Monitorizarea GPS și confidențialitatea angajaților: ce trebuie să știe angajatorii

Monitorizarea vehiculelor vă ajută să repartizați lucrările, să recuperați vehiculele furate, să planificați mentenanța și să le răspundeți clienților. Totodată, ea creează o evidență detaliată a locurilor în care au fost angajații dumneavoastră. Potrivit Regulamentului general privind protecția datelor (RGPD), această evidență reprezintă date cu caracter personal, iar regulile pentru colectarea lor sunt mai stricte decât se așteaptă multe companii. Acest ghid trece prin întrebările la care un angajator ar trebui să răspundă înainte și după montarea dispozitivelor GPS în vehiculele conduse de angajați.

De ce poziția unui vehicul este o dată cu caracter personal

RGPD se aplică oricăror informații despre o persoană care poate fi identificată și menționează datele de localizare printre elementele prin care o persoană poate fi identificată (articolul 4 punctul 1). Luată separat, o poziție poate descrie doar un vehicul. Din momentul în care știți cine conducea, printr-o alocare a șoferului, un card de tahograf sau o planificare a turelor, ea îl descrie pe acel șofer.

Grupul de lucru Articolul 29, grupul autorităților europene de protecție a datelor înlocuit ulterior de Comitetul european pentru protecția datelor (CEPD), a spus același lucru în avizul său privind prelucrarea datelor la locul de muncă: un angajator care folosește telematica vehiculelor colectează date atât despre vehicul, cât și despre angajatul care îl folosește. În funcție de dispozitiv, acestea pot include, pe lângă locație, și comportamentul la volan.

Porniți de la un scop clar și un temei juridic

Notați de ce monitorizați înainte de a instala ceva. Scopurile obișnuite sunt repartizarea și planificarea lucrărilor, protejarea vehiculelor și a mărfurilor împotriva furtului, siguranța șoferilor, îndeplinirea obligațiilor legale și evidența kilometrilor de serviciu. Limitarea legată de scop (articolul 5 alineatul (1) litera (b)) înseamnă că nu puteți refolosi ulterior datele pentru un scop fără legătură, cum ar fi evaluarea performanței individuale, fără să verificați dacă noul scop este compatibil cu cel inițial.

Apoi alegeți, pentru fiecare scop, temeiul juridic potrivit din articolul 6:

• Interesele legitime (articolul 6 alineatul (1) litera (f)) sunt temeiul obișnuit pentru monitorizarea flotei în companiile private. Ele necesită un test de echilibrare: interesul dumneavoastră nu trebuie să fie depășit de drepturile angajatului, iar monitorizarea trebuie să fie necesară pentru scopul urmărit.
• Obligația legală (articolul 6 alineatul (1) litera (c)) acoperă înregistrările cerute de lege, precum înregistrările tahografului pentru șoferii profesioniști. Ea nu acoperă orice altă utilizare a aceluiași dispozitiv GPS.
• Sarcina de interes public (articolul 6 alineatul (1) litera (e)) este temeiul pentru autoritățile publice, care nu se pot baza pe interese legitime atunci când își îndeplinesc atribuțiile.
• Consimțământul (articolul 6 alineatul (1) litera (a)) funcționează rareori în relațiile de muncă. CEPD consideră puțin probabil ca angajații să își poată refuza în mod liber consimțământul față de angajator, așa că, în general, consimțământul nu este temeiul potrivit pentru monitorizarea lor.

Informați șoferii înainte să înceapă monitorizarea

Conform articolului 13, angajații trebuie informați clar, înainte să înceapă monitorizarea, cine îi monitorizează, de ce, pe ce temei juridic, cine va vedea datele, cât timp sunt păstrate și ce drepturi au. Grupul de lucru recomandă, de asemenea, o notificare vizibilă în fiecare vehicul monitorizat, în câmpul vizual al șoferului, iar Biroul Comisarului pentru Informații din Regatul Unit (ICO) se așteaptă ca angajatorii să îi informeze despre monitorizarea vehiculelor atât pe lucrători, cât și pe pasageri.

