Varnost in varstvo podatkov
Varnost podatkov vašega podjetja: ločeni, šifrirani in sledljivi
Office Hero hrani poslovne zapise vsakega podjetja v njegovem lastnem prostoru zbirke podatkov, občutljive osebne podatke šifrira s ključem, ki pripada samo temu podjetju, skrbniške spremembe pa zapisuje v revizijski dnevnik, ki pokaže, če je bil kateri vnos spremenjen. Aplikacije delujejo na strežnikih, ki jih upravljamo v Skopju, Severna Makedonija.
01Kako deluje
Pet ravni zaščite v vsaki aplikaciji Office Hero
Isti ukrepi veljajo v aplikacijah Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero in Office Hero Connect, ker vse delujejo na eni skupni platformi.
Ločenost
Vsako podjetje v svojem prostoru zbirke podatkov
Poslovni zapisi vsakega podjetja so v njegovi lastni shemi PostgreSQL, ne le ločeni s stolpcem podjetja v skupnih tabelah. Vsaka zahteva je, preden prebere kakršne koli podatke, vezana na natanko eno podjetje, zapis, ki pripada drugemu podjetju, pa vrne odgovor „ni najdeno“, kot da ne bi obstajal.
- Ločena shema za vsako podjetje
- Eno podjetje na zahtevo, preverjeno na strežniku
- Osebe, ki delajo za več podjetij, ohranijo eno prijavo in preklapljajo med njimi
Šifriranje
Občutljiva polja, šifrirana s ključem, ki pripada samo vašemu podjetju
Najobčutljivejši osebni podatki so shranjeni šifrirano z AES-256-GCM, s podatkovnim ključem, ki je edinstven za vaše podjetje in ga upravlja Office Hero. Ta ključ je zaščiten še z glavnim ključem v HashiCorp Vault, zato šifriranih polj ni mogoče prebrati iz kopije zbirke podatkov.
- Pri zaposlenih zasebni e-poštni naslov, telefonska številka, datum rojstva, identifikacijska številka, naslov in kontakt za nujne primere
- Podatki o bančnem računu v HR Hero in Office Hero Connect
- Sporočila v klepetu (privzeto šifrirana) in prijave nepravilnosti
- Vsaka šifrirana vrednost je vezana na vaše podjetje, zato je ni mogoče dešifrirati kot podatek drugega podjetja
- Imena zaposlenih ostanejo v zbirki podatkov berljiva, da jih lahko seznami in iskanje prikažejo in najdejo
Dostop
Vsak vidi le tisto, kar dovoljuje njegova vloga
Začnite z 18 pripravljenimi vlogami, od skrbnika podjetja in dispečerja do računovodje in pooblaščene osebe za varstvo podatkov, ali v matriki dovoljenj sestavite svoje. Pravila na ravni zapisov nato določijo, katera vozila, voznike, geoobmočja, zaposlene in stranke lahko oseba vidi. Strežnik preveri vsako zahtevo in zavrne vse, česar oseba ne sme storiti.
- Pravice Oglej si, Uredi, Upravljaj, Odobri in Izvozi za vsako področje
- Dodatna ali odvzeta dovoljenja za posamezno osebo, poleg njenih vlog
- Pravila na ravni zapisov: samo navedeni zapisi, po skupini, po lastniku, noben ali vsi
- Privzete nastavitve, ki ustrezajo delu: vozniki vidijo svoja vozila, zaposleni svoj zapis
- Sprememba velja od naslednje zahteve te osebe
Revizijska sled
Zapis o tem, kdo je kaj spremenil, v katerem se vsak poseg zazna
Skrbniške spremembe se zapisujejo v revizijski dnevnik, v katerem je vsak vnos povezan s prejšnjim, zato spremenjen ali izbrisan vnos prekine verigo. Najnovejši vnosi se preverijo vsako noč, vsi vnosi pa se hranijo 7 let. Skrbniki dnevnik filtrirajo in na uporabniški strani vsake osebe vidijo njeno dejavnost.
