Ce prevede directiva
Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii a fost adoptată la 23 octombrie 2019 și a intrat în vigoare la 16 decembrie 2019. Statele membre au avut termen până la 17 decembrie 2021 pentru a o transpune în dreptul național și până la 17 decembrie 2023 pentru obligația angajatorilor privați cu 50–249 de lucrători de a înființa canale interne.
Directiva face două lucruri. Le cere organizațiilor să ofere modalități sigure de raportare a neregulilor și îi protejează împotriva represaliilor pe cei care raportează. Ea stabilește standarde minime, așa că legile naționale pot proteja mai multe persoane sau pot acoperi mai multe tipuri de nereguli.
Un avertizor poate folosi trei căi: intern, către propria organizație; extern, către o autoritate competentă; sau, în condiții stricte, public. Statele membre trebuie să încurajeze raportarea mai întâi pe cale internă, atunci când încălcarea poate fi soluționată intern, iar avertizorul nu vede niciun risc de represalii.
Ce încălcări sunt vizate
Directiva acoperă raportările privind încălcări ale dreptului UE în următoarele domenii:
- achizițiile publice
- serviciile, produsele și piețele financiare, precum și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului
- siguranța și conformitatea produselor
- siguranța transporturilor
- protecția mediului
- protecția împotriva radiațiilor și securitatea nucleară
- siguranța alimentelor și a hranei pentru animale, sănătatea și bunăstarea animalelor
- sănătatea publică
- protecția consumatorilor
- protecția vieții private și a datelor cu caracter personal, precum și securitatea rețelelor și a sistemelor informatice
- interesele financiare ale UE și piața internă, inclusiv normele privind concurența, ajutoarele de stat și impozitarea societăților
Potrivit raportului Comisiei Europene din 2024 privind directiva, marea majoritate a statelor membre au extins protecția dincolo de directivă, iar aproximativ jumătate au adăugat domenii ale dreptului național, precum corupția sau infracțiunile. Verificați ce acoperă legea din țara dumneavoastră.
Cine este protejat
Protecția îi vizează pe cei care află despre încălcări prin activitatea lor profesională, în sectorul privat sau în cel public. Printre aceștia se numără cel puțin:
- angajații, inclusiv funcționarii publici
- persoanele care desfășoară activități independente
- acționarii, membrii organelor de conducere și de supraveghere, voluntarii și stagiarii, remunerați sau neremunerați
- persoanele care lucrează pentru contractanți, subcontractanți și furnizori
- foștii angajați, precum și candidații care au aflat despre o încălcare în timpul procesului de recrutare
Protecția se extinde și asupra persoanelor care îl ajută pe avertizor, asupra colegilor și rudelor care ar putea suferi represalii și asupra companiilor pe care avertizorul le deține sau pentru care lucrează. Pentru a beneficia de protecție, avertizorul trebuie să fi avut motive întemeiate să creadă că informațiile erau adevărate și intrau în domeniul de aplicare al directivei în momentul raportării. O persoană care a raportat anonim și este identificată ulterior beneficiază de aceeași protecție.
Cine trebuie să înființeze un canal intern
- Sectorul privat: fiecare angajator cu 50 sau mai mulți lucrători.
- Unele sectoare reglementate, precum serviciile financiare și prevenirea spălării banilor: fiecare angajator vizat de normele UE relevante, indiferent de dimensiune.
- Sectorul public: fiecare entitate publică, inclusiv entitățile pe care le deține sau le controlează. Statele membre pot excepta municipalitățile cu mai puțin de 10.000 de locuitori sau cu mai puțin de 50 de lucrători, precum și alte entități publice cu mai puțin de 50 de lucrători.
- Angajatorii privați mai mici: doar acolo unde legea națională o cere în urma unei evaluări a riscurilor, de exemplu din cauza riscurilor pentru mediu sau pentru sănătatea publică.
Angajatorii privați cu 50–249 de lucrători pot folosi în comun resurse pentru primirea și investigarea sesizărilor, dar fiecare își păstrează propriile obligații de confidențialitate, feedback și acțiuni subsecvente. Canalul poate fi gestionat de o persoană sau de un compartiment desemnat din cadrul organizației ori de un furnizor extern care îndeplinește aceleași cerințe.
Grupuri de companii
În raportul său din 2024, Comisia Europeană a criticat regulile naționale care permit grupurilor de companii să aibă un canal doar la nivel de grup și să își excepteze companiile mai mari, deoarece canalele ar trebui să fie accesibile și apropiate de persoanele care raportează. Dacă aveți un singur canal pentru întregul grup, verificați dacă firmele dumneavoastră cu 250 sau mai mulți lucrători au nevoie de un canal propriu.
