Politika privatnosti

Office Hero razvija poslovne aplikacije: Fleet Hero za upravljanje voznim parkom, HR Hero za zaposlene i radno vreme, Finance Hero za knjigovodstvo i Office Hero Connect, portal za zaposlene, kupce i dobavljače. Ova politika objašnjava kako postupamo sa podacima o ličnosti na našem veb-sajtu i u ovim aplikacijama. Pridržavamo se Opšte uredbe o zaštiti podataka (GDPR) tamo gde se ona primenjuje, kao i Zakona o zaštiti podataka o ličnosti Severne Makedonije („Službeni vesnik Republike Severne Makedonije“ br. 42/2020, 294/2021 i 101/2025), koji je sa njom usklađen.

Ko je odgovoran

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, skraćeno ОФИС ХИРО ДОО Скопје (latinicom: OFIS HIRO DOO Skopje), odgovorno je za obradu opisanu u ovoj politici, osim kada je odgovorna kompanija koja koristi naše aplikacije, kako objašnjavaju naredni odeljci. To je društvo sa ograničenom odgovornošću (DOO) registrovano u Severnoj Makedoniji, sa matičnim brojem (EMBS) 7901305, poreskim brojem (EDB) 4043025542679 i sedištem na adresi Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje. U ovoj politici „Office Hero“ i „mi“ označavaju društvo ОФИС ХИРО ДОО Скопје, koje je ujedno i izdavač aplikacija Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track. Za sva pitanja o podacima o ličnosti pišite na [email protected].

Na šta se ova politika odnosi

• Veb-sajt officehero.io, sa obrascima za kontakt i za zakazivanje demo prezentacije.
• Veb-aplikacije Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) i Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Aplikacije za telefon i TV Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track za Android TV. One su u testiranju i još nisu dostupne u prodavnicama aplikacija.
• Naš rad sa klijentima: ponude, ugovori, fakture i podrška.

Naši podaci i podaci vaše kompanije

Kada mi odlučujemo. Za veb-sajt, za ponude, ugovore, fakture i podršku, kao i za korisničke naloge preko kojih ljudi pristupaju aplikacijama, Office Hero odlučuje zašto se i kako obrađuju podaci o ličnosti. U tim slučajevima mi smo rukovalac.

Kada odlučuje vaša kompanija. Podaci koje kompanija evidentira u aplikacijama, kao što su njena vozila i njihove pozicije, dosijei zaposlenih, fakture, poruke u ćaskanju i datoteke, obrađuju se za tu kompaniju i po njenim uputstvima. Kompanija, naš klijent, jeste rukovalac, a Office Hero je njen obrađivač. Svakom klijentu nudimo ugovor o obradi podataka, a ove podatke koristimo samo da bismo toj kompaniji pružali usluge.

Ako aplikacije koristite zato što vam je pristup omogućio poslodavac ili poslovni partner, u vezi sa svojim podacima najpre se obratite toj kompaniji. Ako pišete nama, vaš zahtev prosleđujemo kompaniji i pomažemo joj da odgovori.

Veb-sajt

Veb-sajt radi na serveru kompanije Contabo GmbH, hosting provajdera iz Nemačke, u njegovom centru podataka u Francuskoj. Posete veb-sajtu prolaze kroz Cloudflare, Inc., koji brzo isporučuje stranice i blokira napade. Obe kompanije obrađuju tehničke podatke, kao što su vaša IP adresa, vaš pregledač, stranica koju ste zatražili i vreme, kako bi vam prikazale stranicu i održale bezbednost sajta. Cloudflare može da primi i tehnički izveštaj od vašeg pregledača kada se neka stranica ne učita.

Veb-sajt ne postavlja sopstvene kolačiće i ne koristi alate za analitiku, oglašavanje ni društvene mreže. Njegovi fontovi i ikone učitavaju se sa našeg sopstvenog servera. Samo kada Cloudflare mora da proveri da poseta nije napad, može da postavi kratkotrajni bezbednosni kolačić za tu proveru.

Lokalno skladište vašeg pregledača pamti izabrani jezik i to da li ste zatvorili baner o jeziku. Ovi podaci ostaju na vašem uređaju, ne šalju se nama i u svakom trenutku možete da ih obrišete u pregledaču.

