GPS праћење и приватност запослених: шта послодавци треба да знају

Праћење возила помаже вам да распоређујете посао, пронађете украдена возила, планирате одржавање и одговарате клијентима. Оно истовремено ствара детаљан запис о томе где су се ваши запослени кретали. Према Општој уредби о заштити података (GDPR), тај запис чине подаци о личности, а правила за њихово прикупљање строжија су него што многе компаније очекују. Овај водич пролази кроз питања на која послодавац треба да одговори пре и после уградње GPS уређаја за праћење у возила која возе запослени.

Зашто је позиција возила податак о личности

GDPR обухвата сваку информацију о лицу које се може идентификовати и наводи податке о локацији као један од начина на који се лице може идентификовати (члан 4(1)). Сама позиција може да описује само возило. Чим знате ко је возио, на основу доделе возача, тахографске картице или распореда дежурстава, она описује тог возача.

Радна група из члана 29, тело европских органа за заштиту података које је касније заменио Европски одбор за заштиту података (EDPB), навела је исто у свом мишљењу о обради података на раду: послодавац који користи телематику возила прикупља податке и о возилу и о запосленом који га користи. У зависности од уређаја, то може да обухвати и начин вожње, а не само локацију.

Почните од јасне сврхе и правног основа

Пре него што било шта уградите, запишите зашто пратите возила. Уобичајене сврхе су распоређивање и планирање посла, заштита возила и робе од крађе, безбедност возача, испуњавање законских обавеза и евидентирање службене километраже. Ограничење сврхе (члан 5(1)(b)) значи да податке касније не можете да користите за нешто неповезано, на пример за оцењивање појединачног учинка, а да претходно не проверите да ли је нова сврха спојива са првобитном.

Затим за сваку сврху изаберите одговарајући правни основ из члана 6:

• Легитимни интерес (члан 6(1)(f)) уобичајен је основ за праћење возног парка у приватним компанијама. Захтева тест балансирања: права запосленог не смеју да претежу над вашим интересом, а праћење мора бити неопходно за дату сврху.
• Законска обавеза (члан 6(1)(c)) обухвата записе које закон захтева, као што су тахографски записи за професионалне возаче. Не обухвата сваку другу употребу истог уређаја за праћење.
• Обављање послова од јавног интереса (члан 6(1)(e)) основ је за органе јавне власти, који се при обављању својих послова не могу позивати на легитимни интерес.
• Пристанак (члан 6(1)(a)) ретко је применљив у радном односу. EDPB сматра мало вероватним да запослени могу слободно да одбију послодавца, па пристанак по правилу није одговарајући основ за њихово праћење.

Обавестите возаче пре почетка праћења

Према члану 13, запослени морају бити јасно обавештени, и то пре почетка праћења, о томе ко их прати, зашто, на ком правном основу, ко ће видети податке, колико дуго се они чувају и која права имају. Радна група препоручује и видљиво обавештење у сваком возилу које се прати, у видном пољу возача, а британска Канцеларија повереника за информисање (ICO) очекује од послодаваца да о праћењу возила обавесте и раднике и путнике.

• Писана политика праћења возила, уручена сваком возачу
• Кратко обавештење у сваком возилу које се прати
• Измена политике кад год додате нову сврху или нову врсту очитавања, као што су ниво горива или нагло кочење
• Укључивање представника запослених или савета запослених пре пуштања система у рад, када то налаже национални закон

Прикупљајте само оно што вам је потребно

Минимизација података (члан 5(1)(c)) односи се на свако очитавање које уређај за праћење шаље. Савремени уређаји могу да јављају брзину, нагло кочење, ниво горива, податке о мотору и много тога другог. Одлучите који од тих података служе сврхама које сте записали, а остале не користите. Радна група је то начело јасно формулисала:

„Уређаји за праћење возила нису уређаји за праћење особља. Њихова функција је да прате или надзиру локацију возила у која су уграђени. Послодавци не би требало да их сматрају уређајима за праћење или надзор понашања или кретања возача или другог особља, на пример слањем упозорења у вези са брзином возила.“
Радна група из члана 29, Мишљење 2/2017 о обради података на раду, које цитира њено Мишљење 13/2011

Праћење начина на који неко вози теже је оправдати него познавање локације возила. ICO наводи да послодавци морају да спроведу процену утицаја на заштиту података пре него што почну да прате понашање возача или стил вожње, а француско тело за заштиту података, CNIL, наводи да се геолокација не сме користити за проверу да ли возачи поштују ограничења брзине. Ако желите аларме о брзини или агресивној вожњи, процените их засебно и објасните их возачима.

