, zanim towar dotrze.
- Statusy: szkic, wysłane, przyjęte częściowo, przyjęte, zamknięte i anulowane
- Pozycje korzystają z listy produktów w Finance Hero
Przyjęcia towaru
Rejestracja tego, co faktycznie dotarło
Przyjęte ilości wprowadza się do każdej pozycji zamówienia wysłanego do dostawcy; zamówienia wysyła się z aplikacji Office Hero Manager, która jest w fazie testów. Zamówienie samo zmienia status na „przyjęte częściowo” lub „przyjęte”, więc jeszcze przed nadejściem faktury widać, czego wciąż brakuje.
- Dostawy częściowe są rejestrowane pozycja po pozycji
- Przyjęcie towaru aktualizuje zamówienie, a nie stany magazynowe
Faktury zakupu
Faktury zakupu rejestrowane jako szkice, z dołączonym oryginałem
Każdą fakturę zakupu rejestruje się z pozycjami i kontami kosztów, numerem referencyjnym dostawcy, datą otrzymania i kursem wymiany, a do tego dołącza się PDF od dostawcy. Szkice można edytować, dopóki ktoś ich nie zatwierdzi.
- Widok dni opóźnienia pokazuje faktury po terminie płatności
- Odrzucone faktury pozostają w ewidencji i nie są usuwane
Skrzynka zatwierdzeń
Jedna skrzynka na wszystkie faktury czekające na decyzję
Robocze faktury zakupu czekają w jednej kolejce z dostawcą, numerem referencyjnym, terminem płatności i kwotą. Zatwierdzenie faktury księguje ją w zobowiązaniach w księdze głównej; odrzucenie zdejmuje ją z kolejki, nie usuwając jej.
- Liczba oczekujących faktur i kwota oczekująca u góry skrzynki
- Fakturę mogą zatwierdzić tylko osoby z uprawnieniem do zatwierdzania
Płatności dla dostawców
Jedna płatność dla dostawcy, kilka rozliczonych faktur
Wystarczy wprowadzić kwotę wypływającą z banku i rozdzielić ją na otwarte faktury dostawcy; zapis z konta zobowiązań na konto bankowe jest księgowany w tym samym kroku. Przy pojedynczej fakturze okno płatności odrzuca każdą kwotę wyższą niż pozostała do zapłaty.
- Suma rozliczeń musi być równa kwocie płatności
02Także w zestawie
Więcej dla zakupów i zobowiązań
Kartoteka dostawców
IBAN i BIC, numer VAT, sposób opodatkowania, termin płatności i waluta dla każdego dostawcy, a także liczba dostawców z otwartymi fakturami i liczba krajów, z których Państwo kupują.
Ocena dostawców
Każdemu dostawcy można przyznać ocenę od 1 do 5 z opcjonalnym uzasadnieniem.
Nadchodzące faktury zakupu
Faktury z bliskim terminem płatności są widoczne na pulpicie, a płatność za każdą z nich można zarejestrować bez opuszczania pulpitu.
Dostawcy widzą, ile są im Państwo winni
Dostawcy zalogowani do Office Hero Connect widzą kwotę, którą są im Państwo jeszcze winni, wyliczoną z zarejestrowanych faktur, oraz zbliżające się terminy płatności.
Faktury w innych walutach
Fakturę zakupu rejestruje się w jej walucie i po jej kursie. Gdy zapłacą ją Państwo przez płatności dla dostawców, różnica kursowa zostanie zaksięgowana automatycznie.
Miejsca powstawania kosztów i centra zysku
Każde zamówienie zakupu można przypisać do miejsca powstawania kosztów i centrum zysku, dzięki czemu każde zobowiązanie pokazuje, do którego działu lub projektu należy.
Wiekowanie zobowiązań
Zobowiązania według wieku, od „Przed terminem” do ponad 90 dni, na dowolny dzień i w walucie Państwa firmy.
Scalanie zduplikowanych dostawców
Dokumenty zduplikowanego dostawcy można przenieść do zachowanego rekordu w jednym kroku zapisanym w śladzie audytowym.
Nic nie znika
Odrzucone faktury pozostają w ewidencji, a stornowane płatności księgują zapisy kompensujące, więc ślad audytowy pozostaje kompletny.
Warto wiedzieć
Zamówienia zakupu tworzy się w Finance Hero w przeglądarce. Wysyłanie, zamykanie i anulowanie zamówienia odbywa się w aplikacji Office Hero Manager, która jest w fazie testów, a towar można przyjąć tylko do zamówienia, które zostało wysłane. Przyjęcia towaru aktualizują zamówienie zakupu, ale nie stany magazynowe.
04Najczęstsze pytania
Pytania o zakupy i faktury zakupu
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Czy faktury zakupu wymagają zatwierdzenia przed zaksięgowaniem?
Tak. Faktura zakupu jest rejestrowana jako szkic i czeka w skrzynce zatwierdzeń. Zatwierdzenie księguje ją w zobowiązaniach; odrzucenie zdejmuje ją z kolejki, ale pozostawia w ewidencji.
Czy mogę zapłacić naraz kilka faktur jednego dostawcy?
Tak. Kwotę wypływającą z banku wprowadza się raz i rozdziela na otwarte faktury dostawcy. Zapis księgowy powstaje w tym samym kroku.
Czy fakturę zakupu można nadpłacić?
Nie. Finance Hero odrzuca każdą płatność lub rozliczenie przekraczające saldo faktury do zapłaty, a suma rozliczeń płatności dla dostawcy musi być równa jej kwocie.
Czy mogę przechowywać oryginał faktury od dostawcy?
Tak. PDF od dostawcy dołącza się do faktury zakupu, obok numeru referencyjnego dostawcy, daty otrzymania i kursu wymiany. Przesłane pliki są skanowane antywirusowo.
Czy przyjęcia towaru zmieniają stany magazynowe?
Nie. Przyjęcie towaru rejestruje przyjęte ilości w zamówieniu zakupu i zmienia jego status na „przyjęte częściowo” lub „przyjęte”. Stany magazynowe koryguje się osobno, na przykład podczas inwentaryzacji.
Czy mogę wysłać zamówienie zakupu do dostawcy e-mailem?
Wysyłanie zamówienia zakupu do dostawcy e-mailem jest częścią aplikacji Office Hero Manager, która jest w fazie testów i nie ma jej jeszcze w sklepach z aplikacjami. Zamówienie musi zostać wysłane, zanim będzie można przyjąć do niego towar. W przeglądarce tworzy się zamówienia i rejestruje przyjęcia towaru do zamówień, które zostały wysłane.
Czy dostawcy widzą swoje faktury?
Dostawcy zalogowani do Office Hero Connect widzą, ile są im Państwo jeszcze winni na podstawie zarejestrowanych faktur, oraz zbliżające się terminy płatności. Pełną listę ich faktur i miesięczne zestawienia włączamy na życzenie. Office Hero Connect jest w cenie Finance Hero.
Który pakiet obejmuje zamówienia zakupu?
Faktury zakupu, skrzynka zatwierdzeń i płatności dla dostawców są w obu pakietach Finance Hero. Zamówienia zakupu i przyjęcia towaru są dostępne w pakiecie Professional (59 € za firmę miesięcznie, dla 10 użytkowników), netto (bez VAT).
Prezentacja zakupów w Finance Hero
Wystarczy umówić prezentację, a pokażemy Państwu zamówienia zakupu, zatwierdzanie faktur zakupu i płatności dla dostawców.