Geolocalización GPS y privacidad de los empleados: lo que deben saber los empleadores

La localización de vehículos ayuda a asignar el trabajo, recuperar vehículos robados, planificar el mantenimiento y responder a los clientes. También crea un registro detallado de dónde han estado sus empleados. Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), ese registro son datos personales, y las normas para recogerlos son más estrictas de lo que muchas empresas creen. Esta guía repasa las preguntas que un empleador debería responder antes y después de instalar localizadores GPS en los vehículos que conducen sus empleados.

Por qué la posición de un vehículo es un dato personal

El RGPD abarca cualquier información sobre una persona que pueda ser identificada, y menciona los datos de localización como uno de los medios por los que se puede identificar a una persona (artículo 4.1). Una posición, por sí sola, puede describir únicamente un vehículo. En cuanto se sabe quién conducía, por una asignación de conductor, una tarjeta de tacógrafo o un cuadrante de turnos, describe a ese conductor.

El Grupo de Trabajo del Artículo 29, el grupo de autoridades europeas de protección de datos al que después sustituyó el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD), dijo lo mismo en su dictamen sobre el tratamiento de datos en el trabajo: un empleador que utiliza la telemática de vehículos recoge datos tanto del vehículo como del empleado que lo utiliza. Según el dispositivo, pueden incluir la forma de conducir además de la ubicación.

Empiece por una finalidad clara y una base jurídica

Anote por qué localiza los vehículos antes de instalar nada. Las finalidades habituales son asignar y planificar el trabajo, proteger los vehículos y las mercancías contra el robo, velar por la seguridad de los conductores, cumplir obligaciones legales y registrar los kilómetros profesionales. El principio de limitación de la finalidad (artículo 5.1.b) significa que no puede reutilizar después los datos para algo no relacionado, como evaluar el rendimiento individual, sin comprobar que la nueva finalidad es compatible con la original.

Después, elija la base jurídica del artículo 6 que corresponda a cada finalidad:

• El interés legítimo (artículo 6.1.f) es la base habitual para localizar flotas en las empresas privadas. Exige una ponderación: su interés como empleador no debe quedar superado por los derechos del empleado, y la localización debe ser necesaria para la finalidad.
• La obligación legal (artículo 6.1.c) cubre los registros que exige la ley, como los registros del tacógrafo de los conductores profesionales. No cubre cualquier otro uso del mismo localizador.
• La misión realizada en interés público (artículo 6.1.e) es la base de las autoridades públicas, que no pueden basarse en el interés legítimo cuando ejercen sus funciones.
• El consentimiento (artículo 6.1.a) rara vez sirve en el trabajo. El CEPD considera poco probable que los empleados puedan negar libremente su consentimiento al empleador, así que, por lo general, el consentimiento no es la base adecuada para localizarlos.

Informe a los conductores antes de empezar a localizar

Según el artículo 13, hay que informar a los empleados, con claridad y antes de que empiece la localización, de quién los localiza, por qué, con qué base jurídica, quién verá los datos, cuánto tiempo se conservan y qué derechos tienen. El Grupo de Trabajo recomienda además un aviso visible en cada vehículo con localizador, a la vista del conductor, y la Information Commissioner's Office (ICO) del Reino Unido espera que los empleadores informen de la supervisión de los vehículos tanto a los trabajadores como a los pasajeros.

• Una política escrita de localización de vehículos, entregada a cada conductor
• Un aviso breve en cada vehículo con localizador
• Una actualización de la política cada vez que añada una finalidad o un nuevo tipo de lectura, como el nivel de combustible o las frenadas bruscas
• La participación de los representantes de los trabajadores o del comité de empresa antes de poner en marcha el sistema, cuando lo exija la legislación nacional

Recoja solo lo que necesita

La minimización de datos (artículo 5.1.c) se aplica a cada lectura que envía un localizador. Los localizadores modernos pueden comunicar la velocidad, las frenadas bruscas, el nivel de combustible, los datos del motor y mucho más. Decida cuáles sirven a las finalidades que anotó y deje el resto sin usar. El Grupo de Trabajo expresó el principio con claridad:

«Los dispositivos de localización de vehículos no son dispositivos de localización del personal. Su función es localizar o supervisar la ubicación de los vehículos en los que están instalados. Los empleadores no deben considerarlos dispositivos para localizar o supervisar el comportamiento o el paradero de los conductores o de otros miembros del personal, por ejemplo mediante el envío de alertas relacionadas con la velocidad del vehículo».
Grupo de Trabajo del Artículo 29, Dictamen 2/2017 sobre el tratamiento de datos en el trabajo, que cita su Dictamen 13/2011

Supervisar cómo conduce alguien es más difícil de justificar que saber dónde está un vehículo. La ICO afirma que los empleadores deben realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos antes de supervisar el comportamiento de los conductores o su estilo de conducción, y la autoridad francesa de protección de datos, la CNIL, indica que la geolocalización no debe utilizarse para comprobar que los conductores respetan los límites de velocidad. Si quiere alertas sobre la velocidad o la conducción brusca, evalúelas por separado y explíqueselas a los conductores.

