GPS praćenje i privatnost zaposlenih: šta poslodavci treba da znaju

Praćenje vozila pomaže vam da raspoređujete posao, pronađete ukradena vozila, planirate održavanje i odgovarate klijentima. Ono istovremeno stvara detaljan zapis o tome gde su se vaši zaposleni kretali. Prema Opštoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR), taj zapis čine podaci o ličnosti, a pravila za njihovo prikupljanje strožija su nego što mnoge kompanije očekuju. Ovaj vodič prolazi kroz pitanja na koja poslodavac treba da odgovori pre i posle ugradnje GPS uređaja za praćenje u vozila koja voze zaposleni.

Zašto je pozicija vozila podatak o ličnosti

GDPR obuhvata svaku informaciju o licu koje se može identifikovati i navodi podatke o lokaciji kao jedan od načina na koji se lice može identifikovati (član 4(1)). Sama pozicija može da opisuje samo vozilo. Čim znate ko je vozio, na osnovu dodele vozača, tahografske kartice ili rasporeda dežurstava, ona opisuje tog vozača.

Radna grupa iz člana 29, telo evropskih organa za zaštitu podataka koje je kasnije zamenio Evropski odbor za zaštitu podataka (EDPB), navela je isto u svom mišljenju o obradi podataka na radu: poslodavac koji koristi telematiku vozila prikuplja podatke i o vozilu i o zaposlenom koji ga koristi. U zavisnosti od uređaja, to može da obuhvati i način vožnje, a ne samo lokaciju.

Počnite od jasne svrhe i pravnog osnova

Pre nego što bilo šta ugradite, zapišite zašto pratite vozila. Uobičajene svrhe su raspoređivanje i planiranje posla, zaštita vozila i robe od krađe, bezbednost vozača, ispunjavanje zakonskih obaveza i evidentiranje službene kilometraže. Ograničenje svrhe (član 5(1)(b)) znači da podatke kasnije ne možete da koristite za nešto nepovezano, na primer za ocenjivanje pojedinačnog učinka, a da prethodno ne proverite da li je nova svrha spojiva sa prvobitnom.

Zatim za svaku svrhu izaberite odgovarajući pravni osnov iz člana 6:

• Legitimni interes (član 6(1)(f)) uobičajen je osnov za praćenje voznog parka u privatnim kompanijama. Zahteva test balansiranja: prava zaposlenog ne smeju da pretežu nad vašim interesom, a praćenje mora biti neophodno za datu svrhu.
• Zakonska obaveza (član 6(1)(c)) obuhvata zapise koje zakon zahteva, kao što su tahografski zapisi za profesionalne vozače. Ne obuhvata svaku drugu upotrebu istog uređaja za praćenje.
• Obavljanje poslova od javnog interesa (član 6(1)(e)) osnov je za organe javne vlasti, koji se pri obavljanju svojih poslova ne mogu pozivati na legitimni interes.
• Pristanak (član 6(1)(a)) retko je primenljiv u radnom odnosu. EDPB smatra malo verovatnim da zaposleni mogu slobodno da odbiju poslodavca, pa pristanak po pravilu nije odgovarajući osnov za njihovo praćenje.

Obavestite vozače pre početka praćenja

Prema članu 13, zaposleni moraju biti jasno obavešteni, i to pre početka praćenja, o tome ko ih prati, zašto, na kom pravnom osnovu, ko će videti podatke, koliko dugo se oni čuvaju i koja prava imaju. Radna grupa preporučuje i vidljivo obaveštenje u svakom vozilu koje se prati, u vidnom polju vozača, a britanska Kancelarija poverenika za informisanje (ICO) očekuje od poslodavaca da o praćenju vozila obaveste i radnike i putnike.