• O politică scrisă privind monitorizarea vehiculelor, înmânată fiecărui șofer
• O notificare scurtă în fiecare vehicul monitorizat
• O actualizare a politicii de fiecare dată când adăugați un scop sau un nou tip de citire, precum nivelul combustibilului sau frânările bruște
• Implicarea reprezentanților salariaților sau a consiliului angajaților înainte de punerea în funcțiune a sistemului, acolo unde legea națională o cere

Colectați doar ce vă trebuie

Reducerea la minimum a datelor (articolul 5 alineatul (1) litera (c)) se aplică fiecărei citiri pe care o trimite un dispozitiv GPS. Dispozitivele moderne pot raporta viteza, frânările bruște, nivelul combustibilului, date despre motor și multe altele. Decideți care dintre acestea servesc scopurilor pe care le-ați notat și lăsați-le pe celelalte nefolosite. Grupul de lucru a formulat principiul foarte clar:

„Dispozitivele de urmărire a vehiculelor nu sunt dispozitive de urmărire a personalului. Funcția lor este de a urmări sau de a monitoriza locația vehiculelor în care sunt instalate. Angajatorii nu ar trebui să le considere dispozitive de urmărire sau de monitorizare a comportamentului ori a locului în care se află șoferii sau alți membri ai personalului, de exemplu prin trimiterea de alerte legate de viteza vehiculului.”
Grupul de lucru Articolul 29, Avizul 2/2017 privind prelucrarea datelor la locul de muncă, care citează Avizul său 13/2011

Monitorizarea modului în care conduce cineva este mai greu de justificat decât să știți unde se află un vehicul. ICO arată că angajatorii trebuie să efectueze o evaluare a impactului asupra protecției datelor înainte de a monitoriza comportamentul sau stilul de conducere al șoferilor, iar autoritatea franceză pentru protecția datelor, CNIL, arată că geolocalizarea nu trebuie folosită pentru a verifica dacă șoferii respectă limitele de viteză. Dacă doriți alerte privind viteza sau condusul agresiv, evaluați-le separat și explicați-le șoferilor.

Mașinile de serviciu folosite în scop personal

Folosirea în scop personal este situația în care monitorizarea vehiculelor dă cel mai des greș. Dacă angajații pot conduce o mașină de serviciu după program, în weekend sau în concediu, monitorizarea lor în acest timp este foarte greu de justificat. Grupul de lucru a considerat puțin probabil să existe un temei juridic pentru monitorizarea locației vehiculelor în afara programului de lucru convenit. Acolo unde folosirea în scop personal este permisă, a arătat Grupul de lucru, angajatul ar trebui, în principiu, să poată opri temporar monitorizarea locației atunci când circumstanțele o justifică, de exemplu pentru o vizită la medic.

Autoritățile naționale merg în aceeași direcție:

• În Franța, CNIL arată că angajații trebuie să poată opri colectarea sau transmiterea locației lor în afara timpului de lucru, care include pauzele și drumul dintre casă și serviciu.
• În Regatul Unit, ICO arată că angajatorii vor putea justifica rareori monitorizarea în timpul folosirii în scop personal și dă exemplul unui sistem de monitorizare pe care șoferul îl poate opri în afara programului de lucru.

Dacă aveți nevoie de o anumită protecție în afara programului de lucru, de exemplu împotriva furtului, Grupul de lucru sugerează o soluție proporționată: locația nu se înregistrează în afara programului de lucru decât dacă vehiculul părăsește o zonă largă, definită în prealabil, și abia atunci este afișată. CNIL este mai strictă: în Franța, locația nu trebuie colectată în afara timpului de lucru, nici măcar pentru prevenirea furtului.

Orice variantă alegeți, țineți separat kilometrii de serviciu și pe cei personali și stabiliți în scris cum se declară folosirea în scop personal.

Limitați cine ce vede

RGPD cere securitate și confidențialitate adecvate (articolul 5 alineatul (1) litera (f) și articolul 32), așa că datele de localizare ar trebui să fie vizibile doar pentru persoanele care au nevoie de ele. Un dispecer are nevoie de pozițiile de azi; un contabil, de obicei, de niciuna. Acordați fiecărui rol cel mai restrâns acces care funcționează, țineți evidența persoanelor care au acces și revizuiți-o când oamenii își schimbă postul.

