Bezbednost i zaštita podataka
Bezbednost podataka vaše kompanije: odvojeno čuvani, šifrovani i uz revizijski trag
Office Hero čuva poslovne podatke svake kompanije u njenom zasebnom prostoru baze podataka, šifruje osetljive lične podatke ključem jedinstvenim za tu kompaniju, a administrativne izmene upisuje u dnevnik revizije koji pokazuje da li je neki unos naknadno izmenjen. Aplikacije rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Severnoj Makedoniji.
01Kako funkcioniše
Pet slojeva zaštite u svakoj aplikaciji Office Hero
Iste mere važe u aplikacijama Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero i Office Hero Connect, jer sve rade na jednoj zajedničkoj platformi.
Izolacija
Svaka kompanija u sopstvenom prostoru baze podataka
Poslovni podaci svake kompanije nalaze se u njenoj sopstvenoj PostgreSQL šemi, a ne samo iza kolone sa oznakom kompanije u zajedničkim tabelama. Svaki zahtev se vezuje za tačno jednu kompaniju pre nego što pročita bilo kakve podatke, a zapis koji pripada drugoj kompaniji vraća odgovor „nije pronađeno“, kao da ne postoji.
- Zasebna šema za svaku kompaniju
- Jedna kompanija po zahtevu, uz proveru na serveru
- Osobe koje rade za više kompanija zadržavaju jedan nalog i prelaze iz jedne kompanije u drugu
Šifrovanje
Osetljiva polja šifrovana ključem jedinstvenim za vašu kompaniju
Najosetljiviji lični podaci čuvaju se šifrovani algoritmom AES-256-GCM, pomoću ključa podataka koji je jedinstven za vašu kompaniju i kojim upravlja Office Hero. Taj ključ je, sa svoje strane, zaštićen glavnim ključem koji se čuva u sistemu HashiCorp Vault, pa se šifrovana polja ne mogu pročitati iz kopije baze podataka.
- Lična adresa e-pošte, telefon, datum rođenja, lični identifikacioni broj, adresa i kontakt za hitne slučajeve zaposlenih
- Podaci o bankovnim računima u aplikacijama HR Hero i Office Hero Connect
- Poruke u ćaskanju (podrazumevano šifrovane) i prijave uzbunjivača
- Svaka šifrovana vrednost vezana je za vašu kompaniju, pa ne može da se dešifruje kao podatak druge kompanije
- Imena zaposlenih ostaju čitljiva u bazi podataka, kako bi ih liste i pretraga mogle da prikažu i pronađu
Pristup
Svako vidi samo ono što mu uloga dozvoljava
Krenite od 18 gotovih uloga, od administratora kompanije i dispečera do računovođe i lica za zaštitu podataka o ličnosti, ili napravite sopstvene u matrici dozvola. Pravila za zapise zatim određuju koja vozila, vozače, geozone, zaposlene i kupce osoba može da vidi. Server proverava svaki zahtev i odbija sve što osoba nema dozvolu da uradi.
- Prava Pregledaj, Uredi, Upravljaj, Odobri i Izvezi za svaku oblast
- Dodatne ili oduzete dozvole za pojedinačnu osobu, pored njenih uloga
- Pravila za zapise: samo navedeni zapisi, po grupi, po vlasniku, nijedan ili svi
- Podrazumevane vrednosti prilagođene poslu: vozači vide sopstvena vozila, a zaposleni sopstveni dosije
- Izmena važi od sledećeg zahteva te osobe
Revizijski trag
Zapis o tome ko je šta promenio, u kom se svaka izmena otkriva
Administrativne izmene upisuju se u dnevnik revizije u kom je svaki unos povezan sa prethodnim, pa izmenjen ili obrisan unos prekida lanac. Najnoviji unosi proveravaju se svake noći, a svi unosi čuvaju se 7 godina. Administratori filtriraju dnevnik i vide aktivnost svake osobe na njenoj korisničkoj stranici.