Coches de empresa de uso privado

El uso privado es donde más errores se cometen con la localización de vehículos. Si los empleados pueden conducir un coche de empresa después del trabajo, los fines de semana o en vacaciones, localizarlos durante ese tiempo es muy difícil de justificar. El Grupo de Trabajo consideró poco probable que exista una base jurídica para supervisar la ubicación de los vehículos fuera del horario de trabajo acordado. Cuando se permite el uso privado, señaló, el empleado debería poder, en principio, desactivar temporalmente la localización cuando las circunstancias lo justifiquen, por ejemplo para ir al médico.

Las autoridades nacionales van en la misma dirección:

• En Francia, la CNIL indica que los empleados deben poder desactivar la recogida o la transmisión de su ubicación fuera del tiempo de trabajo, lo que incluye las pausas y el trayecto entre el domicilio y el trabajo.
• En el Reino Unido, la ICO afirma que los empleadores rara vez podrán justificar la supervisión durante el uso privado, y pone como ejemplo un sistema de localización que el conductor puede desactivar fuera del horario de trabajo.

Si necesita cierta protección fuera del horario de trabajo, por ejemplo contra el robo, el Grupo de Trabajo propone un diseño proporcionado: fuera del horario de trabajo no se registra la ubicación, salvo que el vehículo salga de una zona amplia y predefinida, y solo entonces se muestra. La CNIL es más estricta: en Francia no debe recogerse la ubicación fuera del tiempo de trabajo, ni siquiera para prevenir robos.

Elija lo que elija, mantenga separados los kilómetros profesionales y los privados, y acuerde por escrito cómo se declara el uso privado.

Limite quién ve qué

El RGPD exige una seguridad y una confidencialidad adecuadas (artículos 5.1.f y 32), así que los datos de localización solo deben ser visibles para las personas que los necesitan. Un jefe de tráfico necesita las posiciones de hoy; un contable, normalmente, ninguna. Dé a cada rol el acceso mínimo que necesite para trabajar, lleve un registro de quién tiene acceso y revíselo cuando las personas cambien de puesto.

Tenga el mismo cuidado con los enlaces de ubicación en tiempo real para clientes. Comparta la posición de un vehículo solo durante el tiempo que requiera la entrega o la visita, y desactive el enlace después. La CNIL añade que el nombre del conductor no debería comunicarse a los clientes salvo que sea imprescindible.

Conserve el historial de ubicaciones solo el tiempo necesario

La limitación del plazo de conservación (artículo 5.1.e) exige un periodo de conservación definido para cada finalidad. El RGPD no fija una cifra, pero las orientaciones nacionales dan una idea del orden de magnitud. La CNIL, por ejemplo, indica que los datos de geolocalización deberían conservarse, en principio, no más de dos meses; hasta un año cuando se utilizan para optimizar los recorridos o para demostrar el trabajo realizado cuando no hay otra prueba posible, y hasta cinco años cuando se utilizan para registrar el tiempo de trabajo.

Incluya los periodos de conservación en la política de localización y en su registro de actividades de tratamiento (artículo 30), y suprima o anonimice el historial que ya no necesite.

Compruebe si necesita una EIPD

Una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) es obligatoria cuando es probable que un tratamiento entrañe un alto riesgo para los derechos de las personas (artículo 35). Las directrices del Grupo de Trabajo sobre la EIPD enumeran criterios que apuntan a un alto riesgo, entre ellos la observación sistemática y los datos de personas vulnerables, un grupo que incluye expresamente a los empleados. También consideran que los datos de localización son datos de carácter muy personal. En la mayoría de los casos, un tratamiento que cumple dos criterios requiere una EIPD, y la localización sistemática de los vehículos de los empleados suele cumplir al menos dos.

Una EIPD describe la finalidad, por qué la localización es necesaria y proporcionada, los riesgos para los conductores y las medidas que los reducen, como un modo privado, límites de acceso y una conservación breve. Si tiene un delegado de protección de datos, pídale su opinión desde el principio.

Responda a las solicitudes de los conductores

Los conductores conservan sus derechos del RGPD sobre los datos de localización. Pueden pedir una copia de los datos que les conciernen (artículo 15), obtener la rectificación de los datos inexactos (artículo 16) y, cuando usted se base en el interés legítimo, oponerse al tratamiento (artículo 21). Decida de antemano quién responde a estas solicitudes y cómo exportará los trayectos y las posiciones de un conductor durante un periodo determinado.

