Sector público
Software de flotas y RR. HH. para ayuntamientos, organismos y empresas públicas
Office Hero ayuda a las entidades públicas a rendir cuentas del uso de sus vehículos y a cumplir sus obligaciones con el personal. Fleet Hero registra adónde van los vehículos oficiales y quién los conduce; HR Hero añade un canal de denuncias anónimo diseñado en torno a la Directiva (UE) 2019/1937, informes de transparencia retributiva para la Directiva (UE) 2023/970 y las fichas de empleados en las que se basan.
Fleet Hero desde 10,80 € por vehículo al mes, con la tarjeta SIM y los datos móviles incluidos. El canal de denuncias y los informes de transparencia retributiva se incluyen en HR Hero Professional, a 4,90 € por empleado al mes. Precios IVA no incluido; ofertas para licitaciones públicas bajo petición.
01Lo que cubre Office Hero
Rendición de cuentas sobre los vehículos y obligaciones con el personal
Cada recuadro enlaza con la página de la función, con los detalles y los límites.
Vehículos oficiales usados para lo previsto
Todos los vehículos en un mapa en directo, con una alerta cuando uno se mueve en las horas que usted fije, como las noches y los fines de semana.
Quién condujo cada vehículo
Un calendario de asignaciones de conductores y vehículos, y trayectos con el vehículo, el conductor, el inicio, el fin, la distancia y la duración.
Informes para la dirección y los auditores
14 informes predefinidos, como la distancia por vehículo, la tasa de utilización y el coste por kilómetro, en PDF, Excel o CSV, también enviados por correo electrónico a compañeros de forma programada.
Vehículos de servicios y de mantenimiento siempre a punto
Órdenes de trabajo que vencen en una fecha o con una lectura del cuentakilómetros, averías y un recuento de los vehículos sin seguro obligatorio.
Un canal para comunicar irregularidades
Cualquier persona puede comunicar una irregularidad de forma anónima en una página pública; los gestores ven el plazo de 7 días para el acuse de recibo, y cada acción se anota en un registro en el que se detecta cualquier cambio.
Obligaciones de transparencia retributiva
Brecha salarial de género media y mediana, cuartiles salariales, informes anuales del artículo 9 y una evaluación retributiva conjunta que se abre automáticamente cuando una instantánea de la brecha salarial muestra una diferencia superior al 5 %.
Sus cifras proceden de los procesos de nómina de HR Hero, que hoy solo cubren a empleados en Macedonia del Norte, Albania y el Reino Unido.
Cada departamento ve lo suyo
Limite a una persona a los vehículos de los grupos que elija o a los empleados de una lista, y edite los roles en una matriz de permisos.
Constancia de cada cambio
Los cambios administrativos se anotan en un registro de auditoría encadenado mediante hashes que se conserva durante 7 años, con las entradas nuevas comprobadas cada noche.
Personal que trabaja en distintos idiomas
Cada persona elige uno de los 15 idiomas de la interfaz, entre ellos el macedonio, el albanés y el serbio en ambos alfabetos.
02Cómo funciona
Vehículos, canal de denuncias y accesos, en detalle
Tres pantallas que una entidad pública usa para rendir cuentas de sus vehículos y proteger a su personal.
Vehículos oficiales
Un registro claro de cada desplazamiento oficial
Fleet Hero genera automáticamente los trayectos a partir de los datos GPS, con el vehículo, el conductor, el inicio, el fin y la distancia, y el calendario de asignaciones muestra quién tenía cada vehículo y cuándo. Reproduzca en el mapa cualquier periodo dentro del historial de rutas que incluye su paquete: 6, 12 o 24 meses. Informes como la distancia por vehículo, la tasa de utilización y el coste por kilómetro se exportan a PDF, Excel o CSV para la dirección o para una auditoría.
- Alertas de movimiento no autorizado en las horas que usted fije, como las noches y los fines de semana
- Envío programado de informes por correo electrónico a compañeros, a diario, cada semana o cada mes
- Coste de combustible y de mantenimiento por kilómetro de cada vehículo
- Grupos de vehículos por departamento, que usan el mapa, los informes y los accesos
Canal de denuncias
Un canal de denuncias anónimo con control del plazo de 7 días y un registro en el que se detecta cualquier cambio
Cada organización tiene su propia página pública de denuncias en Office Hero Connect. Cualquier persona puede comunicar una irregularidad de forma anónima, recibir un número de referencia y consultar el estado en cualquier momento con una frase de acceso de cuatro palabras que solo se muestra una vez. En HR Hero, los gestores designados acusan recibo de las comunicaciones, responden en un hilo privado de seguimiento cuando el informante ha dejado una forma de contactarle y cierran los casos, y cada acción se añade a un registro de auditoría encadenado mediante hashes.
