Canal de raportare pentru avertizori
Software de avertizare în interes public construit pe baza Directivei (UE) 2019/1937
HR Hero oferă companiei dumneavoastră un canal confidențial pentru raportarea neregulilor: o pagină publică pe care oricine poate face o sesizare anonimă, o căsuță de sesizări pentru persoanele desemnate și un jurnal în care orice modificare poate fi detectată, cu fiecare depunere, atribuire, schimbare de stare și confirmare. Termenul de 7 zile pentru confirmarea primirii unei sesizări este urmărit în căsuța de sesizări.
Canalul de raportare face parte din HR Hero Professional, la 4,90 € per angajat pe lună.
01Cum funcționează
De la prima sesizare la jurnalul verificat al cazului
Pagina publică de raportare
O pagină de raportare care nu necesită cont
Compania dumneavoastră primește propriul link de raportare în Office Hero Connect. Oricine îl poate folosi, implicit în mod anonim: alege o categorie, descrie ce s-a întâmplat în cel mult 1.000 de caractere și primește un număr de referință. Apoi poate genera o frază de acces din patru cuvinte, afișată o singură dată, pentru a verifica starea sesizării.
- Cinci categorii: hărțuire, fraudă, sănătate și securitate în muncă, discriminare și altele
- Angajații își pot indica ID-ul de angajat, iar oricine altcineva raportează anonim
- Cel mult trei sesizări acceptate pe oră de la aceeași adresă de rețea, pentru a preveni abuzurile
Gestionarea cazurilor
Gestionarea cazului de la primire până la închidere
Persoanele desemnate văd fiecare sesizare în HR Hero, atribuie colegi cazului și confirmă primirea. Un caz trece din „Primită” în „În analiză”, „În investigare” și „Închisă”, iar persoana desemnată îi poate scrie unui avertizor anonim într-o conversație de urmărire privată.
- Un avertizor identificat, care are cont, primește confirmarea prin e-mail
- Pentru o sesizare anonimă, confirmarea generează un token de urmărire de unică folosință, pe care persoana desemnată îl trimite la un contact lăsat de avertizor în sesizare
- Doar avertizorul care deține tokenul și persoanele cu permisiuni pentru cazurile de avertizare pot citi conversația
Termene
Termenul de 7 zile pentru confirmare, urmărit în căsuța de sesizări
Directiva vă cere să confirmați primirea unei sesizări în termen de șapte zile și să oferiți un răspuns în termen de trei luni. Fiecare sesizare din căsuță are o insignă: în termenul de 7 zile, după expirarea lui, de 30 de zile sau mai veche ori confirmată cu întârziere. Când o sesizare trece de 7 zile fără confirmare, persoanele desemnate atribuite ei primesc un memento în aplicație.
- Filtrați căsuța după stare, categorie și vechime
- Data confirmării este înregistrată pe caz
- O sesizare confirmată după cele 7 zile este marcată ca fiind confirmată cu întârziere
Pista de audit
Un jurnal înlănțuit prin hash-uri, pe care îl puteți verifica
Fiecare sesizare are propriul jurnal cu depunerea, fiecare atribuire a unei persoane desemnate, fiecare schimbare de stare și confirmarea. Fiecare intrare conține amprenta celei dinaintea ei, așa că o intrare modificată sau ștearsă rupe lanțul. Persoanele desemnate pot verifica un lanț cu un clic, iar fiecare lanț este verificat în fiecare noapte.
- Fiecare intrare arată când a avut loc, cine a acționat și ce s-a făcut
- Citirea jurnalului necesită o permisiune separată
02Incluse de asemenea
Gândit pentru gestionarea confidențială a cazurilor
Formular intern de raportare
Oricine este conectat la HR Hero poate raporta și din interiorul aplicației, anonim sau cu numele său, pe care îl pot vedea doar persoanele cu permisiuni pentru cazurile de avertizare.
Sesizări criptate
Conținutul sesizărilor este criptat în repaus cu cheia proprie a companiei dumneavoastră, protejată de o cheie principală păstrată în HashiCorp Vault.
Permisiuni separate
Citirea cazurilor, acțiunile asupra lor și citirea jurnalului cazului sunt trei permisiuni distincte, așa că decideți exact cine ce face.