Obrasci za kontakt i demo prezentaciju

Kada pošaljete obrazac, čuvamo ono što ste uneli: temu, vaše ime, adresu e-pošte, kompaniju, broj telefona, veličinu kompanije, broj vozila, proizvode koji vas zanimaju, vašu poruku i to što ste označili polje za potvrdu. Čuvamo i stranicu i jezik koji ste koristili, kao i vreme. Da bismo ograničili zloupotrebe, umesto same IP adrese čuvamo njen heš sa ključem, a slanja iz vaše mreže brojimo tokom jednog sata, takođe u heširanom obliku.

Poslati obrazac čuva se u bazi podataka veb-sajta, gde ga čita naš tim. Koristimo ga samo da bismo vam odgovorili i postupili po vašem zahtevu, na primer da dogovorimo demo prezentaciju ili pošaljemo ponudu. Kada tražite demo prezentaciju ili ponudu, pravni osnov je preduzimanje radnji na vaš zahtev pre zaključenja ugovora. Za ostala pitanja pravni osnov je naš legitimni interes da odgovorimo ljudima koji nam pišu. Označavanjem polja za potvrdu u obrascu izjavljujete da ste saglasni sa ovakvim korišćenjem vaših podataka, kako je opisano u ovoj politici. U svakom trenutku možete da zatražite da prestanemo da koristimo vaše podatke i da ih obrišemo, tako što ćete pisati na [email protected].

Upit čuvamo onoliko dugo koliko nam je potreban da vam odgovorimo i postupimo po njemu. Ako postanete naš klijent, upit postaje deo naše evidencije o klijentima. U svakom trenutku možete da zatražite da ga obrišemo.

Poruke e-pošte upućene nama

Poruke e-pošte koje šaljete na neku adresu @officehero.io prosleđuju se u poštanske sandučiće našeg tima preko usluge za usmeravanje e-pošte kompanije Cloudflare. Koristimo ih da bismo vam odgovorili i čuvamo ih onoliko dugo koliko to prepiska zahteva, ili duže kada to nalažu računovodstveni ili drugi propisi.

Klijenti i podrška

Za ponude, ugovore i fakture obrađujemo podatke o kompanijama naših klijenata, kao i imena, adrese e-pošte i brojeve telefona ljudi sa kojima sarađujemo. Kada zatražite pomoć od našeg tima za podršku, e-poštom, tiketom u Office Hero Connect ili iz centra za pomoć u aplikaciji Office Hero Manager, vašu poruku i kontakt podatke koristimo da bismo vam pomogli, a podatke u nalogu vaše kompanije pregledamo samo kada to zahtev iziskuje.

Nalozi u aplikacijama

Da bismo vam omogućili pristup aplikacijama, obrađujemo vaše ime, adresu e-pošte, broj telefona ako je unet, vašu ulogu i dozvole, kompanije kojima pripadate i vaša podešavanja, kao što su jezik, vremenska zona, tema, podešavanja mape i izbor obaveštenja. Vaša lozinka čuva se samo kao jednosmerni heš (Argon2id). Ako se prijavljujete pomoću aplikacije za autentifikaciju, čuvamo tajni ključ koji ona koristi i vaše kodove za oporavak.

Za svaku prijavu beležimo IP adresu, pregledač ili uređaj, kao i kada je sesija započeta i kada je poslednji put korišćena. Administratori vaše kompanije vide prijave u kompaniji, a u aplikacijama Office Hero Connect i Office Hero Manager možete da vidite svoje uređaje i da ih odjavite. Sesije ističu posle 30 dana nekorišćenja, a najkasnije posle 90 dana.

Radnje važne za bezbednost, kao što su dodavanje korisnika, promena uloga ili promena podešavanja, upisuju se u dnevnik revizije, koji beleži ko je šta uradio, kada, sa koje IP adrese i iz kog pregledača. Svaki zapis povezan je sa prethodnim, tako da se neovlašćena izmena može otkriti, a zapisi se čuvaju 7 godina i zatim brišu.

Šta aplikacije obrađuju za vašu kompaniju

Šta kompanija evidentira zavisi od aplikacija i funkcija koje koristi. Spiskovi u nastavku prikazuju podatke o ličnosti koje aplikacije mogu da sadrže. Kompanija odlučuje šta evidentira i ko u kompaniji to može da vidi.