- Povezani unosi, pri čemu se najnoviji proveravaju svake noći
- Čuvanje 7 godina
- Filteri za vremenski raspon u vašoj vremenskoj zoni, kategoriju i vrstu događaja
- Istorija aktivnosti na stranici svake osobe
Prijava
Kontrola nad prijavama i sesijama
Lozinke moraju imati najmanje 12 znakova, uobičajene lozinke se odbijaju, a lozinke se čuvaju samo kao Argon2id heševi. Sesije se čuvaju u bezbednim kolačićima pregledača i završavaju se posle 30 dana nekorišćenja, a najkasnije posle 90 dana. Administratori vide svaku prijavu u kompaniji.
- Pogrešna adresa e-pošte i pogrešna lozinka dobijaju isti odgovor, pa niko ne može da proveri koje adrese postoje
- Prijava u dva koraka pomoću aplikacije za autentifikaciju (danas za korisnike portala, a za osoblje uz aplikaciju Manager), sa kodovima za oporavak
- Ograničenja broja zahteva po adresi i po osobi, kao zaštita od pogađanja lozinki
- Pregled prijava sa osobom, IP adresom, pregledačem, vremenima i statusom
- Korisnici portala vide sopstvene uređaje i mogu da odjave bilo koji od njih
02I još
Dodatne mere zaštite
Dodatne mere, uključujući jednu koju za vas sprovodi naš tim i jednu koja tek stiže.
Provera svake otpremljene datoteke na viruse
Datoteke se proveravaju programom ClamAV pre nego što iko može da ih preuzme. Zaražene datoteke stavljaju se u karantin, a ako skener ne radi, datoteke čekaju umesto da budu puštene neproverene.
HTTPS za svaku aplikaciju
Svaka adresa aplikacije, od fm.officehero.io do connect.officehero.io, koristi HTTPS sa Let's Encrypt sertifikatima. Običan HTTP se preusmerava, a pregledačima se nalaže da prihvataju isključivo HTTPS.
Ključevi u sistemu HashiCorp Vault
Ključevi za šifrovanje i sistemski pristupni podaci čuvaju se u sistemu Vault, koji radi uz TLS i posle svakog ponovnog pokretanja mora ručno da se otključa.
Noćne rezervne kopije, proverene
Potpuna rezervna kopija baze podataka svake noći i neprekidna arhiva izmena, koje se čuvaju 30 dana u skladištu Cloudflare R2. Potpuno vraćanje podataka iz ovih rezervnih kopija je isprobano.
Pristup prestaje sa radnim odnosom
Kada se u aplikaciji HR Hero evidentira prestanak radnog odnosa, pristup te osobe portalu se uklanja, a njene otvorene pozivnice se automatski povlače. Administratori takođe mogu da deaktiviraju, ponovo aktiviraju ili uklone bilo koga u odeljku „Korisnici i pristup“.
Brisanje naloga na zahtev
Svako može da zatraži brisanje svog naloga, u aplikacijama ili na adresi connect.officehero.io/delete-account. O zahtevu odlučuju kompanije kojima ta osoba pripada, a odgovor stiže u roku od 30 dana.
Manje spoljnih servisa
Putne rute izračunavaju se na našem sopstvenom sistemu za rutiranje, a VIN brojevi se dekodiraju na našim serverima, pa se ni jedno ni drugo ne šalje spoljnom servisu. Pločice Google mapa i saobraćaja stižu do vašeg pregledača preko naših servera, dok se osnovna mapa OpenStreetMap učitava sa sopstvenih servera OpenStreetMap-a.
Izvoz podataka i zahtevi po GDPR-u
Naš tim priprema potpuni izvoz podataka vaše kompanije i obrađuje zahteve za uvid u podatke neke osobe ili za njihovo brisanje, kada to zatražite.
Za to još ne postoji ekran za samostalno korišćenje: naš tim to obavlja umesto vas iz konzole za osoblje.