- Povezani vnosi, najnovejši preverjeni vsako noč
- Hramba 7 let
- Filtri za časovno obdobje v vašem časovnem pasu, kategorijo in vrsto dogodka
- Zgodovina dejavnosti na strani vsake osebe
Prijava
Nadzor nad prijavami in sejami
Gesla morajo imeti vsaj 12 znakov, pogosta gesla so zavrnjena, shranjena pa so le kot zgoščene vrednosti Argon2id. Seje so shranjene v varnih piškotkih brskalnika in se končajo po 30 dneh neuporabe ali najpozneje po 90 dneh. Skrbniki vidijo vse prijave v podjetju.
- Napačen e-poštni naslov in napačno geslo dobita enak odgovor, zato naslovov ni mogoče preizkušati
- Prijava v dveh korakih z aplikacijo za preverjanje pristnosti (danes za uporabnike portala, za zaposlene z aplikacijo Manager), z obnovitvenimi kodami
- Omejitve števila zahtev po naslovu in po osebi proti ugibanju gesel
- Pregled prijav z osebo, naslovom IP, brskalnikom, časi in stanjem
- Uporabniki portala vidijo svoje naprave in lahko odjavijo katero koli od njih
02In še
Dodatni zaščitni ukrepi
Nadaljnji ukrepi, med njimi eden, ki ga za vas izvaja naša ekipa, in eden, ki šele prihaja.
Vsaka naložena datoteka pregledana na viruse
Datoteke se pregledajo s ClamAV, preden jih lahko kdor koli prenese. Okužene datoteke gredo v karanteno, če pregledovalnik ne deluje, pa datoteke počakajo, namesto da bi bile sproščene nepregledane.
HTTPS za vsako aplikacijo
Vsak naslov aplikacije, od fm.officehero.io do connect.officehero.io, uporablja HTTPS s certifikati Let's Encrypt. Navaden HTTP se preusmeri, brskalnikom pa je naročeno, naj sprejemajo samo HTTPS.
Ključi v HashiCorp Vault
Šifrirni ključi in sistemske poverilnice so shranjeni v sistemu Vault, ki deluje s TLS in ga je treba po vsakem ponovnem zagonu ročno odpečatiti.
Nočne varnostne kopije, preizkušene
Vsako noč popolna varnostna kopija zbirke podatkov in neprekinjen arhiv sprememb, ki se hranita 30 dni v shrambi Cloudflare R2. Popolna obnova iz teh varnostnih kopij je bila preizkušena.
Dostop se konča skupaj z zaposlitvijo
Ko se zaposlitev v HR Hero konča, se osebi samodejno odvzame dostop do portala, njena odprta povabila pa se umaknejo. Skrbniki lahko vsakogar tudi deaktivirajo, znova aktivirajo ali odstranijo v razdelku Uporabniki in dostop.
Izbris uporabniškega računa na zahtevo
Vsakdo lahko zahteva izbris svojega uporabniškega računa, v aplikacijah ali na connect.officehero.io/delete-account. O zahtevi odločijo njegova podjetja, odgovor pa prejme v 30 dneh.
Manj zunanjih storitev
Cestne poti izračunava naš lastni mehanizem za izračun poti, številke VIN pa se dekodirajo na naših strežnikih, zato se nič od tega ne pošlje zunanji storitvi. Ploščice zemljevida in prometa Google do vašega brskalnika pridejo prek naših strežnikov, osnovni zemljevid OpenStreetMap pa se naloži s strežnikov OpenStreetMap.
Izvoz podatkov in zahteve po GDPR
Naša ekipa na vašo zahtevo pripravi celoten izvoz podatkov vašega podjetja ter obravnava zahteve za vpogled v podatke posamezne osebe ali za njihov izbris.
Zaslona, na katerem bi to storili sami, še ni: naša ekipa to za vas izvede v svoji interni konzoli.
Enotna prijava
Prijava z lastnim sistemom identitet vašega podjetja bo kmalu na voljo.