Службени аутомобили у приватној употреби

Код приватне употребе се при праћењу возила најчешће греши. Ако запослени смеју да возе службени аутомобил после посла, викендом или током одмора, њихово праћење у том периоду веома је тешко оправдати. Радна група је сматрала мало вероватним да постоји правни основ за праћење локације возила ван уговореног радног времена. Када је приватна употреба дозвољена, навела је Радна група, запослени би у начелу требало да може привремено да искључи праћење локације када околности то оправдавају, на пример због посете лекару.

Национални органи иду у истом правцу:

• У Француској, CNIL наводи да запослени морају моћи да искључе прикупљање или пренос своје локације ван радног времена, што обухвата паузе и пут између куће и посла.
• У Уједињеном Краљевству, ICO наводи да ће послодавци ретко моћи да оправдају праћење током приватне употребе и као пример наводи систем за праћење који возач може да искључи ван радног времена.

Ако вам је потребна одређена заштита ван радног времена, на пример од крађе, Радна група предлаже сразмерно решење: локација се ван радног времена не бележи осим ако возило напусти широко, унапред одређено подручје, и тек се тада приказује. CNIL је строжији: у Француској се локација ван радног времена не сме прикупљати, чак ни ради спречавања крађе.

Шта год да изаберете, држите службене и приватне километре одвојено и писмено договорите како се пријављује приватна употреба.

Ограничите ко шта види

GDPR захтева одговарајућу безбедност и поверљивост (члан 5(1)(f) и члан 32), па подаци о локацији треба да буду видљиви само онима којима су потребни. Диспечеру су потребне данашње позиције; рачуновођи обично никакве. Свакој улози дајте најужи приступ који је довољан за рад, водите евиденцију о томе ко има приступ и проверите је када људи промене посао.

Исту пажњу посветите линковима за локацију уживо за клијенте. Позицију возила делите само онолико дуго колико је потребно за испоруку или посету, а затим прекините дељење линка. CNIL додаје да име возача не би требало прослеђивати клијентима осим ако је то неопходно.

Историју локација чувајте само онолико дуго колико вам је потребна

Ограничење чувања (члан 5(1)(e)) захтева утврђен рок чувања за сваку сврху. GDPR не прописује тачан рок, али националне смернице дају представу о размерама. CNIL, на пример, наводи да податке о геолокацији у начелу не би требало чувати дуже од два месеца, до годину дана када се користе за оптимизацију тура или као доказ обављеног посла када други доказ није могућ, а до пет година када се користе за евидентирање радног времена.

Рокове чувања унесите у политику праћења и у евиденцију радњи обраде (члан 30), а историју која вам више није потребна обришите или анонимизујте.

Проверите да ли вам је потребна процена утицаја (DPIA)

Процена утицаја на заштиту података (DPIA) обавезна је када је вероватно да ће обрада проузроковати висок ризик за права лица (члан 35). Смернице Радне групе о процени утицаја наводе критеријуме који указују на висок ризик, међу њима систематски надзор и податке о рањивим лицима, групи у коју су изричито сврстани и запослени. Смернице податке о локацији такође третирају као податке изразито личне природе. У већини случајева обради која испуњава два критеријума потребна је процена утицаја, а систематско праћење возила запослених обично испуњава најмање два.

Процена утицаја описује сврху, зашто је праћење неопходно и сразмерно, ризике за возаче и мере које их умањују, као што су режим приватности, ограничења приступа и кратак рок чувања. Ако имате лице за заштиту података о личности, затражите његов савет од самог почетка.

Одговарајте на захтеве возача

Возачи задржавају своја права из GDPR-а у вези са подацима о праћењу. Могу да затраже копију података о себи (члан 15), исправку нетачних података (члан 16) и, када се ослањате на легитимни интерес, да уложе приговор на обраду (члан 21). Унапред одлучите ко одговара на такве захтеве и како ћете извести вожње и позиције једног возача за одређени период.

