Seguridad y protección de datos
Seguridad para los datos de su empresa: separados, cifrados y con cada cambio registrado
Office Hero guarda los datos de negocio de cada empresa en su propio espacio de base de datos, cifra los datos personales sensibles con una clave exclusiva de esa empresa y anota los cambios administrativos en un registro de auditoría que muestra si se ha modificado alguna entrada. Las aplicaciones funcionan en servidores que gestionamos en Skopie (Macedonia del Norte).
01Cómo funciona
Cinco capas de protección en todas las aplicaciones de Office Hero
Las mismas medidas se aplican en Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero y Office Hero Connect, porque las aplicaciones funcionan sobre una plataforma común.
Aislamiento
Cada empresa en su propio espacio de base de datos
Los datos de negocio de cada empresa están en su propio esquema de PostgreSQL, no solo separados por una columna de empresa en tablas compartidas. Cada solicitud se vincula a una sola empresa antes de leer ningún dato, y un registro que pertenece a otra empresa responde «no encontrado», como si no existiera.
- Un esquema independiente para cada empresa
- Una sola empresa por solicitud, comprobada en el servidor
- Quien trabaja para varias empresas conserva un único acceso y cambia de una a otra
Cifrado
Campos sensibles cifrados con una clave exclusiva de su empresa
Los datos personales más sensibles se guardan cifrados con AES-256-GCM, mediante una clave de datos exclusiva de su empresa que gestiona Office Hero. A su vez, esa clave está protegida por una clave maestra custodiada en HashiCorp Vault, de modo que los campos cifrados no pueden leerse a partir de una copia de la base de datos.
- El correo electrónico personal, el teléfono, la fecha de nacimiento, el documento de identidad, la dirección y el contacto de emergencia de los empleados
- Los datos de la cuenta bancaria en HR Hero y en Office Hero Connect
- Los mensajes del chat (cifrados de forma predeterminada) y las comunicaciones del canal de denuncias
- Cada valor cifrado está vinculado a su empresa, así que no puede descifrarse como si fuera un dato de otra empresa
- Los nombres de los empleados siguen siendo legibles en la base de datos, para que las listas y la búsqueda puedan mostrarlos y encontrarlos
Acceso
Cada persona ve solo lo que su rol le permite
Parta de 18 roles predefinidos, del administrador de la empresa y el jefe de tráfico al contable y el delegado de protección de datos, o cree los suyos en una matriz de permisos. Después, las reglas por registro deciden qué vehículos, conductores, geozonas, empleados y clientes puede ver cada persona. El servidor comprueba cada solicitud y rechaza todo lo que una persona no tiene permitido hacer.
- Derechos de Ver, Editar, Gestionar, Aprobar y Exportar para cada área
- Permisos añadidos o retirados para una persona concreta, además de los de sus roles
- Reglas por registro: solo los registros indicados, por grupo, por propietario, ninguno o todos
- Valores predeterminados acordes con cada puesto: los conductores ven sus propios vehículos, y los empleados, su propia ficha
- Un cambio se aplica a partir de la siguiente solicitud de la persona
Registro de auditoría
Quién cambió qué, en un registro en el que se detecta cualquier alteración
Los cambios administrativos se anotan en un registro de auditoría en el que cada entrada está enlazada con la anterior, de modo que una entrada modificada o eliminada rompe la cadena. Las entradas más recientes se comprueban cada noche, y todas las entradas se conservan durante 7 años. Los administradores filtran el registro y ven la actividad de cada persona en su página de usuario.
- Entradas enlazadas, con las más recientes comprobadas cada noche
- Se conservan durante 7 años
- Filtros por intervalo de fechas en su zona horaria, por categoría y por tipo de evento
- Un historial de actividad en la página de cada persona
Inicio de sesión
Control del inicio de sesión y de las sesiones
Las contraseñas deben tener al menos 12 caracteres, las más comunes se rechazan y todas se guardan solo como hashes Argon2id. Las sesiones se mantienen en cookies seguras del navegador y terminan tras 30 días sin uso, o a los 90 días como máximo. Los administradores ven todos los inicios de sesión de la empresa.
- Una dirección de correo errónea y una contraseña errónea reciben la misma respuesta, así que no se pueden probar direcciones para averiguar si existen
- Inicio de sesión en dos pasos con una aplicación de autenticación (hoy, los usuarios del portal; el personal, con la aplicación Manager), con códigos de recuperación
- Límites de solicitudes por dirección IP y por persona contra los intentos de adivinar contraseñas
- Resumen de inicios de sesión con la persona, la dirección IP, el navegador, las horas y el estado
- Los usuarios del portal ven sus propios dispositivos y pueden cerrar la sesión en cualquiera de ellos
02Y más
Más medidas de protección
Otras medidas, entre ellas una que nuestro equipo realiza por usted y otra que aún está por llegar.
Análisis antivirus de cada archivo subido
Los archivos se analizan con ClamAV antes de que nadie pueda descargarlos. Los archivos infectados se ponen en cuarentena y, si el antivirus no está disponible, los archivos esperan en lugar de liberarse sin analizar.
HTTPS en todas las aplicaciones
Todas las direcciones de las aplicaciones, de fm.officehero.io a connect.officehero.io, usan HTTPS con certificados de Let's Encrypt. Las conexiones HTTP sin cifrar se redirigen, y se indica a los navegadores que no acepten nada más que HTTPS.