Fleet Hero

• Vozila: registarska oznaka, VIN, tehničke karakteristike, fotografije, dokumenti, troškovi, evidencija goriva, održavanje i osiguranje.
• Uređaji za praćenje i SIM kartice: brojevi uređaja i SIM kartica.
• Pozicije i očitavanja: lokacija, brzina, smer i vreme, očitavanja kao što su stanje kontakta, kilometraža, nivo goriva, podaci o motoru i kodovi grešaka, kao i vožnje, zaustavljanja i ulasci u zone i izlasci iz njih koji se iz tih podataka izračunavaju.
• Vozači: ime, kontakt podaci, broj vozačke dozvole, kategorije i datum isteka, datum isteka sertifikata o stručnoj osposobljenosti vozača (CPC), broj tahografske kartice, vozila i planirane rute koji su im dodeljeni i kada, kao i podsetnici, na primer kada ističe vozačka dozvola ili tahografska kartica.
• Podaci tahografa: sa uređaja za praćenje povezanih sa tahografom, kartice vozača i suvozača umetnute u tahograf i njihovo vreme vožnje i odmora.
• Alarmi: alarmi koje kompanija podesi, na primer kada vozilo prekorači zadatu brzinu ili uđe u zonu, i ko ih je primio.

Režim privatnosti. Dok je praćenje vozila pauzirano, njegove pozicije se odbacuju čim stignu i nikada se ne čuvaju. Računa se samo pređena udaljenost, a svaka pauza se beleži.

Linkovi za lokaciju uživo. Svako ko ima link vidi naziv vozila, kompaniju koja je podelila link, poziciju i brzinu vozila i njegovu nedavnu rutu, ali nikada rutu od pre nego što je link napravljen. Link radi dok ne istekne, najkasnije posle 7 dana, ili dok ga kompanija ne zaustavi. Stranica ne prikazuje vozača i pretraživači je ne indeksiraju.

Ako kompanija šalje alarme u sopstvene sisteme preko webhook-ova, podaci o alarmima idu na adrese koje kompanija izabere. Kompanija koja prati vozila kojima upravljaju njeni zaposleni mora o tome da ih obavesti i mora da ima zakonit osnov; naš vodič o GPS praćenju i privatnosti zaposlenih objašnjava šta to podrazumeva.

HR Hero

• Dosijei zaposlenih: ime, kontakt podaci, datum rođenja, lični identifikacioni broj, adresa, kontakt za hitne slučajeve, bankovni račun, pol, bračni status, državljanstvo, radno mesto, odeljenje, rukovodilac i datum početka rada.
• Ugovori i zarade: uslovi ugovora, zarada i platni listići.
• Radno vreme: vreme prijave dolaska i odlaska, uz korišćeni uređaj i mrežnu adresu, smene, nedeljne evidencije radnog vremena i odsustva. Bolovanje može da otkrije podatke o zdravlju.
• Dokumenti: HR dokumenti i potvrde prijema ili potpisa, sa vremenom i IP adresom.
• Razvoj: ocene učinka, ciljevi, povratne informacije, obuke, sertifikati i veštine.
• Zapošljavanje: kontakt podaci kandidata, biografije (CV), trenutno zaposlenje, radno iskustvo, očekivana zarada, linkovi ka profilima, propratna pisma i povratne informacije sa intervjua.
• Transparentnost zarada: poređenja zarada žena i muškaraca, za izveštaje o rodnom jazu u zaradama.

Uzbunjivanje. Svako može da podnese prijavu preko stranice kompanije za prijave, i to anonimno ako želi. Sama prijava čuva se šifrovana i bez IP adrese podnosioca, a stranica za prijave ne postavlja kolačiće. Da bi se ograničile zloupotrebe, naši serveri broje prijave po IP adresi tokom jednog sata. Kao i svaka stranica naših veb-aplikacija, stranica za prijave učitava fontove sa servera kompanije Google, a tehnički dnevnici naših servera beleže IP adresu i pregledač svakog zahteva, uključujući i onaj kojim se šalje prijava.