Kmalu
03V številkah
Varnost v številkah
- 18 pripravljenih vlog, poleg tega pa vloge, ki jih sestavite sami
- 7 let hrambe revizijske sledi, z novimi vnosi, preverjenimi vsako noč
- 12 znakov je najmanjša dolžina vsakega gesla
- 30 dni nočnih varnostnih kopij zbirke podatkov
Kje so vaši podatki
Aplikacije Office Hero in njihove zbirke podatkov delujejo na strežnikih, ki jih upravljamo v Skopju, Severna Makedonija, torej zunaj Evropske unije. Naložene datoteke in varnostne kopije zbirk podatkov so shranjene v Cloudflare R2. Varnostnih certifikatov ne navajamo, odgovorimo pa na vprašanja, ki jih postavlja vaš varnostni pregled.
05Vprašanja
Vprašanja o varnosti, ki jih postavljajo kupci
Niste našli odgovora? Pišite na [email protected]. Odgovori vam oseba iz naše ekipe v Skopju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjeevropskem času.
Kje so shranjeni naši podatki?
Na strežnikih, ki jih upravljamo v Skopju, Severna Makedonija, torej zunaj Evropske unije. Naložene datoteke in varnostne kopije zbirk podatkov hranimo v objektni shrambi Cloudflare R2.
Ali lahko naše podatke vidijo druga podjetja?
Ne. Zapisi vsakega podjetja so v njegovi lastni shemi zbirke podatkov, zapis drugega podjetja pa vrne odgovor „ni najdeno“, kot da ne bi obstajal.
Kateri podatki so šifrirani?
Vaš brskalnik se z aplikacijami povezuje prek HTTPS. V zbirki podatkov so občutljiva polja poleg tega šifrirana s ključem, ki pripada samo vašemu podjetju: zasebni kontaktni podatki zaposlenih, datum rojstva, identifikacijska številka, naslov, kontakt za nujne primere in podatki o bančnem računu, sporočila v klepetu (privzeto) in prijave nepravilnosti. Imena zaposlenih ostanejo berljiva, da seznami in iskanje delujejo.
Ali ponujate prijavo v dveh korakih?
Da: prijavo v dveh korakih z aplikacijo za preverjanje pristnosti (danes za uporabnike portala, za zaposlene z aplikacijo Manager), z enkratnimi obnovitvenimi kodami. Skrbniki vidijo, kdo jo ima vklopljeno, in jo lahko posamezni osebi ponastavijo. Pravila, ki bi jo za vse v podjetju naredilo obvezno, še ni. Office Hero Manager bo kmalu na voljo v trgovinah z aplikacijami.
Kaj se zgodi, ko nekdo zapusti podjetje?
Skrbnik ga deaktivira ali odstrani v razdelku Uporabniki in dostop, ki je v aplikacijah Fleet Hero, HR Hero in Finance Hero. Ko se zaposlitev v HR Hero konča, se mu samodejno odvzame dostop do Office Hero Connect.
Ali lahko svoje podatke izvozimo?
Da. Poročila o voznem parku se izvozijo v PDF, Excel ali CSV, seznami v HR Hero in Finance Hero pa izbrane vrstice izvozijo v CSV. Za celoten izvoz podatkov vašega podjetja se obrnite na našo ekipo in pripravili ga bomo za vas.
Ali lahko nastavimo strožji pravilnik za gesla?
Da, na zahtevo. Naša ekipa lahko za vaše podjetje nastavi večjo najmanjšo dolžino in pravila za znake, strožja pravila pa veljajo tudi za začasna gesla.
Ali imate varnostne certifikate?
Ne, in tudi ne trdimo, da jih imamo. Ta stran opisuje ukrepe, ki jih programska oprema vsebuje danes. Za vse drugo, kar potrebuje vaš pregled, pišite na [email protected].
Oglejte si varnostne nastavitve v predstavitvenem podjetju
Pokazali vam bomo vloge, pravila na ravni zapisov, revizijski dnevnik in zasebni način ter med pogovorom odgovorili na vaša vprašanja o varnosti.