Sektor publiczny
Zarządzanie flotą i HR dla samorządów, przedsiębiorstw komunalnych i instytucji publicznych
Office Hero pomaga instytucjom publicznym rozliczać się z użytkowania pojazdów i wypełniać obowiązki wobec pracowników. Fleet Hero rejestruje, dokąd jeżdżą pojazdy służbowe i kto nimi kieruje, a HR Hero dodaje anonimowy kanał zgłoszeń zaprojektowany z myślą o dyrektywie (UE) 2019/1937, raporty jawności wynagrodzeń na potrzeby dyrektywy (UE) 2023/970 i kartoteki pracowników, na których się one opierają.
Fleet Hero od 10,80 € za pojazd miesięcznie, z kartą SIM i transmisją danych w cenie. Kanał zgłoszeń i raporty jawności wynagrodzeń są dostępne w pakiecie Professional HR Hero w cenie 4,90 € za pracownika miesięcznie. Ceny netto (bez VAT); oferty na przetargi publiczne na zapytanie.
01Co obejmuje Office Hero
Rozliczalność pojazdów, obowiązki wobec pracowników
Każdy kafelek prowadzi do strony funkcji ze szczegółami i ograniczeniami.
Pojazdy służbowe używane zgodnie z przeznaczeniem
Każdy pojazd na mapie na żywo i alert, gdy któryś porusza się w ustawionych godzinach, np. w nocy i w weekendy.
Kto jechał którym pojazdem
Kalendarz przypisań kierowców do pojazdów oraz przejazdy z pojazdem, kierowcą, początkiem, końcem, dystansem i czasem trwania.
Raporty dla kierownictwa i audytorów
14 gotowych raportów, np. przebieg na pojazd, wykorzystanie i koszt na kilometr, w formacie PDF, Excel lub CSV, wysyłanych też współpracownikom e-mailem według harmonogramu.
Pojazdy komunalne i techniczne w gotowości
Zlecenia serwisowe z terminem według daty lub stanu licznika, usterki i licznik pojazdów bez obowiązkowego ubezpieczenia.
Kanał zgłaszania nieprawidłowości
Każdy może złożyć zgłoszenie anonimowo na publicznej stronie; osoby prowadzące sprawy widzą 7-dniowy termin potwierdzenia przyjęcia, a każde działanie trafia do dziennika, w którym wykrywalna jest każda zmiana.
Obowiązki w zakresie jawności wynagrodzeń
Średnia i mediana luki płacowej między płciami, kwartyle płacowe, roczne sprawozdania na podstawie art. 9 i wspólna ocena wynagrodzeń otwierana automatycznie, gdy migawka luki płacowej pokazuje lukę powyżej 5%.
Dane pochodzą z list płac w HR Hero, które obecnie obejmują tylko pracowników w Macedonii Północnej, Albanii i Wielkiej Brytanii.
Każdy dział widzi swoje
Dostęp danej osoby można ograniczyć do pojazdów z wybranych grup lub do wskazanych pracowników, a role edytuje się w macierzy uprawnień.
Zapis każdej zmiany
Zmiany administracyjne trafiają do dziennika audytu opartego na łańcuchu skrótów i przechowywanego przez 7 lat, a nowe wpisy są sprawdzane każdej nocy.
Pracownicy posługujący się różnymi językami
Każda osoba wybiera jeden z 15 języków interfejsu, w tym macedoński, albański i serbski w obu alfabetach.
02Jak to działa
Pojazdy, raportowanie i dostęp – szczegółowo
Trzy ekrany, z których instytucja publiczna korzysta, aby rozliczać pojazdy i chronić pracowników.
Pojazdy służbowe
Przejrzysty zapis każdego przejazdu służbowego
Fleet Hero automatycznie wyodrębnia przejazdy z danych GPS – z pojazdem, kierowcą, początkiem, końcem i dystansem – a kalendarz przypisań pokazuje, kto i kiedy miał który pojazd. Dowolny okres można odtworzyć na mapie w ramach historii tras zawartej w pakiecie: 6, 12 lub 24 miesięcy. Raporty, takie jak przebieg na pojazd, wykorzystanie i koszt na kilometr, eksportuje się do PDF, Excel lub CSV na potrzeby kierownictwa lub audytu.
- Alerty nieautoryzowanego ruchu w ustawionych godzinach, np. w nocy i w weekendy
- Raporty wysyłane współpracownikom e-mailem według harmonogramu: codziennie, co tydzień lub co miesiąc
- Koszt paliwa i serwisu na kilometr dla każdego pojazdu
- Grupy pojazdów według działów, wykorzystywane przez mapę, raporty i uprawnienia dostępu
Sygnaliści
Anonimowy kanał zgłoszeń z monitorowanym 7-dniowym terminem i dziennikiem z wykrywaniem zmian
Każda organizacja otrzymuje własną publiczną stronę zgłoszeń w Office Hero Connect. Każdy może złożyć zgłoszenie anonimowo, otrzymać numer referencyjny i w dowolnym momencie sprawdzić status za pomocą czterowyrazowej frazy dostępu, wyświetlanej tylko raz. W HR Hero wyznaczone osoby prowadzące sprawy potwierdzają przyjęcie zgłoszeń, odpowiadają w prywatnym wątku dalszej korespondencji, jeśli zgłaszający zostawił sposób kontaktu, i zamykają sprawy, a każde działanie trafia do dziennika audytu opartego na łańcuchu skrótów.