• Pisana politika praćenja vozila, uručena svakom vozaču
• Kratko obaveštenje u svakom vozilu koje se prati
• Izmena politike kad god dodate novu svrhu ili novu vrstu očitavanja, kao što su nivo goriva ili naglo kočenje
• Uključivanje predstavnika zaposlenih ili saveta zaposlenih pre puštanja sistema u rad, kada to nalaže nacionalni zakon

Prikupljajte samo ono što vam je potrebno

Minimizacija podataka (član 5(1)(c)) odnosi se na svako očitavanje koje uređaj za praćenje šalje. Savremeni uređaji mogu da javljaju brzinu, naglo kočenje, nivo goriva, podatke o motoru i mnogo toga drugog. Odlučite koji od tih podataka služe svrhama koje ste zapisali, a ostale ne koristite. Radna grupa je to načelo jasno formulisala:

„Uređaji za praćenje vozila nisu uređaji za praćenje osoblja. Njihova funkcija je da prate ili nadziru lokaciju vozila u koja su ugrađeni. Poslodavci ne bi trebalo da ih smatraju uređajima za praćenje ili nadzor ponašanja ili kretanja vozača ili drugog osoblja, na primer slanjem upozorenja u vezi sa brzinom vozila.“
Radna grupa iz člana 29, Mišljenje 2/2017 o obradi podataka na radu, koje citira njeno Mišljenje 13/2011

Praćenje načina na koji neko vozi teže je opravdati nego poznavanje lokacije vozila. ICO navodi da poslodavci moraju da sprovedu procenu uticaja na zaštitu podataka pre nego što počnu da prate ponašanje vozača ili stil vožnje, a francusko telo za zaštitu podataka, CNIL, navodi da se geolokacija ne sme koristiti za proveru da li vozači poštuju ograničenja brzine. Ako želite alarme o brzini ili agresivnoj vožnji, procenite ih zasebno i objasnite ih vozačima.

Službeni automobili u privatnoj upotrebi

Kod privatne upotrebe se pri praćenju vozila najčešće greši. Ako zaposleni smeju da voze službeni automobil posle posla, vikendom ili tokom odmora, njihovo praćenje u tom periodu veoma je teško opravdati. Radna grupa je smatrala malo verovatnim da postoji pravni osnov za praćenje lokacije vozila van ugovorenog radnog vremena. Kada je privatna upotreba dozvoljena, navela je Radna grupa, zaposleni bi u načelu trebalo da može privremeno da isključi praćenje lokacije kada okolnosti to opravdavaju, na primer zbog posete lekaru.

Nacionalni organi idu u istom pravcu:

• U Francuskoj, CNIL navodi da zaposleni moraju moći da isključe prikupljanje ili prenos svoje lokacije van radnog vremena, što obuhvata pauze i put između kuće i posla.
• U Ujedinjenom Kraljevstvu, ICO navodi da će poslodavci retko moći da opravdaju praćenje tokom privatne upotrebe i kao primer navodi sistem za praćenje koji vozač može da isključi van radnog vremena.

Ako vam je potrebna određena zaštita van radnog vremena, na primer od krađe, Radna grupa predlaže srazmerno rešenje: lokacija se van radnog vremena ne beleži osim ako vozilo napusti široko, unapred određeno područje, i tek se tada prikazuje. CNIL je strožiji: u Francuskoj se lokacija van radnog vremena ne sme prikupljati, čak ni radi sprečavanja krađe.

Šta god da izaberete, držite službene i privatne kilometre odvojeno i pismeno dogovorite kako se prijavljuje privatna upotreba.

Ograničite ko šta vidi

GDPR zahteva odgovarajuću bezbednost i poverljivost (član 5(1)(f) i član 32), pa podaci o lokaciji treba da budu vidljivi samo onima kojima su potrebni. Dispečeru su potrebne današnje pozicije; računovođi obično nikakve. Svakoj ulozi dajte najuži pristup koji je dovoljan za rad, vodite evidenciju o tome ko ima pristup i proverite je kada ljudi promene posao.