U aplikaciji HR Hero prijave mogu da čitaju samo osobe kojima kompanija dozvoli da ih obrađuju, kao što su njeni administratori i lica zadužena za usklađenost poslovanja. Naše osoblje takođe može da otvori prijave u našoj administratorskoj konzoli, ali samo iz razloga za pristup osoblja koji su navedeni u nastavku. Zatvorene prijave uklanjaju se iz aplikacija po isteku roka čuvanja opisanog u nastavku.

Finance Hero

• Kupci i dobavljači: imena i nazivi, kontakt osobe, adrese, adrese e-pošte, brojevi telefona, PDV brojevi i bankovni podaci.
• Prodaja i nabavka: ponude, porudžbine, fakture, knjižna odobrenja, ulazne fakture i plaćanja, kao i rezimei faktura koji se kupcima šalju e-poštom.
• Bankovni izvodi: transakcije u izvodima koje kompanija uveze, uključujući imena i račune drugih strana.
• Troškovi: zahtevi za refundaciju troškova sa računima, kao i polazište, odredište i udaljenost u zahtevima za naknadu za kilometražu.

Office Hero Connect

Zaposleni koriste Connect za sopstveno radno vreme, odsustva, raspored, platne listiće, dokumente, obuke i ciljeve. Kada zaposleni potvrdi prijem platnog listića, beleže se ime koje upiše, vreme, IP adresa i uređaj. Bankovni podaci čuvaju se šifrovani, a za njihovu izmenu potrebno je ponovo uneti lozinku. Kupci i dobavljači vide samo sopstvena stanja i fakture. Na tikete za podršku otvorene u portalu Connect odgovara tim za podršku kompanije Office Hero.

Timsko ćaskanje i datoteke

Ćaskanje čuva poruke i reakcije, fotografije, datoteke i glasovne poruke poslate iz aplikacije Office Hero Manager, kao i prijave i blokiranja koje ljudi naprave. Poruke se podrazumevano čuvaju šifrovane sopstvenim ključem kompanije. Razgovor se čuva bez ovog šifrovanja samo ako je pre prve poruke podešen na „Nije šifrovano pri skladištenju“. Neke starije poruke, poslate pre oktobra 2026. godine, možda se još ne čuvaju sa ovim šifrovanjem. Naši serveri dešifruju poruke da bi ih prikazali učesnicima razgovora. Kompanija može da podesi koliko dugo svaki kanal čuva svoje poruke.

Prijave pregledaju administratori kompanije. Kada neko prijavi poruku, osobu ili razgovor, administratori vide prijavu i ko ju je podneo, prijavljenu poruku, kao i članove razgovora i njegove najnovije poruke do trenutka prijave. Mogu da vide i ko je koga blokirao. Prijavljenoj osobi se ne saopštava ko ju je prijavio.

Svaka otpremljena datoteka proverava se na zlonamerni softver na našim serverima pre nego što bilo ko može da je preuzme, a linkovi za preuzimanje ističu posle 15 minuta. Datoteke se čuvaju u usluzi Cloudflare R2.

Aplikacije za telefon i TV

Aplikacije za telefon koriste lokaciju, kameru, fotografije ili mikrofon vašeg telefona samo za funkcije navedene u nastavku i tek pošto to dozvolite. Pristup u svakom trenutku možete da opozovete u podešavanjima telefona.

• Lokacija (Office Hero Manager, samo dok je aplikacija otvorena): ako to dozvolite, vaša pozicija šalje se uz prijavu dolaska ili odlaska, kako bi vaš poslodavac mogao da potvrdi da je prijava obavljena na mestu rada. Prikaz vaše pozicije na mapi odvija se na vašem telefonu i ta pozicija se ne šalje nama. Aplikacija nikada ne koristi vašu lokaciju u pozadini.
• Kamera i fotografije: za skeniranje VIN broja vozila i za snimanje ili izbor fotografija računa, problema na vozilu, dokumenata i priloga u ćaskanju. Kada skenirate VIN, čuva se samo VIN, nikada slika. Aplikacije mogu da vide samo fotografije koje izaberete.
• Mikrofon (Office Hero Manager): za snimanje glasovnih poruka koje odlučite da pošaljete.
• Face ID i otisak prsta (Office Hero Manager): proveru radi otključavanja aplikacije obavlja vaš telefon. Biometrijske podatke nikada ne primamo.
• Obaveštenja: ako ih dozvolite, čuvamo token za vaš uređaj i šaljemo obaveštenja, uključujući njihov tekst, preko usluge za obaveštenja kompanije Apple ili Google.
• Skladište na telefonu: tokeni za prijavu čuvaju se u bezbednom skladištu telefona, a prijave dolaska napravljene bez signala ostaju na telefonu dok ne budu mogle da se pošalju.