Claves en HashiCorp Vault
Las claves de cifrado y las credenciales del sistema se custodian en Vault, que funciona con TLS y debe desellarse manualmente después de cada reinicio.
Copias de seguridad nocturnas, probadas
Una copia de seguridad completa de la base de datos cada noche y un archivo continuo de los cambios, conservados durante 30 días en el almacenamiento Cloudflare R2. Se ha probado una restauración completa a partir de estas copias.
El acceso termina con la relación laboral
Cuando finaliza una relación laboral en HR Hero, se retira automáticamente el acceso de la persona al portal y se anulan sus invitaciones pendientes. Los administradores también pueden desactivar, reactivar o eliminar a cualquier persona en «Usuarios y acceso».
Eliminación de la cuenta a petición
Cualquier persona puede solicitar la eliminación de su cuenta, en las aplicaciones o en connect.officehero.io/delete-account. Deciden sus empresas, y la respuesta llega en un plazo de 30 días.
Menos servicios externos
Las rutas por carretera se calculan con nuestro propio motor de rutas y los VIN se decodifican en nuestros propios servidores, así que ninguno de los dos se envía a un servicio externo. Las teselas de mapa y de tráfico de Google llegan a su navegador a través de nuestros servidores, mientras que el mapa base de OpenStreetMap se carga desde los propios servidores de OpenStreetMap.
Exportaciones de datos y solicitudes del RGPD
Cuando usted lo pide, nuestro equipo prepara una exportación completa de los datos de su empresa y tramita las solicitudes de acceso o de supresión de los datos de una persona.
Todavía no hay una pantalla para hacerlo usted mismo: nuestro equipo lo hace por usted desde nuestra consola interna.
Inicio de sesión único
Próximamente podrá iniciar sesión con el propio sistema de identidad de su empresa.
Próximamente
03En cifras
La seguridad en cifras
- 18 roles predefinidos, además de los que cree usted mismo
- 7 años de registro de auditoría conservado, con las entradas nuevas comprobadas cada noche
- 12 caracteres como mínimo en cada contraseña
- 30 días de copias de seguridad nocturnas de la base de datos
Dónde están sus datos
Las aplicaciones de Office Hero y sus bases de datos funcionan en servidores que gestionamos en Skopie (Macedonia del Norte), fuera de la Unión Europea. Los archivos subidos y las copias de seguridad de la base de datos se guardan en Cloudflare R2. No afirmamos tener certificaciones de seguridad, y respondemos a las preguntas que necesite su propia revisión de seguridad.
05Preguntas
Preguntas sobre seguridad que nos hacen los compradores
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Dónde se guardan nuestros datos?
En servidores que gestionamos en Skopie (Macedonia del Norte), fuera de la Unión Europea. Los archivos subidos y las copias de seguridad de la base de datos se conservan en el almacenamiento de objetos Cloudflare R2.
¿Pueden otras empresas ver nuestros datos?
No. Los registros de cada empresa están en su propio esquema de base de datos, y un registro de otra empresa responde «no encontrado», como si no existiera.
¿Qué datos están cifrados?
Su navegador se conecta a las aplicaciones por HTTPS. En la base de datos, además, los campos sensibles se cifran con una clave exclusiva de su empresa: los datos de contacto personales de los empleados, la fecha de nacimiento, el documento de identidad, la dirección, el contacto de emergencia y los datos de la cuenta bancaria, los mensajes del chat (de forma predeterminada) y las comunicaciones del canal de denuncias. Los nombres de los empleados siguen siendo legibles, para que funcionen las listas y la búsqueda.
¿Ofrecen inicio de sesión en dos pasos?
Sí: inicio de sesión en dos pasos con una aplicación de autenticación (hoy, los usuarios del portal; el personal, con la aplicación Manager), con códigos de recuperación de un solo uso. Los administradores ven quién lo tiene activado y pueden restablecerlo para una persona. Todavía no existe una regla para toda la empresa que lo haga obligatorio para todos. Office Hero Manager llegará próximamente a las tiendas de aplicaciones.
¿Qué ocurre cuando alguien deja la empresa?
Un administrador desactiva o elimina a esa persona en «Usuarios y acceso», que está en Fleet Hero, HR Hero y Finance Hero. Cuando la relación laboral finaliza en HR Hero, su acceso a Office Hero Connect se retira automáticamente.
¿Podemos exportar nuestros datos?
Sí. Los informes de flota se exportan a PDF, Excel o CSV, y las listas de HR Hero y de Finance Hero exportan a CSV las filas seleccionadas. Para una exportación completa de los datos de su empresa, pídala a nuestro equipo y se la preparamos.
¿Podemos establecer una política de contraseñas más estricta?
Sí, a petición. Nuestro equipo puede fijar para su empresa una longitud mínima mayor y reglas sobre los caracteres, y las reglas más estrictas también se aplican a las contraseñas temporales.
¿Tienen certificaciones de seguridad?
No, y no afirmamos tener ninguna. Esta página describe las medidas que incluye hoy el software. Para cualquier otra cosa que necesite su revisión, escriba a [email protected].
Vea los controles en una empresa de demostración
Le mostraremos los roles, las reglas por registro, el registro de auditoría y el modo privado, y responderemos a sus preguntas de seguridad durante la llamada.