Jedinstvena prijava (SSO)
Prijava preko sistema za upravljanje identitetima vaše kompanije stiže uskoro.
Uskoro
03U brojkama
Bezbednost u brojkama
- 18 gotovih uloga, uz uloge koje sami napravite
- 7 godina revizijskog traga, uz proveru novih unosa svake noći
- 12 znakova je najmanja dužina svake lozinke
- 30 dana noćnih rezervnih kopija baze podataka
Gde se nalaze vaši podaci
Aplikacije Office Hero i njihove baze podataka rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Severnoj Makedoniji, koja je izvan Evropske unije. Otpremljene datoteke i rezervne kopije baze podataka čuvaju se u skladištu Cloudflare R2. Ne tvrdimo da imamo bilo kakve bezbednosne sertifikate, a odgovaramo na pitanja koja postavlja vaša sopstvena bezbednosna procena.
05Pitanja
Pitanja o bezbednosti koja kupci postavljaju
Niste pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovoriće vam član našeg tima u Skoplju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Gde se čuvaju naši podaci?
Na serverima kojima upravljamo u Skoplju, u Severnoj Makedoniji, koja je izvan Evropske unije. Otpremljene datoteke i rezervne kopije baze podataka čuvaju se u objektnom skladištu Cloudflare R2.
Mogu li druge kompanije da vide naše podatke?
Ne. Zapisi svake kompanije nalaze se u njenoj sopstvenoj šemi baze podataka, a zapis druge kompanije vraća odgovor „nije pronađeno“, kao da ne postoji.
Koji podaci su šifrovani?
Vaš pregledač se sa aplikacijama povezuje preko HTTPS-a. U bazi podataka osetljiva polja su dodatno šifrovana ključem jedinstvenim za vašu kompaniju: lični kontakt podaci zaposlenih, datum rođenja, lični identifikacioni broj, adresa, kontakt za hitne slučajeve i podaci o bankovnim računima, poruke u ćaskanju (podrazumevano) i prijave uzbunjivača. Imena zaposlenih ostaju čitljiva, kako bi liste i pretraga radile.
Da li nudite prijavu u dva koraka?
Da: prijava u dva koraka pomoću aplikacije za autentifikaciju (danas za korisnike portala, a za osoblje uz aplikaciju Manager), sa jednokratnim kodovima za oporavak. Administratori vide ko ju je uključio i mogu da je resetuju za pojedinačnu osobu. Pravilo na nivou kompanije koje bi je učinilo obaveznom za sve još ne postoji. Office Hero Manager uskoro stiže u prodavnice aplikacija.
Šta se dešava kada neko napusti kompaniju?
Administrator tu osobu deaktivira ili uklanja u odeljku „Korisnici i pristup“, koji postoji u aplikacijama Fleet Hero, HR Hero i Finance Hero. Kada se u aplikaciji HR Hero evidentira prestanak radnog odnosa, njen pristup portalu Office Hero Connect automatski se uklanja.
Možemo li da izvezemo svoje podatke?
Da. Izveštaji o voznom parku izvoze se u PDF, Excel ili CSV, a liste u aplikacijama HR Hero i Finance Hero izvoze izabrane redove u CSV. Za potpuni izvoz podataka vaše kompanije obratite se našem timu i pripremićemo ga za vas.
Možemo li da postavimo strožu politiku lozinki?
Da, na zahtev. Naš tim može za vašu kompaniju da podesi veću minimalnu dužinu i pravila o znakovima, a stroža pravila važe i za privremene lozinke.
Da li imate bezbednosne sertifikate?
Nemamo i ne tvrdimo da ih imamo. Ova stranica opisuje mere koje softver sadrži danas. Za sve ostalo što je potrebno vašoj proceni pišite na [email protected].
Pogledajte kontrole u demo kompaniji
Pokazaćemo vam uloge, pravila za zapise, dnevnik revizije i režim privatnosti i tokom razgovora odgovoriti na vaša pitanja o bezbednosti.