Office Hero Manager na iPhone i iPad uređajima prikazuje mape pomoću usluge Apple Maps, osim ako ne izaberete Google Maps, a na Android uređajima pomoću usluge Google Maps. Google Maps SDK deo je aplikacije na oba sistema i pokreće se zajedno sa njom, pa Google prima zahteve za mape i, prema sopstvenim uslovima, identifikatore uređaja i podatke o korišćenju, performansama i padovima aplikacije. Na Android uređajima VIN skener koristi ML Kit kompanije Google: slika sa kamere obrađuje se na telefonu i ne šalje se, ali Google prima tehničke podatke kao što su model uređaja, verzija aplikacije i identifikator instalacije. Aplikacije ne prikazuju oglase, a u njima ne koristimo usluge za analitiku niti za prijavljivanje padova.

Office Hero Track ne traži nikakve dozvole na televizoru. Uparuje se pomoću kratkog koda, dobija sopstveni pristupni token i prikazuje samo vozila iz grupa koje su za njega izabrane, sa njihovim registarskim oznakama i, u detaljima vozila, imenom vozača. Pozicije vozila čuva samo u memoriji dok prikazuje mapu. Kada kompanija opozove pristup televizoru, televizor briše svoj pristupni token i podatke o uparivanju, briše podatke o voznom parku iz memorije i vraća se na ekran za uparivanje.

Kolačići i slične tehnologije

Veb-aplikacije koriste kolačiće koji vas drže prijavljenim i jedan kolačić koji godinu dana pamti vaš jezik. Vaš pregledač u svom lokalnom skladištu čuva i neka podešavanja, kao što su jezik i kolone koje ste izabrali u spiskovima. Aplikacijama je to potrebno da bi radile i ništa od toga se ne koristi za oglašavanje ni analitiku. Sam veb-sajt ne postavlja kolačiće, kako je objašnjeno iznad.

Gde se podaci čuvaju i ko nam pomaže

Aplikacije i njihove baze podataka rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, Severna Makedonija. Na našim serverima rade i izračunavanje ruta po putevima, provera na zlonamerni softver i trezor u kome se čuvaju ključevi za šifrovanje. Naše osoblje pristupa podacima kompanije samo kada je to potrebno da bi se usluga postavila i održavala u radu, da bi se konfigurisali uređaji za praćenje, odgovorilo na zahtev za podršku ili održala bezbednost usluge.

Koristimo usluge sledećih kompanija, koje zbog toga primaju podatke o ličnosti:

