Sicherheit und Datenschutz
Sicherheit für die Daten Ihres Unternehmens: getrennt, verschlüsselt und protokolliert
Office Hero speichert die Geschäftsdaten jedes Unternehmens in einem eigenen Datenbankbereich, verschlüsselt sensible personenbezogene Daten mit einem Schlüssel, der nur für dieses Unternehmen gilt, und schreibt administrative Änderungen in ein Prüfprotokoll, das erkennen lässt, ob ein Eintrag verändert wurde. Die Apps laufen auf Servern, die wir in Skopje (Nordmazedonien) betreiben.
01So funktioniert es
Fünf Schutzebenen in jeder App von Office Hero
In Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero und Office Hero Connect gelten dieselben Maßnahmen, weil die Apps auf einer gemeinsamen Plattform laufen.
Trennung
Jedes Unternehmen in einem eigenen Datenbankbereich
Die Geschäftsdaten jedes Unternehmens liegen in einem eigenen PostgreSQL-Schema, nicht nur hinter einer Unternehmensspalte in gemeinsam genutzten Tabellen. Jede Anfrage wird genau einem Unternehmen zugeordnet, bevor sie Daten liest, und für einen Datensatz, der zu einem anderen Unternehmen gehört, lautet die Antwort „nicht gefunden“, als gäbe es ihn nicht.
- Ein eigenes Schema für jedes Unternehmen
- Ein Unternehmen pro Anfrage, auf dem Server geprüft
- Wer für mehrere Unternehmen arbeitet, behält eine Anmeldung und wechselt zwischen ihnen
Verschlüsselung
Sensible Felder, verschlüsselt mit einem Schlüssel nur für Ihr Unternehmen
Die sensibelsten personenbezogenen Daten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, mit einem Datenschlüssel, der nur für Ihr Unternehmen gilt und von Office Hero verwaltet wird. Dieser Schlüssel ist seinerseits durch einen Hauptschlüssel in HashiCorp Vault geschützt, sodass sich die verschlüsselten Felder aus einer Kopie der Datenbank nicht lesen lassen.
- Private E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Ausweisnummer, Adresse und Notfallkontakt der Mitarbeiter
- Bankverbindungen in HR Hero und in Office Hero Connect
- Chatnachrichten (standardmäßig verschlüsselt) und Hinweisgebermeldungen
- Jeder verschlüsselte Wert ist an Ihr Unternehmen gebunden und lässt sich daher nicht als Daten eines anderen Unternehmens entschlüsseln
- Mitarbeiternamen bleiben in der Datenbank lesbar, damit Listen und Suche sie anzeigen und finden können
Zugriff
Jeder sieht nur, was seine Rolle erlaubt
Beginnen Sie mit 18 fertigen Rollen, vom Unternehmensadministrator und Disponenten bis zum Buchhalter und Datenschutzbeauftragten, oder erstellen Sie eigene in einer Berechtigungsmatrix. Regeln auf Datensatzebene legen dann fest, welche Fahrzeuge, Fahrer, Geozonen, Mitarbeiter und Kunden eine Person sehen kann. Der Server prüft jede Anfrage und lehnt alles ab, was eine Person nicht tun darf.
- Rechte zum Ansehen, Bearbeiten, Verwalten, Genehmigen und Exportieren für jeden Bereich
- Zusätzliche oder entzogene Berechtigungen für einzelne Personen, ergänzend zu ihren Rollen
- Datensatzregeln: nur aufgeführte Datensätze, nach Gruppe, nach Eigentümer, keine oder alle
- Voreinstellungen passend zur Aufgabe: Fahrer sehen ihre eigenen Fahrzeuge, Mitarbeiter ihre eigene Akte
- Eine Änderung gilt ab der nächsten Anfrage der Person
Prüfpfad
Wer was geändert hat: ein Protokoll, in dem Manipulationen erkennbar sind
Administrative Änderungen landen in einem Prüfprotokoll, in dem jeder Eintrag mit dem vorherigen verknüpft ist, sodass ein geänderter oder gelöschter Eintrag die Kette unterbricht. Die neuesten Einträge werden jede Nacht geprüft, und alle Einträge werden 7 Jahre aufbewahrt. Administratoren filtern das Protokoll und sehen die Aktivitäten jeder Person auf deren Benutzerseite.