- Oznaczenie i przypomnienie dla przypisanych osób prowadzących sprawę, gdy zgłoszenie pozostaje niepotwierdzone dłużej niż 7 dni
- Treść zgłoszeń szyfrowana w spoczynku
- Także wewnętrzny formularz zgłoszenia dla zalogowanych pracowników
- Łańcuch audytu sprawdzany automatycznie każdej nocy
Ochrona danych
Kto co widzi i zapis każdej zmiany
Dane każdej organizacji znajdują się w jej własnym schemacie bazy danych, a pola osobowe, takie jak numery identyfikacyjne i rachunki bankowe, są szyfrowane własnym kluczem organizacji. Role edytuje się w macierzy uprawnień, a reguły na poziomie rekordów ograniczają dostęp danej osoby do wybranych pojazdów, grup pojazdów lub pracowników. Każda zmiana administracyjna trafia do dziennika audytu opartego na łańcuchu skrótów i przechowywanego przez 7 lat.
- 18 gotowych ról oraz własne role
- Przesłane pliki skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania, zanim ktokolwiek je otworzy
- Serwery w Skopje w Macedonii Północnej
- Sesje wygasają po 30 dniach nieużywania, a najpóźniej po 90 dniach
03Aplikacje
Office Hero dla instytucji publicznej
Każda aplikacja działa samodzielnie, a razem łączy je jedno konto i jeden rekord każdej osoby.
-
Pojazdy służbowe, komunalne i techniczne na mapie na żywo, z przejazdami, raportami, serwisem i ubezpieczeniami.
- Przejazdy z kierowcą i dystansem
- Alerty o ruchu po godzinach pracy
- 14 gotowych raportów
- Ubezpieczenia i rejestracje
-
Kartoteki pracowników, urlopy i czas pracy, a także kanał zgłoszeń i raporty jawności wynagrodzeń.
- Prowadzenie spraw zgłoszeń sygnalistów
- Luka płacowa i sprawozdania na podstawie art. 9
- Urlopy i ewidencja czasu pracy
- Szkolenia i certyfikaty
-
Publiczna strona zgłoszeń oraz konto dla pracowników do sprawdzania harmonogramu, urlopów i dokumentów.
- Strona anonimowych zgłoszeń
- Wnioski urlopowe i saldo urlopu
- Rozpoczęcie i zakończenie pracy
- Własne dane bankowe
04Pytania
Pytania instytucji publicznych
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Czy kanał zgłoszeń spełnia wymogi dyrektywy (UE) 2019/1937?
Został zaprojektowany z myślą o dyrektywie: anonimowe zgłoszenia, 7-dniowy termin potwierdzenia przyjęcia monitorowany dla osób prowadzących sprawy, prywatny wątek dalszej korespondencji dla zgłaszających, którzy zostawią sposób kontaktu, i zapis każdego działania, w którym wykrywalna jest każda zmiana. To, czy Państwa konfiguracja spełnia wymogi dyrektywy i prawa krajowego, jest kwestią prawną, dlatego prosimy sprawdzić to z doradcą prawnym; Office Hero nie poświadcza zgodności.
Gdzie przechowywane są nasze dane?
Aplikacje Office Hero i ich bazy danych działają na serwerach, które obsługujemy w Skopje w Macedonii Północnej, czyli poza Unią Europejską. Przesłane pliki i kopie zapasowe baz danych są przechowywane w magazynie obiektów Cloudflare R2. Dane każdej organizacji znajdują się w jej własnym schemacie bazy danych, wrażliwe pola osobowe są szyfrowane własnym kluczem organizacji, a przesłane pliki są skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania.
Czy możemy kupić Office Hero w przetargu publicznym?
Nasze ceny są opublikowane na stronie cennika i są cenami netto (bez VAT). Na potrzeby przetargów publicznych i większych wolumenów przygotowujemy ofertę na zapytanie; prosimy przesłać nam dokumentację przetargową lub liczbę pojazdów i pracowników.
Czy każdy dział może widzieć tylko swoje pojazdy i pracowników?
Tak. Pojazdy każdego działu umieszcza się w grupie pojazdów i ogranicza dostęp danej osoby do tych grup; w HR Hero dostęp ogranicza się do listy pracowników. Listy pokazują wtedy, ile rekordów jest ukrytych i dlaczego.
Czy Fleet Hero tworzy polecenia wyjazdu służbowego?
Nie. Fleet Hero rejestruje każdy przejazd wraz z pojazdem, kierowcą, początkiem, końcem i dystansem, a raporty można eksportować do PDF, Excel lub CSV. Nie tworzy jednak formularza polecenia wyjazdu służbowego ani nie oblicza diet.
Czy pracownicy mogą pracować równolegle po macedońsku i po albańsku?
Tak. Każda osoba wybiera własny język interfejsu spośród 15, w tym macedoński, albański i serbski w obu alfabetach, a e-maile z alertami docierają do każdego odbiorcy w jego języku, natomiast raporty PDF są wysyłane w wybranym przez Państwa języku. Tłumaczenia są maszynowe i trwa ich weryfikacja przez rodzimych użytkowników języka.
Co się stanie z naszymi danymi, jeśli zrezygnujemy?
Zespół Office Hero może przygotować pełny eksport danych Państwa organizacji. Prosimy zgłosić taką potrzebę przed końcem umowy lub w ciągu 30 dni po jej zakończeniu, zanim dane zostaną usunięte.
Porozmawiajmy o Państwa organizacji
Prosimy umówić prezentację lub przesłać nam dokumentację przetargową. Pokażemy ewidencję pojazdów, kanał zgłoszeń i reguły dostępu, z których korzystałby Państwa zespół.