• Cloudflare, Inc. (Sjedinjene Američke Države) čuva otpremljene datoteke i rezervne kopije baza podataka, štiti veb-sajt i prosleđuje poruke e-pošte poslate na naše adrese.
• Contabo GmbH (Nemačka) hostuje veb-sajt i upite poslate preko njegovih obrazaca, na serveru u Francuskoj.
• Mailtrap, čiji je operater Railsware Products Studio LLC (Sjedinjene Američke Države), isporučuje poruke e-pošte koje aplikacije šalju, kao što su pozivnice, kodovi za prijavu, poruke za ponovno postavljanje lozinke, alarmi, izveštaji i rezimei faktura. Prima adresu primaoca i sadržaj svake poruke.
• Google LLC (Sjedinjene Američke Države) obezbeđuje fontove veb-aplikacija, koje vaš pregledač učitava sa servera kompanije Google, pa Google prima vašu IP adresu. U aplikaciji Office Hero Manager Google obezbeđuje Google Maps SDK i, na Android uređajima, ML Kit skener bar-kodova. Usluga Firebase Cloud Messaging kompanije Google isporučuje obaveštenja na Android telefone, pomoću tokena za obaveštenja i Firebase identifikatora instalacije.
• Apple Inc. (Sjedinjene Američke Države) obezbeđuje Apple Maps u aplikaciji Office Hero Manager i isporučuje obaveštenja na iPhone i iPad uređaje.
• OpenStreetMap Foundation (Ujedinjeno Kraljevstvo) obezbeđuje osnovnu mapu OpenStreetMap u veb-aplikacijama. Vaš pregledač direktno učitava slike te mape, pa fondacija prima vašu IP adresu i oblast mape koju gledate, što može približno da pokaže gde se nalaze vozila koja posmatrate, ali ne i nazive vozila ni podatke o ličnosti. Kada u aplikaciji Office Hero Manager tražite adresu pri planiranju rute, naši serveri je pronalaze pomoću njene usluge Nominatim i šalju samo adresu ili tačku.
• OpenFreeMap, čiji je operater Hyperknot Software Kft. (Mađarska), obezbeđuje uličnu i tamnu mapu za ekrane Office Hero Track, pa prima IP adresu televizora i prikazanu oblast mape.
• 1NCE GmbH (Nemačka) obezbeđuje SIM kartice i mobilne podatke za uređaje za praćenje koje isporučujemo. Podaci sa uređaja za praćenje putuju preko njene mreže do naših servera.

U veb-aplikacijama i u aplikaciji Office Hero Track slike putne, satelitske i saobraćajne mape kompanije Google stižu do vas preko naših servera, pa Google za njih ne prima vašu IP adresu. Ako iz aplikacija izaberete da otvorite neku lokaciju u uslugama Google Maps, Apple Maps ili OpenStreetMap, ta usluga prima lokaciju. Devizne kurseve preuzimamo od Evropske centralne banke i Narodne banke Republike Severne Makedonije; njima se ne šalje ništa o vama.

Ne prodajemo podatke o ličnosti i ne koristimo ih za oglašavanje. Organima vlasti ih otkrivamo samo kada nas na to obavezuje zakon.

Prenos podataka van Severne Makedonije i EU

Severna Makedonija nije članica Evropske unije. Neke od navedenih kompanija nalaze se u EU, jedna u Ujedinjenom Kraljevstvu, a neke u Sjedinjenim Američkim Državama, i one mogu da obrađuju podatke i u drugim zemljama. Kada zakon za takve prenose zahteva mere zaštite, oslanjamo se na mere zaštite koje pruža dobavljač usluge, kao što su njegova sertifikacija u okviru Okvira za privatnost podataka EU–SAD ili standardne ugovorne klauzule. Ako je vaša kompanija u EU, pravila GDPR-a o prenosu u zemlje van EU primenjuju se i na to što ona koristi naše servere u Skoplju. Pišite nam ako su vam potrebni detalji.

Pravni osnovi

• Ugovor (član 6. stav 1. tačka (b) GDPR-a): da bismo pružali usluge našim klijentima i odgovarali na zahteve za demo prezentaciju ili ponudu.
• Legitimni interesi (član 6. stav 1. tačka (f)): da bismo odgovarali na pitanja koja nam ljudi šalju, upravljali korisničkim nalozima, održavali bezbednost veb-sajta i aplikacija, sprečavali zloupotrebe, ispravljali greške i unapređivali usluge, kao i da bismo održavali kontakt sa ljudima sa kojima sarađujemo kod naših klijenata.
• Zakonske obaveze (član 6. stav 1. tačka (c)): da bismo vodili računovodstvenu i poresku evidenciju i odgovarali na zakonite zahteve organa vlasti.
• Pristanak (član 6. stav 1. tačka (a)): samo kada vas za njega zatražimo. Možete ga opozvati u svakom trenutku.

Vaš telefon takođe traži vašu dozvolu pre nego što aplikacija upotrebi njegovu lokaciju, kameru ili mikrofon, ili vam pošalje obaveštenja. Za podatke koje kompanija evidentira u aplikacijama, pravni osnov bira kompanija i ona je za njega odgovorna. Zakon o zaštiti podataka o ličnosti Severne Makedonije predviđa iste pravne osnove.