Aveți aceeași grijă cu linkurile de locație în timp real pentru clienți. Partajați poziția unui vehicul doar cât timp este necesar pentru livrare sau vizită și opriți apoi linkul. CNIL adaugă că numele șoferului nu ar trebui transmis clienților decât dacă este esențial.

Păstrați istoricul locațiilor doar cât timp aveți nevoie de el

Limitările legate de stocare (articolul 5 alineatul (1) litera (e)) impun o perioadă de păstrare definită pentru fiecare scop. RGPD nu stabilește o cifră fixă, dar ghidurile naționale dau o idee despre ordinul de mărime. CNIL, de exemplu, arată că datele de geolocalizare ar trebui, în principiu, păstrate cel mult două luni, până la un an atunci când sunt folosite pentru optimizarea traseelor sau pentru a dovedi lucrările efectuate, dacă nu există altă dovadă posibilă, și până la cinci ani atunci când sunt folosite pentru evidența timpului de lucru.

Treceți perioadele de păstrare în politica de monitorizare și în evidența activităților de prelucrare (articolul 30) și ștergeți sau anonimizați istoricul de care nu mai aveți nevoie.

Verificați dacă aveți nevoie de o EIPD

O evaluare a impactului asupra protecției datelor (EIPD) este obligatorie atunci când prelucrarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile persoanelor (articolul 35). Orientările Grupului de lucru privind EIPD enumeră criterii care indică un risc ridicat, printre care monitorizarea sistematică și datele despre persoane vulnerabile, o categorie care îi include în mod explicit pe angajați. De asemenea, orientările tratează datele de localizare ca date cu caracter foarte personal. În cele mai multe cazuri, o prelucrare care îndeplinește două criterii necesită o EIPD, iar monitorizarea sistematică a vehiculelor angajaților îndeplinește de obicei cel puțin două.

O EIPD descrie scopul, motivele pentru care monitorizarea este necesară și proporționată, riscurile pentru șoferi și măsurile care le reduc, precum un mod privat, limitarea accesului și o perioadă scurtă de păstrare. Dacă aveți un responsabil cu protecția datelor, cereți-i sfatul încă de la început.

Răspundeți solicitărilor șoferilor

Șoferii își păstrează drepturile conferite de RGPD asupra datelor de monitorizare. Ei pot cere o copie a datelor care îi privesc (articolul 15), corectarea datelor greșite (articolul 16) și, atunci când vă bazați pe interese legitime, se pot opune prelucrării (articolul 21). Stabiliți din timp cine răspunde la astfel de solicitări și cum veți exporta cursele și pozițiile unui șofer pentru o anumită perioadă.

Reguli naționale suplimentare față de RGPD

Articolul 88 permite fiecărei țări să stabilească reguli mai specifice pentru prelucrarea datelor la locul de muncă, iar legislația muncii adaugă adesea cerințe proprii. Câteva exemple:

• Germania: conform § 87 alineatul (1) punctul 6 din Legea privind organizarea întreprinderilor (BetrVG), consiliul angajaților are un drept de codeterminare asupra sistemelor tehnice concepute pentru a monitoriza comportamentul sau performanța angajaților, ceea ce include, de regulă, monitorizarea vehiculelor.
• Franța: reprezentanții salariaților trebuie informați sau consultați înainte de instalarea unui sistem de geolocalizare, iar ghidul CNIL descris mai sus se aplică.
• Italia: articolul 4 din Statutul lucrătorilor (Legea nr. 300/1970) permite folosirea echipamentelor care pot servi și la monitorizarea de la distanță a lucrătorilor doar pentru nevoi organizatorice și de producție, pentru securitatea muncii sau pentru protejarea bunurilor companiei. De regulă, este nevoie de un acord cu reprezentanții sindicali de la locul de muncă sau de o autorizație din partea Inspectoratului Național al Muncii, iar lucrătorii trebuie informați cum este folosit echipamentul și cum se efectuează verificările.
• Regatul Unit: se aplică UK GDPR, versiunea britanică a RGPD, iar ghidul ICO privind monitorizarea lucrătorilor tratează în detaliu monitorizarea vehiculelor.
• Macedonia de Nord: Legea privind protecția datelor cu caracter personal (Monitorul Oficial nr. 42/2020, modificată prin nr. 294/2021 și nr. 101/2025) este aliniată la RGPD, iar aplicarea ei este supravegheată de Agenția pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal.