Perioada de păstrare
Sesizările închise ies din căsuță după ce trece perioada de păstrare, calculată din ziua primirii sesizării: implicit 60 de luni sau între 12 și 120 de luni, după cum o setează Office Hero pentru dumneavoastră. Un proces săptămânal face acest lucru automat.
Sesizările expirate sunt marcate ca șterse, nu eliminate definitiv: înregistrarea criptată și jurnalul ei rămân în baza de date.
Calendarul instruirii persoanelor desemnate
Vedeți când a fost instruită ultima dată fiecare persoană desemnată, cu marcajele „Termen apropiat” și „Întârziată” raportate la o reîmprospătare la 90 de zile.
Office Hero gestionează pentru dumneavoastră lista persoanelor desemnate, așa că în HR Hero calendarul este doar pentru citire.
15 limbi
Pagina publică de raportare și HR Hero sunt disponibile în 15 limbi.
Ce nu face canalul
Sesizările se fac în scris: HR Hero nu are o linie telefonică sau înregistrare vocală, iar avertizorii nu pot atașa fișiere. Nimeni nu este notificat când sosește o sesizare nouă, iar o sesizare fără persoană desemnată atribuită nu primește niciun memento, așa că verificați căsuța regulat și atribuiți o persoană desemnată fiecărei sesizări noi. Doar termenul de 7 zile pentru confirmare este urmărit automat; termenul de trei luni pentru răspuns se urmărește cu ajutorul insignelor de vechime și al filtrului. Confirmarea faptului că modul în care ați configurat canalul respectă legislația națională vă revine dumneavoastră și consilierului dumneavoastră juridic.
04Întrebări
Întrebări despre canalul de raportare
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Se poate raporta anonim?
Da. Pagina publică de raportare este implicit anonimă și nu înregistrează nicio identitate. Avertizorii primesc un număr de referință și pot crea o frază de acces din patru cuvinte pentru a verifica starea. Formularul nu are un câmp de contact, așa că un avertizor care dorește o conversație în ambele sensuri lasă în sesizare un contact, de exemplu o adresă de e-mail anonimă, iar persoana desemnată trimite acolo un token de urmărire privat.
Cine poate folosi canalul?
Oricine are linkul de raportare al companiei dumneavoastră, inclusiv angajații, foștii angajați, candidații la angajare, colaboratorii și personalul furnizorilor, fără cont. Sesizările nominale folosesc un ID de angajat, așa că persoanele din afara companiei raportează anonim.
Cum vă ajută HR Hero în privința termenelor de 7 zile și de 3 luni?
Fiecare sesizare are o insignă pentru intervalul de 7 zile, iar persoanele desemnate atribuite ei primesc un memento în aplicație când trec 7 zile fără confirmare. Nimeni nu este anunțat când sosește o sesizare nouă, așa că verificați căsuța regulat. Termenul de trei luni pentru răspuns nu are memento: folosiți coloana de vechime și filtrul „30 de zile sau mai mult” pentru a-l urmări.
Ne asigură HR Hero conformitatea cu directiva?
HR Hero vă oferă un canal de raportare în scris, urmărirea confirmării în 7 zile și un jurnal pentru fiecare caz. Informațiile despre raportarea către autorități, un canal oral acolo unde legislația națională îl cere și răspunsul în termen de trei luni rămân în sarcina dumneavoastră. Obligațiile dumneavoastră decurg din legislația națională, așa că verificați configurația cu un consilier juridic. Consultați ghidul nostru despre directivă.
Cum începem?
Office Hero vă oferă linkul de raportare al companiei la configurarea HR Hero. Publicați-l acolo unde îl vor găsi oamenii și partenerii dumneavoastră de afaceri, de exemplu pe intranet și pe site, și acordați persoanelor desemnate permisiunile pentru cazurile de avertizare.
Ce pachet include canalul?
HR Hero Professional, la 4,90 € per angajat pe lună, include canalul de raportare. Consultați prețurile pentru pachetul complet.
Urmăriți o sesizare de la pagina publică până la închidere
Programați o demonstrație și vom depune o sesizare de test pe care o vom gestiona împreună cu dumneavoastră în HR Hero.