Koliko dugo čuvamo podatke

• Upiti sa veb-sajta: onoliko dugo koliko su nam potrebni da vam odgovorimo i postupimo po njima, ili dok ne zatražite da ih obrišemo. Kopije mogu i posle toga još neko vreme da ostanu u dnevnim rezervnim kopijama veb-sajta, dok te rezervne kopije ne budu zamenjene.
• Podaci kompanije u aplikacijama: dok god kompanija koristi usluge. Po prestanku ugovora kompanija tokom 30 dana može da izveze svoje podatke, a zatim ih brišemo.
• Istorija praćenja: ne briše se automatski po isteku određenog roka, već se čuva dok god kompanija zadržava svoj nalog, osim ako kompanija ne zatraži da je obrišemo ranije. Pozicije poslate tokom pauze privatnosti nikada se ne čuvaju.
• Poruke u ćaskanju: tokom perioda koji kompanija podesi za kanal, a u suprotnom dok god kompanija zadržava svoj nalog. Poruka koju obriše autor ili koja se obriše po isteku tog perioda trajno se uklanja posle 90 dana.
• Prijave uzbunjivača: zatvorena prijava uklanja se iz aplikacija 5 godina nakon prijema ili po isteku drugog roka, od 1 do 10 godina, ako ga kompanija zatraži. Kompanija može i da zatraži da prijave ne uklanjamo automatski. Uklonjena prijava ostaje u bazi podataka kompanije, sa i dalje šifrovanim sadržajem, kako bi se i dalje moglo pokazati kako je predmet obrađen, dok god kompanija zadržava svoj nalog.
• Izveštaji poslati e-poštom: PDF kopija koja se čuva radi slanja briše se posle 7 dana.
• Zapisi o prijavama: sesija ističe posle 30 dana nekorišćenja, a najkasnije posle 90 dana, a odjavom se odmah okončava. Njen zapis, sa IP adresom i uređajem, briše se u roku od otprilike 60 dana od poslednjeg korišćenja sesije, a odmah ako se vaš nalog izbriše.
• Tokeni za obaveštenja: dok se ne odjavite, dok token ne prestane da radi ili dok se vaš nalog ne izbriše.
• Dnevnik revizije: 7 godina, a zatim se briše.
• Rezervne kopije baza podataka aplikacija: 30 dana. Osetljiva polja ostaju šifrovana i u rezervnim kopijama.
• Naši ugovori i fakture: onoliko dugo koliko to nalažu računovodstveni i poreski propisi.
• Tehnički dnevnici: onoliko dugo koliko je potrebno za održavanje bezbednosti usluga i istraživanje grešaka.

Kako štitimo podatke

• Podaci svake kompanije čuvaju se u njenoj sopstvenoj šemi baze podataka, a svaki zahtev vezan je za tačno jednu kompaniju.
• Osetljivi podaci o ličnosti šifruju se (AES-256-GCM) ključem koji pripada kompaniji: lične adrese e-pošte i brojevi telefona zaposlenih, datumi rođenja, lični identifikacioni brojevi, adrese, kontakti za hitne slučajeve i bankovni računi, imena i kontakt podaci kandidata, bankovni podaci uneti u Office Hero Connect, poruke u ćaskanju (podrazumevano) i prijave uzbunjivača. Taj ključ štiti glavni ključ u trezoru na našim serverima. Imena, poslovni kontakt podaci i ostala polja po kojima aplikacije pretražuju i sortiraju nisu šifrovani na ovaj način.
• Vaš pregledač i naše aplikacije za telefon i TV povezuju se sa aplikacijama preko HTTPS-a. Uređaji za praćenje šalju podatke našim serverima preko mobilne mreže, koristeći sopstveni protokol uređaja, a ne HTTPS. Lozinke se čuvaju pomoću algoritma Argon2id.
• Uloge i pravila na nivou zapisa određuju ko vidi koja vozila, vozače, zaposlene i kupce, a server ih proverava pri svakom zahtevu.
• Otpremljene datoteke proveravaju se na zlonamerni softver, a novi zapisi u dnevniku revizije svake noći se proveravaju na neovlašćene izmene.
• Za baze podataka svake noći se prave rezervne kopije, a potpuno vraćanje podataka iz tih rezervnih kopija je testirano.