Ce trebuie să asigure canalul intern
Procedurile de raportare internă trebuie să includă:
- un canal sigur, care protejează identitatea avertizorului și a oricărei persoane menționate în sesizare, fără acces pentru personalul neautorizat
- confirmarea primirii către avertizor în termen de șapte zile
- o persoană sau un compartiment imparțial care ia măsuri subsecvente în legătură cu sesizările, păstrează legătura cu avertizorul și cere informații suplimentare atunci când este nevoie
- acțiuni subsecvente diligente, inclusiv în cazul sesizărilor anonime, acolo unde legea națională o cere
- feedback către avertizor într-un termen rezonabil, de cel mult trei luni de la confirmarea primirii sau, dacă nu s-a trimis nicio confirmare, de trei luni de la expirarea celor șapte zile
- informații clare și ușor de găsit despre modul de raportare externă către autoritățile competente
Canalul trebuie să accepte sesizări în scris, verbal sau în ambele moduri. Acolo unde un canal preia sesizări verbale, acestea trebuie să poată fi făcute prin telefon sau prin alt sistem de mesagerie vocală. Directiva prevede și o întâlnire față în față, într-un termen rezonabil, atunci când avertizorul o solicită, iar legile naționale diferă în privința obligației ca fiecare canal să o ofere, așa că verificați legea care vi se aplică.
Cronologia unei sesizări
- Ziua 0: sesizarea sosește prin canal.
- Până în ziua 7: avertizorul primește confirmarea primirii.
- În termen de trei luni de la confirmare: avertizorul află ce s-a făcut sau ce este planificat și de ce.
- Pe tot parcursul: sesizarea este înregistrată, accesul este limitat, iar identitatea avertizorului rămâne protejată.
Sesizările anonime
Directiva lasă fiecărui stat membru decizia dacă organizațiile trebuie să accepte sesizările anonime și să ia măsuri subsecvente în legătură cu ele. Potrivit raportului Comisiei din 2024, aproximativ jumătate dintre legile naționale reglementează sesizările anonime, iar cele mai multe dintre aceste legi cer ca sesizările anonime să fie acceptate și urmărite, de autoritățile competente sau de fiecare organizație care are un canal. Acolo unde trebuie acceptate, ele sunt tratate ca orice altă sesizare.
Acceptarea sesizărilor anonime este utilă doar dacă avertizorul poate rămâne în contact fără să își dezvăluie identitatea. Planificați cum veți confirma primirea unei sesizări anonime, cum veți pune întrebări suplimentare și cum veți oferi feedback.
Cum vă ajută HR Hero
Pagina publică de raportare din HR Hero este anonimă în mod implicit. Avertizorii primesc un număr de referință și pot genera o frază de acces din patru cuvinte pentru a verifica starea sesizării. Formularul nu are un câmp de contact, așa că un avertizor care dorește o conversație lasă o modalitate de contact în textul sesizării, iar responsabilul trimite acolo un token privat de urmărire.
Confidențialitate, protecția datelor și evidențe
Fără consimțământul explicit al avertizorului, identitatea acestuia nu poate fi dezvăluită altor persoane decât membrilor personalului autorizați să primească sesizări sau să ia măsuri subsecvente. Același lucru este valabil pentru orice informații din care i-ar putea fi dedusă identitatea. Excepțiile sunt permise doar acolo unde dreptul UE sau cel național o impune, de exemplu într-o anchetă sau într-un proces, iar avertizorul trebuie, de regulă, informat în prealabil.
Datele cu caracter personal se prelucrează conform RGPD, iar datele care în mod evident nu sunt relevante pentru o sesizare nu trebuie colectate sau trebuie șterse fără întârziere. Fiecare sesizare trebuie înregistrată și păstrată doar atât cât este necesar și proporțional. Sesizările verbale și întâlnirile pot fi documentate printr-o înregistrare sau printr-un proces-verbal exact, cu consimțământul avertizorului și cu posibilitatea ca acesta să îl verifice, să îl corecteze și să îl semneze.
Cum vă ajută HR Hero
Conținutul sesizărilor este criptat cu cheia proprie a companiei dumneavoastră, doar persoanele cu permisiuni pentru cazurile de avertizare pot deschide un caz, iar fiecare caz are un jurnal cu lanț de hash-uri, verificat în fiecare noapte. Sesizările închise dispar din căsuța de cazuri după perioada de păstrare pe care Office Hero o stabilește pentru compania dumneavoastră, între 12 și 120 de luni de la primire; ele sunt marcate ca șterse, nu sunt eliminate definitiv.
