Javni sektor
Softver za vozni park i HR za općine, komunalna poduzeća i javne agencije
Office Hero pomaže javnim tijelima da vode jasnu evidenciju o svojim vozilima i ispunjavaju obveze prema zaposlenicima. Fleet Hero bilježi kamo idu službena vozila i tko ih vozi; HR Hero dodaje anonimni kanal za prijavu nepravilnosti izgrađen oko Direktive (EU) 2019/1937, izvještaje o transparentnosti plaća za Direktivu (EU) 2023/970 i evidenciju zaposlenika na kojoj se oni temelje.
Fleet Hero od 10,80 € po vozilu mjesečno, uključujući SIM karticu i mobilne podatke. Kanal za prijavu nepravilnosti i izvještaji o transparentnosti plaća dio su paketa Professional aplikacije HR Hero, po cijeni od 4,90 € po zaposleniku mjesečno. Cijene su bez PDV-a; ponude za javnu nabavu izrađujemo na zahtjev.
01Što pokriva Office Hero
Odgovornost za vozila, obveze prema zaposlenicima
Svaka pločica vodi na stranicu funkcije s pojedinostima i ograničenjima.
Namjensko korištenje službenih vozila
Svako vozilo na karti uživo, uz upozorenje kada se neko od njih kreće u satima koje postavite, primjerice noću i vikendom.
Tko je vozio koje vozilo
Kalendar dodjela vozača i vozila te vožnje s vozilom, vozačem, početkom, završetkom, udaljenošću i trajanjem.
Izvještaji za upravu i revizore
14 gotovih izvještaja, primjerice prijeđeni put po vozilu, iskorištenost i trošak po kilometru, u formatu PDF, Excel ili CSV, koje kolege mogu primati i e-poštom prema rasporedu.
Komunalna i servisna vozila u pogonu
Radni nalozi koji dospijevaju na određeni datum ili pri određenoj kilometraži, kvarovi i broj vozila bez obveznog osiguranja.
Kanal za prijavu nepravilnosti
Svatko može anonimno podnijeti prijavu na javnoj stranici; povjerljive osobe vide rok od 7 dana za potvrdu primitka, a svaka se radnja upisuje u zapisnik u kojem je vidljiva svaka izmjena.
Obveze transparentnosti plaća
Prosječna i medijalna razlika u plaćama između spolova, platni kvartili, godišnji izvještaji prema članku 9. i zajednička procjena plaća koja se automatski otvara kada snimka razlike u plaćama pokaže razliku veću od 5 %.
Te brojke dolaze iz obračuna plaća u aplikaciji HR Hero, koji danas obuhvaćaju samo zaposlenike u Sjevernoj Makedoniji, Albaniji i Ujedinjenoj Kraljevini.
Svaki odjel vidi svoje
Ograničite osobu na vozila odabranih grupa ili na navedene zaposlenike i uređujte uloge u matrici dopuštenja.
Zapis o svakoj izmjeni
Administrativne izmjene upisuju se u revizijski zapisnik povezan hash-lancem, koji se čuva 7 godina, a novi se unosi provjeravaju svake noći.
Zaposlenici koji rade na različitim jezicima
Svaka osoba bira jedan od 15 jezika sučelja, među kojima su makedonski, albanski i srpski na oba pisma.
02Kako funkcionira
Vozila, izvještavanje i pristup izbliza
Tri zaslona kojima javno tijelo vodi evidenciju o svojim vozilima i štiti svoje zaposlenike.
Službena vozila
Jasna evidencija svake službene vožnje
Fleet Hero automatski izdvaja vožnje iz GPS podataka, s vozilom, vozačem, početkom, završetkom i udaljenošću, a kalendar dodjela pokazuje tko je imao koje vozilo i kada. Reproducirajte bilo koje razdoblje na karti unutar povijesti ruta koju uključuje vaš paket: 6, 12 ili 24 mjeseca. Izvještaji kao što su prijeđeni put po vozilu, iskorištenost i trošak po kilometru izvoze se u PDF, Excel ili CSV za upravu ili reviziju.
- Upozorenja o neovlaštenom kretanju za sate koje postavite, primjerice noću i vikendom
- Zakazano slanje izvještaja kolegama e-poštom, dnevno, tjedno ili mjesečno
- Trošak goriva i servisa po kilometru za svako vozilo
- Grupe vozila po odjelima, koje koriste karta, izvještaji i prava pristupa
Prijava nepravilnosti
Anonimni kanal za prijave s praćenim rokom od 7 dana i zapisnikom u kojem je vidljiva svaka izmjena
Svaka organizacija dobiva vlastitu javnu stranicu za prijave u aplikaciji Office Hero Connect. Svatko može podnijeti anonimnu prijavu, dobiti referentni broj i u bilo kojem trenutku provjeriti status pristupnom frazom od četiri riječi koja se prikazuje samo jednom. U aplikaciji HR Hero imenovane povjerljive osobe potvrđuju primitak prijava, odgovaraju u privatnoj niti za daljnju komunikaciju kada je prijavitelj ostavio način da ga se kontaktira i zatvaraju predmete, a svaka se radnja dodaje u revizijski zapisnik povezan hash-lancem.