Nijedan sistem nije potpuno bezbedan. Ako dođe do povrede podataka o ličnosti, bez nepotrebnog odlaganja obaveštavamo kompaniju na koju se to odnosi, a kada smo mi odgovorni i kada to zakon zahteva, i nadzorni organ i lica na koja se povreda odnosi. Naša stranica o bezbednosti detaljnije opisuje ove mere.

Vaša prava

GDPR i Zakon o zaštiti podataka o ličnosti Severne Makedonije daju vam sledeća prava:

• Pristup: da dobijete kopiju svojih podataka o ličnosti i informacije o tome kako se obrađuju.
• Ispravka: da se netačni ili nepotpuni podaci isprave.
• Brisanje: da se vaši podaci obrišu kada više nema razloga da se čuvaju.
• Ograničenje: da se obrada ograniči dok se rešava neko pitanje u vezi sa njom.
• Prenosivost: da podatke koje ste nam dali dobijete u mašinski čitljivom formatu ili da se proslede drugom pružaocu usluga.
• Prigovor: da uložite prigovor na obradu koja se zasniva na legitimnim interesima.
• Opoziv pristanka: da u svakom trenutku opozovete pristanak, bez uticaja na ono što je urađeno pre toga.
• Pritužba: da podnesete pritužbu nadzornom organu.

Da biste ostvarili svoja prava, pišite na [email protected] ili [email protected]. Možemo da vas zamolimo da potvrdite svoj identitet. Kako to nalaže zakon Severne Makedonije, netačne podatke ispravljamo u roku od 15 dana od vašeg zahteva, a kada podaci moraju da se obrišu, brišemo ih u roku od 30 dana. Na ostale zahteve odgovaramo u roku od mesec dana; ako je zahtev složen, zakon dozvoljava još dva meseca, a ako nam je taj dodatni rok potreban, o tome i o razlozima za to obaveštavamo vas u toku prvog meseca. O zahtevima koji se odnose na podatke koje kompanija evidentira u aplikacijama odlučuje ta kompanija, a mi joj pomažemo.

Brisanje naloga. Brisanje naloga možete da zatražite u aplikacijama (Office Hero Manager: Nalog, zatim Izbriši nalog; Office Hero Connect: Profil, zatim Izbriši nalog; veb-aplikacije: Moj nalog) ili bez prijave na connect.officehero.io/delete-account. Kompanije sa kojima radite razmatraju zahtev, podrška Office Hero odlučuje o svakom zahtevu koji one odbiju ili o kome ne odluče na vreme, a odgovor ćete dobiti u roku od 30 dana. Kada se zahtev odobri, brišemo vaš nalog: ime, adresu e-pošte, broj telefona, lozinku, bezbednosna podešavanja, sesije i uređaje. Poruke, fotografije, glasovne poruke i datoteke koje ste poslali kolegama, HR i finansijska evidencija koju vaš poslodavac mora da čuva, kao i bezbednosni dnevnici revizije ostaju sačuvani tokom rokova opisanih iznad.

Pritužbe. U Severnoj Makedoniji nadzorni organ je Agencija za zaštitu podataka o ličnosti (azlp.mk). Ako se nalazite u EU, pritužbu možete da podnesete i organu za zaštitu podataka u svojoj zemlji; Evropski odbor za zaštitu podataka objavljuje spisak tih organa. Voleli bismo da nam se najpre obratite, kako bismo pokušali da rešimo ono što vas brine.

Automatizovane odluke

Office Hero ne donosi odluke o ljudima isključivo na osnovu automatizovane obrade. U aplikacijama se pravila koja kompanija podesi, kao što su pravila alarma ili fond dana odsustva, primenjuju automatski, a kompanija ostaje odgovorna za odluke koje donosi.

Deca

Naše usluge namenjene su preduzećima i javnim institucijama i nisu usmerene na decu.

Izmene ove politike

Ovu politiku ažuriramo kada se promene naše usluge ili propisi. Datum na kraju ove stranice pokazuje koja je verzija aktuelna. Pre nego što bitna izmena stupi na snagu, o tome obaveštavamo naše klijente e-poštom.

Kontakt

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje, Severna Makedonija. Pitanja o podacima o ličnosti: [email protected]. Pomoć u vezi sa nalogom: [email protected].