Protecția împotriva represaliilor
Orice formă de represalii este interzisă, inclusiv amenințările și tentativele. Directiva oferă exemple:
- concedierea, suspendarea, retrogradarea sau refuzul unei promovări
- modificarea atribuțiilor, a locului de muncă, a remunerației sau a programului de lucru și refuzul accesului la formare
- evaluările negative ale performanței sau referințele negative și măsurile disciplinare
- constrângerea, intimidarea, hărțuirea, ostracizarea și discriminarea
- neconvertirea sau nereînnoirea unui contract temporar ori încetarea lui anticipată
- prejudicierea reputației, inclusiv pe rețelele sociale, pierderile financiare și includerea pe o listă neagră la nivelul unui sector
- rezilierea contractelor de bunuri sau servicii, anularea licențelor sau a autorizațiilor și trimiterea la evaluări psihiatrice sau medicale
Dacă un avertizor suferă un prejudiciu și arată că a făcut o raportare, se prezumă că prejudiciul este o represalie, iar angajatorul trebuie să dovedească faptul că a avut alte motive, temeinic justificate. Acordurile și politicile interne nu pot înlătura aceste drepturi. Statele membre stabilesc sancțiuni pentru oricine împiedică raportarea, aplică represalii, inițiază proceduri vexatorii sau încalcă obligația de confidențialitate, precum și pentru avertizorii care raportează cu bună știință informații false.
Stadiul legilor naționale
Transpunerea a fost lentă. Până la termenul de 17 decembrie 2021, doar trei state membre transpuseseră integral directiva; alte opt au urmat în 2022 și treisprezece în 2023, potrivit raportului Comisiei din 2024. Același raport a constatat că toate statele membre transpuseseră principalele dispoziții, dar că domenii-cheie necesitau încă îmbunătățiri, precum domeniul de aplicare, condițiile de protecție și protecția împotriva represaliilor, inclusiv sancțiunile.
Legile naționale diferă în privința detaliilor: dacă sesizările anonime trebuie acceptate, ce domenii ale dreptului național sunt acoperite, cum trebuie să funcționeze raportarea verbală și ce autoritate primește sesizările externe. Respectați regulile țării în care își are sediul fiecare dintre companiile dumneavoastră.
În afara UE: Macedonia de Nord și regiunea
Directiva nu se aplică direct în afara UE, dar multe țări au propriile legi privind avertizorii. Macedonia de Nord și-a adoptat Legea privind protecția avertizorilor în 2015. Potrivit unei prezentări de ansamblu realizate de casa de avocatură CMS, companiile cu zece sau mai mulți angajați trebuie să adopte reguli interne pentru sesizări și să desemneze o persoană care să le primească.
A fost elaborat un proiect de lege nouă pentru alinierea Macedoniei de Nord la directivă. Raportul Comisiei Europene privind statul de drept din 2026 arată că proiectul a încheiat consultarea în cadrul guvernului în martie 2026, fără un calendar clar pentru adoptarea de către Parlament. Și alte țări din regiune au propriile reguli, așa că verificați-le pentru fiecare companie și nu uitați că filialele din țările UE respectă legea statului lor membru.
O listă de verificare pentru înființarea canalului
- Numărați lucrătorii fiecărei companii și verificați pragurile din legea națională aplicabilă.
- Desemnați o persoană sau un compartiment imparțial care să gestioneze sesizările, cu un înlocuitor, și instruiți-i în privința confidențialității.
- Stabiliți cum pot raporta oamenii, în scris, telefonic sau într-o întâlnire, și dacă trebuie să acceptați sesizări anonime.
- Publicați instrucțiuni clare pentru raportarea internă și pentru raportarea către autoritățile competente.
- Stabiliți o rutină prin care fiecare sesizare este confirmată în termen de șapte zile și primește feedback în termen de trei luni.
- Limitați accesul la sesizări, protejați identitățile și țineți evidența fiecărui pas.
- Stabiliți pentru sesizările închise o perioadă de păstrare compatibilă cu directiva și cu legea națională.
- Informați-i pe manageri că represaliile sunt interzise și revizuiți periodic procedura.
Cum vă poate ajuta Office Hero
HR Hero, aplicația Office Hero pentru resurse umane, include un canal de raportare conceput pe baza directivei. Vă oferă o pagină publică de raportare în Office Hero Connect, care nu necesită cont, un formular intern pentru personal, o căsuță de cazuri pentru responsabilii desemnați și un memento pentru responsabilii atribuiți unei sesizări atunci când aceasta depășește șapte zile fără confirmare. Conținutul sesizărilor este criptat, iar fiecare caz are un jurnal cu lanț de hash-uri.
Cunoașteți-i și limitele: sesizările se fac în scris, fără linie telefonică sau înregistrare vocală, avertizorii nu pot atașa fișiere, nimeni nu este anunțat când sosește o sesizare nouă, iar termenul de trei luni pentru feedback este urmărit prin filtrul de vechime al căsuței de cazuri, nu printr-un memento. Pagina canalului de raportare explică modul de funcționare.