- Verkettete Einträge, die neuesten jede Nacht geprüft
- 7 Jahre aufbewahrt
- Filter nach Zeitraum in Ihrer Zeitzone, Kategorie und Ereignistyp
- Ein Aktivitätsverlauf auf der Seite jeder Person
Anmeldung
Kontrolle über Anmeldungen und Sitzungen
Passwörter brauchen mindestens 12 Zeichen, gängige Passwörter werden abgelehnt, und Passwörter werden nur als Argon2id-Hashes gespeichert. Sitzungen liegen in sicheren Browser-Cookies und enden nach 30 Tagen ohne Nutzung, spätestens aber nach 90 Tagen. Administratoren sehen jede Anmeldung im Unternehmen.
- Eine falsche E-Mail-Adresse und ein falsches Passwort erhalten dieselbe Antwort, sodass sich Adressen nicht ausprobieren lassen
- Zweistufige Anmeldung mit einer Authenticator-App (heute für Portalbenutzer, für Mitarbeiter mit der Manager-App), mit Wiederherstellungscodes
- Anfragelimits pro Adresse und pro Person gegen das Erraten von Passwörtern
- Anmeldeübersicht mit Person, IP-Adresse, Browser, Zeiten und Status
- Portalbenutzer sehen ihre eigenen Geräte und können jedes davon abmelden
02Und mehr
Weitere Schutzmaßnahmen
Weitere Maßnahmen, darunter eine, die unser Team für Sie durchführt, und eine, die noch kommt.
Jeder Upload auf Viren geprüft
Dateien werden mit ClamAV geprüft, bevor jemand sie herunterladen kann. Infizierte Dateien kommen in Quarantäne, und wenn der Scanner ausfällt, warten Dateien, statt ungeprüft freigegeben zu werden.
HTTPS für jede App
Jede App-Adresse, von fm.officehero.io bis connect.officehero.io, nutzt HTTPS mit Zertifikaten von Let's Encrypt. Unverschlüsseltes HTTP wird umgeleitet, und Browser werden angewiesen, ausschließlich HTTPS zu akzeptieren.
Schlüssel in HashiCorp Vault
Verschlüsselungsschlüssel und Systemzugangsdaten liegen in Vault, das mit TLS läuft und nach einem Neustart von Hand entsiegelt werden muss.
Nächtliche Sicherungen, getestet
Jede Nacht eine vollständige Datenbanksicherung und ein fortlaufendes Archiv der Änderungen, 30 Tage lang im Speicher von Cloudflare R2 aufbewahrt. Eine vollständige Wiederherstellung aus diesen Sicherungen wurde getestet.
Der Zugang endet mit dem Arbeitsverhältnis
Endet ein Arbeitsverhältnis in HR Hero, wird der Portalzugang der Person entfernt, und ihre offenen Einladungen werden automatisch zurückgezogen. Administratoren können außerdem jede Person unter „Benutzer & Zugriff“ deaktivieren, reaktivieren oder entfernen.
Kontolöschung auf Anfrage
Jede Person kann die Löschung ihres Kontos beantragen, in den Apps oder unter connect.officehero.io/delete-account. Ihre Unternehmen entscheiden darüber, und die Antwort kommt innerhalb von 30 Tagen.
Weniger externe Dienste
Straßenrouten werden mit unserer eigenen Routing-Engine berechnet und VINs auf unseren eigenen Servern decodiert, sodass beides an keinen externen Dienst geht. Karten- und Verkehrskacheln von Google erreichen Ihren Browser über unsere Server, während die Basiskarte von OpenStreetMap direkt von den Servern von OpenStreetMap geladen wird.
Datenexporte und DSGVO-Anfragen
Unser Team erstellt auf Ihre Anfrage einen vollständigen Export der Daten Ihres Unternehmens und bearbeitet Anträge auf Auskunft über die Daten einer Person oder auf deren Löschung.
Dafür gibt es noch keine Self-Service-Ansicht: Unser Team führt diese Anfragen über unsere Mitarbeiterkonsole für Sie aus.
