Sector public
Software de flotă și HR pentru primării, operatori de utilități și agenții publice
Office Hero ajută instituțiile publice să justifice folosirea vehiculelor și să își îndeplinească obligațiile față de personal. Fleet Hero înregistrează unde merg vehiculele oficiale și cine le conduce; HR Hero adaugă un canal de raportare anonimă pentru avertizori, conceput pe baza Directivei (UE) 2019/1937, rapoarte de transparență salarială pentru Directiva (UE) 2023/970 și dosarele angajaților pe care se bazează acestea.
Fleet Hero de la 10,80 € per vehicul pe lună, cu cartela SIM și datele mobile incluse. Canalul de raportare și rapoartele de transparență salarială vin cu HR Hero Professional, la 4,90 € per angajat pe lună. Prețurile nu includ TVA; pentru licitații publice pregătim oferte la cerere.
01Ce acoperă Office Hero
Răspundere pentru vehicule, obligații față de personal
Fiecare casetă duce la pagina funcției, cu detaliile și limitele ei.
Vehicule oficiale folosite conform destinației
Fiecare vehicul pe o hartă în timp real, cu o alertă atunci când unul se deplasează în orele stabilite de dumneavoastră, de exemplu noaptea și în weekend.
Cine a condus fiecare vehicul
Un calendar al alocărilor șoferilor pe vehicule, plus curse cu vehiculul, șoferul, începutul, sfârșitul, distanța și durata.
Rapoarte pentru conducere și auditori
14 rapoarte predefinite, precum distanța pe vehicul, gradul de utilizare și costul pe kilometru, în PDF, Excel sau CSV, care pot fi trimise și automat prin e-mail colegilor, după un program.
Vehicule de utilități și de serviciu menținute în funcțiune
Comenzi de lucru scadente la o dată sau la un kilometraj, defecte și numărul vehiculelor fără asigurare obligatorie.
Un canal pentru semnalarea neregulilor
Oricine poate face o sesizare anonimă pe o pagină publică; persoanele desemnate văd termenul de 7 zile pentru confirmarea primirii, iar fiecare acțiune intră într-un jurnal în care orice modificare se detectează.
Obligații de transparență salarială
Diferența medie și mediană de remunerare între femei și bărbați, cuartile salariale, rapoartele anuale prevăzute la articolul 9 și o evaluare comună a remunerării, deschisă automat când o analiză a diferenței de remunerare arată o diferență de peste 5 %.
Cifrele provin din statele de plată din HR Hero, care în prezent acoperă doar angajații din Macedonia de Nord, Albania și Regatul Unit.
Fiecare departament își vede propriile date
Limitați accesul unei persoane la vehiculele din anumite grupuri sau la angajații listați și editați rolurile într-o matrice a permisiunilor.
O evidență a fiecărei modificări
Modificările administrative intră într-un jurnal de audit cu intrări înlănțuite prin hash-uri, păstrat 7 ani, cu intrările noi verificate în fiecare noapte.
Personal care lucrează în limbi diferite
Fiecare persoană alege una dintre cele 15 limbi ale interfeței, inclusiv macedoneana, albaneza și sârba în ambele alfabete.
02Cum funcționează
Vehicule, raportare și acces, în detaliu
Trei ecrane pe care o instituție publică le folosește pentru a justifica folosirea vehiculelor și pentru a-și proteja personalul.
Vehicule oficiale
O evidență clară a fiecărei deplasări oficiale
Fleet Hero extrage automat cursele din datele GPS, cu vehiculul, șoferul, începutul, sfârșitul și distanța, iar calendarul alocărilor arată cine a avut fiecare vehicul și când. Redați pe hartă orice perioadă din istoricul traseelor inclus în pachetul dumneavoastră: 6, 12 sau 24 de luni. Rapoarte precum distanța pe vehicul, gradul de utilizare și costul pe kilometru se exportă în PDF, Excel sau CSV, pentru conducere sau pentru un audit.
- Alerte de deplasare neautorizată pentru orele stabilite de dumneavoastră, de exemplu noaptea și în weekend
- Rapoarte trimise programat prin e-mail colegilor, zilnic, săptămânal sau lunar
- Costul de combustibil și de service pe kilometru pentru fiecare vehicul
- Grupuri de vehicule pe departamente, folosite pe hartă, în rapoarte și la drepturile de acces
Avertizare în interes public
Un canal de raportare anonimă, cu termenul de 7 zile urmărit și un jurnal în care orice modificare se detectează
Fiecare organizație primește propria pagină publică de raportare în Office Hero Connect. Oricine poate face o sesizare anonimă, primește un număr de referință și poate verifica oricând starea sesizării cu o frază de acces din patru cuvinte, afișată o singură dată. În HR Hero, persoanele desemnate confirmă primirea sesizărilor, răspund într-o conversație privată de urmărire atunci când avertizorul a lăsat o modalitate de contact și închid cazurile, iar fiecare acțiune este adăugată într-un jurnal de audit cu intrări înlănțuite prin hash-uri.