Национална правила поред GDPR-а

Члан 88 омогућава свакој земљи да пропише конкретнија правила за обраду података на раду, а радно право често додаје и сопствене захтеве. Неколико примера:

• Немачка: према § 87(1) тач. 6 Закона о устројству предузећа (BetrVG), савет запослених има право суодлучивања о техничким системима намењеним праћењу понашања или учинка запослених, што обично обухвата и праћење возила.
• Француска: представници запослених морају бити обавештени или консултовани пре увођења система геолокације, а примењују се и горе описане смернице CNIL-а.
• Италија: члан 4 Статута радника (Закон 300/1970) дозвољава опрему којом се радници могу и даљински надзирати само ради организационих и производних потреба, безбедности на раду или заштите имовине компаније. За то је по правилу потребан споразум са синдикалним представницима у предузећу или одобрење Националног инспектората рада, а радници морају бити обавештени о томе како се опрема користи и како се врше провере.
• Уједињено Краљевство: примењује се UK GDPR, а смернице ICO-а о надзору над радницима детаљно обрађују праћење возила.
• Северна Македонија: Закон о заштити података о личности („Службени весник Републике Северне Македоније“ бр. 42/2020, са изменама у бр. 294/2021 и 101/2025) усклађен је са GDPR-ом, а надзор над његовом применом врши Агенција за заштиту података о личности.

Ако су ваши возачи запослени у више земаља, проверите правила у свакој од њих.

Контролна листа пре укључивања праћења

1. Запишите сваку сврху и њен правни основ.
2. Одлучите која очитавања ћете користити, а остала изоставите.
3. Утврдите правила за приватну употребу и за паузирање праћења.
4. Одредите ко може да види позиције, историју и податке о возачима.
5. Утврдите рок чувања за сваку сврху.
6. Спроведите процену утицаја или забележите зашто вам није потребна.
7. Укључите представнике запослених када то закон захтева.
8. Обавестите сваког возача и поставите обавештење у свако возило.
9. Унесите праћење у евиденцију радњи обраде.
10. Питајте свог добављача где се подаци чувају и потпишите са њим уговор о обради података.
11. Проверавајте подешавања једном годишње и кад год додате нову сврху.

Како Office Hero подржава ове кораке

Fleet Hero, апликација Office Hero за управљање возним парком, не може сама да учини ваше праћење законитим, али вам даје контроле које смернице описују:

• Пауза приватности: док је пауза укључена, позиције возила се одбацују чим стигну и никада се не чувају. Приватна удаљеност се и даље рачуна, на основу одометра или на основу брзине и времена, а мапа уживо и линкови за дељење приказују возило као паузирано.
• Заказани приватни периоди: закажите приватни период унапред, у трајању до 31 дана и највише годину дана унапред, а бележење се само зауставља и поново покреће.
• Паузе уз ревизију: свака пауза се бележи, а особе без дозволе за паузирање уопште не виде ову функцију.
• Улоге и правила приступа записима: ограничите сваку особу на возила, возаче и геозоне који су јој потребни. Возачи подразумевано виде само своја возила.
• Аларми само тамо где ви одлучите: Fleet Hero покреће аларме само на основу правила која је неко у вашој компанији креирао или када неко аларм покрене ручно.
• Линкови за дељење који истичу: линк за локацију уживо траје 15 минута, 1 сат, 24 сата или 7 дана, дељење се може прекинути у било ком тренутку, а линк приказује возило, не име возача.

За покретање паузе потребна је дозвола коју додељујете особљу, а Office Hero Connect, где се возачи пријављују, нема дугме за паузу. У својој политици одредите ко паузира праћење за возаче и како возачи то траже.

Процењену руту по путевима за завршени приватни период могу на захтев да исцртају особе са посебном дозволом. Ту дозволу имају администратори компаније, као и особе са уграђеном улогом „Менаџер возног парка“, јер она долази уз њихов пун приступ апликацији Fleet Hero. Процена је увек означена као таква и искључена из вожњи, извештаја и извоза. Пошто приказује вероватну руту приватне вожње, у политици наведите када се сме користити, а менаџерима возног парка који не треба да је имају доделите прилагођену улогу без те дозволе.

Fleet Hero још нема подешавање које аутоматски брише историју локација после периода који изаберете. Разговарајте са нама о свом року чувања пре почетка праћења.