- Oznaka i podsjetnik dodijeljenim povjerljivim osobama kada prijava 7 dana ostane bez potvrde primitka
- Sadržaj prijava šifriran u pohrani
- I interni obrazac za prijavu, za zaposlenike s korisničkim računom
- Revizijski lanac automatski se provjerava svake noći
Zaštita podataka
Tko što vidi i zapis o svakoj izmjeni
Podaci svake organizacije nalaze se u njezinoj vlastitoj shemi baze podataka, a osobna polja kao što su osobni identifikacijski brojevi i bankovni računi šifrirana su vlastitim ključem organizacije. Uloge se uređuju u matrici dopuštenja, a pravila na razini zapisa ograničavaju osobu na odabrana vozila, grupe vozila ili zaposlenike. Svaka administrativna izmjena upisuje se u revizijski zapisnik koji je povezan hash-lancem i čuva se 7 godina.
- 18 gotovih uloga, uz vaše vlastite uloge
- Učitane datoteke provjeravaju se na zlonamjerni softver prije nego što ih itko može otvoriti
- Poslužitelji u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji
- Sesije završavaju nakon 30 dana bez korištenja, a najkasnije nakon 90 dana
03Aplikacije
Office Hero za javno tijelo
Svaka aplikacija radi samostalno, a zajedno dijele jedan korisnički račun i jedan zapis po osobi.
-
Službena, komunalna i servisna vozila na karti uživo, s vožnjama, izvještajima, održavanjem i osiguranjem.
- Vožnje s vozačem i udaljenošću
- Upozorenja o kretanju izvan radnog vremena
- 14 gotovih izvještaja
- Osiguranja i registracije
-
Evidencija zaposlenika, dopusti i radno vrijeme, uz kanal za prijavu nepravilnosti i izvještaje o transparentnosti plaća.
- Obrada predmeta prijava nepravilnosti
- Razlika u plaćama između spolova i izvještaji prema članku 9.
- Dopusti i evidencija radnog vremena
- Obuka i certifikati
-
Javna stranica za prijavu nepravilnosti i korisnički računi zaposlenika za pregled rasporeda, dopusta i dokumenata.
- Stranica za anonimne prijave
- Zahtjevi za dopust i stanje dopusta
- Evidentiranje dolaska i odlaska
- Vlastiti bankovni podaci
04Pitanja
Pitanja javnih tijela
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovorit će vam osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoeuropskom vremenu.
Ispunjava li kanal za prijavu nepravilnosti zahtjeve Direktive (EU) 2019/1937?
Izgrađen je oko direktive: anonimne prijave, rok od 7 dana za potvrdu primitka koji se prati za povjerljive osobe, privatna nit za daljnju komunikaciju s prijaviteljima koji ostave način da ih se kontaktira i zapis o svakoj radnji u kojem je vidljiva svaka izmjena. Je li kanal, onako kako ste ga postavili, u skladu s direktivom i nacionalnim zakonodavstvom, pravno je pitanje, pa ga provjerite sa svojim pravnim savjetnikom; Office Hero ne certificira usklađenost.
Gdje se čuvaju naši podaci?
Aplikacije Office Hero i njihove baze podataka rade na poslužiteljima kojima upravljamo u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji, koja je izvan Europske unije. Učitane datoteke i sigurnosne kopije baza podataka čuvaju se u objektnoj pohrani Cloudflare R2. Podaci svake organizacije nalaze se u njezinoj vlastitoj shemi baze podataka, osjetljiva osobna polja šifrirana su vlastitim ključem organizacije, a učitane datoteke provjeravaju se na zlonamjerni softver.
Možemo li Office Hero nabaviti putem javne nabave?
Naše su cijene objavljene na stranici s cijenama i ne uključuju PDV. Za postupke javne nabave i veće količine na zahtjev pripremamo ponudu; pošaljite nam dokumentaciju o nabavi ili broj vozila i zaposlenika.
Može li svaki odjel vidjeti samo svoja vozila i svoje zaposlenike?
Da. Vozila svakog odjela stavite u grupu vozila i ograničite osobu na te grupe; u aplikaciji HR Hero ograničite osobu na popis zaposlenika. Popisi tada navode koliko je zapisa skriveno i zašto.
Izrađuje li Fleet Hero putne naloge?
Ne. Fleet Hero bilježi svaku vožnju s podacima o vozilu, vozaču, početku, završetku i udaljenosti, a njegovi se izvještaji izvoze u PDF, Excel ili CSV, ali ne izrađuje obrazac putnog naloga i ne obračunava dnevnice.
Mogu li zaposlenici usporedno raditi na makedonskom i albanskom?
Da. Svaka osoba bira vlastiti jezik sučelja između 15 jezika, među kojima su makedonski, albanski i srpski na oba pisma, a e-poruke s upozorenjima stižu svakom primatelju na njegovu jeziku, dok se PDF izvještaji šalju na jeziku koji odaberete. Prijevodi su strojni, a u tijeku je pregled izvornih govornika.
Što se događa s našim podacima ako odemo?
Djelatnici tvrtke Office Hero mogu izraditi potpuni izvoz podataka vaše organizacije. Zatražite ga prije isteka ugovora ili u roku od 30 dana nakon njega, prije nego što se podaci izbrišu.
Razgovarajte s nama o svojoj organizaciji
Rezervirajte demo ili nam pošaljite dokumentaciju o nabavi. Pokazat ćemo vam evidenciju vozila, kanal za prijavu i pravila pristupa koje bi koristio vaš tim.