Dacă șoferii dumneavoastră sunt angajați în mai multe țări, verificați regulile din fiecare dintre ele.

O listă de verificare înainte de a porni monitorizarea

1. Notați fiecare scop și temeiul său juridic.
2. Decideți ce citiri veți folosi și renunțați la restul.
3. Stabiliți regulile pentru folosirea în scop personal și pentru întreruperea monitorizării.
4. Alegeți cine poate vedea pozițiile, istoricul și datele șoferilor.
5. Stabiliți o perioadă de păstrare pentru fiecare scop.
6. Efectuați o EIPD sau consemnați de ce nu aveți nevoie de una.
7. Implicați reprezentanții salariaților acolo unde legea o cere.
8. Informați fiecare șofer și puneți o notificare în fiecare vehicul.
9. Adăugați monitorizarea în evidența activităților de prelucrare.
10. Întrebați-vă furnizorul unde sunt stocate datele și semnați cu el un acord de prelucrare a datelor.
11. Revizuiți configurația o dată pe an și de fiecare dată când adăugați un scop.

Cum vă sprijină Office Hero în acești pași

Fleet Hero, aplicația Office Hero pentru managementul flotei, nu poate face singură ca monitorizarea dumneavoastră să fie legală, dar vă oferă instrumentele de control descrise în ghidurile autorităților:

• Pauza de confidențialitate: cât timp o pauză este activă, pozițiile vehiculului sunt eliminate la sosire și nu sunt stocate niciodată. Distanța privată este numărată în continuare, din kilometraj sau din viteză și timp, iar harta în timp real și linkurile partajate arată vehiculul ca fiind în pauză.
• Perioade private programate: programați din timp o perioadă privată, de până la 31 de zile și cu cel mult un an în avans, iar înregistrarea se oprește și se reia singură.
• Pauze auditate: fiecare pauză este înregistrată, iar persoanele fără permisiunea pentru modul de confidențialitate nu văd deloc funcția.
• Roluri și reguli de acces la nivel de înregistrare: limitați accesul fiecărei persoane la vehiculele, șoferii și geozonele de care are nevoie. Implicit, șoferii își văd doar propriile vehicule.
• Alerte doar acolo unde alegeți: Fleet Hero generează alerte doar pe baza regulilor create de cineva din compania dumneavoastră sau atunci când cineva declanșează manual o alertă.
• Linkuri de partajare care expiră: un link de locație în timp real este valabil 15 minute, 1 oră, 24 de ore sau 7 zile, poate fi oprit oricând și arată vehiculul, nu numele șoferului.

Pornirea unei pauze necesită o permisiune pe care o acordați membrilor personalului, iar Office Hero Connect, unde se conectează șoferii, nu are un buton de pauză. Stabiliți în politica dumneavoastră cine întrerupe monitorizarea pentru șoferi și cum o solicită aceștia.

Persoanele cu o permisiune separată pot cere trasarea unui traseu rutier estimat peste o perioadă privată încheiată. O au administratorii companiei și, de asemenea, persoanele cu rolul predefinit Fleet Manager, deoarece vine odată cu accesul lor complet la Fleet Hero. Estimarea este întotdeauna marcată ca atare și este exclusă din curse, rapoarte și exporturi. Deoarece arată traseul probabil al unei călătorii private, precizați în politica dumneavoastră când poate fi folosită și dați-le managerilor de flotă care nu ar trebui să o aibă un rol personalizat fără această permisiune.

Fleet Hero nu are încă o setare care să șteargă automat istoricul locațiilor după o perioadă aleasă de dumneavoastră. Discutați cu noi perioada de păstrare înainte să înceapă monitorizarea.