Single Sign-on
Die Anmeldung über das eigene Identitätssystem Ihres Unternehmens kommt demnächst.
Demnächst
03In Zahlen
Sicherheit in Zahlen
- 18 fertige Rollen, dazu Rollen, die Sie selbst erstellen
- 7 Jahre Aufbewahrung des Prüfpfads, neue Einträge jede Nacht geprüft
- 12 Zeichen Mindestlänge für jedes Passwort
- 30 Tage Aufbewahrung der nächtlichen Datenbanksicherungen
Wo Ihre Daten liegen
Die Apps von Office Hero und ihre Datenbanken laufen auf Servern, die wir in Skopje (Nordmazedonien) betreiben, also außerhalb der Europäischen Union. Hochgeladene Dateien und Datenbanksicherungen werden in Cloudflare R2 gespeichert. Wir beanspruchen keine Sicherheitszertifizierungen und beantworten die Fragen, die Ihre eigene Sicherheitsprüfung erfordert.
05Fragen
Sicherheitsfragen, die Interessenten stellen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Auf Servern, die wir in Skopje (Nordmazedonien) betreiben, also außerhalb der Europäischen Union. Hochgeladene Dateien und Datenbanksicherungen liegen im Objektspeicher Cloudflare R2.
Können andere Unternehmen unsere Daten sehen?
Nein. Die Daten jedes Unternehmens liegen in einem eigenen Datenbankschema, und für einen Datensatz eines anderen Unternehmens lautet die Antwort „nicht gefunden“, als gäbe es ihn nicht.
Welche Daten werden verschlüsselt?
Ihr Browser verbindet sich über HTTPS mit den Apps. In der Datenbank sind sensible Felder zusätzlich mit einem Schlüssel verschlüsselt, der nur für Ihr Unternehmen gilt: die privaten Kontaktdaten der Mitarbeiter, Geburtsdatum, Ausweisnummer, Adresse, Notfallkontakt und Bankverbindung, Chatnachrichten (standardmäßig) und Hinweisgebermeldungen. Mitarbeiternamen bleiben lesbar, damit Listen und Suche funktionieren.
Bieten Sie eine zweistufige Anmeldung an?
Ja: die zweistufige Anmeldung mit einer Authenticator-App (heute für Portalbenutzer, für Mitarbeiter mit der Manager-App), mit einmalig verwendbaren Wiederherstellungscodes. Administratoren sehen, wer sie eingeschaltet hat, und können sie für eine Person zurücksetzen. Eine unternehmensweite Regel, die sie für alle verpflichtend macht, gibt es noch nicht. Office Hero Manager kommt demnächst in die App-Stores.
Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
Ein Administrator deaktiviert oder entfernt die Person unter „Benutzer & Zugriff“, das es in Fleet Hero, HR Hero und Finance Hero gibt. Endet das Arbeitsverhältnis in HR Hero, wird ihr Zugang zu Office Hero Connect automatisch entfernt.
Können wir unsere Daten exportieren?
Ja. Fuhrparkberichte lassen sich als PDF, Excel oder CSV exportieren, und Listen in HR Hero und Finance Hero exportieren ausgewählte Zeilen als CSV. Für einen vollständigen Export der Daten Ihres Unternehmens wenden Sie sich an unser Team, und wir erstellen ihn für Sie.
Können wir strengere Passwortregeln festlegen?
Ja, auf Anfrage. Unser Team kann für Ihr Unternehmen eine größere Mindestlänge und Zeichenregeln festlegen, und die strengeren Regeln gelten auch für vorläufige Passwörter.
Haben Sie Sicherheitszertifizierungen?
Nein, und wir beanspruchen auch keine. Diese Seite beschreibt die Maßnahmen, die die Software heute umsetzt. Für alles Weitere, was Ihre Prüfung erfordert, schreiben Sie an [email protected].
Die Sicherheitsfunktionen in einem Demo-Unternehmen ansehen
Wir zeigen Ihnen Rollen, Datensatzregeln, das Prüfprotokoll und den Privatmodus und beantworten im Gespräch Ihre Fragen zur Sicherheit.