Istu pažnju posvetite linkovima za lokaciju uživo za klijente. Poziciju vozila delite samo onoliko dugo koliko je potrebno za isporuku ili posetu, a zatim prekinite deljenje linka. CNIL dodaje da ime vozača ne bi trebalo prosleđivati klijentima osim ako je to neophodno.

Istoriju lokacija čuvajte samo onoliko dugo koliko vam je potrebna

Ograničenje čuvanja (član 5(1)(e)) zahteva utvrđen rok čuvanja za svaku svrhu. GDPR ne propisuje tačan rok, ali nacionalne smernice daju predstavu o razmerama. CNIL, na primer, navodi da podatke o geolokaciji u načelu ne bi trebalo čuvati duže od dva meseca, do godinu dana kada se koriste za optimizaciju tura ili kao dokaz obavljenog posla kada drugi dokaz nije moguć, a do pet godina kada se koriste za evidentiranje radnog vremena.

Rokove čuvanja unesite u politiku praćenja i u evidenciju radnji obrade (član 30), a istoriju koja vam više nije potrebna obrišite ili anonimizujte.

Proverite da li vam je potrebna procena uticaja (DPIA)

Procena uticaja na zaštitu podataka (DPIA) obavezna je kada je verovatno da će obrada prouzrokovati visok rizik za prava lica (član 35). Smernice Radne grupe o proceni uticaja navode kriterijume koji ukazuju na visok rizik, među njima sistematski nadzor i podatke o ranjivim licima, grupi u koju su izričito svrstani i zaposleni. Smernice podatke o lokaciji takođe tretiraju kao podatke izrazito lične prirode. U većini slučajeva obradi koja ispunjava dva kriterijuma potrebna je procena uticaja, a sistematsko praćenje vozila zaposlenih obično ispunjava najmanje dva.

Procena uticaja opisuje svrhu, zašto je praćenje neophodno i srazmerno, rizike za vozače i mere koje ih umanjuju, kao što su režim privatnosti, ograničenja pristupa i kratak rok čuvanja. Ako imate lice za zaštitu podataka o ličnosti, zatražite njegov savet od samog početka.

Odgovarajte na zahteve vozača

Vozači zadržavaju svoja prava iz GDPR-a u vezi sa podacima o praćenju. Mogu da zatraže kopiju podataka o sebi (član 15), ispravku netačnih podataka (član 16) i, kada se oslanjate na legitimni interes, da ulože prigovor na obradu (član 21). Unapred odlučite ko odgovara na takve zahteve i kako ćete izvesti vožnje i pozicije jednog vozača za određeni period.

Nacionalna pravila pored GDPR-a

Član 88 omogućava svakoj zemlji da propiše konkretnija pravila za obradu podataka na radu, a radno pravo često dodaje i sopstvene zahteve. Nekoliko primera:

• Nemačka: prema § 87(1) tač. 6 Zakona o ustrojstvu preduzeća (BetrVG), savet zaposlenih ima pravo suodlučivanja o tehničkim sistemima namenjenim praćenju ponašanja ili učinka zaposlenih, što obično obuhvata i praćenje vozila.
• Francuska: predstavnici zaposlenih moraju biti obavešteni ili konsultovani pre uvođenja sistema geolokacije, a primenjuju se i gore opisane smernice CNIL-a.
• Italija: član 4 Statuta radnika (Zakon 300/1970) dozvoljava opremu kojom se radnici mogu i daljinski nadzirati samo radi organizacionih i proizvodnih potreba, bezbednosti na radu ili zaštite imovine kompanije. Za to je po pravilu potreban sporazum sa sindikalnim predstavnicima u preduzeću ili odobrenje Nacionalnog inspektorata rada, a radnici moraju biti obavešteni o tome kako se oprema koristi i kako se vrše provere.
• Ujedinjeno Kraljevstvo: primenjuje se UK GDPR, a smernice ICO-a o nadzoru nad radnicima detaljno obrađuju praćenje vozila.
• Severna Makedonija: Zakon o zaštiti podataka o ličnosti („Službeni vesnik Republike Severne Makedonije“ br. 42/2020, sa izmenama u br. 294/2021 i 101/2025) usklađen je sa GDPR-om, a nadzor nad njegovom primenom vrši Agencija za zaštitu podataka o ličnosti.