- O insignă și un memento pentru persoanele desemnate, odată ce o sesizare depășește 7 zile fără confirmarea primirii
- Conținutul sesizărilor, criptat în repaus
- Și un formular intern de raportare pentru personalul conectat
- Lanțul de audit, verificat automat în fiecare noapte
Protecția datelor
Cine ce vede și o evidență a fiecărei modificări
Datele fiecărei organizații se află în propria schemă de bază de date, iar câmpurile personale, precum codurile naționale de identificare și conturile bancare, sunt criptate cu cheia proprie a organizației. Rolurile se editează într-o matrice a permisiunilor, iar regulile la nivel de înregistrare limitează accesul unei persoane la anumite vehicule, grupuri de vehicule sau angajați. Fiecare modificare administrativă intră într-un jurnal de audit cu intrări înlănțuite prin hash-uri, păstrat 7 ani.
- 18 roluri predefinite, plus propriile roluri
- Fișierele încărcate sunt scanate antivirus înainte ca cineva să le poată deschide
- Servere în Skopje, Macedonia de Nord
- Sesiunile se încheie după 30 de zile de neutilizare și cel târziu după 90 de zile
03Aplicațiile
Office Hero pentru o instituție publică
Fiecare aplicație funcționează și separat, iar împreună folosesc un singur cont și o singură înregistrare pentru fiecare persoană.
-
Vehicule oficiale, de utilități și de serviciu pe o hartă în timp real, cu curse, rapoarte, mentenanță și asigurări.
- Curse cu șoferul și distanța
- Alerte de deplasare în afara programului
- 14 rapoarte predefinite
- Asigurări și înmatriculări
-
Dosarele angajaților, concediile și pontajul, cu canalul de raportare și rapoartele de transparență salarială.
- Gestionarea cazurilor de avertizare
- Diferența de remunerare între femei și bărbați, plus rapoartele de la articolul 9
- Concedii și pontaj
- Instruire și certificări
-
Pagina publică de raportare și un cont de acces pentru personal, pentru program, concedii și documente.
- Pagină de raportare anonimă
- Cereri și solduri de concediu
- Pontare la intrare și la ieșire
- Propriile date bancare
04Întrebări
Întrebările instituțiilor publice
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Respectă canalul de raportare Directiva (UE) 2019/1937?
Este conceput pe baza directivei: sesizări anonime, un termen de 7 zile pentru confirmarea primirii, urmărit pentru persoanele desemnate, o conversație privată de urmărire pentru avertizorii care lasă o modalitate de contact și o evidență a fiecărei acțiuni, în care orice modificare se detectează. Dacă configurația dumneavoastră respectă directiva și legislația națională este o chestiune juridică, așa că verificați acest lucru cu consilierul dumneavoastră juridic; Office Hero nu certifică conformitatea.
Unde sunt păstrate datele noastre?
Aplicațiile Office Hero și bazele lor de date rulează pe servere pe care le operăm în Skopje, Macedonia de Nord, o țară din afara Uniunii Europene. Fișierele încărcate și copiile de rezervă ale bazelor de date sunt păstrate în stocarea de obiecte Cloudflare R2. Datele fiecărei organizații se află în propria schemă de bază de date, câmpurile personale sensibile sunt criptate cu cheia proprie a organizației, iar fișierele încărcate sunt scanate antivirus.
Putem cumpăra Office Hero printr-o licitație publică?
Prețurile noastre sunt publicate pe pagina de prețuri și nu includ TVA. Pentru licitații publice și volume mai mari pregătim o ofertă la cerere; trimiteți-ne documentația de atribuire sau numărul de vehicule și de angajați.
Poate fiecare departament să își vadă doar propriile vehicule și propriul personal?
Da. Puneți vehiculele fiecărui departament într-un grup de vehicule și limitați accesul unei persoane la acele grupuri; în HR Hero, limitați accesul unei persoane la o listă de angajați. Listele arată apoi câte înregistrări sunt ascunse și de ce.
Fleet Hero generează ordine de deplasare?
Nu. Fleet Hero înregistrează fiecare cursă, cu vehiculul, șoferul, începutul, sfârșitul și distanța ei, iar rapoartele sale se exportă în PDF, Excel sau CSV, dar nu generează formularul ordinului de deplasare și nu calculează diurnele.
Poate personalul să lucreze în paralel în macedoneană și în albaneză?
Da. Fiecare persoană își alege limba interfeței dintre cele 15, inclusiv macedoneana, albaneza și sârba în ambele alfabete, iar e-mailurile de alertă ajung la fiecare destinatar în propria limbă, în timp ce rapoartele PDF sunt trimise în limba pe care o alegeți. Traducerile sunt realizate automat, iar revizuirea de către vorbitori nativi este în curs.
Ce se întâmplă cu datele noastre dacă renunțăm la Office Hero?
Personalul Office Hero poate realiza un export complet al datelor organizației dumneavoastră. Solicitați-l înainte de încheierea contractului sau în cele 30 de zile de după aceasta, înainte ca datele să fie șterse.
Vorbiți cu noi despre organizația dumneavoastră
Programați o demonstrație sau trimiteți-ne documentația de atribuire. Vă arătăm evidențele vehiculelor, canalul de raportare și regulile de acces pe care le-ar folosi echipa dumneavoastră.