Javni sektor
Softver za vozni park i HR za opštine, komunalna preduzeća i javne agencije
Office Hero pomaže javnim institucijama da vode jasnu evidenciju o svojim vozilima i ispune obaveze prema zaposlenima. Fleet Hero beleži kuda idu službena vozila i ko ih vozi; HR Hero dodaje anonimni kanal za uzbunjivanje zasnovan na Direktivi (EU) 2019/1937, izveštaje o transparentnosti zarada u vezi sa Direktivom (EU) 2023/970 i evidenciju zaposlenih na kojoj se oni zasnivaju.
Fleet Hero od 10,80 € po vozilu mesečno, sa uključenom SIM karticom i mobilnim podacima. Kanal za uzbunjivanje i izveštaji o transparentnosti zarada dolaze uz HR Hero Professional, po ceni od 4,90 € po zaposlenom mesečno. Cene su bez PDV-a; ponude za javne nabavke pripremamo na zahtev.
01Šta Office Hero pokriva
Odgovornost za vozila, obaveze prema zaposlenima
Svaka kartica vodi na stranicu funkcije sa detaljima i ograničenjima.
Službena vozila koriste se namenski
Svako vozilo na mapi uživo, sa alarmom kada se neko od njih kreće u satima koje podesite, na primer noću i vikendom.
Ko je vozio koje vozilo
Kalendar dodela vozača i vozila i vožnje sa vozilom, vozačem, početkom, krajem, udaljenošću i trajanjem.
Izveštaji za rukovodstvo i revizore
14 gotovih izveštaja, kao što su pređena udaljenost po vozilu, stopa iskorišćenosti i trošak po kilometru, u PDF, Excel ili CSV formatu, koje kolege mogu da dobijaju i e-poštom, po rasporedu.
Komunalna i servisna vozila u ispravnom stanju
Radni nalozi koji dospevaju na određeni datum ili pri određenoj kilometraži, kvarovi i broj vozila bez obaveznog osiguranja.
Kanal za prijavu nepravilnosti
Svako može anonimno da podnese prijavu na javnoj stranici; zadužena lica vide rok od 7 dana za potvrdu prijema, a svaka radnja upisuje se u dnevnik u kom se svaka izmena otkriva.
Obaveze u vezi sa transparentnošću zarada
Prosečni i medijalni rodni jaz u zaradama, platni kvartili, godišnji izveštaji iz člana 9 i zajednička procena zarada koja se automatski otvara kada snimak stanja pokaže jaz u zaradama veći od 5%.
Podaci potiču iz obračuna zarada u aplikaciji HR Hero, koji danas obuhvataju samo zaposlene u Severnoj Makedoniji, Albaniji i Ujedinjenom Kraljevstvu.
Svako odeljenje vidi svoje
Ograničite osobu na vozila izabranih grupa ili na navedene zaposlene i uređujte uloge u matrici dozvola.
Zapis o svakoj izmeni
Administrativne izmene upisuju se u dnevnik revizije povezan hash-lancem, koji se čuva 7 godina, a novi unosi proveravaju se svake noći.
Zaposleni koji rade na različitim jezicima
Svaka osoba bira jedan od 15 jezika interfejsa, uključujući makedonski, albanski i srpski na oba pisma.
02Kako funkcioniše
Vozila, izveštavanje i pristup, detaljno
Tri ekrana koja javna institucija koristi da vodi evidenciju o svojim vozilima i zaštiti svoje zaposlene.
Službena vozila
Jasna evidencija o svakoj vožnji službenim vozilom
Fleet Hero automatski izdvaja vožnje iz GPS podataka, sa vozilom, vozačem, početkom, krajem i udaljenošću, a kalendar dodela pokazuje ko je imao koje vozilo i kada. Reprodukujte bilo koji period na mapi u okviru istorije ruta koju vaš paket obuhvata: 6, 12 ili 24 meseca. Izveštaji kao što su pređena udaljenost po vozilu, stopa iskorišćenosti i trošak po kilometru izvoze se u PDF, Excel ili CSV za rukovodstvo ili reviziju.
- Alarmi za neovlašćeno kretanje u satima koje podesite, na primer noću i vikendom
- Zakazani izveštaji e-poštom kolegama, dnevno, nedeljno ili mesečno
- Trošak goriva i servisa po kilometru za svako vozilo
- Grupe vozila po odeljenjima, koje koriste mapa, izveštaji i pristup
Uzbunjivanje
Anonimni kanal za prijave sa praćenim rokom od 7 dana i dnevnikom u kom se svaka izmena otkriva
Svaka organizacija dobija sopstvenu javnu stranicu za prijave u portalu Office Hero Connect. Svako može da podnese anonimnu prijavu, dobije referentni broj i u bilo kom trenutku proveri status pomoću pristupne fraze od četiri reči koja se prikazuje samo jednom. U aplikaciji HR Hero određena zadužena lica potvrđuju prijem prijava, odgovaraju u privatnoj niti za dalju komunikaciju kada je podnosilac ostavio način da ga kontaktiraju i zatvaraju predmete, a svaka radnja upisuje se u dnevnik revizije povezan hash-lancem.