Ako su vaši vozači zaposleni u više zemalja, proverite pravila u svakoj od njih.

Kontrolna lista pre uključivanja praćenja

1. Zapišite svaku svrhu i njen pravni osnov.
2. Odlučite koja očitavanja ćete koristiti, a ostala izostavite.
3. Utvrdite pravila za privatnu upotrebu i za pauziranje praćenja.
4. Odredite ko može da vidi pozicije, istoriju i podatke o vozačima.
5. Utvrdite rok čuvanja za svaku svrhu.
6. Sprovedite procenu uticaja ili zabeležite zašto vam nije potrebna.
7. Uključite predstavnike zaposlenih kada to zakon zahteva.
8. Obavestite svakog vozača i postavite obaveštenje u svako vozilo.
9. Unesite praćenje u evidenciju radnji obrade.
10. Pitajte svog dobavljača gde se podaci čuvaju i potpišite sa njim ugovor o obradi podataka.
11. Proveravajte podešavanja jednom godišnje i kad god dodate novu svrhu.

Kako Office Hero podržava ove korake

Fleet Hero, aplikacija Office Hero za upravljanje voznim parkom, ne može sama da učini vaše praćenje zakonitim, ali vam daje kontrole koje smernice opisuju:

• Pauza privatnosti: dok je pauza uključena, pozicije vozila se odbacuju čim stignu i nikada se ne čuvaju. Privatna udaljenost se i dalje računa, na osnovu odometra ili na osnovu brzine i vremena, a mapa uživo i linkovi za deljenje prikazuju vozilo kao pauzirano.
• Zakazani privatni periodi: zakažite privatni period unapred, u trajanju do 31 dana i najviše godinu dana unapred, a beleženje se samo zaustavlja i ponovo pokreće.
• Pauze uz reviziju: svaka pauza se beleži, a osobe bez dozvole za pauziranje uopšte ne vide ovu funkciju.
• Uloge i pravila pristupa zapisima: ograničite svaku osobu na vozila, vozače i geozone koji su joj potrebni. Vozači podrazumevano vide samo svoja vozila.
• Alarmi samo tamo gde vi odlučite: Fleet Hero pokreće alarme samo na osnovu pravila koja je neko u vašoj kompaniji kreirao ili kada neko alarm pokrene ručno.
• Linkovi za deljenje koji ističu: link za lokaciju uživo traje 15 minuta, 1 sat, 24 sata ili 7 dana, deljenje se može prekinuti u bilo kom trenutku, a link prikazuje vozilo, ne ime vozača.

Za pokretanje pauze potrebna je dozvola koju dodeljujete osoblju, a Office Hero Connect, gde se vozači prijavljuju, nema dugme za pauzu. U svojoj politici odredite ko pauzira praćenje za vozače i kako vozači to traže.

Procenjenu rutu po putevima za završeni privatni period mogu na zahtev da iscrtaju osobe sa posebnom dozvolom. Tu dozvolu imaju administratori kompanije, kao i osobe sa ugrađenom ulogom „Menadžer voznog parka“, jer ona dolazi uz njihov pun pristup aplikaciji Fleet Hero. Procena je uvek označena kao takva i isključena iz vožnji, izveštaja i izvoza. Pošto prikazuje verovatnu rutu privatne vožnje, u politici navedite kada se sme koristiti, a menadžerima voznog parka koji ne treba da je imaju dodelite prilagođenu ulogu bez te dozvole.

Fleet Hero još nema podešavanje koje automatski briše istoriju lokacija posle perioda koji izaberete. Razgovarajte sa nama o svom roku čuvanja pre početka praćenja.