Normas nacionales además del RGPD

El artículo 88 permite a cada país establecer normas más específicas para el tratamiento de datos en el ámbito laboral, y el derecho laboral suele añadir requisitos propios. Algunos ejemplos:

• Alemania: según el § 87, apartado 1, n.º 6, de la Ley de Constitución de la Empresa (BetrVG), el comité de empresa tiene un derecho de codeterminación sobre los sistemas técnicos destinados a controlar el comportamiento o el rendimiento de los empleados, lo que normalmente incluye la localización de vehículos.
• Francia: hay que informar o consultar a los representantes del personal antes de instalar un sistema de geolocalización, y se aplican las orientaciones de la CNIL descritas más arriba.
• Italia: el artículo 4 del Estatuto de los Trabajadores italiano (Ley 300/1970) solo permite los equipos que también pueden servir para controlar a distancia a los trabajadores por necesidades organizativas y productivas, por seguridad en el trabajo o para proteger el patrimonio de la empresa. Normalmente se necesita un acuerdo con los representantes sindicales de la empresa o una autorización de la Inspección Nacional de Trabajo, y hay que informar a los trabajadores de cómo se usan los equipos y de cómo se realizan los controles.
• Reino Unido: se aplica el RGPD del Reino Unido (UK GDPR), y la guía de la ICO sobre la supervisión de los trabajadores trata en detalle la localización de vehículos.
• Macedonia del Norte: la Ley de Protección de Datos Personales (Boletín Oficial n.º 42/2020, modificada por los n.º 294/2021 y 101/2025) está armonizada con el RGPD, y su aplicación la supervisa la Agencia de Protección de Datos Personales.

Si emplea a conductores en varios países, compruebe las normas de cada uno de ellos.

Lista de comprobación antes de activar la localización

1. Anote cada finalidad y su base jurídica.
2. Decida qué lecturas usará y prescinda del resto.
3. Fije las normas para el uso privado y para pausar la localización.
4. Elija quién puede ver las posiciones, el historial y los datos de los conductores.
5. Fije un periodo de conservación para cada finalidad.
6. Realice una EIPD o deje constancia de por qué no la necesita.
7. Haga participar a los representantes de los trabajadores cuando lo exija la ley.
8. Informe a cada conductor y coloque un aviso en cada vehículo.
9. Añada la localización a su registro de actividades de tratamiento.
10. Pregunte a su proveedor dónde se almacenan los datos y firme con él un contrato de encargo del tratamiento.
11. Revise la configuración una vez al año y cada vez que añada una finalidad.

Cómo ayuda Office Hero en estos pasos

Fleet Hero, la aplicación de gestión de flotas de Office Hero, no puede hacer por sí sola que su localización sea lícita, pero le ofrece los controles que describen las orientaciones:

• Pausa de privacidad: mientras una pausa está activa, las posiciones del vehículo se descartan al llegar y nunca se almacenan. La distancia privada se sigue contando, a partir del cuentakilómetros o de la velocidad y el tiempo, y el mapa en directo y los enlaces compartidos muestran el vehículo en pausa.
• Periodos privados programados: programe un periodo privado de hasta 31 días con hasta un año de antelación, y el registro se detendrá y se reanudará por sí solo.
• Pausas auditadas: cada pausa queda registrada, y las personas sin el permiso de pausa no ven la función en absoluto.
• Roles y reglas por registro: limite a cada persona a los vehículos, conductores y geozonas que necesita. Por defecto, los conductores solo ven sus propios vehículos.
• Alertas solo donde usted decida: Fleet Hero solo genera alertas a partir de reglas que haya creado alguien de su empresa, o cuando alguien genera una a mano.
• Enlaces compartidos con caducidad: un enlace de ubicación en tiempo real dura 15 minutos, 1 hora, 24 horas o 7 días, puede desactivarse en cualquier momento y muestra el vehículo, no el nombre del conductor.

Iniciar una pausa requiere un permiso que usted concede al personal, y Office Hero Connect, donde inician sesión los conductores, no tiene botón de pausa. Decida en su política quién pausa la localización en nombre de los conductores y cómo deben pedirlo.

Las personas con un permiso independiente pueden pedir que se dibuje una ruta estimada por carretera para un periodo privado ya cerrado. Lo tienen los administradores de la empresa y también las personas con el rol predefinido Fleet Manager, porque va incluido en su acceso completo a Fleet Hero. La estimación siempre se identifica como tal y queda fuera de los trayectos, los informes y las exportaciones. Como muestra la ruta probable de un trayecto privado, indique en su política cuándo puede usarse, y asigne a los gestores de flota que no deban tenerlo un rol personalizado sin ese permiso.

Fleet Hero todavía no tiene ninguna opción que elimine automáticamente el historial de ubicaciones al cabo del plazo que usted elija. Hable con nosotros de su periodo de conservación antes de empezar a localizar.