- Oznaka i podsetnik dodeljenim zaduženim licima kada prijava prođe 7 dana bez potvrde prijema
- Sadržaj prijava šifrovan u skladištu
- Interni obrazac za prijavu i za zaposlene prijavljene na svoj nalog
- Lanac revizije proverava se automatski svake noći
Zaštita podataka
Ko šta vidi i zapis o svakoj izmeni
Podaci svake organizacije nalaze se u njenoj sopstvenoj šemi baze podataka, a lična polja kao što su lični identifikacioni brojevi i bankovni računi šifrovana su sopstvenim ključem organizacije. Uloge se uređuju u matrici dozvola, a pravila na nivou zapisa ograničavaju osobu na izabrana vozila, grupe vozila ili zaposlene. Svaka administrativna izmena upisuje se u dnevnik revizije koji je povezan hash-lancem i čuva se 7 godina.
- 18 gotovih uloga, uz vaše sopstvene uloge
- Otpremljene datoteke proveravaju se na zlonamerni softver pre nego što iko može da ih otvori
- Serveri u Skoplju, u Severnoj Makedoniji
- Sesije se završavaju posle 30 dana nekorišćenja, a najkasnije posle 90 dana
03Aplikacije
Office Hero za javnu instituciju
Svaka aplikacija radi samostalno, a zajedno dele jedan nalog i jedan zapis po osobi.
-
Službena, komunalna i servisna vozila na mapi uživo, sa vožnjama, izveštajima, održavanjem i osiguranjem.
- Vožnje sa vozačem i udaljenošću
- Alarmi za kretanje van radnog vremena
- 14 gotovih izveštaja
- Osiguranje i registracije
-
Dosijei zaposlenih, odsustva i radno vreme, uz kanal za uzbunjivanje i izveštaje o transparentnosti zarada.
- Obrada predmeta uzbunjivanja
- Rodni jaz u zaradama i izveštaji iz člana 9
- Odsustva i evidencija radnog vremena
- Obuke i sertifikati
-
Javna stranica za uzbunjivanje i nalog za zaposlene za pregled rasporeda, odsustava i dokumenata.
- Stranica za anonimne prijave
- Zahtevi za odsustvo i stanje odsustva
- Prijava dolaska i odlaska
- Sopstveni bankovni podaci
04Pitanja
Pitanja javnih institucija
Niste pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovoriće vam član našeg tima u Skoplju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Da li kanal za uzbunjivanje ispunjava zahteve Direktive (EU) 2019/1937?
Izgrađen je na osnovu direktive: anonimne prijave, rok od 7 dana za potvrdu prijema koji se prati za zadužena lica, privatna nit za dalju komunikaciju sa podnosiocima koji ostave način da ih kontaktiraju i zapis o svakoj radnji u kom se svaka izmena otkriva. Da li vaše podešavanje ispunjava direktivu i vaš nacionalni zakon pravno je pitanje, pa ga proverite sa svojim pravnim savetnikom; Office Hero ne izdaje potvrdu o usklađenosti.
Gde se čuvaju naši podaci?
Aplikacije Office Hero i njihove baze podataka rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Severnoj Makedoniji, koja je izvan Evropske unije. Otpremljene datoteke i rezervne kopije baze podataka čuvaju se u objektnom skladištu Cloudflare R2. Podaci svake organizacije nalaze se u njenoj sopstvenoj šemi baze podataka, osetljiva lična polja šifrovana su sopstvenim ključem organizacije, a otpremljene datoteke proveravaju se na zlonamerni softver.
Možemo li da kupimo Office Hero putem javne nabavke?
Naše cene su objavljene na stranici sa cenama i ne uključuju PDV. Za javne nabavke i veće količine pripremamo ponudu na zahtev; pošaljite nam konkursnu dokumentaciju ili broj vozila i zaposlenih.
Može li svako odeljenje da vidi samo svoja vozila i svoje zaposlene?
Da. Stavite vozila svakog odeljenja u grupu vozila i ograničite osobu na te grupe; u aplikaciji HR Hero ograničite osobu na listu zaposlenih. Liste tada pokazuju koliko je zapisa skriveno i zašto.
Da li Fleet Hero izrađuje putne naloge?
Ne. Fleet Hero beleži svaku vožnju sa podacima o vozilu, vozaču, početku, kraju i udaljenosti, a njegovi izveštaji se izvoze u PDF, Excel ili CSV, ali ne izrađuje obrazac putnog naloga niti obračunava dnevnice.
Mogu li zaposleni da rade na makedonskom i albanskom jedni pored drugih?
Da. Svaka osoba bira sopstveni jezik interfejsa od 15 ponuđenih, uključujući makedonski, albanski i srpski na oba pisma, a obaveštenja o alarmima e-poštom stižu svakom primaocu na njegovom jeziku, dok se PDF izveštaji šalju na jeziku koji izaberete. Prevodi su mašinski, a u toku je pregled izvornih govornika.
Šta se dešava sa našim podacima ako odemo?
Osoblje Office Hero može da napravi potpuni izvoz podataka vaše organizacije. Zatražite ga pre isteka ugovora ili u roku od 30 dana posle toga, pre nego što se podaci obrišu.
Razgovarajte sa nama o svojoj organizaciji
Zakažite demo ili nam pošaljite konkursnu dokumentaciju. Pokazaćemo vam evidenciju vozila, kanal za prijave i pravila pristupa koje bi vaš tim koristio.