- Una etiqueta y un recordatorio a los gestores asignados cuando una comunicación supera los 7 días sin acuse de recibo
- El contenido de las comunicaciones, cifrado en reposo
- También un formulario interno para el personal que ha iniciado sesión
- La cadena de auditoría, comprobada automáticamente cada noche
Protección de datos
Quién ve qué, y constancia de cada cambio
Los datos de cada organización están en su propio esquema de base de datos, y los campos personales, como los números de documento de identidad y las cuentas bancarias, se cifran con la clave propia de la organización. Los roles se editan en una matriz de permisos, y las reglas por registro limitan a una persona a los vehículos, grupos de vehículos o empleados que se elijan. Cada cambio administrativo se anota en un registro de auditoría encadenado mediante hashes y conservado durante 7 años.
- 18 roles predefinidos, además de los suyos propios
- Archivos subidos analizados en busca de malware antes de que nadie pueda abrirlos
- Servidores en Skopie (Macedonia del Norte)
- Las sesiones terminan tras 30 días sin uso y, como máximo, a los 90 días
03Las aplicaciones
Office Hero para una entidad pública
Cada aplicación funciona por sí sola y, juntas, comparten una sola cuenta y una sola ficha por persona.
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Vehículos oficiales, de servicios públicos y de mantenimiento en un mapa en directo, con trayectos, informes, mantenimiento y seguros.
- Trayectos con conductor y distancia
- Alertas de movimiento fuera de horario
- 14 informes predefinidos
- Seguros y matriculaciones
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Fichas de empleados, ausencias y control horario, con el canal de denuncias y los informes de transparencia retributiva.
- Gestión de los casos de denuncia
- Brecha salarial de género e informes del artículo 9
- Ausencias y control horario
- Formación y certificaciones
-
La página pública de denuncias y un acceso para que el personal consulte su horario, sus ausencias y sus documentos.
- Página de denuncias anónimas
- Solicitudes y saldos de ausencias
- Fichaje de entrada y salida
- Sus propios datos bancarios
04Preguntas
Preguntas de las entidades públicas
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Cumple el canal de denuncias la Directiva (UE) 2019/1937?
Está diseñado en torno a la directiva: comunicaciones anónimas, el plazo de 7 días para el acuse de recibo controlado y visible para los gestores, un hilo privado de seguimiento para los informantes que dejan una forma de contactarles y un registro de cada acción en el que se detecta cualquier cambio. Determinar si su configuración cumple la directiva y su legislación nacional es una cuestión jurídica, así que consúltelo con su asesor legal; Office Hero no certifica el cumplimiento.
¿Dónde se guardan nuestros datos?
Las aplicaciones de Office Hero y sus bases de datos funcionan en servidores que gestionamos en Skopie (Macedonia del Norte), fuera de la Unión Europea. Los archivos subidos y las copias de seguridad de la base de datos se conservan en el almacenamiento de objetos Cloudflare R2. Los datos de cada organización están en su propio esquema de base de datos, los campos personales sensibles se cifran con la clave propia de la organización y los archivos subidos se analizan en busca de malware.
¿Podemos contratar Office Hero mediante una licitación pública?
Nuestros precios están publicados en la página de precios, IVA no incluido. Para licitaciones públicas y volúmenes mayores, preparamos una oferta bajo petición; envíenos los pliegos de la licitación o el número de vehículos y de empleados.
¿Puede cada departamento ver solo sus propios vehículos y su personal?
Sí. Agrupe los vehículos de cada departamento en un grupo de vehículos y limite a una persona a esos grupos; en HR Hero, limite a una persona a una lista de empleados. Las listas indican entonces cuántos registros quedan ocultos y por qué.
¿Genera Fleet Hero órdenes de viaje?
No. Fleet Hero registra cada trayecto con el vehículo, el conductor, el inicio, el final y la distancia, y sus informes se exportan a PDF, Excel o CSV, pero no genera el formulario de la orden de viaje ni calcula las dietas.
¿Puede el personal trabajar en macedonio y en albanés en paralelo?
Sí. Cada persona elige su propio idioma de la interfaz de entre los 15 disponibles, como el macedonio, el albanés o el serbio en ambos alfabetos, y los correos de alerta llegan a cada destinatario en su propio idioma, mientras que los PDF de los informes se envían en el idioma que usted elija. Las traducciones son automáticas y la revisión por hablantes nativos está en curso.
¿Qué ocurre con nuestros datos si dejamos Office Hero?
El personal de Office Hero puede realizar una exportación completa de los datos de su organización. Solicítela antes de que termine su contrato o en los 30 días siguientes, antes de que se eliminen los datos.
Hable con nosotros sobre su organización
Reserve una demo o envíenos los pliegos de su licitación. Le mostraremos los registros de vehículos, el canal de denuncias y las reglas de acceso que usaría su equipo.